Quels délais légaux s’ap­pli­quent à la con­ser­va­tion des bons de livraison ?

La durée de con­ser­va­tion d’un bon de livraison n’est pas la même pour toutes les en­tre­prises : elle dépend de la fonction du document et des obli­ga­tions comp­tables, fiscales et com­mer­ciales qui s’ap­pli­quent. Selon le cas, un bon de livraison peut être considéré comme une pièce jus­ti­fi­ca­tive, ou sim­ple­ment servir de preuve en cas de litige. La réception ou le paiement de la facture ne signifie donc pas que le bon de livraison peut être détruit. Cette question concerne par­ti­cu­liè­re­ment les bons de livraison four­nis­seurs. Cet article ré­ca­pi­tule les délais à connaître et explique comment organiser l’archivage, y compris au format numérique.

Combien de temps faut-il conserver les bons de livraison ?

Les délais de con­ser­va­tion des bons de livraison dépendent notamment de la fonction du document et de son utilité comme jus­ti­fi­ca­tif comptable. Pour d’autres documents com­mer­ciaux qui ne relèvent pas de l’obli­ga­tion de con­ser­va­tion des pièces comp­tables, d’autres délais peuvent s’appliquer selon leur nature et leur utilité juridique. Il n’existe donc pas de délai unique.

Pièce jus­ti­fi­ca­tive comptable : 10 ans

Lorsqu’un bon de livraison sert à justifier une opération en­re­gis­trée dans la comp­ta­bi­lité, il fait partie des pièces jus­ti­fi­ca­tives. Il doit alors être conservé 10 ans, comme les livres comp­tables et les factures. Ce délai constitue la référence à retenir.

Obli­ga­tion fiscale : 10 ans

Les documents et pièces sus­cep­tibles de faire l’objet d’un contrôle de l’ad­mi­nis­tra­tion doivent en principe être conservés 10 ans. Un bon de livraison peut être concerné lorsqu’il constitue un jus­ti­fi­ca­tif né­ces­saire à ce contrôle. Il cor­res­pond ainsi également au délai comptable.

Pres­crip­tion com­mer­ciale : 5 ans

Pour les documents com­mer­ciaux qui ne relèvent pas de l’obli­ga­tion de con­ser­va­tion des pièces comp­tables, la durée utile dépend de leur fonction. Le délai général de pres­crip­tion des obli­ga­tions nées à l’occasion du commerce est de 5 ans, que le litige oppose des com­mer­çants entre eux ou un com­mer­çant à un non-com­mer­çant, sauf dis­po­si­tions par­ti­cu­lières. Un bon de livraison peut servir de preuve pendant ce délai.

Contrats élec­tro­niques avec des con­som­ma­teurs : 10 ans

Un contrat conclu par voie élec­tro­nique avec un con­som­ma­teur à partir de 120 € doit être conservé 10 ans. En cas d’exécution immédiate, les 10 ans courent à compter de la con­clu­sion du contrat. Sinon, le contrat est conservé jusqu’à la livraison ou l’exécution, puis 10 ans de plus.

Quand un bon de livraison est-il considéré comme une pièce comptable ?

Un bon de livraison a une fonction de pièce jus­ti­fi­ca­tive comptable lorsqu’il est né­ces­saire pour justifier ou do­cu­men­ter une opération en­re­gis­trée dans la comp­ta­bi­lité. Cela peut notamment être le cas lorsqu’il permet de do­cu­men­ter la réalité d’une livraison ou de vérifier les éléments d’une opération comp­ta­bi­li­sée. Par exemple :

• Le bon de livraison permet de justifier la réception ou l’ex­pé­di­tion des mar­chan­dises.
• Il est utilisé pour vérifier les quantités ou les ré­fé­rences cor­res­pon­dant à une opération comp­ta­bi­li­sée.
• Il est conservé avec les autres documents per­met­tant de justifier une écriture comptable.

