Intranet : dé­fi­ni­tion et ap­pli­ca­tions possibles

Chaque en­tre­prise per­for­mante se ca­rac­té­rise par une com­mu­ni­ca­tion fluide et efficace. Cela semble pourtant être un véritable défi à relever au début, par­ti­cu­liè­re­ment dans le cas des grandes en­tre­prises ou or­ga­ni­sa­tions. Clarifier tout par email ou par téléphone n’est en effet pas toujours la meilleure solution. Si, par exemple, les employés sou­hai­tent échanger des fichiers ou les stocker de manière cen­tra­li­sée, visiter les sites Web internes de l’en­tre­prise ou mettre à dis­po­si­tion des in­for­ma­tions et autres contenus, un point d’accès uniforme est alors avan­ta­geux pour tous les salariés. Un Intranet est un réseau central dans lequel les employés peuvent non seulement échanger des in­for­ma­tions, mais aussi utiliser des logiciels partagés.

Le grand avantage est qu’un Intranet est toujours un réseau in­for­ma­tique in­dé­pen­dant pour la com­mu­ni­ca­tion interne de l’en­tre­prise. Cela permet une trans­mis­sion de données par­ti­cu­liè­re­ment sûre. Tous les uti­li­sa­teurs autorisés peuvent se connecter à l’Intranet, utiliser toutes les ap­pli­ca­tions et com­mu­ni­quer aisément entre eux. De cette façon, le flux de travail est simplifié à dif­fé­rentes étapes. Mais comment mettre en place un Intranet ? Comment fonc­tionne-t-il exac­te­ment et quels sont ses avantages ?

Le mot « intranet » est composé du latin « intra » (intérieur) et de l’anglais « net ». L’ensemble signifie donc « réseau interne ». L'In­tra­net est un réseau in­for­ma­tique auquel seul un groupe restreint de personnes peut accéder. Bien qu’il repose sur les mêmes normes que l’Internet public, un Intranet n’est pas ac­ces­sible au public, con­trai­re­ment à l’Internet. Il est en effet utilisé au sein des en­tre­prises ou des or­ga­ni­sa­tions comme un Intranet d’en­tre­prise. Les uti­li­sa­teurs ont la pos­si­bi­lité d’y accéder de n’importe où, à la fois au sein de l’en­tre­prise et via une connexion VPN.

Un Intranet re­pré­sente la base et l’in­fras­truc­ture de la com­mu­ni­ca­tion interne d’une société. L’objectif principal du réseau est de rendre la vie pro­fes­sion­nelle quo­ti­dienne plus efficace et de créer une coo­pé­ra­tion optimale. L’avantage d’un Intranet sur un réseau public est la sé­cu­ri­sa­tion des données ; c’est un facteur d’une im­por­tance capitale. Étant donné que les données échangées sur un Intranet n’at­teig­nent pas l’Internet public, un tel réseau interne offre donc une pro­tec­tion suf­fi­sante contre un accès non autorisé de l’extérieur.

Les en­tre­prises, or­ga­ni­sa­tions, as­so­cia­tions, musées, fon­da­tions et autres ins­ti­tu­tions publiques bé­né­fi­cient des avantages d’un Intranet. Mais tous les réseaux ne sont pas iden­tiques. La question « Qu’est-ce qu’un intranet ? » est définie par chaque en­tre­prise ou or­ga­ni­sa­tion elle-même. Les domaines d’ap­pli­ca­tion suivants il­lustrent bien la flexi­bi­lité de l’Intranet :

• Accès aux ap­pli­ca­tions : l’Intranet re­pré­sente l’ensemble des ap­pli­ca­tions Web utilisées en interne et permet donc d’y accéder.
• Création d’une synthèse : il combine les fichiers dans une archive à laquelle tous les employés ont accès. Il peut s’agir d’un serveur de fichiers ou bien d’un serveur de base de données.
• Or­ga­ni­sa­tion des tâches quo­ti­diennes : il permet une col­la­bo­ra­tion facile grâce à des ca­len­driers, des listes, des objectifs ou des plans partagés.
• Échanger des messages : il assume la fonction d’un tableau noir. Les dé­par­te­ments ou les employés peuvent laisser dessus des messages et des notes.

De nom­breuses en­tre­prises combinent plusieurs de ces ap­pli­ca­tions ou d’autres pour créer des réseaux privés complexes qui peuvent fonc­tion­ner avec une variété d’ap­pli­ca­tions utiles.

