Suivre les modifications dans Excel

Si vous modifiez régulièrement des fichiers Excel sur une longue période ou collaborez avec d’autres personnes, il peut être nécessaire de pouvoir suivre les modifications apportées afin de les approuver ou de les rejeter. C’est pourquoi Excel propose la fonction « Suivi des modifications dans Excel » souvent appelée mode Modification. Cette fonction vous permet de mettre en évidence visuellement les changements, de les enregistrer sous forme de tableau et de les annuler ultérieurement si nécessaire.

Conseil

D’autres logiciels tableurs offrent également des fonctions de suivi des modifications !

Le suivi des modifications dans Excel est étroitement lié à la fonctionnalité Classeur partagé. Ces deux fonctions sont souvent utilisées ensemble. Les nouvelles versions d’Office adaptées au Cloud n’incluent plus le partage des classeurs puisqu’elles sont conçues pour le travail collaboratif. Mais il reste toujours possible d’activer le mode Modification dans Excel.

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Activer le suivi des modifications dans Excel

Si vous souhaitez suivre les modifications dans Excel, il existe deux façons de faire dans la plupart des versions, que nous allons présenter ci-dessous.

Suivi des modifications

Accédez au menu « Révision ». Dans la section « Modifications », cliquez sur l’option « Suivi des modifications » puis sur « Afficher les modifications ».

Dans la boîte de dialogue suivante, vous pouvez effectuer les réglages souhaités.

Le plus simple est de ne cocher que les cases « Suivre les modifications au fur et à mesure. Le classeur est partagé » et « Afficher les modifications à l’écran ». Désormais, on peut suivre les modifications dans Excel et les mettre en évidence par un commentaire dans la cellule. Le classeur est automatiquement libéré. Avec ce paramètre par défaut, tous les autres paramètres restent inchangés.

Le tableau suivant présente les paramètres supplémentaires et leur fonction :

Réglage Fonction
Case à cocher/champ d’option « Le : ». Tous : le paramètre par défaut. Toutes les modifications sont suivies.Depuis mon dernier enregistrement : seules les modifications apportées depuis la dernière sauvegarde sont suivies.Pas encore révisé : seules les modifications non vérifiées sont suivies.Depuis la date du ... : vous saisissez ici la date à partir de laquelle vous souhaitez suivre les modifications.
Case à cocher/champ d’option « Par : ». Tous : le paramètre par défaut. Les modifications de tous les éditeurs sont suivies.Tous sauf moi : seules les modifications des autres éditeurs sont suivies, pas les vôtres.(Nom propre) : seules vos modifications sont suivies.
Case à cocher/champ d’option « Dans : ». Ici, vous pouvez spécifier la zone dans laquelle vous voulez suivre les changements.
Case à cocher « Lister les modifications dans une autre feuille » Une nouvelle feuille de calcul « Historique » est créée, dans laquelle chaque modification est enregistrée. Ce paramètre ne peut être sélectionné que lorsque certaines modifications ont déjà été enregistrées. Seules les modifications apportées jusque-là sont transférées dans la nouvelle feuille de calcul.

Partage du classeur

Vous pouvez également utiliser la fonction « Partager le classeur » dans l’onglet « Révision ».

Ici aussi, une boîte de dialogue apparaît. Vous devez d’abord activer la case à cocher « Permettre une modification par plusieurs utilisateurs ». Vous pouvez alors activer le mode Modification dans Excel en cliquant sur « Avancé ».

Le tableau suivant donne un aperçu des paramètres les plus importants de l’onglet « Avancé » :

Réglage Fonction
Champ d’option « Conserver l’historique pendant ... jours » Par défaut, l’historique des modifications est conservé pendant 30 jours. Vous pouvez modifier cette durée ici.
Champ d’option « Ne pas conserver l’historique » Le suivi des modifications est désactivé.
Champ d’option « Mise à jour des modifications : Lors de l’enregistrement du fichier » Les modifications ne sont mises à jour que lorsque le fichier est enregistré. Elles deviennent alors visibles pour les autres utilisateurs du fichier.
Champ d’option « Mise à jour des modifications : Automatiquement toutes les ... minutes » Ici, vous pouvez définir un intervalle de temps pour la mise à jour des modifications. Après chaque mise à jour, les modifications sont visibles pour les autres utilisateurs.
Champ d’option « Enregistrer mes modifications et afficher celles des autres » Ici, vous donnez à vos propres modifications la priorité sur les modifications externes, mais vous pouvez voir les modifications externes.
Champ d’option « Afficher uniquement les modifications des autres utilisateurs. » Les modifications externes deviennent visibles immédiatement après leur mise à jour.
Champ d’option « En cas de modifications contradictoires : Demander confirmation chaque fois » Une boîte de dialogue « Résolution des conflits » apparaît lorsque plusieurs utilisateurs ont effectué des modifications conflictuelles.
Champ d’option « En cas de modifications contradictoires : Conserver celles déjà enregistrées » Vous donnez automatiquement la priorité à vos propres modifications sur celles des autres.
« Inclure dans une vue personnelle », case à cocher « Paramètres d’impression » Chaque utilisateur peut spécifier ses propres paramètres d’impression.
« Inclure dans une vue personnelle », case à cocher « Paramètres du filtre » Chaque utilisateur peut définir ses propres paramètres de filtrage.

