Guide complet pour écrire une lettre com­mer­ciale

Dans le monde de l’en­tre­prise, il n’est pas toujours possible de tout faire à sa façon. Pour améliorer l’image pro­fes­sion­nelle et inspirer confiance aux clients, il est essentiel de soigner ses lettres com­mer­ciales. En plus des mentions obli­ga­toires, adopter certaines bonnes pratiques peut faire toute la dif­fé­rence.

Qu’est-ce qu’une lettre com­mer­ciale ?

Les lettres com­mer­ciales sont des messages écrits adressés à une personne ou à un groupe de des­ti­na­taires spé­ci­fiques, dans le but de pour­suivre un objectif pro­fes­sion­nel ou com­mer­cial. Elles peuvent prendre dif­fé­rentes formes, telles que lettre papier, email, fax ou encore carte postale ; le support utilisé importe peu. Ces cor­res­pon­dances visent gé­né­ra­le­ment à for­ma­li­ser une relation entre deux parties.

Selon le droit français, les lettres com­mer­ciales sont soumises à certaines mentions obli­ga­toires, en fonction de la nature et de la forme juridique de l’en­tre­prise. Ces mentions per­met­tent aux des­ti­na­taires de s’informer sur les in­for­ma­tions es­sen­tielles de l’ex­pé­di­teur, notamment lors d’un premier contact. Parmi ces mentions figurent :

• Le numéro SIRET
• La forme juridique de l’en­tre­prise
• Le capital social
• L’adresse du siège social

Pourquoi utiliser des lettres com­mer­ciales ?

Les lettres com­mer­ciales servent à for­ma­li­ser une com­mu­ni­ca­tion écrite entre deux parties dans un cadre pro­fes­sion­nel ou com­mer­cial, gé­né­ra­le­ment pour une tran­sac­tion ou un échange d’in­for­ma­tions. Elles peuvent concerner aussi bien des échanges entre en­tre­prises (Business-to-Business, B2B) que des tran­sac­tions entre en­tre­prises et par­ti­cu­liers (Business-to-Consumer, B2C).

Ces lettres peuvent notamment être employées dans dif­fé­rents contextes :

• Trans­mettre des offres, devis ou factures
• Confirmer des commandes
• Relancer des paiements
• Com­mu­ni­quer des ré­cla­ma­tions ou des no­ti­fi­ca­tions of­fi­cielles
• Établir des contrats ou accords

Qu’est-ce qui n’est pas considéré comme une lettre com­mer­ciale ?

Il est essentiel de dis­tin­guer les lettres com­mer­ciales des lettres privées, qui con­cer­nent uni­que­ment l’échange d’in­for­ma­tions per­son­nelles entre par­ti­cu­liers. Par ailleurs, certaines com­mu­ni­ca­tions écrites dans un cadre pro­fes­sion­nel ne sont pas soumises aux obli­ga­tions légales ap­pli­cables aux lettres com­mer­ciales. Ces ex­cep­tions incluent :

• La cor­res­pon­dance interne au sein d’une en­tre­prise
• Les com­mu­ni­ca­tions destinées à un public in­dé­ter­miné, comme les pu­bli­pos­tages ou le matériel pu­bli­ci­taire
• Les documents stan­dar­di­sés liés à une tran­sac­tion existante, tels que les bons de livraison, les avis d’ex­pé­di­tion ou les avis de retrait

Ces documents ne sont pas con­si­dé­rés comme des lettres com­mer­ciales au sens strict et ne né­ces­si­tent pas de respecter les mentions obli­ga­toires associées.

Lettres com­mer­ciales : quelles sont les mentions obli­ga­toires ?

