Qu’est-ce que le Microsoft Exchange Server ?

De nombreuses entreprises utilisent des groupware en interne, à savoir des logiciels de groupes de travail, qui permettent l’administration centralisée d’emails, de calendriers, de tâches et de contacts. Il s’agit d’un logiciel standard proposé par Microsoft, sous le nom d’Exchange Server, fonctionnant avec les systèmes d’exploitation Windows. Le logiciel de collaboration du leader du marché existe en deux éditions présentant deux étendues de fonctions distinctes, mais toutes deux payantes. Les entreprises ont la possibilité de choisir cette solution groupware basée sur le Cloud, ou encore de l’héberger elles-mêmes sur leurs propres machines. Nous vous procurons ici un aperçu du mode de fonctionnement de Microsoft Exchange, ses fonctionnalités et les modèles d’utilisation les plus adaptés à vos besoins.

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Modèles d’utilisation d’Exchange Server

Microsoft Exchange Server fonctionne soit en tant que Software as a Service (SaaS), soit en tant que licence installée sur un serveur dédié.

  • Auto-hébergement : si vous souhaitez intégrer ce groupware dans votre propre infrastructure informatique, vous aurez besoin d’une licence de serveur vous autorisant à installer le logiciel sur votre matériel. En outre, l’utilisation de Microsoft Exchange présuppose des licences d’accès client (Client Access Licenses, CAL). Ces dernières permettent d’attribuer soit plusieurs utilisateurs à un même support, soit un utilisateur particulier à différents supports permettant d’accéder à l’Exchange Server. On doit aussi tenir compte du fait qu’une telle licence ne comprend pas le droit d’utilisation du logiciel client nécessaire.
     
  • Exchange Online : dans le cadre du service en ligne Office 365, Microsoft propose aussi son groupware en tant que service sur le Cloud. Dans ce cas, l’Exchange Server n’est pas hébergé sur vos machines, mais sur le Cloud Microsoft. L’accès aux fonctions du logiciel exige un abonnement pour l’utilisateur, appelé User Subscription License (USL). Cette licence vous autorise à utiliser des serveurs Microsot Exchange en tant que SaaS, et vous permet son exploitation sur votre propre centre de machines en parallèle. Par conséquent, Exchange permet de réaliser des scénarios hybrides d’hébergement.
     
  • Service d’hébergement d’un Exchange Server : le troisième modèle d‘utilisation vous permet d’obtenir le spectre de fonctions de Microsoft Exchange via un fournisseur tiers. En général, il s’agit d’un fournisseur d’hébergement Web qui a acquis les licences nécessaires à l’utilisation du groupware de Microsoft. Cela permet aux utilisateurs de commander les fonctions d’Exchange Server sous la forme d’un lot de services conforme à leurs besoins.

Choisir le modèle le plus adapté à vos besoins dépend souvent de la taille de votre entreprise. Les solutions basées sur le Cloud s’adressent aux entreprises de taille moyenne en premier lieu car elles n’ont souvent pas les moyens ou le personnel disponible pour installer et entretenir une infrastructure informatique professionnelle. Les mesures de protection de données essentielles ainsi que les procédures de sauvegardes et de restauration de serveurs ne s’opèrent en effet qu’avec un investissement important. Cela suggère la possession d’un centre informatique conséquent, pris en charge par l’exploitant.

Une externalisation de l’hébergement d’Exchange Server présente l’avantage d’adapter la performance demandée en fonction de la situation de l’entreprise. Si votre entreprise s’agrandit soudainement, vous pouvez simplement commander des capacités supplémentaires sans devoir investir dans du matériel coûteux ou dans des licences supplémentaires.

Le modèle de l’auto-hébergement s’adresse aux grandes entreprises, dotées d’un département informatique et disposant du budget nécessaire à la création d’une structure sûre d’Exchange au sein de leurs locaux. Au contraire du modèle d’Exchange online ou de l’hébergement par un fournisseur tiers par exemple, les fonctions du serveur peuvent être exactement adaptées aux besoins de l’entreprise grâce à l’auto-hébergement (On-Premises). De plus, ce modèle vous laisse la mainmise sur vos données. Si Microsoft Exchange fonctionne sur les ordinateurs de votre entreprise, les données ne peuvent en aucun cas être extraites.