Détecter les cellules traitées

La manière dont les modifications sont affichées dépend des paramètres définis lorsque le mode Modification dans Excel est activé.

Afficher les modifications

Si vous sélectionnez l’option « Afficher les modifications à l’écran » dans les paramètres, les onglets des colonnes et des lignes deviennent rouge foncé dès qu’une cellule a été modifiée dans la colonne ou la ligne. En outre, les cellules modifiées reçoivent automatiquement un commentaire, reconnaissable à un cadre coloré et à un petit triangle coloré dans le coin supérieur gauche de la cellule. Chaque utilisateur a une couleur propre pour ses modifications. Le commentaire s’affiche lorsque vous déplacez le pointeur de la souris sur la cellule modifiée. Vous pouvez voir qui a modifié la cellule et quelles modifications ont été apportées.

Feuille de calcul « Historique »

Si vous sélectionnez l’option « Lister les modifications dans une autre feuille » dans les paramètres, une nouvelle feuille de calcul appelée « Historique » apparaîtra dans votre dossier. Sur cette feuille de calcul, vous trouverez une liste de tous les changements sous forme de tableau. Vous pouvez également voir les conflits, par exemple, si deux utilisateurs veulent modifier la même cellule.

Seules les modifications enregistrées sont incluses dans la liste. L’étendue des changements inclus dépend également de vos paramètres.

Si vous désactivez la fonction « Lister les modifications dans une autre feuille » dans les paramètres, l’historique des modifications disparaît.

Fonction CELLULE

Une astuce que vous pouvez utiliser si vous souhaitez suivre les modifications dans Excel : aidez-vous de la fonction CELLULE afin de voir directement quelle cellule a été modifiée en dernier. Saisissez la formule suivante dans une cellule :

=CELLULE("adresse")

Maintenant, vous pouvez voir l’adresse de la dernière cellule modifiée dans cette feuille. Cette fonctionnalité fonctionne avec toutes les infos types de la fonction CELLULE. Si vous ne spécifiez pas une référence de cellule, les informations concernent toujours la dernière cellule modifiée.

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Accepter ou refuser les modifications

Si vous souhaitez accepter ou refuser les modifications apportées à une feuille Excel, vous avez besoin du bouton « Accepter/refuser les modifications ». Vous trouverez cette option dans l’élément de menu « Suivi des modifications » qui se trouve dans l’onglet « Révision ». Tout d’abord, un message apparaîtra pour vous dire que vous devez sauvegarder la feuille de calcul, confirmez le message en cliquant sur « OK ». Dans la boîte de dialogue qui suit, vous pouvez spécifier les modifications que vous voulez vérifier. Ici, vous pouvez filtrer par heure, utilisateur et zone du tableau, de manière similaire aux paramètres de suivi des modifications. Dans Excel, toutes les modifications qui n’ont pas encore été vérifiées sont vérifiées par défaut.

La boîte de dialogue suivante vous guide à travers les différentes modifications. À l’aide des boutons, vous pouvez accepter ou refuser les modifications individuellement ou en une seule fois. Si vous refusez une modification, la cellule correspondante revient à l’état antérieur à la modification. Si une cellule a été modifiée plusieurs fois depuis le dernier contrôle, vous pouvez vérifier les modifications individuellement et décider de l’un des contenus de la cellule.

Même après révision, les cellules modifiées sont mises en évidence, même si vous avez accepté ou refusé la modification. La mise en évidence ne disparaît que lorsque vous désactivez le suivi des modifications dans Excel.

Désactiver le suivi des modifications

Si vous ne voulez plus suivre les modifications dans Excel, suivez ces étapes :

  1. Accédez à l’onglet « Révision ».
  2. Sélectionnez la fonction « Suivi des modifications ».
  3. Cliquez sur le bouton « Afficher les modifications ».
  4. Décochez la case « Suivre les modifications au fur et à mesure ».

