RE­CHER­CHEX : ce que la fonction Excel sait faire

Avec RE­CHER­CHEX, Excel s’est doté d’une fonction re­la­ti­ve­ment nouvelle qui fut intégrée en août 2019 la première fois au titre de fonc­tion­na­lité bêta et qui est ac­tuel­le­ment uni­que­ment dis­po­nible dans Microsoft 365 (état : juillet 2021). Si vous ap­par­te­nez à ce groupe d’uti­li­sa­teurs et traitez ré­gu­liè­re­ment des grands recueils de données dans Excel, maîtriser cette formule peut vous aider. Dans notre guide, nous nous appuyons sur des exemples pour montrer à quel point la recherche de données est con­si­dé­ra­ble­ment facilitée avec RE­CHER­CHEX et quand cette fonction peut être nor­ma­le­ment mise en ap­pli­ca­tion.

La fonction RE­CHER­CHEX dans Excel ap­par­tient à la famille des fonctions de recherche et de référence. Elle fait partie des fonctions les plus utiles proposées par le tableur populaire de Microsoft. La fonction RE­CHER­CHEX permet de retrouver des entrées précises de la manière plus simple qui soit dans une plage de cellules. Ce faisant, les entrées sont res­ti­tuées après trai­te­ment dans une plage de cellules définie au préalable. Ceci vous semble connu ? La fonction RE­CHER­CHEV fonc­tionne également selon ce principe. Mais la fonction RE­CHER­CHEX d’Excel plus souple vous permet toutefois d’emblée de re­cher­cher plusieurs entrées d’un coup. Il est possible en outre de re­cher­cher les valeurs dans le sens vertical ou ho­ri­zon­tal.

Qu’en est-il en pratique ? Imaginez une telle situation : vous disposez d’un fichier clients numérique sous la forme d’un fichier Excel et re­cher­chez l’adresse et le numéro de téléphone d’une personne précise. RE­CHER­CHEX vous permet de re­cher­cher les entrées associées à l’aide du nom et d’afficher im­mé­dia­te­ment les in­for­ma­tions sou­hai­tées. La présence des valeurs re­cher­chées dans une colonne, une ligne, dans une table sur une autre feuille n’est d’aucun intérêt ici. Ce qui permet à RE­CHER­CHEX de se subs­ti­tuer non seulement à RE­CHER­CHEV mais aussi à RE­CHER­CHEH.

Avant d’aborder la syntaxe de la fonction RE­CHER­CHEX Excel et son ap­pli­ca­tion à l’aide de quelques exemples, voici un bref tour d’horizon des usages les plus fréquents :

• Re­cher­cher une entrée isolée
• Re­cher­cher plusieurs entrées si­mul­ta­né­ment
• Parcourir des lignes
• Re­cher­cher une cor­res­pon­dance exacte et les entrées in­fé­rieure et su­pé­rieure les plus proches
• Utiliser des ca­rac­tères gé­né­riques dans le critère de recherche

Pour utiliser ef­fi­ca­ce­ment la fonction RE­CHER­CHEX, il convient de se fa­mi­lia­ri­ser avec les dif­fé­rents pa­ra­mètres dans un premier temps. Chaque fonction Excel possède une syntaxe précise qui exige des pa­ra­mètres spé­ci­fiques. Le moindre petit écart peut déboucher sur un résultat erroné ou sur l’affichage d’un message d’erreur. La syntaxe suivante s’applique à RE­CHER­CHEX :

Le tableau suivant présente la synthèse des dif­fé­rents pa­ra­mètres et leur sig­ni­fi­ca­tion. Les arguments pourvus d’un as­té­risque sont fa­cul­ta­tifs :

Nous nous limitons aux trois premières saisies obli­ga­toires « Valeur_cherchée », « Tableau_recherche » et « Tableau_renvoyé » dans notre premier exemple. Notre tableau Excel fourni à titre d’exemple, dont les valeurs sont contenues dans les cellules B2 à D10, dresse la liste de dif­fé­rents pays et des in­di­ca­tifs cor­res­pon­dants. La fonction RE­CHER­CHEX nous permet main­te­nant de trouver l’indicatif té­lé­pho­nique de la Hongrie. Le résultat doit être affiché dans la cellule G2 (il suffit de marquer la cellule à cet effet). La formule requise s’apparente à ceci :

F2 est le critère de recherche, ici « Hongrie ». Le tableau de recherche est constitué de la colonne Indicatif et s’étend des cellules B2 à B10. Le tableau renvoyé cor­res­pond à la colonne dans laquelle la valeur cor­res­pon­dante doit figurer, et cor­res­pond donc dans cet exemple à la plage D2 à D10. L'in­di­ca­tif recherché est affiché dès que vous enfoncez la touche Entrée.

Dans l’exemple suivant, Excel avec RE­CHER­CHEX ne doit pas seulement retrouver l’indicatif, mais aussi l’abré­via­tion associée du pays sé­lec­tionné. Il convient ici d’étendre le tableau renvoyé pour permettre à Excel de retrouver les deux résultats :

La formule proposée dans notre prochain exemple ne contient pas seulement les trois entrées obli­ga­toires, mais aussi l’argument fa­cul­ta­tif Si_non_trouvé. Ce suffixe vous permet de spécifier le texte à retourner en l’absence de cor­res­pon­dance. Nous dé­fi­nis­sons ce texte pour cet exemple : « Saisie non valide » comme texte d’affichage et nous re­cher­chons le pays « Portugal » qui n’est pas contenu dans notre en­re­gis­tre­ment de données Excel.

Dans cet exemple, nous utilisons les arguments fa­cul­ta­tifs Si_non_trouvé, Mode_cor­res­pon­dance et Mode_recherche en plus des trois saisies obli­ga­toires.

Nous utilisons dans ce but dif­fé­rents taux d’im­po­si­tion et leurs plafonds de revenu associés dans la table proposée en exemple. Nous sou­hai­tons afficher en F2 le taux d’im­po­si­tion correct après avoir saisi les revenus d’un col­la­bo­ra­teur dans la cellule E2 à l’aide de la formule adaptée RE­CHER­CHEX.

Nous avons dans ce cas spécifié la valeur « 0 » pour le paramètre Si_non_trouvé. La valeur « 0 » sera ainsi affichée au lieu de l’in­di­ca­tion « #/NA » en l’absence d’une cor­res­pon­dance. Comme vous ne re­cher­chez pas une cor­res­pon­dance exacte, la valeur « 1 » est définie sous Mode_cor­res­pon­dance, ce qui signifie que l’élément supérieur le plus proche est affiché. Le Mode_recherche est également défini par « 1 » pour permettre à Excel de parcourir la feuille du premier au dernier élément.

Nous utilisons une fonction RE­CHER­CHEX Excel imbriquée pour clore le tout. Celle-ci offre la pos­si­bi­lité de re­cher­cher une cor­res­pon­dance si­mul­ta­né­ment dans les sens vertical et ho­ri­zon­tal – et d’exploiter ainsi la propriété si par­ti­cu­lière de la fonction RE­CHER­CHEX. Dans cet exemple, vous re­cher­chons le chiffre d’affaires réalisé au mois d’avril par le vendeur identifié par l’ID « 1002 ». La formule s’apparente à ceci :