Qu’est-ce qu’Extranet et comment l’utiliser ?

Une bonne com­mu­ni­ca­tion est la base d’une coo­pé­ra­tion efficace. Ce principe s’applique aussi bien à la com­mu­ni­ca­tion au sein même de l’en­tre­prise qu’à la com­mu­ni­ca­tion avec des personnes ex­té­rieures, des par­te­naires externes. Qu’il s’agisse de commandes d’un four­nis­seur ou d’in­for­ma­tions de pro­duc­tion pour des clients sé­lec­tion­nés, la cla­ri­fi­ca­tion des détails par téléphone ou par email se révèle être bien souvent fas­ti­dieuse et chro­no­phage. Un Extranet est un moyen de mettre des in­for­ma­tions à la dis­po­si­tion d’un groupe restreint de personnes. Mais qu'est-ce qu’un Extranet exac­te­ment ? Comment cela fonc­tionne et à quelles fins pouvez-vous l’utiliser ?

Le mot Extranet est composé du mot latin « extra » (extérieur) et de l’anglais « Net ». Il s’agit d’un réseau in­for­ma­tique privé contrôlé qui utilise la tech­no­lo­gie d’Internet pour connecter un groupe défini d’uti­li­sa­teurs externes les uns aux autres et leur donner accès à un réseau in­for­ma­tique. Un Extranet sert à fournir des res­sources qui sont alors mises à la dis­po­si­tion d’un groupe d’uti­li­sa­teurs autorisés, mais non public. Les uti­li­sa­teurs externes po­ten­tiels sont souvent dans le cadre d’une en­tre­prise des par­te­naires com­mer­ciaux, des four­nis­seurs et des clients sé­lec­tion­nés. La mise en place d’un Extranet permet de sim­pli­fier l’échange d’in­for­ma­tions au-delà des murs de l’en­tre­prise, en par­ti­cu­lier en ce qui concerne la com­mu­ni­ca­tion entre les employés de l’en­tre­prise et des parties externes.

Qu’il s’agisse d’en­tre­prises privées, d’or­ga­ni­sa­tions, d’uni­ver­si­tés ou d’as­so­cia­tions, la mise en place d’un Extranet vous permet de créer un réseau d’in­for­ma­tion complet qui peut être intégré de dif­fé­rentes manières dans les processus d’une société :

• Trans­mis­sion des données : un Extranet permet l’échange élec­tro­nique de données (en abrégé « EDI » : échange de données in­for­ma­tisé) et de documents, tels que des bons de commande ou de livraison, entre par­te­naires com­mer­ciaux notamment. De cette façon, les données peuvent être échangées au-delà des murs de l'en­tre­prise et traitées di­rec­te­ment sans recourir à une saisie manuelle. Le transfert de données peut donc s’exécuter in­dé­pen­dam­ment des systèmes de gestion des mar­chan­dises.
• Gestion des données : les données peuvent être mises à jour en peu de temps et mises à la dis­po­si­tion des uti­li­sa­teurs autorisés. Cela garantit un degré élevé de trans­pa­rence et d’ac­tua­li­sa­tion dans le trai­te­ment des données.
• Coo­pé­ra­tion : un Extranet permet l’uti­li­sa­tion conjointe d’ap­pli­ca­tions lo­gi­cielles et donc la coo­pé­ra­tion avec d’autres en­tre­prises.
• Trans­mis­sion de l’in­for­ma­tion : les nou­veau­tés et ac­tua­li­tés con­cer­nant un groupe sé­lec­tionné de personnes peuvent être mises à leur dis­po­si­tion en un court laps de temps.
• Gestion des con­nais­sances : c’est-à-dire le partage de pro­grammes de formation ou le dé­ve­lop­pe­ment conjoint de certaines ap­pli­ca­tions en col­la­bo­ra­tion avec d’autres en­tre­prises.

De plus, les en­tre­prises peuvent intégrer des fonctions sup­plé­men­taires dans l’Extranet pour faciliter tout échange avec des parties externes. Les fonctions possibles sont par exemple un moteur de recherche, un ré­per­toire du personnel ou encore un service de mes­sa­ge­rie. Des fonctions in­te­rac­tives (telles que des ques­tion­naires et des votes) sont également possibles.