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Conditions d’utilisation de Microsoft Exchange Server

Si vous vous décidez à louer un serveur Exchange, l’hébergement inclut également l’entretien du matériel et des mises à jour dans les offres des différents fournisseurs. Vous avez juste à mettre en place par vous-même les logiciels client nécessaires (généralement Microsoft Outlook). Une alternative est d’utiliser l’application Web Outlook, directement intégrée à l’Exchange Server et disponible sur le Web via un navigateur. Si vous souhaitez installer l’Exchange Server par vous-même, cela signifie un investissement bien plus conséquent pour votre entreprise en termes d’administration. Une condition pour l’installation de Microsoft Exchange 2016 dans votre propre centre informatique est d’établir votre serveur sur un système d’exploitation Windows server 2012 ou encore Windows server 2012 R2. Le service d’annuaire Microsoft Active Directory, permettant de centraliser les données des utilisateurs sur un réseau, doit également être installé. Pour Exchange 2019, cependant, Windows Server 2019 et au moins .Net Framework 4.7.2. sont requis.

Les bases techniques de la structure d’Exchange

La structure d’Exchange s’étend en général sur plusieurs serveurs physiques ou virtuels. Les différentes fonctionnalités du logiciel sont respectivement installées sur différents serveurs, ce qu’on appelle les rôles de serveurs. Tandis que la mise en place des boîtes de réception de chaque utilisateur ainsi que la connexion au client était respectivement répartie sur les rôles « Mailbox » et « Client Access » dans les versions précédentes, à partir de la version 2016, Exchange Server réunit toutes les fonctions principales sur le même serveur « boite de réception ». Les bases de données ainsi que les demandes client sont donc prises en compte sur ce même serveur. Il est donc inutile de conserver un serveur « Client Access ».

Le serveur de transport Edge reste un serveur de second rôle dans la version actuelle d’Exchange. Ce dernier est installé séparément en général dans un réseau placé en amont, aussi appelé Demilitarized Zone (DMZ), et sert de protection supplémentaire dans la transmission d’email entre le réseau local et Internet à travers des règles de flux emails et anti-spams. Une architecture Exchange classique se compose par conséquent d’un serveur de transport Edge et d’un nombre quelconque de serveurs spécialisés Mailbox organisés dans un groupe de données disponibles (Database Availability Group, DAG). La répartition de la charge des flux est effectuée avec un load balancer.  

L’accès au mailbox-server se fait en général via le programme client Outlook, sur l’application Web Outlook ou encore depuis un appareil mobile. Les fonctions du serveur Microsoft Exchange sont aussi disponibles sous Linux grâce au logiciel Evolution. Vous pouvez utiliser MAPI (Messaging Application Programming Interface) afin de centraliser la communication avec les programmes client Windows. Sous Mac OS X, on utilise dans le même but EWS (Exchange Webservices). Les protocoles de transmission correspondants sont RPC (Remote Procedure Call) ou HTTP (Hypertext Transfer Protocol).

Tandis que les requêtes des clients accèdent directement aux serveurs spécialisés Mailbox de la structure d’Exchange depuis un réseau local ou externe par l’intermédiaire d’un load balancer, les emails qui passent par un serveur SMTP externe passent tout d’abord par le serveur de transport Edge avant d’être transmis au load balancer et donc aux serveurs Mailbox spécialisés. Le graphique ci-dessous vous indique l’architecture classique d’Exchange (version 2016) :

L’étendue des fonctions d’Exchange Server 2016

Le serveur Exchange a initialement été conçu comme système d’emails mais il a depuis été étoffé par Windows pour devenir la solution groupware performante que l’on connaît aujourd’hui. La version d’Exchange Server 2016 parue en octobre 2015 comprend les fonctionnalités suivantes :