Le nom du document ne suffit donc pas à dé­ter­mi­ner sa durée de con­ser­va­tion : c’est sa fonction qui compte. Une facture établie ul­té­rieu­re­ment avec des in­for­ma­tions iden­tiques ne signifie pas au­to­ma­ti­que­ment que le bon de livraison peut être détruit.

Bons de livraison four­nis­seurs : que faut-il conserver ?

Les bons de livraison four­nis­seurs servent souvent à contrôler les factures d’achat. Ils per­met­tent de vérifier que les mar­chan­dises facturées ont bien été livrées, dans les quantités et avec les ré­fé­rences prévues. Lorsqu’ils rem­plis­sent cette fonction, ils doivent être conservés 10 ans, avec les factures d’achat et les autres pièces de l’opération.

En pratique, il est re­com­mandé de :

• Rap­pro­cher chaque bon de livraison de la facture d’achat cor­res­pon­dante
• Archiver les deux documents ensemble
• Noter les écarts constatés à la réception (quantités, produits en­dom­ma­gés)
• Ne pas détruire un bon de livraison uni­que­ment parce que la facture a été reçue ou payée

Le régime comptable de l’en­tre­prise influence-t-il la con­ser­va­tion des bons de livraison ?

La forme juridique ou le mode de dé­ter­mi­na­tion du résultat ne suffisent pas à dé­ter­mi­ner l’obli­ga­tion de conserver un bon de livraison. Ce qui compte, c’est le rôle concret du document dans l’or­ga­ni­sa­tion comptable de l’en­tre­prise.

Pour une en­tre­prise qui tient une comp­ta­bi­lité com­mer­ciale, le bon de livraison peut cons­ti­tuer une pièce jus­ti­fi­ca­tive lorsqu’il documente une opération en­re­gis­trée. Les en­tre­prises relevant d’un régime simplifié peuvent également devoir conserver des bons de livraison lorsqu’ils servent à justifier une opération ou à do­cu­men­ter une tran­sac­tion. Dans tous les cas, il convient d’examiner l’uti­li­sa­tion effective de chaque document.

Quelles règles s’ap­pli­quent aux bons de livraison nu­mé­riques ?

Conserver un bon de livraison sous forme numérique ne modifie pas, en principe, la durée ap­pli­cable : 10 ans lorsqu’il constitue une pièce jus­ti­fi­ca­tive comptable et pour respecter l’obli­ga­tion fiscale. Les documents soumis au contrôle de l’ad­mi­nis­tra­tion fiscale et reçus ou établis sur support in­for­ma­tique doivent notamment être conservés sous cette forme pendant le délai fiscal ap­pli­cable (article L102 B du Livre des pro­cé­dures fiscales).

Pour que l’archivage numérique soit fiable, l’en­tre­prise doit veiller aux points suivants :

• Les documents sont conservés de manière à préserver leur intégrité.
• Ils restent lisibles pendant toute la durée de con­ser­va­tion.
• Ils peuvent être convertis pour la gestion de l’en­tre­prise, à condition de conserver aussi l’original.
• Leur accès et leur recherche sont possibles dans des con­di­tions adaptées.
• Ils peuvent être produits en cas de contrôle ou de besoin de jus­ti­fi­ca­tion.

Un simple stockage dans une boîte de réception ou dans un dossier in­for­ma­tique peut être in­suf­fi­sant. Lorsque le bon de livraison constitue une pièce jus­ti­fi­ca­tive comptable, il est pré­fé­rable de l’archiver avec les documents qui jus­ti­fient l’opération concernée. Cette or­ga­ni­sa­tion relève du records ma­na­ge­ment.

Fac­tu­ra­tion élec­tro­nique : ce qui change en 2026 et 2027

La réforme de la fac­tu­ra­tion élec­tro­nique modifie la gestion des documents liés aux li­vrai­sons. Depuis le 1er septembre 2026, toutes les en­tre­prises as­su­jet­ties à la TVA et établies en France doivent pouvoir recevoir des factures élec­tro­niques. L’émission est obli­ga­toire depuis cette date pour les grandes en­tre­prises et les en­tre­prises de taille in­ter­mé­diaire (ETI), puis à compter du 1er septembre 2027 pour les PME, TPE et micro-en­tre­prises. Il est donc utile d’organiser dès main­te­nant l’archivage commun des factures élec­tro­niques et des bons de livraison.

