Guide complet pour écrire une lettre commerciale

Dans le monde de l’entreprise, il n’est pas toujours possible de tout faire à sa façon. Pour améliorer l’image professionnelle et inspirer confiance aux clients, il est essentiel de soigner ses lettres commerciales. En plus des mentions obligatoires, adopter certaines bonnes pratiques peut faire toute la différence.

Qu’est-ce qu’une lettre commerciale ?

Les lettres commerciales sont des messages écrits adressés à une personne ou à un groupe de destinataires spécifiques, dans le but de poursuivre un objectif professionnel ou commercial. Elles peuvent prendre différentes formes, telles que lettre papier, email, fax ou encore carte postale ; le support utilisé importe peu. Ces correspondances visent généralement à formaliser une relation entre deux parties.

Selon le droit français, les lettres commerciales sont soumises à certaines mentions obligatoires, en fonction de la nature et de la forme juridique de l’entreprise. Ces mentions permettent aux destinataires de s’informer sur les informations essentielles de l’expéditeur, notamment lors d’un premier contact. Parmi ces mentions figurent :

• Le numéro SIRET
• La forme juridique de l’entreprise
• Le capital social
• L’adresse du siège social

Pourquoi utiliser des lettres commerciales ?

Les lettres commerciales servent à formaliser une communication écrite entre deux parties dans un cadre professionnel ou commercial, généralement pour une transaction ou un échange d’informations. Elles peuvent concerner aussi bien des échanges entre entreprises (Business-to-Business, B2B) que des transactions entre entreprises et particuliers (Business-to-Consumer, B2C).

Ces lettres peuvent notamment être employées dans différents contextes :

• Transmettre des offres, devis ou factures
• Confirmer des commandes
• Relancer des paiements
• Communiquer des réclamations ou des notifications officielles
• Établir des contrats ou accords

Qu’est-ce qui n’est pas considéré comme une lettre commerciale ?

Il est essentiel de distinguer les lettres commerciales des lettres privées, qui concernent uniquement l’échange d’informations personnelles entre particuliers. Par ailleurs, certaines communications écrites dans un cadre professionnel ne sont pas soumises aux obligations légales applicables aux lettres commerciales. Ces exceptions incluent :

• La correspondance interne au sein d’une entreprise
• Les communications destinées à un public indéterminé, comme les publipostages ou le matériel publicitaire
• Les documents standardisés liés à une transaction existante, tels que les bons de livraison, les avis d’expédition ou les avis de retrait

Ces documents ne sont pas considérés comme des lettres commerciales au sens strict et ne nécessitent pas de respecter les mentions obligatoires associées.

Lettres commerciales : quelles sont les mentions obligatoires ?

Etant donné que les lettres commerciales sont utilisées pour favoriser le contact et la communication, elles doivent contenir les informations élémentaires vous concernant. On doit donc au minimum voir figurer :

• Lieu et date d’écriture de la lettre
• Adresse postale et adresse email
• Nom complet de l’entreprise
• Forme juridique de l’entreprise et capital social
• SIRET de l’entreprise et, si applicable, SIREN et TVA intracommunautaire

Vous pouvez cependant inscrire bien plus d’éléments permettant d’identifier votre entreprise : adaptez le contenu à la situation. Par exemple, il peut être utile d’y faire apparaitre les coordonnées bancaires de l’entreprise si un paiement est prévu.

Écrire une lettre commerciale : structure et mise en page

La lettre commerciale est un outil essentiel pour établir et entretenir des relations professionnelles solides. Qu’elle soit envoyée par courrier ou en format PDF, elle véhicule l’image de votre entreprise et reflète votre sérieux.