  • E-Mail (POP, IMAP, SMTP)
  • Fonction calendrier et rendez-vous
  • Gestion des tâches
  • Contacts
  • Carnet d‘adresses
  • Notes
  • Accès email mobile (ActiveSync)
  • Filtre anti-spam (Intelligent Message Filter (IMF), SmartScreen)
  • Filtre antivirus
  • Antivirus API pour les fournisseurs tiers
  • Authentification basée sur des certificats
  • dentification de l’ID de l‘expéditeur
  • Cryptage via Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions (S/MIME)
  • Autorisations, listes noires, listes blanches
  • Application Web Outlook
  • Accès Web aux fonctions du serveur
  • Prévention de perte de données
  • Vérification orthographique
  • Fonctions de recherche étendues

Les données stockées sur les mailbox server peuvent être classées dans des fichiers publics ou privés. En outre, l’intégration d’Exchange aux produits Microsoft OneDrive et SharePoint facilite le travail en groupe et le rend plus confortable.

Note

Microsoft prévoit d’assurer le support pour Exchange 2016 jusqu’en octobre 2025.

Les alternatives à l’Exchange Server les plus populaires, présentant un spectre similaire de fonctions similaire, sont Open-Xchange, IBM Notes, Zimbra, Zarafa et Scalix.

Nouveautés dans Microsoft Exchange 2019

En octobre 2018, Microsoft a introduit la nouvelle version d'Exchange : la version 2019 a surtout progressé en termes de sécurité et de performance. Par exemple, Exchange supporte maintenant Windows Server Core. L’installation minimaliste du serveur offre moins d’opportunités aux cyber-attaquants de devenir actifs. De plus, les administrateurs dans l’environnement allégé courent moins le risques d’intégrer des erreurs que les attaquants pourraient utiliser comme une passerelle. L’autre innovation importante en matière de sécurité est que désormais, l’accès à la gestion d’Exchange depuis l’extérieur peut être bloqué directement.

Microsoft a amélioré la performance, par exemple en optimisant considérablement la recherche. Ceci s’accompagne d’un basculement (failover) beaucoup plus rapide. En outre, Microsoft Exchange prend désormais également en charge le matériel moderne : 256 Go peuvent être utilisés comme RAM et 48 cœurs de processeur peuvent être utilisés en parallèle.

De nouvelles fonctions ont également été introduites pour les utilisateurs finaux, en nombre réduit mais utiles. Dans le même temps, une caractéristique importante pour certaines entreprises a été perdue :

Nouveautés

Supprimé

Do Not Forward : cette fonction permet uniquement au créateur d’un événement du calendrier d’inviter d’autres utilisateurs.

La fonction Unified Messaging est éliminée (au profit de Skype for Business)

Poursuite du développement de Out of Office : création d’entrées de calendrier qui indiquent que l’utilisateur est absent.

 

Les adresses email avec des caractères spéciaux non anglais ne sont plus un problème.

 

Les administrateurs peuvent supprimer les événements du calendrier créés par d'anciens salariés.

 

Conseil

Vous pouvez retrouver de plus amples informations dans notre article détaillée sur Microsoft Exchange 2019.

Editions de produits

Microsoft Exchange Server propose deux éditions aux utilisateurs : Standard et Entreprise. Celles-ci se réfèrent non seulement à la licence du serveur, mais aussi aux licences d’accès client. Tandis que les éditions de la licence serveur concernent la solution groupware, les licences d’accès aux clients (CAL) se différencient par certaines caractéristiques et performances :

Licence Serveur

Utilisation

Standard

Accès à une limite de cinq bases de données de boîtes de réception

Enterprise

Accès à une limite de 100 bases de données de boîtes de réception

Licences d’accès aux Clients (CAL)

Utilisation

Standard-CAL

Accès aux fonctions standards comme l’email, le calendrier et les contacts

Enterprise-CAL

Accès aux fonctionnalités Entreprise comme Unified Messaging (interface unique pour différents modes de messagerie, dont la messagerie vocale, et différents medias de communication), Sécurité de la messagerie (spam, virus) et archivage intégré pour éviter les pertes de données

Avec un CAL, vous obtenez une licence soit pour un appareil précis, soit pour un utilisateur isolé. L’acquisition d’un CAL Entreprise présuppose l’obtention des fonctionnalités d’un CAL standard.

Tandis que la licence serveur standard s’adresse à des petites entreprises, Microsoft cible aussi les grandes organisations avec la licence Entreprise.