Outils de bu­reau­tique : pré­sen­ta­tion des logiciels de bu­reau­tique

La vie quo­ti­dienne au bureau présente des défis variés pour de nom­breuses personnes. Qu’il s’agisse de l’or­ga­ni­sa­tion et de la gestion de toutes les tâches en cours, de la pla­ni­fi­ca­tion et du suivi des rendez-vous et des délais ou de la con­cep­tion de la com­mu­ni­ca­tion interne et externe : sans les bons outils, vous serez ra­pi­de­ment dans une position délicate. C’est pourquoi les logiciels bu­reau­tiques pour PC, Smart­phone etc. sont in­dis­pen­sables dans la vie pro­fes­sion­nelle. Cependant, l’offre actuelle de logiciels et outils est si di­ver­si­fiée qu’il est difficile de trouver les pro­grammes de bu­reau­tique adaptés à vos propres besoins. Nous vous pré­sen­tons les prin­ci­paux types de logiciels de bu­reau­tique dis­po­nibles et vous proposons quelques solutions bien connues dans un bref aperçu.

Lorsqu’elles re­cherchent un bon logiciel, les en­tre­prises se heurtent souvent au problème suivant : il n’est pas si évident de savoir quels logiciels de bu­reau­tique sont réel­le­ment né­ces­saires pour assurer le bon dé­rou­le­ment de leurs activités. Pour ce faire, les suites bu­reau­tiques offrent un ensemble d’ap­pli­ca­tions simples qui fa­ci­li­tent la vie quo­ti­dienne au bureau pour tous les secteurs d’activité. Ha­bi­tuel­le­ment, ces suites con­tien­nent des pro­grammes de trai­te­ment de texte, des tableurs, des outils de pré­sen­ta­tion, des systèmes de gestion de bases de données et des outils de com­mu­ni­ca­tion. Le leader classique et in­con­testé du marché est la suite Microsoft Office, publiée par Microsoft depuis 1989, mais pour laquelle il existe aujourd’hui également des al­ter­na­tives gratuites et payantes in­té­res­santes.

Le paquet open source Li­breOf­fice montre qu’une suite bu­reau­tique ne doit pas être né­ces­sai­re­ment payante. Le dérivé de la suite Ope­nOf­fice, plus connu, qui est également sous licence libre, a été développé in­dé­pen­dam­ment depuis 2010, l’équipe four­nis­sant même dif­fé­rentes versions pour Windows, MacOS et Linux. Bien que le logiciel de bu­reau­tique contenu dans Li­breOf­fice puisse être utilisé gra­tui­te­ment, il n’est en aucun cas inférieur à la solution de Microsoft : les pro­grammes de bu­reau­tique tels que l’éditeur de texte Writer ou le programme de dessin Draw sont si­mi­laires aux ap­pli­ca­tions pro­prié­taires non seulement par leur uti­li­sa­tion, mais aussi par leurs fonc­tion­na­li­tés. Comme les pro­grammes Li­breOf­fice prennent également en charge de nombreux formats Microsoft tels que .docx ou .xlsx, la col­la­bo­ra­tion avec les uti­li­sa­teurs de la suite Microsoft est également possible sans aucun problème.

Depuis 2016, le géant des moteurs de recherche Google propose aussi une suite bu­reau­tique : Google Workspace qui se distingue des solutions sus­men­tion­nées par le fait qu’elle est ex­clu­si­ve­ment basée sur le Cloud. Les dif­fé­rents outils pour l’édition conjointe de documents et la pla­ni­fi­ca­tion de tâches et de rendez-vous ne sont donc pas installés sur le PC ou l’appareil mobile, mais peuvent sim­ple­ment être démarrés et utilisés sans ins­tal­la­tion avec le na­vi­ga­teur de votre choix. Cependant, vous n’avez besoin que d’une connexion Internet active pour syn­chro­ni­ser les données ou votre statut de travail actuel, car la plupart des pro­grammes de bu­reau­tique inclus dans Google Workspace ont également un mode hors ligne. Comme pour Microsoft Office, un abon­ne­ment mensuel est né­ces­saire pour pouvoir utiliser plei­ne­ment Google Workspace.

