Quelles sont les meilleures alternatives à Microsoft 365 ?

Même si Microsoft 365 (anciennement Office 365) séduit par la richesse de ses fonctionnalités et sa praticité, certaines entreprises recherchent des alternatives plus adaptées, soit parce que le modèle d’abonnement ne leur convient pas, soit en raison de coûts jugés trop élevés ou d’un besoin plus restreint en fonctionnalités. Nous avons analysé les principales alternatives disponibles et vous présentons les meilleures options du marché.

Les fonctionnalités importantes d’une alternative à Microsoft 365

La vaste gamme de fonctionnalités de Microsoft 365 constitue pour beaucoup d’utilisateurs un atout majeur, et l’une des principales raisons pour lesquelles les applications Microsoft Office restent la norme dans la majorité des entreprises. Pour qu’une alternative à Microsoft 365 soit crédible, elle doit proposer elle aussi de nombreuses fonctions clés reconnues et attendues chez le leader du marché.

Le rôle des serveurs Exchange

L’échange de données occupe une place centrale dans les entreprises, et le travail collaboratif sur des documents ou des processus gagne constamment en importance. La disponibilité élevée et l’historique des versions sont ici des critères essentiels. De nombreuses organisations continuent d’utiliser Microsoft Office avec un Microsoft Exchange Server hébergé, car peu d’alternatives, comme Google Workspace ou l’OX App Suite offrent des fonctionnalités comparables selon les besoins (messagerie, calendrier, archivage, conformité). Ainsi, lors du choix d’une alternative à Microsoft 365, cet aspect doit être examiné attentivement. Une solution inadaptée peut obliger les entreprises à recourir à des contournements complexes et coûteux.

La comptabilité des formats de fichiers

Un autre critère essentiel concerne la gestion des formats de fichiers. Une alternative à Microsoft 365 doit pouvoir créer et ouvrir les fichiers Microsoft (DOCX, XLSX, PPTX) sans altérer la mise en forme. Comme Microsoft 365 est largement répandu dans le monde professionnel, il n’est pas toujours possible de livrer les documents exclusivement sous forme de PDF universellement lisible. Ainsi, toute entreprise qui souhaite collaborer sur des documents avec des partenaires commerciaux, des filiales ou des clients doit veiller à l’intégration des formats compatibles. OnlyOffice, par exemple, assure une très bonne compatibilité avec les formats Microsoft (DOCX, XLSX et PPTX) sans perte de mise en forme. C’est uniquement dans ces conditions que l’échange fluide de données entre différents logiciels peut être garanti. Les alternatives à Microsoft 365 qui ne remplissent pas ce critère n’ont donc pas été retenues dans notre comparaison.

Le respect du RGPD

Un autre critère essentiel pour les entreprises est le respect du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Microsoft 365 avait déjà fait figure de référence grâce à une mise en œuvre exemplaire et cohérente. Aujourd’hui, des solutions comme OnlyOffice (en auto-hébergement) ou l’OX App Suite (fournisseur européen) répondent aux exigences du RGPD parfois de manière encore plus stricte que Microsoft ou Google. Cela constitue un avantage considérable pour les entreprises, qui peuvent ainsi consacrer moins d’efforts à ce sujet sensible. À l’inverse, certaines alternatives, en particulier gratuites, posent davantage de problèmes en matière de protection des données. Cet aspect ne doit jamais être négligé lors de l’évaluation d’une alternative à Microsoft 365.

Aperçu des alternatives à Microsoft 365

Nous avons rassemblé pour vous un aperçu clair des principales alternatives à Microsoft 365. Bien qu’il existe de nombreuses autres solutions, voici les plus populaires et leurs caractéristiques essentielles :

Barème des coûts :

• + = abordable
• ++ = moyen
• +++ = cher

IONOS Managed Nextcloud avec Collabora Online

IONOS Managed Nextcloud, associé à Collabora Online, constitue une alternative open source puissante à Google Workspace et à Microsoft 365. La solution est exploitée et maintenue par IONOS, permettant aux entreprises de profiter d’un Cloud sécurisé et conforme au RGPD sans avoir à gérer leurs propres serveurs. Collabora Online autorise la coédition de documents, tableurs et présentations directement dans le navigateur, avec gestion des versions et contrôle des droits.

