Un or­ga­ni­gramme est un moyen très sûr de re­pré­sen­ter des opé­ra­tions. Un graphique clair permet d’ap­pré­hen­der ra­pi­de­ment une situation. Ce type de dia­grammes est par­ti­cu­liè­re­ment prisé dans le domaine pro­fes­sion­nel, pour l’il­lus­tra­tion de liens de causalité : que ce soit sous Word, Po­wer­Point ou Excel, de nombreux processus se prêtent à merveille à une re­pré­sen­ta­tion sous forme d’or­ga­ni­gramme.

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À quoi servent les or­ga­ni­grammes ?

Un or­ga­ni­gramme ou « Flow-Chart » permet de re­pré­sen­ter, sous forme de graphique, un processus au dé­rou­le­ment chro­no­lo­gique. Ce type de diagramme illustre clai­re­ment chaque étape. Les or­ga­ni­grammes se dis­tin­guent gé­né­ra­le­ment par leur orien­ta­tion fa­ci­le­ment re­con­nais­sable : ils indiquent de manière univoque la manière dont une partie du processus découle de la pré­cé­dente.

Dé­fi­ni­tion : Or­ga­ni­gramme

Un or­ga­ni­gramme est un graphique re­pré­sen­tant le dé­rou­le­ment d’un processus étape-par-étape ou phase-par-phase, suivant une orien­ta­tion claire.

Les or­ga­ni­grammes jouent un rôle important dans de nom­breuses si­tua­tions. En in­for­ma­tique, par exemple, on utilise des or­ga­ni­grammes de pro­gram­ma­tion. Ils ont pour but d’illustrer de manière graphique le fonc­tion­ne­ment d’un al­go­rithme. Ces or­ga­ni­grammes de pro­gram­ma­tion peuvent être créés sous Excel. Cependant, un simple or­ga­ni­gramme re­pré­sente souvent une al­ter­na­tive ac­cep­table et plus facile à édifier : Lorsque l’on élabore, en équipe, un plan de mise en œuvre de projet, on choisit souvent de le re­pré­sen­ter sous forme d’or­ga­ni­gramme.

Un tel diagramme permet également d’analyser des processus. La re­pré­sen­ta­tion graphique donne une meilleure vue d’ensemble du processus, fa­ci­li­tant la détection d’erreurs ou d’étapes su­per­flues.

Note

Pour créer des or­ga­ni­grammes per­ti­nents sur Excel, vous devez posséder une suite Office, telle que Microsoft 365. Vous pouvez commander cet outil auprès de IONOS – service de con­fi­gu­ra­tion premium compris.

Créer un or­ga­ni­gramme – Excel vous facilite la tâche

Pour créer un or­ga­ni­gramme sur Excel, utilisez les options Formes ou SmartArt. Tandis que cette première option offre une grande marge de manœuvre, la deuxième est une fonction utile pour la création manuelle rapide d’un or­ga­ni­gramme.

Image: Formes ou SmartArt pour la création d’organigrammes sur Excel
Deux options s’offrent à vous pour la création d’or­ga­ni­grammes sur Excel.

Créer un or­ga­ni­gramme sur Excel en insérant des formes

Dans Excel, vous pouvez ajouter divers objets gra­phiques à votre classeur de travail. Il peut s’agir de cercles et de rec­tangles, ou encore de flèches, les éléments les plus im­por­tants d'un or­ga­ni­gramme. Pour ajouter une nouvelle forme au classeur de travail, sé­lec­tion­nez-la dans la liste, accédez ensuite à la feuille de calcul d’un clic de souris et di­men­sion­nez l’objet à votre guise en main­te­nant le bouton de la souris enfoncé.

Image: Forme ovale dans Excel
Di­men­sion­nez l’objet à votre guise.

Pour agencer le plus pré­ci­sé­ment possible les dif­fé­rents symboles, utilisez une grille, des lignes et des colonnes. Lorsque vous créez une forme, un nouvel onglet intitulé Format s’affiche dans la barre des menus. Là, vous pouvez ajuster votre graphique pour créer un design précis. Vous pouvez également utiliser les lignes de la grille d’Excel comme lignes di­rec­trices. Ce faisant, vous alignez les bords de votre objet aux lignes des cellules. Pour activer cette fonction, sé­lec­tion­nez l’option de menu Aligner puis Aligner sur la grille.

Image: Menu de sélection de la fonction Orienter sur la grille d’Excel
Utilisez cette fonction pour orienter cor­rec­te­ment vos objets.
Conseil

Vous pouvez également ajuster la taille des cellules pour insérer au mieux les dif­fé­rents éléments de l’or­ga­ni­gramme. Pour cela, sé­lec­tion­nez votre feuille de travail (Ctrl + A) et cliquez sur une ligne ou colonne avec le bouton droit de la souris. Dans le menu con­tex­tuel, dé­fi­nis­sez les di­men­sions à appliquer. Sous les outils Dessin, vous pouvez ensuite (via l’option Orienter), sé­lec­tion­ner Orienter en fonction de la forme. Les bordures des cellules sont alors au­to­ma­ti­que­ment ajustées aux objets insérés.