Etant donné que les lettres com­mer­ciales sont utilisées pour favoriser le contact et la com­mu­ni­ca­tion, elles doivent contenir les in­for­ma­tions élé­men­taires vous con­cer­nant. On doit donc au minimum voir figurer :

• Lieu et date d’écriture de la lettre
• Adresse postale et adresse email
• Nom complet de l’en­tre­prise
• Forme juridique de l’en­tre­prise et capital social
• SIRET de l’en­tre­prise et, si ap­pli­cable, SIREN et TVA in­tra­com­mu­nau­taire

Vous pouvez cependant inscrire bien plus d’éléments per­met­tant d’iden­ti­fier votre en­tre­prise : adaptez le contenu à la situation. Par exemple, il peut être utile d’y faire ap­pa­raitre les coor­don­nées bancaires de l’en­tre­prise si un paiement est prévu.

Écrire une lettre com­mer­ciale : structure et mise en page

La lettre com­mer­ciale est un outil essentiel pour établir et en­tre­te­nir des relations pro­fes­sion­nelles solides. Qu’elle soit envoyée par courrier ou en format PDF, elle véhicule l’image de votre en­tre­prise et reflète votre sérieux.

Mais saviez-vous que les lettres mal formatées peuvent nuire à votre cré­di­bi­lité ? Dans la suite de cet article, nous vous proposons des modèles pour chaque élément essentiel de la lettre com­mer­ciale : marges, police, taille des ca­rac­tères et autres détails im­por­tants pour un rendu optimal. Ces exemples sont conçus pour être per­son­na­li­sés en fonction de vos besoins. Veillez à les adapter à vos con­traintes spé­ci­fiques, comme le format de l’enveloppe, et surtout à votre charte graphique !

Les marges

Les lettres com­mer­ciales sont nor­ma­le­ment écrites en format portrait. Nous vous re­com­man­dons dans ce cas les marges de page suivantes :

• Marge su­pé­rieure : 45 mm
• Marge in­fé­rieure : au moins 25 mm
• Marge gauche : 25 mm
• Marge droite : 20 mm

La police

Le choix de la police de ca­rac­tères a un effet con­si­dé­rable sur la ty­po­gra­phie et l’aspect général de votre lettre. Il est donc pré­fé­rable d’utiliser des polices standard telles que Arial, Verdana, Roboto ou Calibri. En principe, cependant, toutes les polices faciles à lire avec des pro­por­tions équi­li­brées sont adaptées aux lettres com­mer­ciales.

La taille de police

Une taille de police de 12 points est gé­né­ra­le­ment standard. Pour les documents contenant de longs blocs de texte, la taille peut être réduite à 11 points si né­ces­saire. Ces re­com­man­da­tions supposent l’uti­li­sa­tion d’une police classique. Si votre en­tre­prise utilise une police spé­ci­fique dans le cadre de sa charte graphique, ajustez la taille pour garantir une li­si­bi­lité optimale.

Les annexes

Les annexes jouent un rôle important dans la clarté et la com­plé­tude de votre courrier. Pour garantir une pré­sen­ta­tion soignée et facile à lire, indiquez les documents joints sur des lignes dis­tinctes, en veillant à bien les espacer.

Placez le bloc d’annexes après votre nom ou votre signature. Cela permet de struc­tu­rer vi­suel­le­ment le courrier et d’attirer l’attention sur les pièces jointes sans perturber la con­clu­sion. Chaque titre d’annexe doit être précis et concis pour permettre une iden­ti­fi­ca­tion rapide.

Écrire une lettre com­mer­ciale : structure et contenu

Après avoir soigné la mise en page de votre lettre com­mer­ciale, il est temps de se con­cen­trer sur son fond : le contenu et sa structure. Une rédaction réfléchie et adaptée, combinée à une pré­sen­ta­tion vi­suel­le­ment at­trayante, peut faire toute la dif­fé­rence pour con­vaincre vos des­ti­na­taires et atteindre vos objectifs.

L’en-tête

L’en-tête cor­res­pond au bord supérieur du document. À partir de ce dernier, 4,5 cm peuvent être utilisés librement pour l’iden­ti­fi­ca­tion de votre en­tre­prise. Gé­né­ra­le­ment, des éléments gra­phiques tels que des logos ou slogans de la société sont placés dans cette zone.