Les uni­ver­si­tés, par exemple, utilisent un Intranet pour donner aux pro­fes­seurs et as­sis­tants ainsi qu’aux étudiants la pos­si­bi­lité de partager des fichiers de bi­blio­thèque tels que des prêts nu­mé­riques ou d’autres données uni­ver­si­taires internes. En utilisant un client VPN, cela fonc­tionne également à partir d’autres lieux comme chez soi. Cela simplifie d’une part la pré­pa­ra­tion des sé­mi­naires et des con­fé­rences ; d'autre part, cela réduit l’effort né­ces­saire pour se procurer des articles et des livres per­ti­nents sur un sujet, à condition toutefois qu’ils soient dis­po­nibles sous forme numérique.

Si vous voulez com­prendre le fonc­tion­ne­ment d’un Intranet, vous devez d’abord étudier et com­prendre sa dif­fé­rence par rapport à Internet ou au réseau local (LAN). Un réseau local est la base technique de l’Intranet. Alors que les in­ter­nautes com­mu­ni­quent pu­bli­que­ment, l’Intranet est isolé du monde extérieur et uni­que­ment ac­ces­sible par des personnes définies et sé­lec­tion­nées. En général, cependant, un Intranet fonc­tionne exac­te­ment comme l’Internet, puisqu’un Intranet intègre des ap­pli­ca­tions Web.

Un LAN (Local Area Network) met en réseau les or­di­na­teurs à l'in­té­rieur d’un bâtiment. Un seul PC est connecté à Internet. Le routeur est le point d’accès central pour les autres appareils. Pour les grands réseaux, il existe également des serveurs internes. Un Intranet met en œuvre un réseau privé basé sur les PC connectés à un réseau local. Cependant, l’intranet est prin­ci­pa­le­ment basé sur un serveur central. Il prend en charge tous les pro­to­coles Internet courants et standards. Il s'agit notamment du protocole TCP/IP (Trans­mis­sion Control Protocol/Internet Protocol) et du protocole HTTP/HTTPS (Hypertext Transfer Protocol). Ils assurent la base de l’échange de données sur l’Intranet en assurant l’éta­blis­se­ment d’une connexion et la pro­tec­tion contre la perte de données.

Diverses ap­pli­ca­tions Intranet clas­siques sont basées sur ces pro­to­coles. Cela comprend les sites Web, les emails, les Chats, les forums ou encore les bases de données. Outre l’échange de données ou de documents, des magazines spé­ci­fiques destinés aux employés ou des rè­gle­ments internes à l’en­tre­prise sont souvent publiés sur un Intranet.

Le LAN couple donc plusieurs or­di­na­teurs sur lesquels un Intranet est réalisé. À l'aide de logiciels tels que Microsoft Sha­re­point, Slack, IBM, Sa­les­force ou Oracle, un expert ajoute à l’Intranet des services Web sup­plé­men­taires qui sont gé­né­ra­le­ment utilisés de la même manière que sur l'In­ter­net public. En principe, un Intranet est donc comme une version réduite d'In­ter­net. Il permet, entre autres, les domaines d’ap­pli­ca­tion suivants :

• Il fournit des serveurs Web pour publier des in­for­ma­tions et des messages.
• Il permet l’accès aux systèmes back-end.
• Il intègre des na­vi­ga­teurs Web internes.
• Il assure l’échange d’emails au sein de l’en­tre­prise et via Internet.
• Il autorise la création et l’uti­li­sa­tion de sites Web privés.
• Il constitue une base sécurisée pour les con­fé­rences té­lé­pho­niques.
• Il sert de base à l’échange d’in­for­ma­tions via une base de données à laquelle toutes les personnes au­to­ri­sées ont alors accès.

Lorsque des données sont échangées et que des ap­pli­ca­tions Web internes sont utilisées, des normes de sécurité élevées sont alors in­dis­pen­sables. Il existe diverses tech­no­lo­gies qui peuvent être utilisées pour sécuriser un Intranet. Cela peut être par exemple un serveur Proxy. Ainsi, seul le serveur central du réseau a accès à Internet : le serveur proxy. Cela peut être un or­di­na­teur, par exemple. Si les uti­li­sa­teurs d’autres or­di­na­teurs sou­hai­tent accéder à Internet à partir du réseau, ils ne peuvent donc le faire que via une connexion sécurisée au serveur Proxy.

