En­re­gis­trer les heures de travail avec Excel : créer une feuille de temps

De plus en plus d’en­tre­prises in­tro­dui­sent des horaires de travail flexibles. Cela présente des avantages évidents pour obtenir une meilleure pro­duc­ti­vité et dans le même temps améliorer la sa­tis­fac­tion des employés, cette flexi­bi­lité doit cependant reposer sur un certain niveau de confiance. Pour ce faire, il faut in­tro­duire un système de suivi et de contrôle des horaires de travail. Ce service peut servir à l’employé comme preuve des heures de travail ef­fec­tuées, et le chef d’en­tre­prise peut l’utiliser pour le contrôle de la qualité et son décompte heb­do­ma­daire ou mensuelle. Tout ce dont vous avez besoin pour réaliser une feuille de temps élec­tro­nique est d’avoir le tableur Excel et de suivre notre tutoriel.

Quelles sont les par­ti­cu­la­ri­tés d’un suivi du temps de travail sur Excel ? À cet égard, il existe des con­di­tions et des règles de la part du lé­gis­la­teur aussi bien pour les employés que les em­ployeurs.

Pour le salarié, un système de saisie du temps de travail se doit d’abord d’être facile à utiliser. En effet, la saisie régulière des horaires de travail et des temps de pause implique un effort sup­plé­men­taire et une in­ter­rup­tion dans le flux de travail. La structure et la con­cep­tion d’une feuille de temps Excel doivent donc indiquer im­mé­dia­te­ment quelles in­for­ma­tions sont per­ti­nentes, où et comment les données cor­res­pon­dantes doivent être saisies. Pour cela, une structure claire, une uti­li­sa­tion des couleurs et une li­mi­ta­tion à l’essentiel sont par­ti­cu­liè­re­ment utiles. En principe, plus vous sim­pli­fiez la saisie du temps de travail pour vos employés, plus celle-ci est effectué ré­gu­liè­re­ment, avec précision et surtout de la bonne manière.

Comme la saisie des horaires de travail est per­ti­nente pour le contrôle et l’éva­lua­tion des per­for­mances du salarié ainsi que pour le calcul de la paie, elle s’ac­com­pagne de certains calculs complexes. L’employeur devrait ainsi réaliser idéa­le­ment lui-même une feuille de calcul Excel in­tel­li­gente pour éco­no­mi­ser temps et travail aux employés. Les fonctions associées peuvent être intégrées de manière invisible dans la mesure du possible et elles réduiront le taux d’erreur dans la saisie régulière du temps.

En France, la lé­gis­la­tion sur le temps de travail est fixée par le Code du travail. La durée légale est de 35 heures par semaine mais des dis­po­si­tions col­lec­tives ou les con­ven­tions peuvent toutefois prévoir une durée heb­do­ma­daire su­pé­rieure voire in­fé­rieure à 35 heures. Sauf dé­ro­ga­tions, la durée de travail effectif ne peut dépasser au maximum 10 heures par jour. De plus, il existe des durées maximales heb­do­ma­daires. La durée ne peut en effet dépasser 48 heures sur une même semaine et 44 heures par semaine en moyenne sur une période de 12 semaines con­sé­cu­tives. Enfin, pour les temps de pause, la lé­gis­la­tion impose un temps de pause d’au minimum 20 minutes con­sé­cu­tives dès que le salarié a travaillé 6 heures de manière con­sé­cu­tive. Vous pouvez retrouver toutes les in­for­ma­tions sur la durée légale du travail sur le site du Ministère du travail.

Le suivi et l’en­re­gis­tre­ment du temps de travail permet à l’employeur de s’assurer du respect par les salariés des temps de repos légaux et d’avoir un aperçu sur les heures ef­fec­tuées. Le chef d’en­tre­prise est obligé d’exercer ce suivi et, dans certains cas, de réaliser un décompte in­di­vi­duel des salariés soumis à un horaire collectif, et par­ti­cu­liè­re­ment s’il y a des heures d’as­treintes ou sup­plé­men­taires.

La lé­gis­la­tion n’impose pas de règles sur la manière de mettre un place un système de contrôle et de décompte de la durée du travail des employés. Ainsi, le chef d’en­tre­prise est libre de choisir le moyen le plus adapté pour réaliser le suivi des horaires. Mais en res­pec­tant et en ga­ran­tis­sant évi­dem­ment la vie privée des salariés, ce qui implique de limiter la collecte d’in­for­ma­tions (notamment si le chef d’en­tre­prise recourt à un système élec­tro­nique ou pour le contrôle d’accès bio­mé­trique) et de respecter la durée de con­ser­va­tion des données qui est de 5 ans.

