Alternatives à Microsoft Access : 3 programmes équivalents gratuits

Le traitement de données constitue l’un des aspects importants de la vie professionnelle. Qu’il s’agisse d’un registre de clients, d’un répertoire privé, de la comptabilité ou d’un inventaire, nos données sont en plus digitalisées, et il est essentiel de les organiser et de les gérer de la façon la plus rapide, claire et flexible possible. C’est ce que permet un système de gestion de données, ou DBMS, de l’anglais database management system, conçu pour classer et présenter les données selon des caractéristiques précises (par exemple classer des contacts par code postal, ou un stock en fonction d’un code produit)

Microsoft Access, aussi appelé MS Access, est une DBMS largement répandue. Le programme, utilisé tant par des petites à moyennes entreprises que par des particuliers, est adapté pour un traitement de données à échelle humaine. Il présente un avantage par rapport à d’autres programmes, puisqu’il ne requiert aucune connaissance en programmation. Outre MS Access, il existe d’autres programmes de gestion de données testés et approuvés, qui permettent de travailler de façon similaire. La plupart d’entre eux sont également compatibles avec d’autres systèmes d’exploitation, comme macOS ou GNU/Linux. Certains sont même des alternatives gratuites à Microsoft Access. Nous vous présentons ici trois des meilleures alternatives à Microsoft Accès, disponibles en téléchargement gratuit.

Pourquoi les alternatives à Access sont-elles nécessaires ?

Pourquoi trouver une alternative à Microsoft Access ? Sa popularité laisse en effet à penser qu’il s’agit d’un DBMS sophistiqué. Il présente aussi des avantages certains, puisqu’il est adapté tant aux débutants qu’aux utilisateurs avancés. Toutefois, c’est un programme payant et disponible seulement sous Windows.

Propriétés de MS Access

Microsoft Acces est un système de gestion de base de données relationnelle, ou RDBMS (de l’anglais relational database management system) : c’est un service conçu pour la saisie, l’enregistrement, le traitement, l’exploitation et la présentation des données. Le modèle de base de données relationnelle utilisé par le logiciel est la forme la plus utilisée pour les systèmes de gestion de données. Le RDBMS permet de connecter entre elles les données de deux tableaux différents.

Le programme est doté d’une interface graphique pour la gestion des données. Ce frontend permet non seulement d’extraire les données, mais aussi de les modifier ou d’en ajouter. MS Access sauvegarde par défaut les enregistrements dans son backend grâce à Microsoft Jet. Microsoft Access peut toutefois être relié à des bases de données utilisant SQL : dans ce cas le programme fonctionne uniquement comme un frontend/GUI.

Contrairement aux systèmes de gestion de données qui fonctionnent selon le principe client-serveur (comme MySQL ou MariaDB, PostgreSQL, Microsoft SQL Server, Oracle Database etc.), Microsoft Access est un système de gestion de données pour bureau. Ceci signifie qu’avec MS Access, il n’est pas nécessaire de disposer d’un serveur connecté à Internet pour travailler sur une base de données.

Il est possible de créer entièrement des bases de données sur une application de bureau. Il est aussi possible de travailler sur une application Web, mais il faut qu’elle soit hébergée sur une application Web SharePoint de Microsoft. Cette option présente moins de fonctionnalités qu’une application de bureau.

Peu importe si l’on travaille sur une application de bureau ou sur Web, les données créées sous MS Access sont enregistrées sur un seul et même fichier (en format .mdb ou .accdf, plus récent). C’est ici que se situe la différence entre systèmes de gestion de données pour le bureau (comme MS Access) et systèmes de gestion de données de serveur (comme MySQL ou MS SQL Serveur) : un DBMS serveur ne crée pas en général un seul fichier pour chaque base de données, mais un dossier complet, dans lequel le contenu et la forme d’une base de données sont séparés dans plusieurs fichiers différents.

