Gestion du temps de travail en ligne : fonction et utilité

Au cours de votre parcours pro­fes­sion­nel, vous avez cer­tai­ne­ment déjà rencontré une gestion du temps de travail effectuée à l’aide de tableaux Excel clas­siques. Une telle gestion est com­pli­quée, source d’erreur et pas toujours simple à utiliser. Les solutions modernes gèrent le temps de travail en ligne et offrent bien plus qu’un simple suivi des heures. Certains de ces outils ont également été pensés spé­cia­le­ment pour les petites en­tre­prises et sont proposés à un prix plutôt avan­ta­geux. Et si vos besoins venaient à grandir, ils alors souvent possible d’étendre la palette de fonc­tion­na­li­tés.

Lors de la création d’une en­tre­prise et di­rec­te­ment après, vous avez souvent d’autres choses à penser que l’en­re­gis­tre­ment des heures de travail. Les en­tre­pre­neurs se reposent souvent sur le fait que les employés veil­le­ront per­son­nel­le­ment à respecter le temps de travail fixé dans leur contrat de travail.

La confiance est une bonne chose, mais le contrôle en est une bien meilleure encore, et ce pour toutes les parties prenantes. Lorsque vous en­re­gis­trez les heures de travail, vous savez non seulement lorsque quelqu’un évite de tra­vail­ler, mais aussi lorsque vos employés tra­vail­lent trop. Ce dernier cas n’est pas moins pro­blé­ma­tique. D’une part, les heures sup­plé­men­taires sont ré­gle­men­tées par le Code du travail et d’autre part, une surcharge de travail peut impacter l’équilibre vie privée-vie pro­fes­sion­nelle voire nuire à la santé de vos col­la­bo­ra­teurs.

Dans ce contexte, la gestion du temps de travail prend alors une tout autre dimension que celle d’une simple re­pré­sen­ta­tion des heures de travail ef­fec­tuées : elle peut con­tri­buer à déceler un manque de temps et de personnel au sein de l’en­tre­prise. En effet, dans certaines cir­cons­tances, le fait que vos employés tra­vail­lent trop peut signifier que vous avez besoin de personnel sup­plé­men­taire ou que les processus doivent être optimisés.

La gestion du temps de travail en ligne est nettement plus simple et utile qu’un tableau Excel. Il en existe trois modèles dif­fé­rents :

• la gestion du temps basée sur le Web,
• la gestion du temps via une ap­pli­ca­tion de bureau,
• la gestion du temps via une ap­pli­ca­tion de pointeuse mobile.

De nombreux outils per­met­tent ces trois variantes ce qui présente l’avantage que l’employé peut saisir ses heures de travail, quel que soit l’endroit où il se trouve. Souvent, les ap­pli­ca­tions de pointeuse mobile per­met­tent également de saisir les heures hors ligne et de les syn­chro­ni­ser ul­té­rieu­re­ment dès que l’employé dispose d’une connexion Internet. Les données sont alors en­re­gis­trées sur un cloud et syn­chro­ni­sées au­to­ma­ti­que­ment avec les dif­fé­rents appareils.

Les heures de travail peuvent être saisies de deux façons. Dans le cadre d’une saisie liée au temps de travail, seules les heures d’arrivée et de départ ainsi que les temps de pause sont indiqués.

Exemple de saisie des heures liée au temps de travail :

Le col­la­bo­ra­teur commence sa journée de travail à 9h. Le midi, il prend une pause d’une heure. À 18 h 00, il quitte le travail.

A contrario, la gestion du temps de travail liée aux projets prend en compte les activités, projets ou moments in­di­vi­duels entrant dans la prise en charge du client. Une telle gestion s’avère notamment es­sen­tielle dans de nom­breuses agences ou dans des dé­par­te­ments spé­cia­li­sés qui tra­vail­lent avec d’autres dé­par­te­ments de l’en­tre­prise. Ce système en­re­gistre non seulement le temps de travail global, mais détermine également combien de temps l’employé passe sur un projet donné.

