Tables Excel : méthode pour mettre vos données au format parfait

Toutefois, avant de pouvoir commencer à créer des tableaux, vous avez besoin de votre propre ensemble de données. Si vous souhaitez utiliser des ca­rac­té­ris­tiques comme la fonction Trier et filtrer, vous devriez définir en haut de la colonne des en-têtes per­ti­nents précédant les données. Si les données sou­hai­tées sont déjà prêtes dans une source externe, vous pouvez les combiner très fa­ci­le­ment à l’aide de la fonction d’im­por­ta­tion d’Excel. Allez pour cela dans l’onglet « Données » et cliquez sur le bouton « Obtenir des données ». Les sources d’im­por­ta­tion prises en charge sont notamment d’autres documents (texte, CSV, XML, JSON), des bases de données (notamment Microsoft Access et base de données SQL Server), Microsoft Azure et Facebook :

En variante, vous pouvez entrer ma­nuel­le­ment les données pour la table Excel planifiée. Dans l’exemple suivant, qui doit également servir de base aux autres étapes de ce tutoriel Excel, nous avons créé un petit ensemble de données client avec dix clients indiqués à titre d’exemple, qui comprend res­pec­ti­ve­ment le nom, l’âge, le chiffre d’affaires ainsi que l’année où le client a acheté quelque chose pour la première fois :

Dès que l’ensemble de données souhaité est ajouté, vous pouvez le trans­for­mer en une table Excel mise en forme. Commencez pour cela par sé­lec­tion­ner tout l’ensemble de données en gardant le bouton gauche de la souris enfoncé, puis en sé­lec­tion­nant tous les champs Excel cor­res­pon­dants :

Si l’ensemble de données est mis en sur­bril­lance, cliquez dans l’onglet « Accueil » sur le bouton « Mettre sous forme de tableau ». Excel affiche ensuite une vue d’ensemble des modèles pré­dé­fi­nis dis­po­nibles :

Dans la fenêtre de dialogue suivante, confirmez les champs de l’ensemble de données (dans l’exemple livré ici tous les champs de A1 à D11) et cochez « Mon tableau comporte des en-têtes » si vous avez donné un titre aux colonnes de votre ensemble de données. Cliquez enfin sur « OK », pour créer la table Excel sé­lec­tion­née :

Si vous créez une table Excel mise en forme, l’ap­pli­ca­tion Microsoft ajoute par défaut à ce tableau une fonction Trier et filtrer. Vous pouvez l’utiliser pour trier les valeurs des dif­fé­rentes colonnes par ordre al­pha­bé­tique, les classer par ordre de grandeur ou les filtrer suivant des critères in­di­vi­duels. Il vous suffit pour cela de cliquer dans la colonne concernée sur l’icône re­pré­sen­tant une flèche tournée vers le bas dans la ligne d’en-tête et de sé­lec­tion­ner ensuite l’option souhaitée.

Il est par exemple possible de trier la table Excel du tutoriel de manière à classer les clients en fonction de leur chiffre d’affaires (en com­men­çant par le client ayant le plus gros chiffre d’affaires), en cliquant sur l’icône sus­men­tion­née dans la colonne « Chiffre d’affaires » et en sé­lec­tion­nant « Trier du plus grand au plus petit » :

Comme la fonction Trier, la fonction Filtrer fait au­to­ma­ti­que­ment la dis­tinc­tion entre les filtres al­pha­bé­tiques et nu­mé­riques que vous devez utiliser en fonction des contenus de la colonne concernée. Dans l’ensemble de données du tutoriel, elle peut par exemple être utilisée pour n’afficher dans la table Excel créée que les clients qui ont moins de 50 ans. Commencez ici par sé­lec­tion­ner « Filtres nu­mé­riques », puis « Inférieur à ». Dans la fenêtre de dialogue qui apparaît ensuite : « Filtre au­to­ma­tique per­son­na­lisé », entrez la valeur « 50 » et confirmez le filtre via « OK » :

Si vous ne souhaitez utiliser ni la fonction Filtrer ni la fonction Trier pour votre table Excel créée, vous pouvez bien évi­dem­ment aussi dé­sac­ti­ver la ca­rac­té­ris­tique. Sé­lec­tion­nez tout d’abord pour cela l’un des champs avec l’icône de la « flèche tournée vers le bas » et cliquez ensuite dans la barre de menu su­pé­rieure sur « Trier et filtrer » (l’onglet Accueil doit être ouvert). Appuyez sur l’élément de menu « Filtrer » pour dé­sac­ti­ver la fonction et masquer les icônes du même coup :

La pos­si­bi­lité d’ajouter une ligne de résultat pré­sen­tant au­to­ma­ti­que­ment le résultat de dif­fé­rentes options de calcul sé­lec­tion­nables fait également partie des avantages pratiques d’une table Excel mise en forme. Celle-ci permette d’afficher par exemple la somme totale, la moyenne ou des valeurs in­di­vi­duelles concrètes telles que la valeur minimale ou maximale. Pour accrocher la ligne de résultat à votre table Excel créée, faites un clic droit dans un champ quel­conque du tableau et sé­lec­tion­nez suc­ces­si­ve­ment les points de menu « Tableau » et « Ligne de résultat » :

La ligne de résultat fonc­tionne également avec l’icône « Flèche vers le bas » déjà abordée. Cliquez donc sur l’icône dans la colonne de tableau pour laquelle vous voulez sé­lec­tion­ner une option de calcul. Sé­lec­tion­nez ensuite les options sou­hai­tées afin d’afficher le résultat cor­res­pon­dant dans la ligne. Dans l’exemple suivant, nous avons fait calculer les moyennes d’âge et de chiffre d’affaires des clients donnés à titre d’exemple :

Si vous créez une table Excel mise en forme, cela présente également l’avantage de pouvoir présenter les données dans des gra­phiques adaptés au­to­ma­ti­que­ment lorsque vous procédez à des mo­di­fi­ca­tions dans le tableau ou les valeurs du tableau. Pour créer un tel graphique dynamique, procédez comme suit :

1. Ouvrez l’onglet « Insertion ».
2. Mettez en sur­bril­lance toutes les lignes dont les valeurs doivent être pré­sen­tées dans le graphique.
3. Cliquez dans la barre de menu dans la rubrique « Gra­phiques » sur « Gra­phiques re­com­man­dés » et sé­lec­tion­nez les types de re­pré­sen­ta­tion souhaités. En variante, vous pouvez également cliquer sur l’un des symboles de graphique dans la pré­sé­lec­tion.

Si vous n’avez plus besoin de certaines (ou de toutes les) mises en forme de la table Excel créée ou si vous avez mis en forme des champs par erreur, vous pouvez à tout moment annuler la mise en forme des champs concernés. Vous trouverez la fonction cor­res­pon­dante dans la barre de menu de l’onglet « Accueil ». Celle-ci peut être utilisée de la sorte :

1. Marquez les cellules dont vous voulez annuler les mises en forme.
2. Cliquez dans la rubrique de menu « Édition » sur le bouton « Effacer ».
3. Sé­lec­tion­nez l’élément de menu « Effacer les formats ».