Avantages de MS Access

Le programme est particulièrement adapté aux débutants en gestion de base de données. Dans la mesure où aucune connaissance en programmation n’est nécessaire, il est facile de créer des bases de données simples grâce à l’interface graphique. La tâche est facilitée par de nombreux assistants et modèles, par exemple pour administrer les contacts, les actifs et les projets. Il est toutefois possible de définir librement les champs et d’adapter les caractéristiques des modèles à des objectifs spécifiques. MS permet donc de créer, modifier et relier facilement des rapports de données et des tableaux. Si l’on souhaite l’utiliser pour créer des applications extensives, il n’échappe toutefois pas à la programmation VBA (de l’anglais Visual Basic for Applications). Là encore, il requiert en général un effort moins important qu’avec d’autres systèmes de gestions de données. Grâce à l’utilisation de macros, il est possible d’automatiser de nombreuses tâches relativement facilement (une programmation « légère » en quelque sorte).

La création et la gestion de suite de données, mais aussi leur analyse, est souvent plus facile qu’avec d’autres systèmes de gestion de bases de données. Grâce à l’aide de nombreuses fonctionnalités d’assistance, il est en effet très simple d’analyser des bases déjà existantes, d’extraire des données selon des modalités spécifiques et de créer des rapports.

L’enregistrement de la base de MS Access sur un seul et même fichier permet de la partager avec d’autres utilisateurs ou de la stocker sur d’autres supports facilement. Si vous souhaitez utiliser la base de données dans un autre DBMS ou ouvrir d’autres fichiers dans MS Access, il est possible d’utiliser différentes interfaces. Outre les différents formats MS Office (comme Excel par exemple), Il est en effet possible d’importer et d’exporter divers formats de fichiers, notamment des bases de données ODBC (MySQL, Microsoft SQL Server, PostgreSQL etc.), ainsi que des documents HTML et XML. Il est donc très simple de transférer des fichiers d’un programme à l’autre.

Inconvénients de MS Access

La simplicité du programme a toutefois un prix. Le système de base de données de MS Access est bien moins puissant que celui d’une base de serveur : MS Access est plus adapté à la mise en œuvre de bases de données légères, ne comprenant pas des centaines de milliers d’entrées (pour lesquelles il vaut mieux utiliser un serveur DMBS). Le traitement d’une grande quantité de données est assez long avec MS Access, notamment au niveau du temps de chargement. C’est l’inconvénient d’un système reposant sur un seul et unique fichier, puisqu’à chaque ouverture de la base de données, il faut charger le fichier entier : plus il est long, plus le temps d’attente est important. Le programme est également limité en ce qui concerne l’espace de la base de données, puisque le fichier ne peut pas dépasser 2 GB. Toutefois, si l’on n’utilise pas une grande quantité d’images ou d’autres fichiers lourds, cette limite ne devrait en pratique pas poser de problème.

La palette de fonctionnalités est aussi considérablement réduite par rapport à un serveur DBMS. De même, le programme présente des manques par rapport à des DBMS basés sur SQL. Tout d’abord, le SQL standard fonctionne avec des concepts d’autorisations très différents de ceux de MS Access. Par ailleurs, le programme de Microsoft présente quelques problèmes de lenteur en cas d’utilisation simultanée par plusieurs personnes : il suffit de quelques utilisateurs seulement pour rendre le programme significativement plus lent, et il atteint ses limites à partir de dix utilisateurs simultanés.

MS Access n’est disponible que pour les systèmes fonctionnant sous Windows, et faisait jadis partie de la suite Microsoft Office. Avec le lancement d’une version cloud de la suite Office, il fait maintenant partie de plusieurs packs Office 365. De plus, il est aussi possible d’acheter uniquement le programme. Les utilisateurs qui ont installé une version classique de MS Office sur leur ordinateur Windows (et non la version Cloud d’Office 365) ont de la chance : dans la mesure où Microsoft n’a apporté aucun changement majeur au programme depuis longtemps, à part la version récente de 2016, les versions 2010 et 2013 sont parfaitement adaptées à un traitement de base de données classique.