Mais saviez-vous que les lettres mal formatées peuvent nuire à votre crédibilité ? Dans la suite de cet article, nous vous proposons des modèles pour chaque élément essentiel de la lettre commerciale : marges, police, taille des caractères et autres détails importants pour un rendu optimal. Ces exemples sont conçus pour être personnalisés en fonction de vos besoins. Veillez à les adapter à vos contraintes spécifiques, comme le format de l’enveloppe, et surtout à votre charte graphique !

Les marges

Les lettres commerciales sont normalement écrites en format portrait. Nous vous recommandons dans ce cas les marges de page suivantes :

• Marge supérieure : 45 mm
• Marge inférieure : au moins 25 mm
• Marge gauche : 25 mm
• Marge droite : 20 mm

La police

Le choix de la police de caractères a un effet considérable sur la typographie et l’aspect général de votre lettre. Il est donc préférable d’utiliser des polices standard telles que Arial, Verdana, Roboto ou Calibri. En principe, cependant, toutes les polices faciles à lire avec des proportions équilibrées sont adaptées aux lettres commerciales.

La taille de police

Une taille de police de 12 points est généralement standard. Pour les documents contenant de longs blocs de texte, la taille peut être réduite à 11 points si nécessaire. Ces recommandations supposent l’utilisation d’une police classique. Si votre entreprise utilise une police spécifique dans le cadre de sa charte graphique, ajustez la taille pour garantir une lisibilité optimale.

Les annexes

Les annexes jouent un rôle important dans la clarté et la complétude de votre courrier. Pour garantir une présentation soignée et facile à lire, indiquez les documents joints sur des lignes distinctes, en veillant à bien les espacer.

Placez le bloc d’annexes après votre nom ou votre signature. Cela permet de structurer visuellement le courrier et d’attirer l’attention sur les pièces jointes sans perturber la conclusion. Chaque titre d’annexe doit être précis et concis pour permettre une identification rapide.

Écrire une lettre commerciale : structure et contenu

Après avoir soigné la mise en page de votre lettre commerciale, il est temps de se concentrer sur son fond : le contenu et sa structure. Une rédaction réfléchie et adaptée, combinée à une présentation visuellement attrayante, peut faire toute la différence pour convaincre vos destinataires et atteindre vos objectifs.

L’en-tête

L’en-tête correspond au bord supérieur du document. À partir de ce dernier, 4,5 cm peuvent être utilisés librement pour l’identification de votre entreprise. Généralement, des éléments graphiques tels que des logos ou slogans de la société sont placés dans cette zone.

Les informations sur le destinataire

L’adresse du destinataire doit être placée de manière à être visible dans une enveloppe à fenêtre, permettant au facteur de lire directement les informations nécessaires à l’acheminement. Les informations minimales requises sont le nom et l’adresse du destinataire.

Pour garantir un positionnement optimal :

• Placez le champ d’adresse à 6 cm du bord supérieur du document et à environ 2 cm de la marge droite
• La fenêtre d’une enveloppe standard mesure généralement 100 x 35 mm
• Le texte de l’adresse peut commencer à une distance de 0,5 cm du bord droit de la fenêtre

Les informations sur l’expéditeur

Vos informations personnelles doivent se trouver sur le côté gauche. Elles sont généralement écrites un peu plus haut que les informations concernant le destinataire.

Voici quelques informations que vous pouvez insérer :

• Prénom et nom
• Téléphone
• Adresse email

Dans le meilleur des cas, la marge du côté gauche est de 2 cm ; autrement, comptez tout de même au minimum 1 cm. Si nécessaire, vous pouvez réduire la taille de la police du bloc d’information, de 12 à 11 ou 10 points.

Pour votre numéro de téléphone, il est conseillé d’ajouter l’indicatif de votre pays. Cela permet à vos contacts étrangers de vous joindre facilement, sans avoir à se poser de questions. Voici quelques formats possibles :

• 0033 (0) 1 90 89 …
• +33 (0) 1 90 89 …
• 01 90 89 … (Ajoutez : « Dial +33 from abroad »)

Le lieu et la date

Les mentions du lieu et de la date sont des éléments indispensables de toute lettre commerciale. Elles permettent de situer temporellement et géographiquement votre correspondance, ajoutant une touche de professionnalisme et facilitant le suivi de vos échanges.

