Créer un diagramme de Gantt sur Excel, rien de très compliqué !

Toutes les in­for­ma­tions d’un diagramme de Gantt doivent être en­re­gis­trées dans un tableau Excel. Remplir ce tableau prendra plus de temps que créer le diagramme pro­pre­ment dit. Pour pouvoir créer cette re­pré­sen­ta­tion graphique, vous devez commencer par préparer le document de base pour Excel. Pour ce faire, créez un nouveau tableau. Dans la première colonne, saisissez toutes les tâches qui composent votre projet. La ligne de titre renferme les données relatives aux in­ter­valles de durées. Pour créer un diagramme de Gantt, il est né­ces­saire de préciser le point de départ et la durée du projet.

Sur la base de ces données, vous pouvez créer le diagramme. Commencez par sé­lec­tion­ner la totalité du tableau, cliquez sur le menu « Insertion » et choi­sis­sez ensuite l’option « Barres empilées » parmi les gra­phiques de type his­to­grammes et barres. Excel associe alors les deux valeurs : la valeur que vous avez en­re­gis­trée comme point de départ re­pré­sente alors la première partie de la barre, tandis que la durée est traduite par la partie restante de la barre (comme le montre l’il­lus­tra­tion ci-dessous). La dé­li­mi­ta­tion colorée de la première partie de la barre n’a pas d’intérêt dans un diagramme de Gantt, et peut donc être supprimée. Pour ce faire, il existe une astuce dans Excel : au lieu de supprimer la zone, supprimez sim­ple­ment sa couleur. Pour ce faire, cliquez sur le menu « Mise en forme » (dans la zone ren­fer­mant « Les outils de graphique », qui apparaît dans la barre de menus dès que vous entrez dans le mode création de graphique).

Sé­lec­tion­nez la première partie de la barre. Veillez à bien sé­lec­tion­ner cette partie dans les autres lignes. Sinon, vous devrez répéter cette ma­ni­pu­la­tion pour chaque barre sé­pa­ré­ment. Vous pouvez ensuite sé­lec­tion­ner dans la barre de menus l’option « Rem­plis­sage » et cliquez sur « Aucun rem­plis­sage ». La première partie de la barre est encore là, mais elle n’est pas visible. Vous venez de créer un diagramme de Gantt classique ! Les tâches sont triées à gauche dans le graphique, et les barres (visibles) indiquent la durée de ces tâches.

L’avantage de Excel, c’est que si vous souhaitez apporter une mo­di­fi­ca­tion, par exemple changer l’in­ter­valle de temps ou renommer une tâche, vous pouvez tout sim­ple­ment faire la mo­di­fi­ca­tion dans le tableau Excel. Le graphique est au­to­ma­ti­que­ment réac­tua­lisé. Si en revanche, vous souhaitez insérer une nouvelle tâche, vous devrez ajuster la zone du diagramme. Dès que vous avez activé le graphique complet au moyen d’un clic de la souris, vous voyez ap­pa­raître le symbole du filtre. Cliquez sur le bouton, puis sur l’option « Sé­lec­tion­ner des données… ». Dans le menu qui s’ouvre alors à votre écran, vous avez la pos­si­bi­lité d’insérer des données dans votre graphique.

Dans la ligne du haut est indiquée la plage de données qui est ac­tuel­le­ment utilisée. Pour que vous puissiez insérer de nouvelles tâches, cette plage doit être élargie. Pour ce faire, inscrivez di­rec­te­ment les ré­fé­rences de cellule dans la ligne, ou cliquez sur le bouton à droite de la ligne. Vous pouvez sé­lec­tion­ner la plage de données au moyen du pointeur de la souris.

Dans le cadre de certains projets, il arrive que des tâches se répètent. Pour le re­pré­sen­ter, on doit pouvoir afficher plusieurs barres dans une même ligne. Pour ce faire, insérez de nouvelles colonnes dans votre tableau. Décidez ensuite de nouveaux points de départs et de nouveaux in­ter­valles. Vous devez aussi réac­tua­li­ser la plage de données du graphique, et supprimer la couleur de rem­plis­sage des barres inutiles.

Il est fort probable que vous sou­hai­tiez apporter d’autres mo­di­fi­ca­tions à votre diagramme de Gantt pour l’adapter aux besoins spé­ci­fiques de votre projet. Le premier ajus­te­ment con­sis­tera peut-être à donner une couleur dif­fé­rente à chaque barre. Procédez encore une fois de la même manière que pour modifier la couleur de rem­plis­sage des barres, mais cette fois, vous devez le faire sé­pa­ré­ment pour chaque barre.

Dans certains cas, il peut être judicieux de masquer ou d’afficher certains éléments du graphique. En cliquant sur le signe Plus à côté du graphique, vous pouvez sé­lec­tion­ner les éléments de graphique dont vous avez besoin. La légende présente par exemple peu d’intérêt dans ce type de graphique. Si en revanche, vous activez les éti­quettes de données, vous pourrez lire la durée des tâches di­rec­te­ment dans chaque barre. Il peut être judicieux d’ajuster aussi l’axe des abscisses : cliquez sur la légende de l’axe avec le bouton droit de la souris, puis sur « Mise en forme de l’axe… ». Dans le menu latéral qui s’ouvre, vous pouvez par exemple modifier l’in­ter­valle et l’ajuster aux besoins de votre projet.