Vous pouvez sé­lec­tion­nez vos objets librement. En revanche, certains symboles sont spé­ci­fi­que­ment destinés à l’usage dans des or­ga­ni­grammes. Lorsque vous choi­sis­sez d’utiliser l’un de ces symboles fixes, de nom­breuses personnes peuvent noter d’un seul coup d’œil le message visé par votre or­ga­ni­gramme.

  • Ovale : Démarrage
  • Rectangle : Processus
  • Losange : Décision
  • Cercle : Liaison
  • Pa­ral­lé­lo­gramme : Entrée/sortie
Conseil

Pour vous faciliter la tâche, Excel a regroupé les symboles dédiés aux or­ga­ni­grammes dans un groupe.

Les outils de dessin vous per­met­tent d’ajuster ul­té­rieu­re­ment l’apparence des objets. Vous pouvez ainsi modifier la couleur, le rem­plis­sage ou l’épaisseur de leur bordure. Le menu Effets de forme vous permet de con­fi­gu­rer d'autres pa­ra­mètres de design. Vous pouvez ainsi, par exemple, ajouter un ombrage ou arrondir les angles. Pour intégrer plusieurs objets du même type dans votre or­ga­ni­gramme, copiez-les et insérez-les. Vous aurez ainsi l'as­su­rance que tous les symboles jouissent du même design et de di­men­sions iden­tiques.

Reliez les dif­fé­rents symboles à l’aide de lignes ou de flèches. Si vous choi­sis­sez d’utiliser des lignes, vous re­mar­que­rez que les objets pré­cé­dem­ment créés sont dotés de points de liaison. Il est facile d’y ancrer les points de départ et de fin des lignes et flèches utilisées. Inutile donc de s’inquiéter de ces liaisons.

Pour finir, votre or­ga­ni­gramme doit également être étiqueté. Pour cela, utilisez des champs de texte, créés via l’onglet Insérer. Al­ter­na­ti­ve­ment, vous pouvez également ajouter di­rec­te­ment une étiquette sur l’objet, sans élément sup­plé­men­taire. Dans ce contexte, vous pouvez utiliser les fonctions des outils de dessin pour ajouter l’aspect du champ. Les pa­ra­mètres de texte normaux sont également dis­po­nibles.

Image: Organigramme sur Excel
Excel vous permet de créer ra­pi­de­ment et sim­ple­ment les or­ga­ni­grammes les plus divers.

Utiliser SmartArt

Image: Divers modèles SmartArt
Sé­lec­tion­nez le modèle SmartArt adapté à vos besoins.

La fonction SmartArt vous permet de créer ra­pi­de­ment, selon les présentes ins­truc­tions, des gra­phiques étendus sous Excel. Vous pouvez ici choisir dif­fé­rentes mises en page : l’assistant de création de gra­phiques peut créer, au choix, des listes, or­ga­ni­grammes ou il­lus­tra­tions de processus sur Excel. Pour chaque mise en plage, le programme fournit quelques in­for­ma­tions. Cela est par­ti­cu­liè­re­ment utile lorsque vous ne savez pas vraiment quelle option choisir. Lors de la sélection, gardez à l’esprit que l’aperçu ne cor­res­pon­dra pas forcément à votre or­ga­ni­gramme fini. Après sa création, vous aurez encore l’op­por­tu­nité de con­fi­gu­rer de nombreux éléments à votre guise.

Remarque

L’assistant graphique SmartArt d’Excel, se retrouve également sous Word et Po­wer­Point, où il présente les mêmes fonc­tion­na­li­tés.

Lorsque vous avez sé­lec­tionné votre modèle, confirmez votre choix en cliquant sur OK. Vous re­mar­que­rez qu’Excel a déjà créé les champs de texte cor­res­pon­dants pour vous. Vous pouvez même les remplir via un champ de saisie (ou en utilisant la flèche placée au bord du graphique pour l’ouvrir ou le fermer). Ce champ vous permet de remplir votre diagramme de texte ou d’ajouter de nouveaux éléments en générant un nouveau point de liste.

Image: Menu pouvant être rempli par SmartArt
Un menu con­tex­tuel vous permet de remplir votre graphique SmartArt.

Al­ter­na­ti­ve­ment, vous pouvez également utiliser la fonction Ajouter une forme à partir des outils SmartArt (dans la zone de la barre de menus) de l’onglet Projet. Cette fonction vous permet d’insérer le nouvel élément avant ou après l’élément sé­lec­tionné.

Outre son contenu, l’aspect visuel de l’or­ga­ni­gramme peut être ajusté via SmartArt. Les outils SmartArt (ou un clic droit sur le graphique) vous per­met­tent de modifier les couleurs ou de con­fi­gu­rer d’autres pa­ra­mètres de design.

Image: Paramètres de design pour SmartArt sur Excel
Vous pouvez con­fi­gu­rer les détails de vos or­ga­ni­grammes via SmartArt.
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