Microsoft Access: aperçu des avantages et des inconvénients

Avantages Inconvénients
Grâce à son interface graphique complète, MS Access est idéal pour créer, gérer et analyser rapidement des bases de données, mais aussi pour créer facilement des rapports Par rapport à un système de base de données fonctionnant sur le modèle client-serveur, MS Access est plus instable, conçu pour traiter seulement un certain volume de données et des requêtes spécifiques, et offre beaucoup moins de fonctionnalités
Le programme est conçu pour tous les niveaux : débutants comme utilisateurs avancés peuvent travailler sur MS Access. Grâce aux macros, il est possible de combiner plusieurs commandes, comme automatiser certaines tâches, sans connaissance en programmation Comme les informations d’une base de données sont enregistrées sur un seul et même fichier, MS Access présente des capacités et des performances limitées. Le traitement de gros fichiers ralentit considérablement le programme et le rend assez instable (surtout à partir de fichiers d’environ 1 GB). De plus, les fichiers ne peuvent excéder un poids de 2 GB
Manipulation facile et simple à apprendre ; l’assistance permet de comprendre de nombreuses fonctionnalités L’utilisation simultanée par plusieurs personnes n’est possible qu’avec un programme additionnel, et assez limitée
Il est possible de réaliser des bases de données sous forme d’application en utilisant une application SharePoint Web La performance baisse considérablement lorsque plusieurs utilisateurs ont un accès simultané à la même base de données
Nombreuses options d’export et d’import vers d’autres systèmes de banques de données et vers MS Office grâce à ODBC. Payant et disponible seulement sous Windows
Très utilisé comme composant de Microsoft Office  

Quelles sont les alternatives à Microsoft Access

En tant que DBMS de bureau, Microsoft Access n’offre évidemment pas les mêmes opportunités qu’un système de gestion de bases de données fonctionnant avec un serveur. Mais MS Access ne cherche pas à concurrencer ce type de programme, d’abord parce que les DBMS pour serveurs correspondent à une gamme bien spécifique de produits sur l’échelle des systèmes de gestion de bases de données, et s’adressent à un public différent, puisque l’installation et l’utilisation, de même que le serveur connecté, requièrent une maitrise de SQL. Par ailleurs, Microsoft propose également sa propre version de système de gestion de base de données sur serveur, avec MS SQL Server : MS Access est donc conçu comme un outil destiné à des utilisateurs moins chevronnés.
Pour trouver une alternative à MS Access, il est nécessaire de comparer le programme à d’autres DBMS de bureau. FileMaker est l’un des programmes alternatifs les plus utilisés, fonctionnant sous Windows, macOS et même iOS. Filemaker est toutefois payant ; il ne s’agit donc pas d’une alternative gratuite à MS Access. Nous vous présentons ici trois programmes non seulement gratuits, mais qui peuvent également être utilisés sans connaissance en SQL. C’est ce qui les distingue de systèmes open-source tels que MySQL, MariaDB ou PostgreSQL. Tout comme MS Access, ces logiciels ne sont pas conçus pour être utilisés avec un large volume de données, car la base de données n’est également stockée sur un seul et même fichier.

Base (inclus dans LibreOffice et Apache OpenOffice)

LibreOffice et Apache OpenOffice sont connues pour imiter les programmes de la suite Office et les proposer gratuitement ; base est l’alternative à Microsoft Access. Les fonctionnalités et les propriétés de LibreOffice Base et OpenOffice Base sont très similaires. Ce n’est pas étonnant, dans la mesure où, depuis 2010, LibreOffice est distribuée en tant que branche d’OpenOffice, et que les deux programmes officiels sont basés sur le même code source. Des mises  jour sont régulièrement publiées pour LibreOffice.

Base est un RDBMS basé sur Java, similaire à son modèle MS Access sur de nombreux points : il fonctionne avec une interface utilisateur graphique et propose les mêmes fonctions de base pour la création et la gestion de bases de données. Des assistants sont également disponibles pour vous aider avec l’utilisation de certaines fonctionnalités.

Base diffère toutefois de son modèle Microsoft sur de nombreux points, tout comme les autres programmes de LibreOffice et OpenOffice imitant Word, Excel ou PowerPoint. Base contient notamment moins de fonctionnalités avancées que MS Access, et son utilisation est parfois plus compliquée. Les utilisateurs habitués à travailler avec MS sont particulièrement susceptibles de rencontrer des problèmes de manipulation, notamment en ce qui concerne les macros et les rapports, beaucoup plus difficiles à mettre en œuvre. La gamme de fonctionnalités de Base est toutefois impressionnante, surtout dans la mesure où il s’agit d’un programme gratuit.

Le backend de Base fonctionne en HSQLDB (de l’anglais Hyper Structured Query Language Database), qui peut être utilisé tant pour une base de données au format Base que pour un fichier dBase. Dans la mesure où une base de données HSQL ne permet pas l’écriture conjointe, l’utilisation simultanée de la base par plusieurs personnes n’est pas possible par définition. Toutefois, base est compatible avec des systèmes conçu pour plusieurs utilisateurs, tels que MS Access, MySQL, PostgreSQL ou Adabas D.