Même un demi-siècle après son invention, l’email est encore central comme élément de com­mu­ni­ca­tion au bureau. On estime que 196 milliards d’emails sont envoyés chaque jour dans le monde, dont environ la moitié sont des messages pro­fes­sion­nels. Un logiciel de mes­sa­ge­rie avec lequel vous pouvez recevoir, envoyer et archiver des emails ne devrait donc manquer sur aucun poste de travail, d’autant plus que ces clients fonc­tion­nent dans la plupart des cas également comme des ges­tion­naires d’in­for­ma­tions per­son­nelles ou PIM (Personal In­for­ma­tion Manager), en per­met­tant la gestion des rendez-vous, contacts, tâches et notes.

Outlook est le client de mes­sa­ge­rie officiel de Microsoft Office et donc le choix standard pour de nombreux uti­li­sa­teurs lorsqu’il s’agit d’envoyer des emails. Le logiciel bu­reau­tique peut être installé sur le système de votre choix ou, sans ins­tal­la­tion, utilisé avec n’importe quel na­vi­ga­teur classique après l’achat ou la sous­crip­tion à un abon­ne­ment MS Office. Des ap­pli­ca­tions pour les uti­li­sa­teurs iOS et Android sont également dis­po­nibles. Ainsi, vous pouvez non seulement gérer votre com­mu­ni­ca­tion email avec Microsoft Outlook à tout moment, mais aussi de n’importe où. En plus du centre de messages, le client dispose d’un ca­len­drier intégré qui peut être utilisé, par exemple, pour créer et coor­don­ner des horaires ou réserver des salles de con­fé­rence.

Si vous re­cher­chez un logiciel de bu­reau­tique gratuit, vous le trouverez également dans la catégorie des clients de mes­sa­ge­rie : le programme open source Thun­der­bird développé par la Fondation Mozilla, compte parmi les meil­leures al­ter­na­tives à Outlook, et est de plus en­tiè­re­ment gratuit. Par défaut, le client est seulement limité à la fonction d’email, mais il peut être étendu avec des plugins pour inclure diverses fonctions com­plé­men­taires. Par exemple, vous pouvez utiliser le module com­plé­men­taire Lightning pour ajouter un ca­len­drier afin de gérer les tâches et rendez-vous à venir di­rec­te­ment dans Thun­der­bird. Aussi populaire et très utile est l’extension Re­min­der­Fox, qui vous permet de vi­sua­li­ser et de gérer des listes de rappels et de tâches.

Le système d’ex­ploi­ta­tion Windows offre aussi un logiciel de bu­reau­tique gratuit pour la gestion des emails. L’ap­pli­ca­tion, qui porte le simple nom de « Mail », est apparue pour la première fois dans l’édition Windows Vista et est également dis­po­nible dans la version actuelle de Windows 10. L’outil est livré comme standard avec une boîte de réception, un ca­len­drier et une gestion des contacts. De plus, vous pouvez ajouter le pla­ni­fi­ca­teur de tâches « Microsoft To-Do » au client via Microsoft Store. Lorsque vous liez Mail à un compte Microsoft Exchange, vous avez également accès à des fonctions de sécurité telles que la pos­si­bi­lité de chiffrer vos messages.

La ponc­tua­lité à vos rendez-vous et le respect des délais est l’une des vertus les plus im­por­tantes dans la vie quo­ti­dienne au bureau. Les relations avec les par­te­naires com­mer­ciaux souffrent ra­pi­de­ment si vous ne faites pas preuve du pro­fes­sion­na­lisme né­ces­saire à cet égard. Et même au sein de votre en­tre­prise, le respect des en­ga­ge­ments de livraison joue un rôle fon­da­men­tal pour atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés. N’hésitez donc pas à utiliser un logiciel de ca­len­drier ou des agendas pour planifier votre quotidien de façon optimale et ne manquer ainsi aucun de vos rendez-vous. Ces pro­grammes spé­ci­fiques offrent un éventail de fonctions beaucoup plus large que les solutions de ca­len­drier intégrées des clients de mes­sa­ge­rie élec­tro­nique.

