Insérer une signature dans Word

Il est de plus en plus fréquent que les correspondances officielles, dans le cadre privé et professionnel, soient envoyées par e-mail. Bien qu’il soit on ne peut plus simple de rédiger un contenu de cette manière et de l’envoyer sans avoir à l’imprimer, pendant longtemps, la question se posait de savoir comment insérer une signature lorsque l’on utilise Word ou d’autres programmes de traitement de texte. Il existe désormais différentes méthodes pour signer sur Word. Découvrez comment insérer une signature dans Word

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Pourquoi insérer une signature dans Word ?

Bien souvent, signer un document n’est pas qu’une question de style, mais une nécessité légale. La signature garantit l’authenticité du document et atteste que le signataire en a compris le contenu et est en accord avec celui-ci. Pour ces mêmes raisons, une signature peut également être nécessaire dans le cadre d’une correspondance numérique. Par conséquent, vous pouvez signer un document dans Word puis l’envoyer par e-mail ou l’imprimer. Il existe différentes méthodes pour signer sur Word et cet article présente les trois méthodes les plus courantes et les plus simples.

Insérer une signature au format image dans Word

Vous pouvez insérer une signature sous forme d’image dans un document Word finalisé. Cette méthode est très simple à effectuer et nécessite un scanner ou un smartphone. Pour insérer une signature dans un document Word, procédez comme suit :

  1. Réalisez votre signature sur une feuille de papier blanc. Utilisez un crayon à bille ou un stylo à plume pour que la signature se voie bien.
  2. Scannez la signature. Enregistrez l’image dans un format d’image standard comme PNG ou JPG. Si votre scanner ou le programme sur votre smartphone le permet, ne scannez que la zone qui contient votre signature. La qualité de votre image scannée doit être d’au moins 300 ppp.
  3. Ouvrez l’image et recadrez-la. Il doit rester le moins de blanc possible autour de la signature. Cela vous permettra de mieux intégrer la signature dans Word. Quand vous avez terminé de modifier l’image, enregistrez-la à nouveau dans un format image. Vous pourrez à l’avenir utiliser cette signature dans d’autres documents.
  4. Ouvrez le document Word que vous voulez signer, cliquez dans le menu sur « Insertion » > « Images » (ou « Insertion > Images > Image à partir d’un dossier » si vous utilisez un Mac) et choisissez l’image avec votre signature.
  1. Placez maintenant la signature à l’emplacement désiré et enregistrez le document. Pour cela utilisez l’option Fichier > Enregistrer ou le raccourci clavier Word correspondant pour Windows ou Mac. Si la signature est trop grande, il suffit de la réduire. Veillez toutefois à ce qu’elle reste lisible.

Signer sur Word grâce au pavé tactile

Avec les nouvelles versions de Microsoft Office, vous pouvez également utiliser la surface tactile de votre tablette ou smartphone pour insérer une signature dans Word. Vous pouvez également définir votre signature manuellement avec une tablette graphique appropriée et un stylet numérique.

  1. Pour ce faire, sélectionnez d’abord l’option main levée. Si nécessaire, utilisez un stylet ou dessinez avec votre doigt.
  2. Pour une signature sur Word, sélectionnez la couleur noire ou bleue. Elles sont facilement lisibles et ont un rendu plus professionnel que les couleurs claires ou vives.
  3. Vous pouvez également définir vous-même la taille de la police. Elle peut être réglée à l’aide des signes plus et moins.
  4. Vous pouvez ensuite signer votre document Word. Le plus simple est de signer à l’emplacement désiré.

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Créer une ligne de signature

Si les deux méthodes mentionnées sont particulièrement adaptées si vous souhaitez envoyer le document signé par courrier électronique, l’option suivante est recommandée si vous souhaitez imprimer le document. Microsoft Word offre la possibilité d’ajouter une ligne de signature. Cette option permet de vous assurer que votre document est bien structuré et que votre signature dispose de suffisamment d’espace.

  1. Dans un premier temps, créez votre document. Veillez à conserver suffisamment de place pour les notes de bas de page ou de fin.
  2. Cliquez à l’emplacement où vous souhaitez placer votre signature puis cliquez sur « Insertion > Signature ».
  3. Sélectionnez à présent l’option « Ligne de signature Microsoft Office ».
  4. Vous avez la possibilité de définir ce qui doit figurer sous votre signature. Pour les documents privés, vous pouvez y faire figurer votre nom. Si vous envoyez un document professionnel, vous pouvez éventuellement indiquer votre fonction dans l’entreprise.
  5. Une ligne de signature est désormais affichée à l’emplacement indiqué. Pour finir, imprimez le document et signez-le. Vous pouvez également insérer votre signature directement dans Word comme indiqué ci-dessus.

À quoi faut-il faire attention en insérant une signature dans Word ?

Lorsque vous insérez une signature dans Word, il est important de garder certains points en tête. Si le document n’est pas imprimé, mais envoyé directement par e-mail ou téléchargé, il est recommandé de l’enregistrer au format PDF. Ce format est plus sécurisé et permet d’éviter que les données ne soient modifiées par la suite. Si vous avez déjà converti un document et que vous souhaitez ajouter la signature a posteriori, il est également possible de signer le PDF vous-même sans aucun problème.

Pour les documents sensibles qui nécessitent une signature, il peut être judicieux de prendre des mesures de sécurité additionnelles. Un filigrane ou un chiffrement garantit que vos documents sont protégés contre les modifications ou les accès non autorisés.

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Si la signature électronique décrite ci-dessus est souvent suffisante, dans certains cas, il peut advenir que vous ayez besoin d’une signature certifiée. Par exemple, les démissions ou résiliations de contrat de location ainsi que les cautions et les prêts ne sont valables qu’avec une signature certifiée.

Cependant, pour la plupart des autres contrats, la signature numérique a une valeur juridique complète. Toutefois, vous avez toujours la possibilité de rédiger les documents avec Microsoft Word, d’insérer une ligne de signature, puis d’apposer votre signature après l’impression. De cette façon, vous ne prenez aucun risque.

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