Lorsque vous désactivez le suivi des modifications dans Excel, l’historique des modifications est supprimé. Toutefois, vous pouvez sauvegarder l’historique séparément avant de le fermer. Pour ce faire, vous pouvez « Lister les modifications dans une autre feuille » comme décrit ci-dessus et copier la feuille de calcul « Historique » dans un autre dossier Excel.

Après avoir désactivé le suivi des modifications, il n’est également plus possible d’éditer le dossier avec d’autres personnes. Par conséquent, un message d’avertissement correspondant apparaît ici. Si un autre utilisateur enregistre sa version du dossier après avoir désactivé le suivi des modifications, les versions précédemment enregistrées seront écrasées.

Restrictions lors du suivi des modifications dans Excel

Lorsque le suivi des modifications est activé, les limitations relatives aux classeurs partagés dans Excel s’appliquent. Cela signifie que certaines modifications ne sont pas possibles, par exemple le formatage conditionnel, la fusion de cellules, l’insertion d’hyperliens, l’utilisation de macros Excel et certaines autres fonctions (voir la liste ci-dessous). Si vous voulez utiliser une fonction Excel mais que celle-ci est grisée, vérifiez si la barre de titre de votre fenêtre Excel indique « [Partagé] » à côté du nom du fichier, cela peut expliquer pourquoi certaines fonctions ne sont pas disponibles.

Exemples de fonctions Excel non prises en charge lorsque le suivi des modifications dans Excel est actif :

  • Création ou insertion de tableaux
  • Insertion ou suppression de blocs de cellules
  • Ajout ou modification de la mise en forme conditionnelle
  • Suppression de feuilles de travail
  • Ajout ou modification de la validation des données
  • Fusion de cellules ou division de cellules jointes
  • Création ou modification de diagrammes ou de graphiques croisés dynamiques
  • Tri ou filtrage par format
  • Insertion ou modification d’images ou d’autres objets
  • Utilisation des outils de dessin

Notez également que le suivi des modifications dans Excel ne fonctionne pas comme une fonction Annuler normale. Vous ne pouvez pas rejeter les modifications dans l’ordre inverse de celui dans lequel elles ont été effectuées. Chaque modification peut être rejetée individuellement.

Toutes les modifications ne sont pas enregistrées. Les modifications du contenu des cellules sont suivies, mais les modifications telles que le formatage, l’affichage ou le masquage des lignes/colonnes, ou simplement le re-calcul ne sont pas suivies.

Condition préalable au suivi des modifications

Le suivi des modifications Excel ne fonctionne que dans les dossiers partagés (l’activation du suivi des modifications permet de partager automatiquement le dossier, voir « Paramètres » ci-dessus). Le concept de « Classeur partagé » a été remplacé dans les nouvelles versions d’Excel comme Excel 365 par la « collaboration sur des documents partagés », où plusieurs utilisateurs peuvent modifier le dossier en même temps et voir immédiatement les modifications apportées par les autres. Avec ces version, le suivi des modifications Excel ne peut plus être utilisé. C’est le cas, par exemple, si vous avez enregistré le dossier Excel dans un espace partagé tel que OneDrive ou SharePoint. Vous pouvez alors uniquement suivre directement les modifications apportées par d’autres éditeurs, mais pas de manière rétroactive.

Conseil

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Ajouter le suivi des modifications dans le menu Excel

Si les boutons affichés pour activer le suivi des modifications ne sont pas présents dans votre menu Excel (c’est par exemple le cas dans Excel 365), vous pouvez les rajouter au menu de la manière suivante :

  1. Sélectionnez « Fichier » > « Autres » > « Options » > « Personnaliser le ruban ».
  2. Sélectionnez « Révision » dans les onglets principaux à droite.
  3. Cliquez sur « Nouveau groupe » pour créer un nouveau groupe sous « Révision ».
  4. Cliquez sur l’option « Renommer » et donnez au groupe le nom « Modifications ».
  5. Dans le volet de gauche, sous « Choisir les commandes dans les catégories suivantes », sélectionnez « Toutes les commandes ».
  6. Faites défiler la liste jusqu’à « Partager le classeur (hérité) ». Sélectionnez cette entrée et cliquez sur « Ajouter ».
  7. Faites défiler la liste jusqu’à « Suivre les modifications (hérité) ». Sélectionnez cet élément et cliquez également sur « Ajouter ».
  8. Confirmez le processus en cliquant sur « OK ».

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