Avec l’ap­pli­ca­tion de ca­len­drier Rain­len­dar, vous pouvez suivre tous les évé­ne­ments et tâches im­por­tants. Pour ce faire, l’outil présente les listes cor­res­pon­dantes di­rec­te­ment sur votre bureau afin que vous puissiez les consulter à tout moment. Le style graphique de ces listes, dont le nombre est illimité, peut être per­son­na­lisé à l’aide de dif­fé­rents Skins. Rain­len­dar est dis­po­nible pour Windows, MacOS et Linux et stocke toutes les données dans le format iCalendar stan­dar­disé (RFC 2445). Ainsi, vous pouvez fa­ci­le­ment exporter vos rendez-vous et vos tâches vers un autre programme. Le programme de bu­reau­tique comme logiciel de ca­len­drier est dis­po­nible en version Lite gratuite ou en version Pro payante (9,95 euros). Cette dernière vous donne la pos­si­bi­lité d’intégrer d’autres ca­len­driers comme le ca­len­drier Google notamment.

Voici bien plus qu’un simple ca­len­drier, le logiciel de bu­reau­tique développé par Astonsoft Ltd. Es­sen­tial­PIM. Le logiciel pour Windows, iOS et Android se distingue avec de nom­breuses autres fonc­tion­na­li­tés pour l’or­ga­ni­sa­tion du travail quotidien, c’est pourquoi il peut également être classé comme un ges­tion­naire d’in­for­ma­tions per­son­nelles (PIM), comme le nom l’indique déjà. Vous pouvez également saisir des tâches et créer des notes, gérer des contacts et même intégrer des comptes email. De plus, un ges­tion­naire de mots de passe est intégré dans le logiciel de bu­reau­tique. Es­sen­tial­PIM qui est pour sa version de base gratuit peut aussi être amélioré avec l’édition Pro payante (à partir d’environ 36 euros) à tout moment pour accéder à un énorme pack de syn­chro­ni­sa­tion (incluant Google, iCloud, Outlook, CalDAV et CardDAV), à des méthodes de chif­fre­ment puissant ou à une fonction notepad pour le bureau notamment.

La fameuse To-do-list est un outil in­dis­pen­sable pour la vie quo­ti­dienne au bureau, qui devrait également être bien utilisé dans la vie privée. Une telle liste de toutes les tâches à accomplir facilite con­si­dé­ra­ble­ment l’auto-or­ga­ni­sa­tion ou le travail au sein de l’équipe et constitue en outre la base es­sen­tielle pour une gestion du temps réussie. Les éléments in­di­vi­duels de la liste peuvent être spé­ci­fi­que­ment assignés à des personnes spé­ci­fiques et cochés dès qu’ils sont terminés - si de nouvelles tâches ap­pa­rais­sent, il suffit de les ajouter. Au lieu de conserver votre liste de tâches sur une feuille de papier ou sur un tableau à feuilles mobiles, vous pouvez également le faire sur votre PC ou votre appareil mobile grâce à un outil de bu­reau­tique.

L’un des plus anciens outils de liste de choses à faire est le programme de bu­reau­tique ToDoList. Le logiciel gratuit pour Windows ne nécessite aucune ins­tal­la­tion - il vous suffit de té­lé­char­ger le fichier exé­cu­table et de lancer le pla­ni­fi­ca­teur de tâches en double-cliquant dessus. ToDoList vous présente les tâches à venir dans une ar­bo­res­cence claire, où vous pouvez créer autant de sous-tâches et de com­men­taires que vous le souhaitez pour chaque tâche, qui peuvent être repliées ou dépliées pour plus de clarté. Vous pouvez également définir les pa­ra­mètres suivants pour chaque tâche :

• Priorité
• Temps consacré
• Date butoir (deadline)
• Statut
• Personne res­pon­sable
• Catégorie

En outre, vous pouvez en­re­gis­trer des liens dans ToDoList vers des res­sources né­ces­saires pour une tâche ou une division de tâches. Pour ce faire, il vous suffit de saisir l’adresse réseau ou l’adresse Internet.