Le cahier des charges fonc­tion­nel : toutes les exigences d’un projet en un coup d’œil

À l’instar du cahier des charges, le cahier des charges fonc­tion­nel apporte une aide con­si­dé­rable pour les projets de vaste envergure im­pli­quant un donneur d’ordre et un exécutant. Lorsque l’exécutant reçoit une mission, il doit répondre du mieux possible aux spé­ci­fi­ca­tions du donneur d’ordre. Dans l’idéal, l’exécutant vérifie également au préalable dans quelle mesure les spé­ci­fi­ca­tions du donneur d’ordre sont réa­li­sables. Dans ce cadre, le cahier des charges et le cahier des charges fonc­tion­nel cons­ti­tuent des atouts précieux. Mais qu’est-ce qu’un cahier des charges fonc­tion­nel exac­te­ment ? Et comment est-il rédigé ?

Le cahier des charges fonc­tion­nel sert à garantir la bonne réa­li­sa­tion d’un projet. Con­trai­re­ment au cahier des charges, il est créé par l’exécutant. Voici une dé­fi­ni­tion du cahier des charges fonc­tion­nel :

Le cahier des charges fonc­tion­nel est souvent utilisé dans le domaine du dé­ve­lop­pe­ment de logiciels, mais de nombreux con­cep­teurs de médias savent également en apprécier les avantages. Le cahier des charges fonc­tion­nel détaille l’ensemble des spé­ci­fi­ca­tions d’un projet. Il est donc re­la­ti­ve­ment vo­lu­mi­neux et sa création est souvent chro­no­phage.

Le cahier des charges est créé par le donneur d’ordre afin d’expliquer les exigences d’un projet à un potentiel exécutant. Il décrit donc pré­ci­sé­ment ce que le donneur d’ordre attend de l’exécutant, qui peut alors se faire sa propre idée des exigences. En pratique, le cahier des charges fonc­tion­nel est une réponse au cahier des charges. Il est établi par l’exécutant et indique la façon dont celui-ci entend réaliser le projet demandé.

Après avoir créé le cahier des charges fonc­tion­nel, l’exécutant le remet au donneur d’ordre qui en examine les détails afin d’évaluer si le projet peut être réalisé con­for­mé­ment à ses souhaits. La plupart du temps, des mo­di­fi­ca­tions mineures peuvent être ajoutées et con­sig­nées dans le détail par écrit. Si les deux parties sont sa­tis­faites, le projet peut commencer.

Le cahier des charges fonc­tion­nel ne dispose d’aucune structure imposée par la lé­gis­la­tion : l’en­tre­prise a donc carte blanche en ce qui concerne la structure. Néanmoins, certains contenus ont prouvé leur utilité. Il est par exemple essentiel de nommer toutes les équipes in­ter­ve­nantes et d’indiquer les exigences de base pour la mise en œuvre du projet.

Il est d’autre part important d’intégrer une des­crip­tion du dé­rou­le­ment global du projet avec tout ce qui s’y rattache. La structure suivante a fait ses preuves. Vous pouvez l’utiliser comme modèle/exemple de cahier des charges fonc­tion­nel ou l’adapter pour cor­res­pondre à vos exigences.

Cahier des charges fonc­tion­nel : exemple

1. In­tro­duc­tion

Outre la dé­sig­na­tion explicite de l’exécutant et du donneur d’ordre, cette section devrait également comporter une brève des­crip­tion du projet. Présentez le contenu du projet et le résultat final attendu. Il est essentiel qu’une personne qui entend parler du projet pour la première fois puisse com­prendre de quoi il s’agit.

2. Mission

Il convient main­te­nant de formuler la mission. Suivez ici la des­crip­tion de l’in­tro­duc­tion et ap­pro­fon­dis­sez avec des ex­pli­ca­tions, décrivez les étapes-clés ainsi que les con­di­tions-cadres et, le cas échéant, les par­ti­cu­la­ri­tés du projet.

3. Systèmes ou produits déjà existants

Le donneur d’ordre a-t-il déjà exécuté des systèmes ou des produits éven­tuel­le­ment liés au projet ne devant plus être réalisés par l’exécutant ? Si de tels systèmes ou produits s’avèrent né­ces­saires à la réa­li­sa­tion du projet, indiquez-les également dans le cahier des charges fonc­tion­nel.