Les in­for­ma­tions sur le des­ti­na­taire

L’adresse du des­ti­na­taire doit être placée de manière à être visible dans une enveloppe à fenêtre, per­met­tant au facteur de lire di­rec­te­ment les in­for­ma­tions né­ces­saires à l’ache­mi­ne­ment. Les in­for­ma­tions minimales requises sont le nom et l’adresse du des­ti­na­taire.

Pour garantir un po­si­tion­ne­ment optimal :

• Placez le champ d’adresse à 6 cm du bord supérieur du document et à environ 2 cm de la marge droite
• La fenêtre d’une enveloppe standard mesure gé­né­ra­le­ment 100 x 35 mm
• Le texte de l’adresse peut commencer à une distance de 0,5 cm du bord droit de la fenêtre

Les in­for­ma­tions sur l’ex­pé­di­teur

Vos in­for­ma­tions per­son­nelles doivent se trouver sur le côté gauche. Elles sont gé­né­ra­le­ment écrites un peu plus haut que les in­for­ma­tions con­cer­nant le des­ti­na­taire.

Voici quelques in­for­ma­tions que vous pouvez insérer :

• Prénom et nom
• Téléphone
• Adresse email

Dans le meilleur des cas, la marge du côté gauche est de 2 cm ; autrement, comptez tout de même au minimum 1 cm. Si né­ces­saire, vous pouvez réduire la taille de la police du bloc d’in­for­ma­tion, de 12 à 11 ou 10 points.

Pour votre numéro de téléphone, il est conseillé d’ajouter l’indicatif de votre pays. Cela permet à vos contacts étrangers de vous joindre fa­ci­le­ment, sans avoir à se poser de questions. Voici quelques formats possibles :

• 0033 (0) 1 90 89 …
• +33 (0) 1 90 89 …
• 01 90 89 … (Ajoutez : « Dial +33 from abroad »)

Le lieu et la date

Les mentions du lieu et de la date sont des éléments in­dis­pen­sables de toute lettre com­mer­ciale. Elles per­met­tent de situer tem­po­rel­le­ment et géo­gra­phi­que­ment votre cor­res­pon­dance, ajoutant une touche de pro­fes­sion­na­lisme et fa­ci­li­tant le suivi de vos échanges.

Comme pour les cor­res­pon­dances clas­siques, le lieu et la date d’émission de la lettre se trouvent à droite, une ou deux lignes sous les in­for­ma­tions con­cer­nant le des­ti­na­taire.

L’objet du message

L’objet doit indiquer clai­re­ment le sujet de votre lettre, per­met­tant à votre des­ti­na­taire de com­prendre im­mé­dia­te­ment pourquoi vous écrivez. Il doit rester court (de pré­fé­rence sur une à deux lignes maximum) et précis ; il peut inclure un numéro de tran­sac­tion ou une référence d’offre si né­ces­saire.

Gé­né­ra­le­ment, l’objet est placé une ou deux lignes sous la date, à environ 2,5 cm de la marge de gauche. Pour le mettre en valeur, vous pouvez le formater en gras.

Le corps du texte

Le corps du texte constitue le cœur de votre lettre com­mer­ciale. Il commence idéa­le­ment à une distance de 2,5 cm de la marge de gauche, ce qui garantit une bonne li­si­bi­lité et respecte les standards pro­fes­sion­nels. La première formule de politesse est insérée une ligne après l’objet, suivie d’un saut de ligne avant le début du texte.

Commencez par une in­tro­duc­tion claire qui précise l’objet de votre courrier, de façon que lecteur comprenne im­mé­dia­te­ment la raison de votre lettre. Adaptez le ton et le contenu en fonction du des­ti­na­taire, qu’il s’agisse d’un client, d’un four­nis­seur ou d’un par­te­naire.