Comme pour les correspondances classiques, le lieu et la date d’émission de la lettre se trouvent à droite, une ou deux lignes sous les informations concernant le destinataire.

L’objet du message

L’objet doit indiquer clairement le sujet de votre lettre, permettant à votre destinataire de comprendre immédiatement pourquoi vous écrivez. Il doit rester court (de préférence sur une à deux lignes maximum) et précis ; il peut inclure un numéro de transaction ou une référence d’offre si nécessaire.

Généralement, l’objet est placé une ou deux lignes sous la date, à environ 2,5 cm de la marge de gauche. Pour le mettre en valeur, vous pouvez le formater en gras.

Le corps du texte

Le corps du texte constitue le cœur de votre lettre commerciale. Il commence idéalement à une distance de 2,5 cm de la marge de gauche, ce qui garantit une bonne lisibilité et respecte les standards professionnels. La première formule de politesse est insérée une ligne après l’objet, suivie d’un saut de ligne avant le début du texte.

Commencez par une introduction claire qui précise l’objet de votre courrier, de façon que lecteur comprenne immédiatement la raison de votre lettre. Adaptez le ton et le contenu en fonction du destinataire, qu’il s’agisse d’un client, d’un fournisseur ou d’un partenaire.

Organisez le contenu en paragraphes courts et bien structurés, chacun développant une idée principale. Si vous énumérez des éléments ou des points essentiels, vous pouvez utiliser des listes pour plus de clarté. Chaque paragraphe doit être fluide, connecté au précédent par des phrases de transition bien pensées. Cela maintient l’intérêt du lecteur tout en rendant le texte agréable à lire ! De plus, n’utilisez les majuscules que lorsqu’elles sont grammaticalement nécessaires, afin de préserver une lecture fluide et agréable.

La conclusion doit inclure un récapitulatif ou une invitation à l’action claire. Par exemple : « Nous restons à votre disposition pour toute question supplémentaire et espérons collaborer avec vous prochainement. » Ce type de phrase renforce votre objectif tout en incitant le destinataire à agir.

Si votre lettre comporte plusieurs pages, insérez un saut de page trois lignes avant le pied de page. Les pages suivantes peuvent inclure un en-tête simplifié avec votre logo, mais évitez d’y répéter les informations sur l’expéditeur et le destinataire. Numérotez également les pages pour faciliter le suivi si votre lettre est volumineuse.

Les formules de politesse

Les formules de politesse jouent un rôle essentiel dans une lettre commerciale. Elles définissent le ton et reflètent la courtoisie attendue dans ce type de correspondance.

• Salutations d’introduction :

Lorsque vous connaissez le nom de votre destinataire, commencez par une formule personnalisée comme « Madame Dupont, » ou « Monsieur Durand, ». Cette approche montre une attention particulière et un respect pour votre interlocuteur. La formule doit toujours se terminer par une virgule, et le premier mot du corps du texte commence ensuite par une majuscule.

Si le nom du destinataire est inconnu, privilégiez une formule neutre telle que « Madame, Monsieur, ». Cette option reste professionnelle et adaptée à la plupart des situations. Évitez cependant des salutations trop familières, sauf dans des contextes très informels.

• Salutations de conclusion :

La formule de clôture doit refléter le niveau de formalité de votre relation avec le destinataire. Pour une communication formelle, optez pour des expressions comme « Sincères salutations, », « Meilleures salutations, » ou encore « Salutations distinguées, ».

Dans le cadre d’une relation plus cordiale ou informelle, vous pouvez choisir « Bien à vous, » ou « Bien cordialement, ». Si vous souhaitez exprimer une attente, une formule plus longue peut être utilisée : « Dans l’attente de vos nouvelles, je vous prie d’agréer, Madame, l’expression de mes salutations distinguées. ».