Comment l’IA peut-elle aider à l’archivage des bons de livraison ?

Le contrôle manuel de nombreux bons de livraison peut être par­ti­cu­liè­re­ment chro­no­phage pour les petites et moyennes en­tre­prises (PME). Il faut notamment pouvoir iden­ti­fier les documents qui servent de pièces jus­ti­fi­ca­tives comp­tables et dé­ter­mi­ner les règles de con­ser­va­tion qui leur sont ap­pli­cables.

Les systèmes basés sur l’in­tel­li­gence ar­ti­fi­cielle peuvent con­tri­buer à au­to­ma­ti­ser certaines de ces tâches. Ils peuvent notamment re­con­naître et classer les documents, extraire leurs prin­ci­pales in­for­ma­tions et les associer aux opé­ra­tions ou documents cor­res­pon­dants. L’IA peut ainsi faciliter le clas­se­ment et l’archivage des bons de livraison, mais elle ne détermine pas à elle seule les obli­ga­tions légales ap­pli­cables.

Dans une en­tre­prise com­mer­ciale de taille moyenne qui reçoit quo­ti­dien­ne­ment de nombreux bons de livraison, un système d’IA pourrait par exemple fonc­tion­ner de la manière suivante :

1. Un nouveau bon de livraison est au­to­ma­ti­que­ment détecté et importé dans le système d’archivage.
2. Le système analyse des in­for­ma­tions telles que le four­nis­seur, les ré­fé­rences des articles, les quantités ou la référence de la facture.
3. Le système classe le document selon des ca­té­go­ries pré­dé­fi­nies.
4. Il peut ensuite proposer une catégorie d’archivage et une durée de con­ser­va­tion sur la base de règles préa­la­ble­ment définies.
5. Le document est archivé de manière à rester ac­ces­sible et ex­ploi­table pendant toute la durée de con­ser­va­tion ap­pli­cable.

Une telle au­to­ma­ti­sa­tion peut être par­ti­cu­liè­re­ment utile aux PME, car elle réduit le travail manuel lié au clas­se­ment de nombreux documents. Elle peut également faciliter la recherche ul­té­rieure d’un bon de livraison et con­tri­buer à appliquer de manière cohérente les règles internes d’archivage.

L’IA ne détermine toutefois pas seule les obli­ga­tions légales : la res­pon­sa­bi­lité reste celle de l’en­tre­prise. Les clas­si­fi­ca­tions et les durées proposées doivent donc être con­trô­lées.

Que risque une en­tre­prise qui ne conserve pas cor­rec­te­ment ses bons de livraison ?

Le non-respect des obli­ga­tions de con­ser­va­tion peut poser des dif­fi­cul­tés lors des contrôles fiscaux. Des documents manquants, in­com­plets ou im­pos­sibles à retrouver com­pli­quent la jus­ti­fi­ca­tion des opé­ra­tions com­mer­ciales et peuvent entraîner des risques sur le plan fiscal ou comptable. Ils peuvent aussi vous priver d’une preuve en cas de litige avec un four­nis­seur ou un client.

Les en­tre­prises devraient donc vérifier ré­gu­liè­re­ment :

• Quels bons de livraison sont soumis à une obli­ga­tion de con­ser­va­tion
• Quelle durée s’applique à chaque document
• Si les documents sont archivés de manière à rester ac­ces­sibles, lisibles et ex­ploi­tables pendant toute la durée requise

Une gestion struc­tu­rée et numérique des documents facilite le clas­se­ment, la recherche des pièces per­ti­nentes et le respect des délais.

Veuillez consulter les mentions légales en vigueur sur cet article.