Organisez le contenu en pa­ra­graphes courts et bien struc­tu­rés, chacun dé­ve­lop­pant une idée prin­ci­pale. Si vous énumérez des éléments ou des points es­sen­tiels, vous pouvez utiliser des listes pour plus de clarté. Chaque pa­ra­graphe doit être fluide, connecté au précédent par des phrases de tran­si­tion bien pensées. Cela maintient l’intérêt du lecteur tout en rendant le texte agréable à lire ! De plus, n’utilisez les ma­jus­cules que lorsqu’elles sont gram­ma­ti­ca­le­ment né­ces­saires, afin de préserver une lecture fluide et agréable.

La con­clu­sion doit inclure un ré­ca­pi­tu­la­tif ou une in­vi­ta­tion à l’action claire. Par exemple : « Nous restons à votre dis­po­si­tion pour toute question sup­plé­men­taire et espérons col­la­bo­rer avec vous pro­chai­ne­ment. » Ce type de phrase renforce votre objectif tout en incitant le des­ti­na­taire à agir.

Si votre lettre comporte plusieurs pages, insérez un saut de page trois lignes avant le pied de page. Les pages suivantes peuvent inclure un en-tête simplifié avec votre logo, mais évitez d’y répéter les in­for­ma­tions sur l’ex­pé­di­teur et le des­ti­na­taire. Numérotez également les pages pour faciliter le suivi si votre lettre est vo­lu­mi­neuse.

Les formules de politesse

Les formules de politesse jouent un rôle essentiel dans une lettre com­mer­ciale. Elles dé­fi­nis­sent le ton et reflètent la cour­toi­sie attendue dans ce type de cor­res­pon­dance.

• Sa­lu­ta­tions d’in­tro­duc­tion :

Lorsque vous con­nais­sez le nom de votre des­ti­na­taire, commencez par une formule per­son­na­li­sée comme « Madame Dupont, » ou « Monsieur Durand, ». Cette approche montre une attention par­ti­cu­lière et un respect pour votre in­ter­lo­cu­teur. La formule doit toujours se terminer par une virgule, et le premier mot du corps du texte commence ensuite par une majuscule.

Si le nom du des­ti­na­taire est inconnu, pri­vi­lé­giez une formule neutre telle que « Madame, Monsieur, ». Cette option reste pro­fes­sion­nelle et adaptée à la plupart des si­tua­tions. Évitez cependant des sa­lu­ta­tions trop fa­mi­lières, sauf dans des contextes très informels.

• Sa­lu­ta­tions de con­clu­sion :

La formule de clôture doit refléter le niveau de formalité de votre relation avec le des­ti­na­taire. Pour une com­mu­ni­ca­tion formelle, optez pour des ex­pres­sions comme « Sincères sa­lu­ta­tions, », « Meil­leures sa­lu­ta­tions, » ou encore « Sa­lu­ta­tions dis­tin­guées, ».

Dans le cadre d’une relation plus cordiale ou in­for­melle, vous pouvez choisir « Bien à vous, » ou « Bien cor­dia­le­ment, ». Si vous souhaitez exprimer une attente, une formule plus longue peut être utilisée : « Dans l’attente de vos nouvelles, je vous prie d’agréer, Madame, l’ex­pres­sion de mes sa­lu­ta­tions dis­tin­guées. ».

Enfin, ajoutez une signature avec votre nom pour per­son­na­li­ser votre cor­res­pon­dance. Une signature ma­nus­crite ou bien numérique, mais no­mi­na­tive, est toujours pré­fé­rable à des mentions im­per­son­nelles telles que « Votre équipe com­mer­ciale » ou « Service client ».

Le pied de page

Le pied de page de la lettre com­mer­ciale contient toutes les in­for­ma­tions aux­quelles votre employeur est tenu en vertu de sa forme juridique.

En règle générale, on ajoute les in­for­ma­tions relatives aux locaux de l’en­tre­prise ou tout du moins au siège social (adresse), aux moyens de com­mu­ni­quer avec la société (numéro de téléphone, fax etc.), ainsi que ses coor­don­nées bancaires.