Avantages

Un atout majeur réside dans la combinaison d’un environnement Cloud entièrement géré et de l’intégration fluide de Collabora Online. Les documents Office peuvent être modifiés en temps réel dans le navigateur, sans installation de logiciel supplémentaire. Les données sont stockées exclusivement dans des data centers situés en Allemagne, garantissant le respect strict des règles de protection des données. Les entreprises bénéficient en outre d’une gestion sécurisée des rôles et des droits, ainsi que d’un support spécialement dédié aux environnements Nextcloud.

Inconvénients

La combinaison de Managed Nextcloud par IONOS et de Collabora Online offre une alternative respectueuse de la vie privée à Microsoft 365, mais elle est surtout adaptée aux usages bureautiques simples et aux petites équipes. Parmi les limites figurent un éventail de fonctionnalités plus restreint, ainsi que des intégrations et des performances parfois insuffisantes pour les besoins plus avancés.

Managed Nextcloud de IONOS Cloud

Travaillez en équipe dans votre propre Cloud

• Sécurité des données
• Outils de collaboration intégrés
• Hébergement dans des data centers européens

Voir les packs

OnlyOffice

OnlyOffice constitue une alternative open source moderne à Microsoft 365. La solution est particulièrement intéressante en combinaison avec Nextcloud ou en déploiement auto-hébergé pour les entreprises attachées à la confidentialité. Grâce à sa forte compatibilité avec les formats de fichiers Microsoft et à une gestion granulaire des utilisateurs, la plateforme répond aussi bien aux besoins des équipes professionnelles.

Avantages

Outre la prise en charge sans difficulté des formats Microsoft Office, OnlyOffice séduit par une interface intuitive et de nombreuses options de collaboration en temps réel. Les entreprises attachées à la souveraineté des données bénéficient de la possibilité de déployer la solution dans leur propre centre de données, ce qui leur assure un contrôle total sur les informations sensibles. Par ailleurs, sa structure modulaire permet une intégration flexible dans les infrastructures informatiques existantes, avec une conformité RGPD garantie en cas d’auto-hébergement.

Inconvénients

Malgré ses nombreux atouts, OnlyOffice présente certaines limites. Les fonctionnalités de certains modules (par ex. présentations ou tableurs) restent moins avancées que celles de Microsoft 365, notamment pour les formules complexes, macros ou graphiques. De plus, bien que l’édition en temps réel soit globalement stable, la performance peut se dégrader lors de l’édition simultanée de fichiers volumineux, en particulier dans un environnement auto-hébergé dépourvu de ressources serveur suffisantes.

Google Workspace

Google Workspace est la version professionnelle des applications Google gratuites pour les particuliers. Cette suite regroupe un grand nombre de fonctionnalités, renforcées par les performances de l’infrastructure Google. Les entreprises déjà familières avec les services Google adoptent de plus en plus cette solution.

Avantages

En plus de la compatibilité avec les formats de fichiers Office, cette alternative à Microsoft 365 offre l’avantage d’un accès centralisé et fluide à l’ensemble des services Google, partout et sans restriction. Un support prioritaire et une large palette d’outils complètent l’offre. Les collaborations en temps réel sont simples à mettre en place, et l’espace de stockage en ligne extensible rend la solution particulièrement adaptée aux besoins évolutifs.

Inconvénients

En tant qu’entreprise américaine, Google est soumis au Cloud Act et doit accorder aux autorités américaines certains droits d’accès aux données. En Europe, où l’utilisation et le traitement des données sont soumis au RGPD, les entreprises doivent conclure un contrat spécifique de traitement des données avec Google.

Sur le plan fonctionnel, Google Workspace présente peu d’inconvénients. Toutefois, les organisations sceptiques quant à la sécurité de Google Drive ou peu habituées aux outils de l’écosystème Google préféreront peut-être une autre alternative à Microsoft 365.

LibreOffice

LibreOffice est à l’origine un dérivé d’OpenOffice et repose donc sur la même architecture. Face à l’approche minimaliste d’OpenOffice, jugée trop limitée par l’équipe de développement, de nombreuses fonctionnalités supplémentaires ont été intégrées dans LibreOffice. Pour les indépendants, cette alternative gratuite à Microsoft 365 représente une option intéressante.