Vous pouvez té­lé­char­ger gra­tui­te­ment le modèle de feuille de temps Excel de IONOS à partir du lien suivant et l’utiliser im­mé­dia­te­ment :

Dans les ex­pli­ca­tions et ins­truc­tions étape par étape qui suivent, nous ex­pli­quons les dif­fé­rentes phases avec les­quelles le modèle de feuille de temps a été créé.

Voici comment vous pouvez remplir l’en-tête de la feuille de calcul Excel avec toutes les in­for­ma­tions né­ces­saires et comment vous con­fi­gu­rez les colonnes et formatez de manière claire votre feuille de temps :

1. Entrez le nom du salarié dans la cellule A1.
    
2. Entrez dans la cellule D1 la durée de travail jour­na­lière théorique de votre salarié selon le format hh:mm (h = heures, m = minutes), par exemple 08:00 (8 heures). Cette valeur sert de référence pour les formules de calcul que nous allons inclure ul­té­rieu­re­ment dans le tableur.
    
3. Un petit outil pratique pour vos employés : un affichage de la date du jour, qui les aide à trouver plus fa­ci­le­ment la bonne ligne dans la feuille de temps. Pour cela, saisir la formule =AU­JOURD­HUI() dans la cellule H1, puis confirmez avec Entrée.
    
4. Une autre aide utile : à la ligne 2, vous pouvez expliquer à quelle adresse email (par exemple le dé­par­te­ment des res­sources humaines), la feuille de temps doit être envoyée et quel objet l’email doit contenir.
    
5. À la ligne 3, entrez l’une après l’autre les colonnes « Date », « Début du travail », « Début de la pause », « Fin de la pause », « Fin du travail », « Absence », « Durée effective du travail », « Heure sup­plé­men­taire /manquante ».
    
6. Formatez votre tableau comme vous le souhaitez. Utilisez le texte en gras, des polices, des tailles et des couleurs dif­fé­rentes, selon le cas. Les largeurs de colonnes uniformes donnent une vue d’ensemble et sont vi­suel­le­ment plus at­trayantes. Les cellules con­nec­tées et les dif­fé­rentes couleurs de rem­plis­sage peuvent vous aider à séparer les zones in­di­vi­duelles de la saisie des temps de travail sous forme de tableau les unes des autres. Le bouton « Re­pro­duire la mise en forme » situé en haut à gauche du ruban vous permet d’accélérer le processus de con­cep­tion.
    
7. Enfin, fixez les trois premières rangées de votre tableau de façon à ce qu’elles restent visibles pour l’employé même lorsque ce dernier fait défiler le document vers le bas. Pour ce faire, sé­lec­tion­nez la cellule A4. Cliquez main­te­nant sous l’onglet « Affichage » sur le bouton « Figer les volets » et sé­lec­tion­nez « Figer les volets ». Main­te­nant, toutes les lignes qui se trouvent au-dessus de la cellule A4 seront ainsi figées.

Voici comment ajouter un menu déroulant dans la colonne Absence de votre table de feuille de temps :

1. Dans la colonne F (« Absence »), sé­lec­tion­nez la première cellule qui ap­par­tient à un jour de la semaine. Dans notre cas, il s’agit de F5.
    
2. Sé­lec­tion­nez dans le ruban du menu l’onglet « Données ».
    
3. Cliquez dans la section « Outils de données » sur « Va­li­da­tion des données ». Une nouvelle fenêtre s’ouvre.
    
4. Dans l’onglet « Pa­ra­mètres » sé­lec­tion­nez sous « Critères de va­li­da­tion » > « Autoriser » l’option « Liste ».
    
5. Décochez la case « Ignorer si vide ».
    
6. Dans la fenêtre de dialogue « Source », tapez les options que vous souhaitez voir ap­pa­raître dans le menu déroulant. N’oubliez pas de séparer les options à l’aide de points-virgules. Dans notre exemple, cela ressemble à ceci : Vacances;Maladie;Té­lé­tra­vail.
    
7. Confirmez votre saisie avec « OK ».
    
8. Un menu déroulant a donc été ajouté à la cellule de la colonne F. Pour l’ajouter aux autres jours de la semaine, il suffit de le copier en utilisant la com­bi­nai­son de touches [Ctrl] + [C] / [Ctrl] + [V]. Vous pouvez également utiliser le petit carré situé dans le coin inférieur droit de la cellule, ce qui est plus rapide.

