Excel : INDEX, la fonction qui facilite l’extraction de données

Le nombre de données dans un tableau Excel devient parfois imposant. Pour garder un aperçu clair des données, Excel vous propose beaucoup de fonctions utiles, certaines n’étant pas directement des formules de calcul mathématique. Grâce aux fonctions RECHERCHEV, INDIRECT ou EQUIV vous pourrez facilement récupérer les données dont vous avez besoin. Excel met aussi à votre disposition la fonction INDEX. Elle permet de restituer la valeur d’une cellule que vous avez définie. Mais à quoi peut donc servir une telle fonction ?

À quoi sert la fonction INDEX de Excel ?

La fonction INDEX de Excel permet de renvoyer au contenu d’une cellule que vous avez préalablement définie. Pour ce faire, les arguments de cette fonction renferment quasiment des coordonnées. S’appuyant sur une indication de ligne et de colonne, la fonction ira chercher la valeur contenue dans une plage de données que l’utilisateur aura également précisée. Cette valeur peut être recopiée dans une autre cellule ou être réutilisée par une autre fonction.

Comme le ciblage se fait à l’aide des lignes et des colonnes, la formule INDEX d’Excel se prête très bien au travail avec une matrice. Dans une matrice, le programme peut décliner n’importe quelle valeur en deux facteurs.

Excel : la syntaxe de la fonction INDEX

La fonction respecte une syntaxe stricte. Les paramètres que l’on indique correspondent à la plage à laquelle on s’intéresse, suivis des coordonnées de la cellule recherchée.

=INDEX(Matrice; Ligne; Colonne)

Les données suivantes s’appliquent à la fonction :

  • La matrice que l’on définit avec la cellule de l’angle supérieur gauche et la cellule de l’angle inférieur droit.
  • La ligne dans laquelle se trouve la cellule de référence.
  • La colonne dans laquelle se trouve la cellule de référence.

La zone est toujours définie au moyen de deux cellules séparées par deux points. Si la matrice n’est composée que d’une colonne ou que d’une ligne, un seul argument suffit. Excel comprend dans ce cas que vous avez sélectionné une ligne ou une colonne.

Les coordonnées sont renseignées, soit de manière numérique, soit par une référence de cellule. Les nombres sont à leur tour saisis dans les cellules mentionnées. L’indication se fait toujours par rapport à la zone définie et ne renvoie pas à la feuille de calcul. Si la matrice commence à la cellule C2, la colonne D sera la numéro 2, et non pas la numéro 4.

La fonction peut aussi être élargie. Vous pouvez cibler directement plusieurs plages. Cette forme référentielle de la fonction INDEX nécessite l’ajout d'un paramètre supplémentaire :

=INDEX(Référence; Ligne; Colonne; Zone)

La référence représente un ensemble de zones. La référence est saisie entre parenthèses, avec des points-virgules en guise de séparation. Alors que les lignes et les colonnes restent identiques, vous précisez à l’aide du dernier paramètre, quelles zones vous souhaitez sélectionner pour votre recherche.

L’ordre dans la référence est déterminant : la zone que vous avez enregistrée en premier porte le numéro un. Le comptage se fait de gauche à droite, indépendamment de l’emplacement de la zone dans la feuille de calcul. Si vous souhaitez afficher cette valeur dans une autre matrice, vous devez modifier la zone dans le dernier argument. Si on ignore ce paramètre, Excel part du principe que vous avez sélectionné la première zone.

INDEX peut finalement aussi servir de formule matricielle. Dans ce cas, une zone que vous avez sélectionnée, et qui renferme plusieurs cellules, sera restituée en autant de cellules qu’elle en contient. Vous pouvez donc afficher une ligne ou une colonne. Sélectionnez d’abord le nombre correspondant de cellules vides et tapez comme d’habitude la fonction INDEX. (Le marquage doit rester en place !) Au lieu de valider la saisie avec la touche Entrée, utilisez la combinaison de touches [Ctrl] + [Maj] + [Entrée]. La zone que vous avez sélectionnée s'affiche alors à l’emplacement souhaité.

La fonction INDEX Excel en pratique : exemples

Une des utilisations les plus courantes de la fonction INDEX, c’est la restitution du contenu d’une cellule spécifique. Pour simplifier le travail avec la formule, nous utilisons des références de cellules. On peut ainsi préciser dans une cellule les données d’une colonne et d’une ligne, et rendre ainsi la formule dynamique.

=INDEX(B2:E10;B12;B13)

Dans les cellules B12 et B13, nous avons enregistré les données se référant aux colonnes et aux lignes. Cet exemple vous permet de voir que la plage concernée par la formule n’inclut pas le marquage extérieur. Ce serait possible, mais pour ce faire, il faudrait aussi ajuster les valeurs dans les deux autres paramètres.

Si vous avez plusieurs tableaux présentant la même structure, vous pouvez élargir l’action de la formule. Disons que nous avons quatre tableaux, un pour chaque trimestre de l’année. La structure des tableaux reste cependant la même. Les colonnes et les lignes sont disposées de la même façon.

=INDEX((C4:F7;I4:L7;C11:F14;I11:L14);C16;C17;C18)

La saisie des lignes, des colonnes et de la zone est assurée au moyen des références de cellules. Pour faciliter la saisie, vous pouvez aussi créer des menus déroulants qui présenteront les différentes options disponibles. Avec la fonction INDEX, Excel créera ainsi un précieux formulaire permettant de sélectionner la bonne valeur.

La formule INDEX et les autres fonctions Excel

La formule INDEX ne fonctionne que si vous connaissez les numéros de lignes et de colonnes. Si cette numérotation n’est pas facile à identifier, la situation peut être problématique, notamment dans les classeurs Excel de taille imposante. Il est alors parfois plus difficile de trouver les bonnes indications que de rechercher directement la valeur souhaitée. Il est dans ce cas plus simple d’utiliser les indications en bordure comme critère, et permettre ensuite à la fonction de déduire le nombre de colonnes et de lignes. Pour ce faire, vous devrez combiner les fonctions INDEX et EQUIVdans Excel.

La fonction EQUIV recherche une valeur ou une expression et indique à quelle ligne ou dans quelle colonne elle se trouve. L’avantage de cette combinaison : EQUIV peut rechercher une expression et communiquer le résultat à la fonction INDEX. La fonction INDEX fonctionne alors comme un critère de ligne ou de colonne.

=INDEX((C4:F7;I4:L7;C11:F14;I11:L14);EQUIV(C16;B4:B7;0); EQUIV(C17;C3:F3;0);C18)

Comme vous pouvez le voir, les deux fonctions EQUIV ne s’appliquent qu’à la première matrice. Cela ne pose cependant pas de problème, car les indicateurs de lignes et de colonnes sont identiques dans toutes les versions des tableurs.

Dans Excel, vous pouvez aussi associer INDEX à des fonctions mathématiques ou statistiques, comme par exemple la fonction MOYENNE. Ici, INDEX permet d’identifier (toujours en association avec la fonction EQUIV) la plage pour laquelle est calculée la moyenne. Au lieu d’inscrire la moyenne directement dans la formule, vous pouvez modifier dynamiquement la plage de données par la syntaxe de la formule.

=MOYENNE(INDEX(B2:E10;EQUIV(B12;A2:A10;0);0))

Il suffit de modifier la valeur dans la cellule B12 pour que la valeur moyenne d’une autre ligne soit calculée. Cette technique fonctionne très bien lorsqu’elle est associée à la fonction SOMME.


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