Tech­ni­que­ment parlant, l’Extranet est structuré comme Internet : la com­mu­ni­ca­tion s’effectue par le biais d’un ensemble d’environ 500 pro­to­coles réseau qui dé­ter­mi­nent les règles et le format selon lesquels la com­mu­ni­ca­tion peut s’effectuer. L’Internet Protocol (IP) et le protocole TCP (Trans­mis­sion Control Protocol) cons­ti­tuent la base de l’échange de données.

Les en­tre­prises ont plusieurs options pour mettre en place un Extranet. Il peut s’agir soit d’un réseau to­ta­le­ment in­dé­pen­dant qui ne peut être atteint que par une ligne louée séparée ou une connexion commutée, ou bien il peut être connecté à Internet via des mé­ca­nismes de pro­tec­tion.

Les mesures de sécurité sont très im­por­tantes lors de l’échange de données sensibles. Il n’est pas seulement né­ces­saire d’empêcher les personnes non au­to­ri­sées d’accéder à des in­for­ma­tions con­fi­den­tielles en dehors de l’en­tre­prise. Les failles de sécurité doivent également être comblées au sein même de la société. Afin de sécuriser l’Extranet et de protéger les données con­fi­den­tielles contre tout accès non autorisé, deux pré­cau­tions de sécurité doivent être prises :

• Pare-feu : un pare-feu empêche les personnes non au­to­ri­sées à l’extérieur de l’en­tre­prise d’accéder aux données à dis­po­si­tion sur l’Extranet.
• Mots de passe : les mots de passe empêchent les personnes non au­to­ri­sées (même au sein de l’en­tre­prise) d’accéder di­rec­te­ment aux données stockées sur le serveur.

La pro­tec­tion efficace de l’Extranet est assurée par un pare-feu externe. Il est configuré entre dif­fé­rents systèmes in­for­ma­tiques et est donc également appelé pare-feu réseau ou pare-feu matériel. Con­trai­re­ment au pare-feu personnel, il ne fonc­tionne pas sur le système à protéger lui-même, il est ainsi difficile à déjouer.

Vous pouvez également garantir l’accès le plus sûr possible aux données via les Virtual Private Network ou VPN. Un VPN est un réseau de com­mu­ni­ca­tion privé dans lequel les par­ti­ci­pants sont connectés via un tunnel IP virtuel et peuvent ainsi accéder à l’Intranet interne de l’en­tre­prise. Afin d'assurer un niveau élevé de sécurité des données lors de l’uti­li­sa­tion de lignes publiques, toutes les in­for­ma­tions sont trans­mises sous forme chiffrée (tunneling). Par con­sé­quent, les données trans­mises ne sont pas visibles pour les autres membres du réseau public.

Fon­da­men­ta­le­ment, il existe deux approches dif­fé­rentes pour créer un Extranet et l’intégrer aux com­mu­ni­ca­tions de l’en­tre­prise. Les deux approches sont des solutions de portail :

• Portails d’en­tre­prise : combinez dif­fé­rentes ap­pli­ca­tions sous une interface uti­li­sa­teur unifiée. Ceci est par­ti­cu­liè­re­ment avan­ta­geux si de nom­breuses ap­pli­ca­tions Extranet dif­fé­rentes doivent être intégrées. Cela signifie que les uti­li­sa­teurs n’ont pas à faire face à des concepts d’ex­ploi­ta­tion dif­fé­rents. En outre, l’iden­ti­fi­ca­tion n’a lieu qu’une seule fois vis-à-vis du portail, et non pour chaque ap­pli­ca­tion in­di­vi­duelle.
• Portails orientés processus : ils sont prin­ci­pa­le­ment utilisés pour gérer certains processus métier. Les exemples possibles sont la commande ou le calcul des frais de dé­pla­ce­ment. Les processus de gestion in­di­vi­duels peuvent, mais ne doivent pas, être intégrés dans le portail. Ils peuvent également être im­plé­men­tés via des ap­pli­ca­tions qui sont com­plè­te­ment séparées.

