Mettre en place le té­lé­tra­vail : tra­vail­ler de manière sûre et efficace

Plus de flexi­bi­lité, pas de trajet en voiture ou en trans­ports en commun et un meilleur équilibre entre vie pro­fes­sion­nelle et vie privée : de nom­breuses raisons jouent en faveur du té­lé­tra­vail. Et les en­tre­prises en profitent également : les res­tric­tions ré­gio­nales ne rentrent plus en ligne de compte, elles peuvent ainsi choisir parmi un plus grand nombre de candidats. Toutefois, pour pouvoir tra­vail­ler ef­fi­ca­ce­ment et en toute sécurité à la maison, il est conseillé de garder quelques éléments à l’esprit. Nous vous donnons des conseils sur la manière de mettre en place le té­lé­tra­vail chez soi.

En France, il n’existe pas de droit fon­da­men­tal au té­lé­tra­vail. Il est in­dis­pen­sable d’obtenir l’accord de son employeur avant de mettre en place le té­lé­tra­vail chez soi. L’employé doit im­pé­ra­ti­ve­ment en formuler la demande auprès de son employeur et celui-ci est en droit de la refuser. Toutefois, il doit motiver son refus.

En principe, les em­ployeurs sont tenus de garantir la santé et la sécurité de leurs employés, au bureau et sur les postes de té­lé­tra­vail. Le principe de base veut que l’employeur fournisse l’équi­pe­ment à son salarié pour effectuer son travail. Dans le cadre du té­lé­tra­vail, deux solutions sont, en théorie, possibles :

• Le salarié met à dis­po­si­tion ce qu’il a déjà chez lui, notamment le bureau ou la table, la chaise, le local. L’employeur lui demande alors, via une dé­cla­ra­tion sur l’honneur, que l’em­pla­ce­ment et l’en­vi­ron­ne­ment soient adaptés au travail à accomplir.
• L’employeur fournit les équi­pe­ments né­ces­saires. Cependant, il est rare que l’employé accepte de bou­le­ver­ser son en­vi­ron­ne­ment en y ins­tal­lant des meubles provenant de son en­tre­prise. Il est alors important de faire la dis­tinc­tion entre ce que le salarié met à dis­po­si­tion pour son poste de travail et les équi­pe­ments né­ces­saires au té­lé­tra­vail, fournis le plus souvent par l’employeur. Ces derniers doivent être listés par écrit. Il peut, par exemple, s’agir d’une im­pri­mante, d’un téléphone pro­fes­sion­nel, d’une clé USB, d’un or­di­na­teur portable, d’un casque…

Si l’employeur fournit du matériel et des équi­pe­ments à son salarié, ce dernier doit les en­tre­te­nir cor­rec­te­ment. En cas de panne ou dys­fonc­tion­ne­ment, l’employeur doit en être averti sans délai et par tous moyens.

Toute personne qui travaille à la maison sur une longue période ou ré­gu­liè­re­ment doit y établir un bureau permanent. Que devez-vous prendre en con­si­dé­ra­tion ?

Bien entendu, il n’est pas toujours possible de créer un bureau séparé pour le travail quotidien. Ce n’est pas non plus ab­so­lu­ment né­ces­saire. Il est toutefois conseillé de prévoir un espace suffisant, afin de répondre aux exigences er­go­no­miques et d’assurer une liberté de mouvement suf­fi­sante. Vous devez disposer d’un espace dont la su­per­fi­cie re­com­man­dée est d’au moins 1,5 mètre carré.

Afin de bien séparer le travail et la vie privée, il est également conseillé de créer une frontière spatiale entre les zones de travail et de vie quo­ti­dienne. Les cloisons de sé­pa­ra­tion, telles que les étagères ou les plantes, sont utiles. En outre, la position des fenêtres doit être prise en compte lors du choix de l’em­pla­ce­ment de travail. Idéa­le­ment, le lieu de travail devrait être disposé pa­ral­lè­le­ment à la fenêtre pour éviter l'éblouis­se­ment et les reflets sur l'écran causés par la lumière du jour.

Mettre en place le té­lé­tra­vail chez soi requiert également d’instaurer un poste de travail er­go­no­mique. L’objectif est d’assurer la santé physique et mentale tout en per­met­tant de tra­vail­ler ef­fi­ca­ce­ment et sans erreur. Les facteurs physiques in­di­vi­duels tels que la taille et le poids doivent également être pris en compte.

Mettre en place le té­lé­tra­vail comprend aussi certains aspects er­go­no­miques tels que :

• La dis­po­si­tion des équi­pe­ments de travail tels que bureau et chaise
• La facilité d’uti­li­sa­tion du matériel et des logiciels
• Les in­fluences ex­té­rieures telles que l'air, la lumière et le bruit

Exemple de position assise er­go­no­mique :

Le lieu de travail est optimal lorsque les bras et les avant-bras, ainsi que les cuisses et les mollets, sont po­si­tion­nés à un angle de 90 degrés l'un par rapport à l'autre. Les pieds doivent être posés fermement et pa­ral­lè­le­ment sur le sol. Si ce n'est pas possible, un repose-pied vous y aidera. Les paumes de vos mains et vos coudes doivent être au même niveau que la souris et le clavier. La distance par rapport à l’or­di­na­teur doit être d'au moins 50 cen­ti­mètres. La hauteur de l'écran doit être ajustée de manière à ce que la ligne su­pé­rieure de l'écran soit lé­gè­re­ment en dessous de l'axe visuel.

