Comment rédiger des prompts Copilot efficaces ?

Un prompt Copilot est une ins­truc­tion qui indique à l’assistant IA de Microsoft quelle tâche effectuer. Un bon prompt ne précise pas seulement l’objectif, mais fournit aussi le contexte né­ces­saire, le public visé, le format de sortie attendu et le ton souhaité. Plus ces éléments sont détaillés, plus le résultat obtenu est précis et ex­ploi­table.

Qu’est-ce qu’un prompt Copilot ?

Un prompt est une question, une ins­truc­tion ou une des­crip­tion saisie dans Microsoft Copilot pour lui indiquer quelle tâche réaliser. Vous pouvez par exemple demander à l’IA de rédiger un texte, résumer des in­for­ma­tions, analyser des données ou générer des idées pour une pré­sen­ta­tion.

La qualité de la réponse dépend largement de la précision de votre demande, un principe également appelé prompt en­gi­nee­ring. Un prompt comme « Rédige un email » laisse de nom­breuses questions sans réponse : à qui le message s’adresse-t-il ? Quel est son objectif ? Quel niveau de détail et quel ton faut-il utiliser ? Plus vous four­nis­sez d’in­for­ma­tions per­ti­nentes, moins Copilot doit faire de sup­po­si­tions.

Pour struc­tu­rer des prompts Copilot efficaces, Microsoft met notamment en avant quatre éléments : objectif, contexte, source et attentes. Dans la pratique, ces éléments peuvent être sim­pli­fiés sous la forme suivante :

• Tâche : quelle action Copilot doit-il effectuer con­crè­te­ment ?
• Contexte : quelles in­for­ma­tions, données ou quel arrière-plan l’IA doit-elle prendre en compte ?
• Format : comment le résultat doit-il être présenté et quelle longueur doit-il avoir ?
• Ton : quel style ou quel effet le texte doit-il produire auprès du public cible ?

Un prompt Copilot complet peut par exemple se présenter ainsi :

Résume le rapport de projet suivant pour la direction. Concentre-toi sur les coûts, les retards et les décisions en suspens. Présente le résultat sous forme de cinq bullet points et d’une courte recommandation d’action. Rédige de manière factuelle, précise et sans termes techniques spécialisés.

Comment formuler ef­fi­ca­ce­ment des prompts Copilot ?

Un bon prompt Copilot n’a pas besoin d’être long. L’essentiel est qu’il contienne des in­for­ma­tions per­ti­nentes et suf­fi­sam­ment précises pour la tâche demandée.

Formuler une demande précise plutôt que vague

Utilisez des verbes d’action clairs comme « analyse », « compare », « rac­cour­cis », « hié­rar­chise » ou « crée ». Indiquez également les éléments sur lesquels Copilot doit se con­cen­trer dans ses réponses.

Au lieu de demander sim­ple­ment « Analyse les chiffres », formulez par exemple :

Analyse l’évolution du chiffre d’affaires des douze derniers mois. Identifie les trois plus grands écarts mensuels et indique les causes possibles.

Fournir le contexte pertinent

Copilot ne connaît pas au­to­ma­ti­que­ment tous les éléments liés à votre demande. Ajoutez donc des in­for­ma­tions sur la cible, l’objectif et la situation de départ. Selon la tâche, vous pouvez aussi faire référence à un email, un document ou un tableau existant dans vos prompts Copilot.

Définir le format de sortie

Précisez si vous souhaitez obtenir un texte continu, un tableau, une liste, un email ou une structure de pré­sen­ta­tion. De plus, des in­di­ca­tions sur la longueur attendue peuvent améliorer le résultat, par exemple : « 150 mots maximum » ou « cinq dia­po­si­tives avec trois points chacune ».

Améliorer pro­gres­si­ve­ment les résultats

Le premier prompt Copilot ne doit pas né­ces­sai­re­ment produire une réponse parfaite. Affinez pro­gres­si­ve­ment le résultat en pour­sui­vant la con­ver­sa­tion, en posant des questions com­plé­men­taires et en précisant vos attentes étape par étape.

Exemples positifs et négatifs

Quels prompts Copilot utiliser pour les emails et la com­mu­ni­ca­tion ?

Dans Outlook, Copilot peut notamment créer des brouil­lons d’emails, préparer des réponses et résumer de longs échanges. La fonction « Coaching by Copilot » peut fournir des sug­ges­tions sur le ton, la clarté et l’impact potentiel d’un brouillon. Les fonc­tion­na­li­tés dis­po­nibles dépendent toutefois de la version d’Outlook utilisée et de la licence associée.

Les modèles suivants peuvent être repris et adaptés di­rec­te­ment :

Résumer un fil d’emails :

Résume ce fil d’emails en cinq bullet points maximum. Indique la demande principale, les décisions déjà prises, les questions en suspens, les dates mentionnées et les personnes responsables pour chaque point.