4. Équipes et in­ter­faces

Nommez de façon aussi précise que possible les personnes par­ti­ci­pant au projet et indiquez où se situent les in­ter­faces. Précisez également les moyens de com­mu­ni­ca­tion dans cette section.

5. Con­di­tions-cadres

Vous pouvez indiquer par exemple, dans cette rubrique du cahier des charges fonc­tion­nel, le temps d’exécution total du projet. Décrivez également les horaires de travail prévus.

6. Spé­ci­fi­ca­tions tech­niques

Indiquez ici ce dont vous avez besoin pour la réa­li­sa­tion du projet, par exemple le matériel in­for­ma­tique et les logiciels. Il est également pertinent de lister dans cette section les équi­pe­ments qui vous seront né­ces­saires pour telle ou telle tâche.

7. Analyse des problèmes

Résumez les prin­ci­paux problèmes auxquels vous pensez devoir faire face. Il est tout par­ti­cu­liè­re­ment important de formuler dès à présent une approche de solution pour les problèmes les plus vrai­sem­blables afin de gagner du temps ul­té­rieu­re­ment. Pensez également aux problèmes peu vrai­sem­blables.

8. Qualité

Quelles sont vos exigences en termes de qualité ? Décrivez également quel contrôle qualité vous prévoyez.

9. Évolution du projet

Décrivez pré­ci­sé­ment à quel moment vous réa­li­se­rez telle ou telle partie du projet et l’or­ga­ni­sa­tion globale du projet.

Cette liste est un simple exemple de ce à quoi un cahier des charges fonc­tion­nel peut res­sem­bler. À l’occasion, des projets de nature dif­fé­rente pourront né­ces­si­ter d’ajouter ou de supprimer certains points. Il est essentiel que le cahier des charges et le cahier des charges fonc­tion­nel s’accordent et se com­plè­tent.

Le plus important dans un cahier des charges fonc­tion­nel est d’être aussi précis que possible. Décrivez tous les processus et veillez à toujours avoir une vue d’ensemble détaillée en tant qu’exécutant. Si vous avez des questions ouvertes, cherchez des réponses. Si vous êtes dans une impasse, trouvez une solution avec le donneur d’ordre. L’objectif du cahier des charges fonc­tion­nel est de contrôler les spé­ci­fi­ca­tions du cahier des charges. Par ailleurs, la mise en œuvre devra être planifiée pré­ci­sé­ment pour ne pas avoir de mauvaises surprises.

Notez toutefois qu’il est toujours possible que quelque chose s’intercale. Aussi, laissez un peu de marge pour des mo­di­fi­ca­tions et ajus­te­ments.

Dans vos for­mu­la­tions, veillez à utiliser un langage com­pré­hen­sible et à éviter, si possible, les termes tech­niques. En effet, le cahier des charges fonc­tion­nel sera lu par dif­fé­rentes personnes, qui ne disposent pas toutes de con­nais­sances tech­niques ap­pro­fon­dies.

Les re­pré­sen­ta­tions gra­phiques sont idéales pour présenter des contenus complexes de façon com­pré­hen­sible. Utilisez des dia­grammes, des tableaux ou des cartes heu­ris­tiques pour rendre les in­for­ma­tions es­sen­tielles aussi ac­ces­sibles que possible.

Évitez les in­di­ca­tions générales, portant par exemple sur les délais ou les coûts. Elles pour­raient entraîner de graves dé­sac­cords par la suite. Moins vos for­mu­la­tions lais­se­ront de place à l’in­ter­pré­ta­tion, mieux ce sera.

Un cahier des charges fonc­tion­nel est utile pour gagner du temps lors de la réa­li­sa­tion d’un projet. Il facilite la com­mu­ni­ca­tion et la né­go­cia­tion entre l’exécutant et le donneur d’ordre. Lorsque vous élaborez un cahier des charges fonc­tion­nel, vous apprenez bon nombre de choses sur le projet à venir. S’il est formulé de façon claire et détaillée en s’appuyant sur le cahier des charges, le cahier des charges fonc­tion­nel sera un atout majeur pour votre projet.