De toute façon, vous pouvez demander au document Excel de calculer les heures de travail ef­fec­tives de votre salarié en­tiè­re­ment au­to­ma­ti­que­ment :

1. Sé­lec­tion­nez la colonne G (« heures de travail ef­fec­tives »).
    
2. Sous « Accueil » > « Nombre ». Cliquez sur la petite flèche à côté de « Standard » et sé­lec­tion­nez dans le menu déroulant l’option « Autres formats nu­mé­riques… ». Une nouvelle fenêtre s’ouvre.
    
3. Sous « Catégorie » choi­sis­sez « Per­son­na­lisé » et rentrer dans la boîte de dialogue sous « Type » le format suivant : [hh]:mm (de sorte qu’Excel puisse prendre en compte le nombre total d’heures cumulées au lieu de toujours repartir de zéro après 12:00).
    
4. Vous pouvez confirmer l’entrée avec « OK ».
    
5. Copiez désormais la formule suivante dans la première cellule de la colonne G qui ap­par­tient à un jour de la semaine (il s’agit dans notre cas de G5) : =SI(OU(F5="Vacances";F5="Maladie");$D$1;E5-(D5-C5)-B5).

Cette formule SI-ALORS d’apparence plutôt complexe informe Excel de ce qui suit : « Si dans la colonne F (« Absence ») « Vacances » ou « Maladie » une date est entrée, les 8 heures jour­na­lières théo­riques de la cellule D1 doivent être en­re­gis­trées comme des heures de travail ef­fec­tives (par contre, rien ne doit se produire avec l’entrée « Té­lé­tra­vail »). SI en revanche, la colonne F reste vide, les heures de travail doivent être calculées ré­gu­liè­re­ment selon la fonction : E5 (Fin du travail) - (D5 (Fin de la pause) - C5 (début de la pause)) - B5 (Début du travail) ». Comme d’habitude, vous pouvez trans­fé­rer cette fonction à tous les autres jours de la semaine à l’aide du petit carré. La fonction $D$1 garantit que les mêmes heures jour­na­lières théo­riques (heures de travail-TARGET) sont toujours utilisées comme référence.

Les heures de travail ef­fec­tives doivent main­te­nant être ad­di­tion­nées au nombre d’heures heb­do­ma­daires :

1. Dans la colonne G, dans la première cellule ap­par­te­nant à un samedi (il s’agit dans notre cas de G10), entrez la formule suivante : =SOMME(G5:G9).
    
2. Sinon, vous pouvez aussi cliquer dans l’onglet « Formules » sur le bouton « Somme au­to­ma­tique » et choisir l’option « Somme ». Excel détermine ensuite au­to­ma­ti­que­ment la formule correcte.

Avec Excel, on utilise cette formule pour pouvoir calculer les heures sup­plé­men­taires et man­quantes pour un employé :

1. Formatez la colonne H (« heures sup­plé­men­taires / man­quantes ») en [hh]:mm – utilisez la même procédure que pour la colonne G (« Heures ef­fec­tives de travail »).
    
2. Comme Excel ne peut pas afficher les temps négatifs par défaut, vous devez main­te­nant faire un léger détour par « Options ». Cliquez sur « Options avancées » puis y re­cher­cher « Lors du calcul de ce classeur ». Vous devriez alors trouver la mention « Utiliser le ca­len­drier depuis 1904 », et cochez la case qui se trouve devant. Confirmez l’entrée avec « OK ».
    
3. Dans notre cas, il faut entrer dans la cellule H5 la formule suivante : =G5-$D$1 (cela demande à Excel de compenser les heures de travail ef­fec­tives par rapport aux heures de travail théo­riques).
    
4. Comme à l’ac­cou­tu­mée, reportez la formule à tous les autres jours de la semaine
    
5. Pour ad­di­tion­ner les heures sup­plé­men­taires / man­quantes, vous pouvez à nouveau recourir à la fonction « Somme au­to­ma­tique » ou bien entrer ma­nuel­le­ment la formule =SOMME(H5:H9).

Dans ce qui suit, nous avons une fois de plus résumé toutes les formules pratiques dont vous avez besoin pour réaliser la saisie du temps de travail avec Excel. Si vous reprenez di­rec­te­ment notre exemple, vous pouvez adopter ces formules sans aucune mo­di­fi­ca­tion. D’autre part, si vous souhaitez créer votre propre structure de feuille de saisie des temps, vous devez adapter les données de cellule en con­sé­quence. Vous pouvez également utiliser la capture d'écran ci-dessus et notre modèle en té­lé­char­ge­ment libre pour vous orienter.