Le pied de lettre est idéa­le­ment placé selon une marge de 2,5 cm du côté gauche et 2,0 cm du côté droit. La hauteur est variable et dépend des besoins mais elle doit être au minimum de 2,5 cm.

Pour des raisons de li­si­bi­lité, les in­for­ma­tions dans le pied de page sont gé­né­ra­le­ment re­grou­pées en blocs thé­ma­tiques.

Lettre com­mer­ciale : modèle à té­lé­char­ger

Vous trouverez ici notre modèle de lettre com­mer­ciale à té­lé­char­ger sous forme de fichier Word. Il vous suffit de remplir les em­pla­ce­ments entre crochets avec vos in­for­ma­tions pour l’adapter à votre situation.

Écrire une lettre com­mer­ciale : les choses à faire et à ne pas faire

Les choses à faire

• Soyez court et concis : dans une lettre com­mer­ciale, allez droit au but, que ce soit par courrier ou par email. Votre des­ti­na­taire reçoit pro­ba­ble­ment de nom­breuses sol­li­ci­ta­tions, alors formulez votre message de manière claire et con­vain­cante. Limitez-vous à une page A4, sauf si un dé­pas­se­ment est vraiment né­ces­saire. Si vous devez inclure des in­for­ma­tions dé­tail­lées (comme des tableaux ou des factures), insérez-les en annexe.

• Per­son­na­li­sez vos formules de politesse : adressez-vous di­rec­te­ment au des­ti­na­taire lorsque c’est possible. Prenez le temps de re­cher­cher le nom de la personne res­pon­sable et assurez-vous que son or­tho­graphe est correcte. Cela montre votre attention et votre respect.

• Utilisez un post-scriptum (PS) : bien que son usage soit hérité des lettres ma­nus­crites, le post-scriptum reste pertinent dans les lettres modernes pour mettre en avant une in­for­ma­tion clé ou attirer l’attention sur une offre ou un lien vers votre site Web. Placé à la fin de votre lettre, il capte souvent l’œil du lecteur.

Les choses à ne pas faire

• Évitez les for­mu­la­tions vieillies : optez pour un langage naturel, moderne et adapté à votre audience. Les blocs de texte sté­réo­ty­pés ou les idiomes désuets peuvent donner une im­pres­sion d’ennui ou de rigidité bu­reau­cra­tique. Préférez des phrases claires et en­ga­geantes pour renforcer l’image dynamique de votre en­tre­prise.

• Soignez l’or­tho­graphe et la grammaire : une lettre com­mer­ciale contenant des fautes nuit à votre cré­di­bi­lité. Prenez le temps de relire votre texte at­ten­ti­ve­ment, ou faites appel à un relecteur pro­fes­sion­nel pour garantir un contenu ir­ré­pro­chable.

• N’utilisez pas de for­mu­la­tions négatives : même pour trans­mettre une mauvaise nouvelle, pri­vi­lé­giez un langage positif. Par exemple, au lieu de dire « Je ne peux mal­heu­reu­se­ment pas vous répondre. », préférez « Je vous in­for­me­rai dès que possible. » Un ton orienté solution renforce votre approche pro­fes­sion­nelle et amicale.

• Limitez les cons­truc­tions passives : les phrases actives rendent votre lettre plus dynamique et im­pli­quent davantage votre lecteur. Par exemple, remplacez « Votre demande sera traitée » par « Mon collègue M. X traitera votre demande ra­pi­de­ment. » Cela crée une im­pres­sion de proximité et de res­pon­sa­bi­lité.

• N’employez pas de phrases trop complexes : les struc­tures de phrase lourdes ou emboîtées peuvent rendre votre message difficile à com­prendre. Pri­vi­lé­giez des phrases simples et directes pour assurer une com­mu­ni­ca­tion fluide et efficace.

Veuillez prendre con­nais­sance des mentions légales en vigueur sur cet article.