Mettre en place un té­lé­tra­vail er­go­no­mique implique non seulement un bureau et une chaise de bureau adaptés aux besoins in­di­vi­duels, mais aussi une dis­po­si­tion ap­pro­priée des équi­pe­ments de travail. Un autre aspect souvent négligé est l'éclai­rage du lieu de travail. L’éclairage er­go­no­mique est composé de dif­fé­rents éléments ; en plus de la plus grande pro­por­tion possible de lumière du jour, le lieu de travail doit être doté d'un éclairage au plafond clair et uniforme. Cela peut également être optimisé par un éclairage indirect, par exemple sur le mur. Un éclairage de bureau sup­plé­men­taire permet d'éclai­rer la surface de travail de manière ciblée. Ce dernier doit fournir une lu­mi­no­sité d'au moins 500 lux.

Mettre en place le té­lé­tra­vail chez soi nécessite également de garder un œil sur les sources po­ten­tielles de danger. Une gestion bien pensée des câbles minimise par exemple le risque de trébucher lors du travail à domicile. Les câbles ne doivent pas être posés par terre sans être fixés mais plutôt être regroupés à l'aide de colliers de serrage. Les unités d'ali­men­ta­tion élec­trique, les prises multiples et les faisceaux de câbles peuvent être rangés dans un chemin de câbles fixé sous le bureau.

Les longues stations assises et les mou­ve­ments monotones cons­ti­tuent également un risque. Afin de relancer la cir­cu­la­tion, soulager et prévenir les tensions mus­cu­laires, il convient également de prévoir une quantité suf­fi­sante d’activité physique au travail, lors du té­lé­tra­vail. Un bureau réglable en hauteur permet de créer des con­di­tions optimales, par exemple. Cela vous permet de passer d'une phase de travail à une autre en position assise ou debout. Le bureau à domicile peut également être aménagé de manière à ce que les équi­pe­ments ne soient pas placés di­rec­te­ment sur le bureau. Ainsi, cela oblige à se lever pour té­lé­pho­ner, imprimer des documents ou les scanner. En général, tout ce qui apporte de la variété au mouvement est utile et bienvenu.

Un bureau à domicile bien équipé comprend également les logiciels et le matériel, ainsi que la com­mu­ni­ca­tion avec les collègues et un accès aisé au serveur de l'en­tre­prise. Des solutions bu­reau­tiques spéciales telles que l’Microsoft Excel 365 offrent une gamme complète de fonctions pour la com­mu­ni­ca­tion au sein des en­tre­prises. Les ap­pli­ca­tions bu­reau­tiques courantes telles que le trai­te­ment de texte, les tableurs et les pré­sen­ta­tions sont ac­ces­sibles à tous les employés, quel que soit leur lieu de travail.

De nom­breuses données d’en­tre­prise sont ex­trê­me­ment sensibles. Afin de pouvoir y accéder en toute sécurité depuis le bureau à domicile, un Virtual Private Network (VPN) est une bonne option. Le réseau de com­mu­ni­ca­tion virtuel permet la trans­mis­sion sécurisée de données grâce à des pro­cé­dures spéciales de chif­fre­ment et d'au­then­ti­fi­ca­tion. Une fois mis en place, il est facile à utiliser. Le service in­for­ma­tique de votre en­tre­prise vous apportera cer­tai­ne­ment son aide si vous installez le logiciel pour le bureau à domicile.

Lorsque l’on travaille au bureau, les projets sont ra­pi­de­ment discutés en personne. Une pause déjeuner partagée est également souvent utilisée pour clarifier des questions d’affaires. Ainsi, les pla­te­formes et les services de com­mu­ni­ca­tion sont es­sen­tiels pour garantir que la com­mu­ni­ca­tion avec les collègues se déroule également sans problème en té­lé­tra­vail. Un bon logiciel de gestion de projet est re­com­mandé pour une or­ga­ni­sa­tion optimale.

Les solutions de Cloud sont idéales pour stocker de grandes quantités de données et les mettre à la dis­po­si­tion d'un groupe sé­lec­tionné de personnes. Vous pouvez accéder et modifier des fichiers dans des équipes dé­cen­tra­li­sées et de n'importe où. Grâce à des fonctions telles que la syn­chro­ni­sa­tion au­to­ma­tique, les données des dif­fé­rents appareils finaux sont toujours à jour. Lorsque dif­fé­rents comptes peuvent être créés et gérés, comme avec le stockage en ligne HiDrive Next, vous recevrez des droits de lecture et d'écri­ture qui sont adaptés à votre activité.