Le plus souvent, cependant, les experts utilisent des pare-feu pour sécuriser un Intranet. Un pare-feu sert à protéger le réseau de l’en­tre­prise contre les accès externes in­dé­si­rables et à le protéger de manière globale. Il est in­té­res­sant de noter qu’un Intranet ne doit pas né­ces­sai­re­ment être connecté à Internet pour fonc­tion­ner. Si les uti­li­sa­teurs de l’Intranet ont besoin d’un accès à Internet, cela peut être réalisé à tout moment via une connexion sécurisée. D’autre part, l’accès au réseau interne depuis l’extérieur n'est pas possible pour les uti­li­sa­teurs qui se trouvent sur le réseau Internet. Des pare-feu in­ter­mé­diaires décident quels uti­li­sa­teurs ont accès et à qui l’accès doit être refusé. Une autre tech­no­lo­gie utilisée pour sécuriser un Intranet est la zone dé­mi­li­ta­ri­sée qui est installée cor­rec­te­ment par un expert et offre ainsi des con­di­tions de sécurité optimales. Elle sert de zone tampon entre le LAN et Internet. Les zones dé­mi­li­ta­ri­sées possèdent aussi des pare-feu à leurs entrées et sorties qui ré­gle­men­tent stric­te­ment l’accès aux données au sein même du réseau.

Deux pare-feu sont gé­né­ra­le­ment utilisés dans les zones dé­mi­li­ta­ri­sées : un pare-feu est connecté entre le réseau public (c’est-à-dire Internet) et la zone tampon dé­mi­li­ta­ri­sée. Un autre pare-feu est situé entre la DMZ et l’Intranet (c'est-à-dire le LAN) et les ap­pli­ca­tions Internet con­fi­gu­rées en interne.

Si les employés sou­hai­tent accéder à l’Intranet à l’extérieur de l’en­tre­prise, ils peuvent également créer dans ce but un Virtual Private Network, c’est-à-dire une connexion VPN. Via l’Internet public, un réseau virtuel est mis en place sous la forme d’un canal isolé par lequel les employés peuvent accéder à l’Intranet interne de l’en­tre­prise à l’aide d’un accès sécurisé. Toutes les in­for­ma­tions trans­mises sont chiffrées afin de s’assurer qu’aucune faille de sécurité ne se produise. A chaque accès, l’uti­li­sa­teur doit en outre s’au­then­ti­fier en entrant son mot de passe défini préa­la­ble­ment. On peut imaginer une telle connexion sécurisée comme un tunnel à travers lequel il est possible de se protéger des autres uti­li­sa­teurs du réseau public.

L’ins­tal­la­tion et la mise en œuvre technique d’un Intranet nécessite une personne possédant l’expertise adéquate. Il est en effet important d’installer cor­rec­te­ment un Intranet afin d’éviter les failles de sécurité ou des accès non autorisé au réseau interne. Deux types de portails basés sur un Intranet sont en­vi­sa­geables : les portails d’en­tre­prise ou ceux qui sont orientés processus. Vous mettez ainsi à dis­po­si­tion toutes les ap­pli­ca­tions né­ces­saires au sein de votre en­tre­prise.

• Portails d’en­tre­prise : les portails d’en­tre­prise con­vain­quent par une interface uniforme dans laquelle les uti­li­sa­teurs peuvent accéder aux dif­fé­rentes ap­pli­ca­tions Intranet. Surtout si un Intranet contient de nom­breuses ap­pli­ca­tions pour les uti­li­sa­teurs, la version en­tre­prise est la meilleure, car elle est très lisible. Les employés d’une en­tre­prise peuvent voir toutes les ap­pli­ca­tions intégrées en un coup d’œil. Dans la plupart des cas, l’uti­li­sa­teur accède à la pla­te­forme via un na­vi­ga­teur Web. L’avantage est que les uti­li­sa­teurs n’ont à se connecter qu’une seule fois au portail Intranet sé­lec­tionné au lieu de devoir se connecter à chaque ap­pli­ca­tion.
• Les portails spé­cia­li­sés dans les processus d’affaires se con­centrent prin­ci­pa­le­ment sur les processus qui sont traités sur une base régulière. Ceci inclut, par exemple, le décompte des frais de dé­pla­ce­ment ou les commandes. Les processus sont gé­né­ra­le­ment mis en œuvre par le biais d’ap­pli­ca­tions séparées. Con­trai­re­ment au portail d’en­tre­prise, ils ne sont pas intégrés au portail lui-même.

Par con­sé­quent, toute personne qui envisage de créer un Intranet pour son en­tre­prise doit contacter un expert approprié, à moins d’être en mesure de mettre en place tout seul un Intranet. En plus de la con­fi­gu­ra­tion technique, il est également important que l’ad­mi­nis­tra­teur attribue tous les droits d’accès né­ces­saires. Pour la mise en place d’un Intranet, il convient donc de répondre aux questions suivantes :

• Quelles personnes doivent être im­pli­quées ?
• Qui sera res­pon­sable de l‘éta­blis­se­ment des documents et de la dis­tri­bu­tion des droits d’accès in­di­vi­duels ?
• A quoi doit res­sem­bler la mise en page (Layout) et l’ar­chi­tec­ture ?
• Quel est le but de l’Intranet (échange de données, tableau d’affichage, ca­len­drier commun, listes, etc.) ?