Un extranet peut également être mis en place sur la base d’un système de gestion de contenu (CMS). L’étendue des fonctions couvertes par le logiciel standard varie évi­dem­ment en fonction du système utilisé. Si les fonctions requises ne sont pas couvertes par le logiciel standard, il est cependant souvent possible d’ajouter des ex­ten­sions. Toutefois, vous devez garder à l’esprit que la mise en œuvre et la main­te­nance de systèmes complexes né­ces­si­tent un certain savoir-faire.

La mise en place d’un Extranet présente de nombreux avantages pour les en­tre­prises : cela inclut, entre autres, l’échange rapide de données entre les employés internes et externes ainsi qu’avec des personnes ex­té­rieures à la société. Comme de grandes quantités de données peuvent être échangées via un Extranet en peu de temps, de nombreux processus peuvent ainsi être optimisés. La réduction du temps requis pour les ap­pli­ca­tions exécutées ma­nuel­le­ment se traduit souvent par une aug­men­ta­tion de la pro­duc­ti­vité et par des économies de coûts. Les in­for­ma­tions sur le statut de la commande, par exemple, ne doivent plus être envoyées par email à chaque client in­di­vi­duel. Le client cor­res­pon­dant accède sim­ple­ment à l'état actuel de sa commande via l’Extranet. Comme l'Ex­tra­net élimine le besoin d’un logiciel EDI séparé, des coûts sup­plé­men­taires peuvent ainsi être éco­no­mi­sés. Et comme il y a moins de processus manuels à effectuer, il existe moins de sources d’erreurs possibles.

Le fait que des données et in­for­ma­tions ac­tua­li­sées ou nouvelles puissent être saisies ra­pi­de­ment et im­mé­dia­te­ment con­sul­tées par les personnes au­to­ri­sées à le faire garantit un haut niveau de trans­pa­rence. Cela facilite non seulement la com­mu­ni­ca­tion, mais renforce également la confiance mutuelle.

Si les ap­pli­ca­tions cor­res­pon­dantes sont intégrées, l’Extranet peut également remplir la fonction d’un logiciel de groupe (groupware) et permettre ainsi de tra­vail­ler en coo­pé­ra­tion avec des par­te­naires com­mer­ciaux. Les uti­li­sa­teurs autorisés peuvent alors accéder par exemple aux carnets d’adresses, aux ca­len­driers de rendez-vous ou encore aux listes de tâches qui sont partagés. L’Extranet offre également des pos­si­bi­li­tés de gestion conjointe des con­nais­sances. Par exemple, vous pouvez partager des pro­grammes de formation spé­ci­fiques per­ti­nents pour les salariés de plusieurs par­te­naires.

Les avantages d’un Extranet sont con­tre­ba­lan­cés par quelques in­con­vé­nients. Ceci inclut, par exemple, les coûts d’ac­qui­si­tion du logiciel cor­res­pon­dant. En plus des coûts initiaux associés à la création, il y a également des coûts ul­té­rieurs. Mises à jour lo­gi­cielles, sau­ve­gardes, ré­so­lu­tion de problèmes… Pour que l’Extranet remplisse sa fonction, il doit être ré­gu­liè­re­ment mis à jour par des employés en interne ou bien par un four­nis­seur de services externe. En outre, le temps de formation requis pour les employés, en par­ti­cu­lier dans les systèmes aux ap­pli­ca­tions complexes, entraîne des coûts de formation qui peuvent être élevés. En effet, les employés n’ont pas le temps de pour­suivre leurs tâches réelles pendant la période d’ap­pren­tis­sage. Par­ti­cu­liè­re­ment si de nombreux employés doivent être formés en même temps, par exemple lors de l’in­té­gra­tion d’un Extranet, cela peut impacter né­ga­ti­ve­ment le chiffre d’affaires de l’en­tre­prise.

Outre les coûts, il faut également tenir compte des risques éventuels pour la sécurité. Pour empêcher l’accès non autorisé à des données sensibles, des normes de sécurité élevées doivent être mises en place. Ceci s’applique aussi bien à l’accès externe qu’à l’accès non autorisé au sein même de l’en­tre­prise.