Dans le cadre d’une gestion du temps de travail en ligne, vous pouvez définir des budgets ou des taux horaires pour les dif­fé­rentes activités ou les dif­fé­rents projets. Les outils re­pré­sen­tent ensuite le temps passé par les employés sur des projets dé­ter­mi­nés dans des dia­grammes ex­pli­cites. De cette façon, vous pouvez garder un œil sur l’avancée du projet et sa ren­ta­bi­lité. Si un temps ou un budget limité a été défini pour certaines activités, vous voyez im­mé­dia­te­ment lorsque celui-ci est atteint, voire dépassé.

Exemple de gestion du temps de travail liée aux projets

De 9 h 00 à 9 h 30 : lire et répondre aux emails

De 9 h 30 à 10 h 30 : réunion d’équipe

De 10 h 30 à 12 h 30 : travail pour le client X

De 12 h 30 à 13 h 30 : pause déjeuner

De 13 h 30 à 14 h 30 : travail pour le client Y

De 14 h 30 à 15 h 00 : réunion de projet

De 15 h 00 à 16 h 00 : travail pour le client Z

De 16 h 00 à 18 h 00 : travail pour le client X

La gestion du temps de travail en ligne présente de multiples avantages par rapport à une gestion du temps de travail dans des tableaux Excel ou avec un terminal sta­tion­naire et peut s’avérer ju­di­cieuse pour les jeunes en­tre­prises. Vous trouverez ci-après quelques exemples d’uti­li­sa­tion per­ti­nente d’une gestion du temps de travail en ligne.

Les outils de gestion du temps de travail en ligne peuvent être installés ra­pi­de­ment et fa­ci­le­ment. En temps normal, chaque employé reçoit un accès personnel avec des données de connexion dont il est le seul à avoir con­nais­sance. Il n’est pas né­ces­saire de disposer d’autres équi­pe­ments, par exemple d’un terminal de gestion du temps de travail. Rien que cela vous permet d’éco­no­mi­ser de l’argent qui sera mieux investi ailleurs, en par­ti­cu­lier lors de la phase de création de l’en­tre­prise.

L’uti­li­sa­tion de la plupart des outils de gestion du temps de travail est con­vi­viale et facile à apprendre. Le choix est aujourd’hui si vaste que vous et vos col­la­bo­ra­teurs pourrez essayer en toute tran­quil­lité les outils avant de dé­ter­mi­ner celui qui convient le mieux à vos exigences et à celles de votre en­tre­prise.

La plupart des outils offrent l’une des trois pos­si­bi­li­tés suivantes pour saisir les heures de travail. Certains outils vous proposent même ces trois options :

• saisie manuelle : les employés sai­sis­sent leurs heures ma­nuel­le­ment lorsqu’ils arrivent et partent du travail, les pauses qu’ils ont ef­fec­tuées ou le temps qu’ils ont consacré à certains projets.
• mode timer : au début de la journée de travail ou d’une nouvelle activité, le col­la­bo­ra­teur lance le système de gestion du temps et le ferme lorsqu’il a terminé. Dans l’in­ter­valle, l’outil décompte au­to­ma­ti­que­ment le temps. Les entrées pré­dé­fi­nies con­cer­nant les projets con­tri­buent à ca­té­go­ri­ser les entrées au­to­ma­tiques.
• saisie au­to­ma­tique des heures : au cours de la journée de travail, l’outil en­re­gistre les ap­pli­ca­tions que l’employé a utilisées et le temps d’uti­li­sa­tion. Il constitue ensuite un profil de temps de travail à partir de ces données. Il va de soi que cela ne peut fonc­tion­ner que si les employés passent la plupart de leur temps de travail sur un or­di­na­teur. À la fin de la journée, vous pouvez éditer au­to­ma­ti­que­ment les entrées créées avant de les saisir dé­fi­ni­ti­ve­ment.