Rédiger une réponse à une demande client :

Rédige une réponse à cette demande client. Remercie pour le message, réponds à toutes les questions qu’il contient et indique les prochaines étapes. Le ton doit être cordial, professionnel et orienté solution. Utilise au maximum 180 mots.

Rédiger un email de suivi après un entretien :

Rédige un email de suivi à propos de l’entretien d’aujourd’hui. Résume les trois principaux résultats et énumère les tâches convenues avec, pour chacune, la personne responsable et la date. Termine le message en demandant une brève confirmation.

Formuler pro­fes­sion­nel­le­ment un message difficile :

Reformule le message suivant de manière professionnelle et respectueuse. Le contenu doit être conservé, mais paraître moins accusateur. Utilise des formulations claires et factuelles et propose à la fin une prochaine étape concrète : [insérer le message]

Rac­cour­cir un long email :

Raccourcis cet email à 120 mots maximum. Conserve tous les faits importants, les dates et les appels à l’action. Supprime les répétitions et formule de manière claire et polie : [insérer l’email]

Quels prompts Copilot utiliser pour l’analyse et les rapports ?

Pour les tâches d’analyse, le prompt doit préciser quelles données Copilot doit examiner, quelles com­pa­rai­sons effectuer et sous quelle forme présenter les résultats. Vérifiez ensuite que les calculs, les con­clu­sions et les ré­fé­rences aux sources sont corrects.

Iden­ti­fier les tendances dans un tableau :

Analyse le tableau ci-joint et identifie les principales tendances, les valeurs aberrantes et les schémas saisonniers. Tiens compte de la période [période]. Résume les cinq principaux enseignements et étaye chaque affirmation avec les valeurs correspondantes.

Syn­thé­ti­ser les in­di­ca­teurs clés pour un rapport mensuel :

À partir de ces données, crée un résumé pour le rapport mensuel. Tiens compte du chiffre d’affaires, des coûts, du bénéfice, des nouveaux clients et du taux de résiliation. Compare les résultats avec le mois précédent et le même mois de l’année précédente. Présente d’abord le résultat sous forme de tableau, puis sous forme d’une brève analyse.

Analyser les causes des écarts :

Analyse les écarts entre les valeurs prévues et les valeurs réelles. Classe-les par importance financière et indique, pour chaque écart significatif, une cause possible ainsi qu’une mesure corrective appropriée. Identifie clairement les suppositions comme des hypothèses.

Rédiger une synthèse exécutive :

Rédige une synthèse exécutive de ce rapport à destination de la direction. Limite ta synthèse à 250 mots maximum. Indique les principaux résultats, risques, opportunités et décisions à prendre. Évite les détails techniques et commence par l’enseignement le plus important.

Élaborer une structure de pré­sen­ta­tion à partir d’un rapport :

À partir de ce rapport, élabore une structure de présentation en six diapositives. Rédige pour chaque diapositive un titre, trois points clés et une proposition de visualisation adaptée. La cible est la direction et le temps de présentation est de dix minutes.

Créer une note de décision à partir de données :

À partir des données disponibles, crée une note de décision. Compare les options [Option A], [Option B] et [Option C] en fonction des coûts, des bénéfices, des risques et de la durée de mise en œuvre. Présente la comparaison dans un tableau, puis formule une recommandation argumentée.

Quels prompts Copilot utiliser pour les réunions et le travail en équipe ?

Dans Microsoft Teams, Copilot peut résumer les points de dis­cus­sion im­por­tants, attribuer les dé­cla­ra­tions aux bonnes personnes, suggérer des tâches et répondre aux questions sur la réunion. Pour les réunions en­re­gis­trées ou trans­crites, le ré­ca­pi­tu­la­tif Teams peut notamment regrouper trans­crip­tion, notes, ordre du jour et actions de suivi.

• Résumer une réunion :

Résume cette réunion en dix points maximum. Distingue les sujets abordés, les décisions prises et les questions encore ouvertes. Ne tiens pas compte des bavardages et des répétitions.

• Extraire les tâches d’une réunion :

À partir de la réunion, crée une liste de tâches. Indique pour chaque tâche la personne responsable, l’échéance convenue et, le cas échéant, les dépendances existantes. Mets en évidence les tâches dont la responsabilité n’est pas clairement définie.

• Do­cu­men­ter les décisions :

Dresse la liste de toutes les décisions prises lors de cette réunion. Ajoute pour chacune le contexte associé, les éventuelles contraintes et les prochaines étapes nécessaires. Ne présente pas de simples propositions comme des décisions définitives.

• Préparer une mise à jour de statut pour les parties prenantes :

À partir de cette réunion, prépare un point d’avancement pour les personnes qui n’y ont pas participé. Structure-le en avancées, problèmes actuels, décisions et prochaines étapes. Adopte un ton factuel et limite le texte à 200 mots maximum.

• Iden­ti­fier les questions en suspens :

Quelles questions n’ont pas reçu de réponse définitive lors de cette réunion ? Dresse-en la liste par ordre d’urgence et indique, lorsque c’est identifiable, qui peut fournir les informations nécessaires.