Enfin, ajoutez une signature avec votre nom pour personnaliser votre correspondance. Une signature manuscrite ou bien numérique, mais nominative, est toujours préférable à des mentions impersonnelles telles que « Votre équipe commerciale » ou « Service client ».

Le pied de page

Le pied de page de la lettre commerciale contient toutes les informations auxquelles votre employeur est tenu en vertu de sa forme juridique.

En règle générale, on ajoute les informations relatives aux locaux de l’entreprise ou tout du moins au siège social (adresse), aux moyens de communiquer avec la société (numéro de téléphone, fax etc.), ainsi que ses coordonnées bancaires.

Le pied de lettre est idéalement placé selon une marge de 2,5 cm du côté gauche et 2,0 cm du côté droit. La hauteur est variable et dépend des besoins mais elle doit être au minimum de 2,5 cm.

Pour des raisons de lisibilité, les informations dans le pied de page sont généralement regroupées en blocs thématiques.

Lettre commerciale : modèle à télécharger

Vous trouverez ici notre modèle de lettre commerciale à télécharger sous forme de fichier Word. Il vous suffit de remplir les emplacements entre crochets avec vos informations pour l’adapter à votre situation.

Écrire une lettre commerciale : les choses à faire et à ne pas faire

Les choses à faire

• Soyez court et concis : dans une lettre commerciale, allez droit au but, que ce soit par courrier ou par email. Votre destinataire reçoit probablement de nombreuses sollicitations, alors formulez votre message de manière claire et convaincante. Limitez-vous à une page A4, sauf si un dépassement est vraiment nécessaire. Si vous devez inclure des informations détaillées (comme des tableaux ou des factures), insérez-les en annexe.

• Personnalisez vos formules de politesse : adressez-vous directement au destinataire lorsque c’est possible. Prenez le temps de rechercher le nom de la personne responsable et assurez-vous que son orthographe est correcte. Cela montre votre attention et votre respect.

• Utilisez un post-scriptum (PS) : bien que son usage soit hérité des lettres manuscrites, le post-scriptum reste pertinent dans les lettres modernes pour mettre en avant une information clé ou attirer l’attention sur une offre ou un lien vers votre site Web. Placé à la fin de votre lettre, il capte souvent l’œil du lecteur.

Les choses à ne pas faire

• Évitez les formulations vieillies : optez pour un langage naturel, moderne et adapté à votre audience. Les blocs de texte stéréotypés ou les idiomes désuets peuvent donner une impression d’ennui ou de rigidité bureaucratique. Préférez des phrases claires et engageantes pour renforcer l’image dynamique de votre entreprise.

• Soignez l’orthographe et la grammaire : une lettre commerciale contenant des fautes nuit à votre crédibilité. Prenez le temps de relire votre texte attentivement, ou faites appel à un relecteur professionnel pour garantir un contenu irréprochable.

• N’utilisez pas de formulations négatives : même pour transmettre une mauvaise nouvelle, privilégiez un langage positif. Par exemple, au lieu de dire « Je ne peux malheureusement pas vous répondre. », préférez « Je vous informerai dès que possible. » Un ton orienté solution renforce votre approche professionnelle et amicale.

• Limitez les constructions passives : les phrases actives rendent votre lettre plus dynamique et impliquent davantage votre lecteur. Par exemple, remplacez « Votre demande sera traitée » par « Mon collègue M. X traitera votre demande rapidement. » Cela crée une impression de proximité et de responsabilité.

• N’employez pas de phrases trop complexes : les structures de phrase lourdes ou emboîtées peuvent rendre votre message difficile à comprendre. Privilégiez des phrases simples et directes pour assurer une communication fluide et efficace.

Veuillez prendre connaissance des mentions légales en vigueur sur cet article.