Avantages

Grâce à sa proximité avec Microsoft 365, LibreOffice est particulièrement convivial et simple à utiliser. Les formats de fichiers les plus courants sont pris en charge, ce qui permet de lire, modifier et enregistrer des documents Office. L’interface claire et la légèreté du logiciel réduisent la consommation de ressources, ce qui en fait une solution adaptée aux ordinateurs moins puissants.

Inconvénients

LibreOffice a été conçu en priorité pour les utilisateurs privés, et propose donc aux entreprises un ensemble de fonctionnalités limité. Le travail collaboratif et le partage en temps réel des documents sont restreints. Bien que certaines extensions puissent combler ces manques, elles doivent souvent être développées ou intégrées manuellement, ce qui requiert des compétences techniques et peut s’avérer fastidieux.

OX App Suite

L’OX App Suite intègre dès le départ de nombreuses fonctionnalités attendues par les utilisateurs. Elle répond aussi aux exigences strictes de protection des données auxquelles sont soumises les entreprises sur le marché. Les utilisateurs profitent également d’une navigation simplifiée et d’un large éventail de fonctionnalités, ce qui permet de couvrir pratiquement toutes les tâches d’une suite bureautique de manière efficace et pratique.

Avantages

L’OX App Suite se distingue par son offre fonctionnelle étendue, comparable à celle de Microsoft 365. Elle propose non seulement une compatibilité complète avec les formats de fichiers Office, mais aussi une solution de messagerie intelligente comprenant un espace de stockage en ligne et des adresses email professionnelles adaptées aux besoins des entreprises.

Inconvénients

Adopter l’OX App Suite comme alternative à Microsoft 365 implique de s’habituer à un environnement différent. Cela demande au départ une certaine adaptation dans l’utilisation des programmes. Une fois cette période de transition passée, le changement se révèle généralement positif et sans regret.

iWork pour iCloud

iWork pour iCloud est l’alternative d’Apple à Microsoft 365. Cette solution s’adresse principalement aux entreprises déjà équipées d’un environnement Apple et utilisant ces programmes de manière native. Pour les organisations fonctionnant dans l’écosystème Microsoft sans appareils Apple, l’intérêt reste limité. Les applications iCloud peuvent être utilisées via des navigateurs Windows, mais avec des fonctionnalités restreintes. Une utilisation sur appareils Android n’est pas officiellement prise en charge. Toutefois, pour les entreprises dotées de l’infrastructure adaptée, iWork constitue une alternative pertinente à Microsoft 365, offrant des prestations solides et efficaces.

Avantages

Entièrement gratuite, cette solution est idéale pour les adeptes d’Apple. Elle est parfaitement compatible avec iOS et fonctionne de manière fluide sur tous les appareils Apple, qu’il s’agisse de MacBook, iMac, iPad ou iPhone. Le travail collaboratif est également possible, y compris la modification simultanée de documents par plusieurs utilisateurs.

Inconvénients

L’usage d’iWork pour iCloud est surtout intéressant pour les entreprises disposant déjà d’une infrastructure Apple. Bien que l’accès soit possible via un PC Windows grâce aux versions Web de Pages, Numbers et Keynote, les fonctionnalités restent limitées. Le plein potentiel d’iCloud se déploie essentiellement dans l’environnement Apple. Sur de nombreux appareils mobiles, notamment Android, l’utilisation d’iWork pour iCloud est restreinte, voire impossible.

En résumé : chaque alternative a ses avantages et ses inconvénients

Choisir une alternative à Microsoft 365 permet souvent de tirer parti des points forts propres à chaque solution. Cela peut être bénéfique pour les entreprises lorsque l’étendue des fonctionnalités de la suite Office dépasse leurs besoins ou ne correspond pas à leurs usages spécifiques. De plus, la prise en compte du RGPD est un critère essentiel afin de garantir la conformité et la pérennité de la solution retenue.

Il est recommandé de ne pas se précipiter dans ce choix et d’évaluer soigneusement les avantages et les inconvénients, car ces alternatives sont généralement utilisées sur le long terme. Des solutions comme Google Workspace ou l’OX App Suite peuvent remplacer efficacement Microsoft 365, y compris dans un contexte professionnel.