L’un des avantages du programme est en effet sa compatibilité avec d’autres bases de données. Grâce aux interfaces ODBC et JDBC, il est facile de connecter Base à de nombreux autres bases de données. Un autre avantage important de Base réside dans sa compatibilité avec de nombreux systèmes d’exploitation, puisqu’il est disponible pour Windows, macOS, GNU/Linux ainsi que pour BSD.

Avantages Inconvénients
Disponible pour Windows, macOS, GNU/Linux, Unix, BSD Présente moins de fonctionnalités que MS Access
Compatible avec les interfaces standard ODBC et JDBC, grâce auxquelles on peut connecter le programme à de nombreuses autres bases de données Les macros et les rapports sont plus difficiles à mettre en place qu’avec MS Office
Compatible avec de nombreux systèmes de banques de données comme MS Access, MySQL, PostgreSQL et Adabas D, grâce auxquelles il est possible de travailler simultanément à plusieurs. Dans sa version application de bureau (en combinaison avec une base de données standard HSQL), Base n’est pas optimisée pour le confort utilisateur : ceci est seulement possible si elle est connectée à une base de données sur serveur correspondant

Kexi (inclus dans la Suite Calligra)

Kexi, fait partie de la Suite Calligra, une suite de logiciels de bureau comparable à Microsoft Office, OpenOffice et LibreOffice, qui comprend également des applications graphiques, comme des logiciels de traitement d’image et de dessin vectoriel. La suite Calligra provient de la suite de bureau KOffice, qui n’existe plus aujourd’hui, et qui avait été conçue pour fonctionner avec des systèmes d’exploitation unix, tels que Linux. La suite Calligra est aujourd’hui disponible également pour Windows et macOs, avec quelques limites toutefois, et Kexi n’y est pas incluse.

Le DBMS est donc disponible seulement pour GNU/Linux, même si une version pour Windows est prévue. Si l’on utilise le programme uniquement en tant que DBMS de bureau, il repose sur une base de données en SQLite. Il est aussi possible d’utiliser une base de données SQL, telle que MySQL, PostgreSQL, Microsoft SQL Server ou dBase. Kexi permet d’importer des fichiers MS Access et dBase.

Les fonctionnalités classiques des DBMS telles que la création et la modification de tableaux, ainsi que les recherches, ne posent aucun problème avec ce programme. Il est aussi possible de créer des formulaires et des reports, bien que ces derniers soient moins détaillés qu’avec MS Access. Il est impossible d’utiliser les macros, bien que cette fonctionnalité soit prévue pour les versions futures. En outre, la version de bureau ne permet pas de travailler à plusieurs utilisateurs simultanément.

Bien que Kexi ne puisse pas rivaliser avec Microsoft Access en ce qui concerne la gamme de fonctionnalités, ce programme permet d’accomplir de nombreuses tâches similaires, d’une manière satisfaisante et aboutie. Si Kexi est tout-à-fait adapté pour créer des carnets d’adresses, des listes de produits et des tableaux simples de ce type, il n’est donc toutefois pas une alternative complète à MS Access.

Avantages Inconvénients
Import de fichiers depuis MS Access et dBase Propose beaucoup moins de fonctionnalités et de possibilités qu’MS Access
Compatible avec des bases de données sur serveur telles que MySQL, PostgreSQL, MS SQL Server et dBase Il n’est pas (encore) possible de travailler avec les macros
  Il n’est pas possible de travailler à plusieurs dans la version de bureau
  Pour l’instant uniquement disponible pour GNU/Linux

Glom

Le programme open-source Glom est aussi un programme relativement ancien parmi les alternatives à Access. Il est disponible pour GNU/Linux et Windows, bien que la version Windows n’ait pas été développée depuis 2010.

Les fonctionnalités et l’interface utilisateur très claires de Glom permettent de créer rapidement des bases de donnés. La palette de fonctionnalités est relativement solide : un groupe de données peut ainsi être extrait grâce à une fonction de recherche, et mis en relation en fonction de critères précis. Le programme offre en outre la possibilité de créer des rapports. Toutefois, le programme offre beaucoup moins de fonctionnalités que MS Access, LibreOffice Base ou OpenOffice Base.