Le gain de temps sig­ni­fi­ca­tif est un avantage non né­gli­geable d’un Intranet. Au lieu d’envoyer des emails à chaque personne, un Intranet offre, entre autres fonctions, une pla­te­forme optimale pour l’échange de données. La pro­duc­ti­vité des employés s’en trouve ainsi augmentée, car il n’est pas né­ces­saire d’utiliser un temps de travail précieux pour des trans­mis­sions complexes et nom­breuses.

De plus, un Intranet permet non seulement de rac­cour­cir et de sim­pli­fier les canaux de com­mu­ni­ca­tion, mais aussi d’en assurer la sécurité : des zones dé­mi­li­ta­ri­sées et des pare-feu in­ter­mé­diaires mis en place par des pro­fes­sion­nels ga­ran­tis­sent un haut niveau de sécurité. Etant donné qu’un Intranet est par dé­fi­ni­tion un LAN ou un WAN qui fournit des ap­pli­ca­tions spé­ci­fiques à Internet au sein d’une en­tre­prise, l’échange de données s’effectue ex­clu­si­ve­ment de manière sécurisée et cela con­trai­re­ment à l’Internet public.

Grâce à des ap­pli­ca­tions Intranet sé­lec­tion­nées, les employés peuvent fournir des dossiers, des messages, fixer des rendez-vous ou trans­mettre d’autres in­for­ma­tions pour l’ensemble des employés de l’en­tre­prise ou bien à des groupes spé­ci­fiques de personnes au sein de la société et cela sim­ple­ment en quelques clics. Certains processus internes de l’en­tre­prise peuvent donc être optimisés via un Intranet.

Selon la solution lo­gi­cielle choisie, un Intranet peut apporter une multitude d’avantages sup­plé­men­taires :

• Échange de données plus rapide.
• Aug­men­ta­tion de la pro­duc­ti­vité.
• Gain de temps accru.
• Archivage des données clai­re­ment ca­té­go­risé et structuré de manière logique.
• Canaux de com­mu­ni­ca­tion simples, par exemple par le biais de chats ou de blogs intégrés.
• Pu­bli­ca­tion interne du règlement intérieur de l’en­tre­prise, in­for­ma­tions sur les avantages ou le comité d’en­tre­prise etc.
• Gestion plus éco­no­mique et éco-res­pon­sable grâce à l’uti­li­sa­tion de documents nu­mé­riques au lieu de recourir à des im­pres­sions papiers.
• La mise en place du travail en équipe est facilitée.
• In­té­gra­tion de forums et d’enquêtes pour impliquer davantage les employés dans les processus de décisions.

Par contre, les coûts d’ac­qui­si­tion et de main­te­nance sont des in­con­vé­nients. La simple création d’un Intranet et l’achat du logiciel ne sont pas suf­fi­sants. En effet, pour le bon fonc­tion­ne­ment du système Intranet et pour le respect de toutes les normes de sécurité, il est essentiel de consacrer ré­gu­liè­re­ment du temps à la mise à jour du logiciel et/ou à la mise à jour du serveur. Par exemple, un in­for­ma­ti­cien externe ou interne doit veiller à ce que le réseau soit ré­gu­liè­re­ment entretenu, à ce que les problèmes soient résolus le plus ra­pi­de­ment possible tout en main­te­nant un niveau de sécurité élevé.

De plus, les uti­li­sa­teurs de l’Intranet peuvent eux-mêmes re­pré­sen­ter une faille de sécurité. Souvent, comme pour beaucoup d’autres con­nexions sur Internet, des mots de passe peu sûrs et trop simples sont mal­heu­reu­se­ment utilisés, ce qui s’ac­com­pagne d’un risque accru d’accès non autorisés et de piratage de compte. Afin de garantir les normes de sécurité également du côté de l’uti­li­sa­teur, les uti­li­sa­teurs doivent toujours choisir un mot de passe sécurisé, pour que les données sensibles ne tombent pas entre de mauvaises mains. Si le serveur est ac­ces­sible via une connexion VPN à partir d'un or­di­na­teur privé, il existe également un risque que des logiciels mal­veil­lants pénètrent sur l’Intranet. Pour cette raison, vous devriez également utiliser un logiciel anti-virus efficace et approprié.

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