• Analyser la réunion de manière critique :

Analyse la réunion sous l’angle de l’atteinte des objectifs et de l’efficacité. Quels points ont été clarifiés, quelles discussions sont restées sans résultat et quels sujets devraient être à nouveau abordés lors du prochain rendez-vous ? Formule trois propositions d’amélioration concrètes.

Les prompts Copilot con­vien­nent-ils à d’autres as­sis­tants IA ?

Les grands principes de bons prompts Copilot ne sont pas liés aux produits Microsoft. Les autres as­sis­tants IA com­pren­nent également mieux les tâches lorsque l’objectif, le contexte, le format et le ton sont clai­re­ment indiqués.

Un prompt pour Copilot peut donc gé­né­ra­le­ment aussi servir de point de départ pour ChatGPT, Google Gemini ou IONOS GPT. Selon l’ap­pli­ca­tion utilisée, il suffit d’adapter les ré­fé­rences à certains pro­grammes ou sources de données. Par exemple, un prompt Outlook peut faire référence à un his­to­rique d’emails ajouté, tandis qu’une autre IA recevra le message sous forme de document importé.

IONOS GPT prend par exemple en charge, entre autres, la rédaction de textes, la recherche, l’analyse de documents et l’éva­lua­tion de données. Vous pouvez importer des documents pour fournir du contexte. Les données sont traitées sur une in­fras­truc­ture eu­ro­péenne, ne sont pas utilisées pour l’en­traî­ne­ment de modèles d’IA et ne sont pas trans­mises à des tiers.

Une fois que vous maîtrisez les tech­niques de base du prompt en­gi­nee­ring, vous pouvez les appliquer à dif­fé­rents outils d’IA. L’assistant le plus adapté dépend notamment des fonc­tion­na­li­tés requises, de l’in­fras­truc­ture IT existante, du budget et des exigences en matière de pro­tec­tion des données et de trai­te­ment des données.

Quelles sont les erreurs fré­quentes avec les prompts Copilot et comment les éviter ?

Un prompt détaillé ne garantit pas au­to­ma­ti­que­ment un résultat correct. Trois erreurs sur­vien­nent par­ti­cu­liè­re­ment souvent lors de l’uti­li­sa­tion d’as­sis­tants IA.

Éviter de confier trop de tâches si­mul­ta­né­ment

Un prompt peut devenir trop vo­lu­mi­neux. Si Copilot doit en même temps re­cher­cher, analyser, rédiger, rac­cour­cir et créer une pré­sen­ta­tion, certaines exigences risquent de n’être remplies qu’en surface. Découpez donc les processus complexes en plusieurs étapes de travail :

- Étape 1 : résume le rapport et indique les principaux enseignements.
- Étape 2 : classe les enseignements selon leur importance pour la direction.
- Étape 3 : crée à partir de ces éléments une structure de présentation avec cinq diapositives.

Éviter d’utiliser des termes ambigus

Des for­mu­la­tions comme « court », « pro­fes­sion­nel » ou « clair » laissent une grande place à l’in­ter­pré­ta­tion. Ajoutez des critères me­su­rables :

• au lieu de « court » : 100 mots maximum
• au lieu de « clair » : sous forme de tableau à quatre colonnes
• au lieu de « simple » : sans termes techniques et compréhensible pour les débutants
• au lieu de « pro­fes­sion­nel » : factuel, poli et orienté vers les solutions

Corriger les erreurs de manière ciblée

Si la première réponse ne cor­res­pond pas à vos attentes, il n’est pas né­ces­saire de repartir avec de nouveaux prompts Copilot complets. Indiquez plutôt pré­ci­sé­ment ce qui doit être modifié :

• Le résumé est encore trop général. Ajoute des chiffres concrets issus du rapport et associe chaque chiffre à la période correspondante.
• Le ton paraît trop promotionnel. Reformule de manière neutre et distingue clairement les faits vérifiables des appréciations.
• La recommandation d’action n’est pas suffisamment justifiée. Indique pour chaque recommandation le bénéfice attendu et un risque possible.

En résumé : des prompts Copilot clairs offrent de meilleurs résultats

De bons prompts Copilot suivent un schéma clair : tâche, contexte, format et ton. Décrivez le plus pré­ci­sé­ment possible ce dont vous avez besoin, à qui le résultat est destiné et comment il doit être structuré. Pour les tâches plus complexes, plusieurs prompts suc­ces­sifs donnent souvent de meilleurs résultats qu’une seule consigne très longue. Que vous utilisiez Microsoft Copilot ou un autre assistant IA, vous devez ensuite vérifier les contenus générés afin de contrôler leur exac­ti­tude, leur ex­haus­ti­vité et l’adé­qua­tion du ton. Vous pouvez ainsi accélérer les tâches de routine sans perdre le contrôle sur le résultat final, en ap­pli­quant de bonnes pratiques de prompt en­gi­nee­ring.