Le format des bases de données créées sous Glom est PostgreSQL. Glom est particulièrement adapté à des petites bases de données, telles que des listes de produits ou de contacts, faciles et rapides à mettre en œuvre. En revanche, il ne s’agit en aucun cas d’une alternative complète à Microsoft Access.

Avantages Inconvénients
Grâce à son interface claire, Glom permet de créer et d’exploiter des bases de données très facilement Le programme présente beaucoup moins de fonctionnalités que MS Access ou Base
  La version actuelle n’est disponible que pour GNU / Linux (la version Windows date de 2010)
  La version de bureau pour Windows ne permet pas de travailler à plusieurs

Conclusion : les alternatives à Microsoft Access peuvent-elles remplacer l’original ?

En fin de compte, il n’existe pour la gestion de bases de données qu’une seule réelle alternative gratuite à Microsoft Access, qui offre quasiment les mêmes possibilités : LibreOffice/OpenOffice Base. Comparé à MS Access, il faut toutefois prendre en compte un certain nombre de limitations, en particulier en ce qui concerne les possibilités de recherche dans la base de données, et la diversité des fonctionnalités d’une manière générale. Par ailleurs, MS Access est un programme comparativement stable et fiable, qui ne plante et ne nécessite des réparations que très rarement.

Glom, et dans une certaine mesure Kexi, sont plus tournés vers une approche de base de données frontend, qui requiert en outre l’installation d’un système de gestion de données avec lequel coopérer. Ceci est utile dans la mesure où cela permet de résoudre des problèmes propres à un système gestion des bases de données de bureau classique, et procure un outil stable et adapté au travail en équipe. Toutefois, ces deux programmes présentent des fonctionnalités et des possibilités si réduites qu’ils sont plus adaptés à un nombre réduit de tâches.

MS Access présente, entre autres, un avantage certain par rapport aux systèmes de gestion de données gratuits et basés sur un fichier : il a fait l’objet d’une longue période de développement en raison de son appartenance passée à la suite Office. Même si seulement peu de fonctionnalités ont été ajoutées dans les versions récentes, le programme a été largement amélioré et débarrassé des erreurs depuis son lancement au début des années 90. FileMaker, également payant, est le seul système de bureau pour la gestion de données qui a bénéficié d’une période de développement plus longue. Pour les utilisateurs recherchant un DBMS de bureau parvenu à maturité et présentant de nombreuses fonctionnalités, il est intéressant d’investir dans un programme tel que MS Access (ou FileMaker pour les utilisateurs de MacOS).

Toutefois, en fonctions de vos besoins et de votre système d’exploitation, les programmes présentés ci-dessus peuvent être parfaitement adaptés. Parmi les alternatives gratuites à Microsoft Access, c’est Base, de LibreOffice et OpenOffice qui propose la plus vaste gamme de fonctionnalités, suivie par Kexi. À l’inverse, en raison de sa mise en page réduite, Glom présente l’interface la plus claire et constitue le programme le plus simple à utiliser. Par ailleurs, le fait que le programme soit compatible avec d’autres systèmes de gestion ou qu’il présente une fonctionnalité complète pour un travail en équipe peut être décisif dans le choix final. Notre aperçu récapitule les caractéristiques des trois systèmes de gestion de bases de données présentés ici.

Aperçu : comparaison entre Microsoft Access et les autres systèmes de bureau

  Système d‘exploitation Simplicité d‘utilisation Gamme de fonctionnalités Import/Export d’autres formats de fichiers Particularités Disponible en français Travail en équipe Gratuit
Microsoft Access Windows Champion des DBMS de bureau. Dispose de nombreuses fonctionnalités et interfaces des autres systèmes Oui Oui (limité) Non
LibreOffice Base/Apache OpenOffice Base Windows, macOS, GNU/Linux Disponible pour la plupart des systèmes d’exploitation. Dispose de nombreuses interfaces d’autres bases Oui Seulement si combiné à un système fonctionnant sur serveur Oui
Kexi GNU/Linux Compatible avec diverses bases de données SQL Oui Seulement si combiné à un système fonctionnant sur serveur Oui
Glom GNU/Linux (et de façon limitée avec Windows) DBMS très clair et facile à utiliser. Adapté à des bases de données simples Oui Pour GNU/Linux seulement si combiné à un système fonctionnant sur serveur Oui