Les heures de travail saisies peuvent être analysées ra­pi­de­ment et sim­ple­ment à l’aide des outils de gestion du temps de travail en ligne. Cela va d’une simple vue d’ensemble, indiquant si un employé a réalisé des heures sup­plé­men­taires, à des rapports complets pour les su­pé­rieurs. Une gestion précise du temps de travail facilite également la comp­ta­bi­lité salariale. Les heures saisies peuvent gé­né­ra­le­ment être exportées au format Excel, CSV ou PDF. Les systèmes offrent par ailleurs souvent des in­ter­faces avec un logiciel de comp­ta­bi­lité qui peut accéder di­rec­te­ment aux données sur le temps de travail.

De nombreux outils de gestion du temps de travail en ligne proposent des fonc­tion­na­li­tés allant bien au-delà de la gestion du temps de travail. En voici quelques exemples :

• création de factures
• gestion de projet
• carnet de route intégré
• gestion des absences

Et même s’ils n’offrent pas per­son­nel­le­ment ces fonc­tion­na­li­tés, un grand nombre d’ap­pli­ca­tions peuvent être con­nec­tées à d’autres pro­grammes à l’aide d’in­ter­faces, par exemple avec des ap­pli­ca­tions de comp­ta­bi­lité ou des ap­pli­ca­tions de gestion de projet telles que Trello ou Asana.

Vous pourrez tester la plupart des outils de gestion du temps de travail en ligne de façon détaillée avant d’opter pour une uti­li­sa­tion payante : par exemple dans le cadre d’une phase de test de 30 jours ou d’une offre gratuite pour les­quelles seules quelques fonc­tion­na­li­tés premium ne sont pas dis­po­nibles. L’étendue des fonc­tion­na­li­tés de la version Basic est limitée en com­pa­rai­son : elle n’est uti­li­sable que par un petit nombre d’uti­li­sa­teurs ou permet uni­que­ment la création de projets et de clients re­la­ti­ve­ment petits.

Si vous optez pour un tarif complet et payant, vous vous ac­quit­te­rez des frais sur une base mensuelle ou annuelle. Les tarifs sont souvent éche­lon­nés en fonction de la taille de l’en­tre­prise et sont donc plus élevés au fur et à mesure que le nombre d’employés croît. Le tarif start-up est l’un des plus avan­ta­geux et souvent largement suffisant. Si l’en­tre­prise prend de l’ampleur et si les exigences aug­men­tent, vous pourrez opter pour un autre tarif à l’avenir.

Comme pour chaque système de gestion du temps de travail, l’outil ne peut pas être plus efficace que les personnes qui l’ex­ploi­tent. Si vos col­la­bo­ra­teurs ne l’utilisent pas ou l’utilisent de façon in­suf­fi­sante, la gestion du temps de travail ne fonc­tion­nera pas ef­fi­ca­ce­ment. Toutefois, de nom­breuses ap­pli­ca­tions vous apportent de l’aide et rap­pel­lent ré­gu­liè­re­ment à vos employés de saisir leurs heures de travail.

Les ré­ti­cences vis-à-vis de la gestion du temps de travail en ligne résultent souvent du fait que les employés se sentent sur­veil­lés. Afin d’empêcher cela, il est essentiel que vous com­mu­ni­quiez ou­ver­te­ment sur les raisons de l’in­tro­duc­tion d’un tel système. Éta­blis­sez une relation de confiance et expliquez à vos col­la­bo­ra­teurs qu’ils pro­fi­te­ront également de ce système s’ils sai­sis­sent cor­rec­te­ment leurs heures de travail. Il est souvent utile d’intégrer l’équipe dans la sélection de l’outil de gestion du temps de travail afin de lever d’emblée tout soupçon.

Veuillez également noter qu’un outil de suivi permet d’en­re­gis­trer les heures de travail, mais pas sa qualité. Lorsqu’un employé passe plus ou moins de temps qu’un collègue sur la même tâche, cela ne dit rien pour autant sur le résultat de ce travail. Vous devrez toujours garder cette con­si­dé­ra­tion à l’esprit lors de l’analyse des heures de travail.