Enfin, nous vous ex­pli­quons comment réu­ti­li­ser votre modèle de saisie et d’en­re­gis­tre­ment des temps de travail sur Excel, le protéger par­tiel­le­ment en écriture puis l’envoyer et le partager à vos employés.

Le résultat de votre travail est un modèle Excel de feuille de temps pro­fes­sion­nel qui ne couvre ac­tuel­le­ment qu’une seule semaine. Pour étendre ceci à n'importe quelle période, utilisez à nouveau notre astuce ha­bi­tuelle : sé­lec­tion­nez la semaine entière, y compris toutes les colonnes associées, avec la souris, cliquez et maintenez le petit carré qui se trouve dans le coin inférieur droit de la zone sé­lec­tion­née et faites-le glisser vers le bas. Comme vous pouvez le constater, Excel détecte au­to­ma­ti­que­ment un motif récurrent et réplique tous les formats, menus dé­rou­lants, formules et règles pour toutes les données continues. Cela vous permet de réu­ti­li­ser votre modèle en boucle.

Votre salarié saisit dans les colonnes B, C, D, E les heures de début et de fin de travail et de pause dans le format hh:mm (par ex. 08:30) ou déclare ses jours de congé et de maladie dans la colonne F. À part cela, il ne doit pas pouvoir modifier le contenu et la structure du classeur - ni de manière non in­ten­tion­nelle, ni de manière vo­lon­taire. Pour ce faire, équipez votre feuille de calcul Excel d’une pro­tec­tion partielle en écriture.

Cela fonc­tionne comme suit :

1. Si la feuille de calcul Excel active est protégée, toutes les cellules ont le statut « Ver­rouillé » par défaut. Pour n’im­plé­men­ter qu’une pro­tec­tion partielle en écriture, vous devez d’abord modifier ce paramètre.
    
2. Sé­lec­tion­nez l’ensemble du tableau en cliquant sur l’in­ter­sec­tion entre les colonnes et les lignes (en haut à gauche).
    
3. Cliquez sur la petite flèche en bas à droite de la zone « Alig­ne­ment » sous l'onglet « Accueil » pour ouvrir la boîte de dialogue « Formater les cellules ». Vous pouvez également utiliser la com­bi­nai­son de touches [Ctrl] + [1].
    
4. Sé­lec­tion­nez l’onglet « Pro­tec­tion » puis décochez la case « Ver­rouillé »
    
5. Confirmez l’entrée avec « OK ».
    
6. Maintenez la touche [Ctrl] enfoncée et utilisez la souris pour sé­lec­tion­ner toutes les cellules que vous voulez protéger. Nous re­com­man­dons les lignes 1, 2 et 3 et la colonne A.
    
7. Retournez à la fenêtre avec l’option « Ver­rouillé » et cochez à nouveau la case.

Mal­heu­reu­se­ment, cette méthode n’inclut pas les formules des colonnes G et H. Pour ce faire, procédez alors comme suit :

1. Appuyez sur la com­bi­nai­son de touches [Ctrl] + [G], pour appeler la boîte de dialogue « Aller à ».
    
2. Cliquez sur le bouton « Contenu… ».
    
3. Sé­lec­tion­nez le point « Formules » et confirmez avec « OK ». Excel sé­lec­tionne main­te­nant toutes les cellules qui con­tien­nent des formules.
    
4. Procédez main­te­nant comme décrit dans les ins­truc­tions pré­cé­dentes pour régler toutes les formules avec le statut « Ver­rouillé ».

Avant d’envoyer la feuille de temps à vos employés, vous devez activer la pro­tec­tion en écriture :

1. Sous l’onglet « Révision », cliquez sur le bouton « Protéger la feuille »,
    
2. Dans la liste « autoriser tous les uti­li­sa­teurs de cette feuille à », sé­lec­tion­nez la case « Sé­lec­tion­ner les cellules ver­rouil­lées ».
    
3. Vous pouvez en option définir un mot de passe pour protéger la feuille de calcul.
    
4. Cliquez sur « OK » (si vous avez entré un mot de passe, vous devrez le confirmer à nouveau).

Sau­ve­gar­dez votre feuille de temps en format Excel normal et envoyez-la à vos employés par email. N’oubliez pas d’y inclure des ins­truc­tions qui ex­pli­quent clai­re­ment la procédure de la feuille de temps. Précisez notamment à quelle adresse Email et à quels in­ter­valles la feuille de temps doit être envoyée au dé­par­te­ment des res­sources humaines. En spé­ci­fiant un format fixe pour nommer les fichiers Excel (par exemple, prénom, nom, semaine ca­len­daire), vous pouvez affecter ul­té­rieu­re­ment les feuilles de temps aux salariés concernés.