Systèmes de saisie des heures : com­pa­ra­tif des dif­fé­rentes solutions

Une bonne gestion du temps de travail est aussi in­dis­pen­sable pour l’employeur que pour les col­la­bo­ra­teurs. Elle permet d’une part aux su­pé­rieurs de garantir que les employés res­pec­tent leur temps de travail con­trac­tuel. D’autre part, une gestion correcte fournit aux col­la­bo­ra­teurs un moyen de lutter contre les heures sup­plé­men­taires non payées. Mais la gestion du temps de travail peut uni­que­ment fonc­tion­ner si un système efficace est im­plé­menté.

Les fonc­tion­na­li­tés d’un tel système dépendent toutefois fortement des exigences et des ca­rac­té­ris­tiques de l’en­tre­prise. Les solutions sont très diverses et tiennent compte de cir­cons­tances très dif­fé­rentes. Elles peuvent se présenter sous la forme d’une solution en­tiè­re­ment lo­gi­cielle, d’un dis­po­si­tif ex­clu­si­ve­ment matériel ou encore d’ap­pli­ca­tions pour les appareils mobiles. Dans ce guide, nous vous pré­sen­tons les dif­fé­rentes pos­si­bi­li­tés afin que vous puissiez choisir quel système de saisie des heures cor­res­pond le mieux à vos besoins.

Un système de saisie des heures complet, matériel et élec­tro­nique ne convient pas à toutes les sociétés. Les charges né­ces­saires à sa mise en place peuvent être dis­pro­por­tion­nées par rapport au résultat, en par­ti­cu­lier pour les petites en­tre­prises. Dans d’autres sociétés, les employés ne tra­vail­lent pas sur le même site, elles n’ont donc pas l’utilité d’un dis­po­si­tif fixe. Quelles sont donc les pos­si­bi­li­tés ?

Aujourd’hui encore, de nom­breuses petites en­tre­prises disposent d’une liste (feuille de temps) sur laquelle les col­la­bo­ra­teurs notent per­son­nel­le­ment leurs heures de travail. L’avantage d’une telle méthode de do­cu­men­ta­tion réside évi­dem­ment dans son coût quasi inexis­tant. Par ailleurs, il n’est pas ou peu né­ces­saire d’expliquer aux col­la­bo­ra­teurs l’uti­li­sa­tion d’un tel système de saisie des heures. Un tableau auto-ex­pli­ca­tif devrait rendre l’uti­li­sa­tion intuitive.

Il y a toutefois un aspect dont il faut tenir compte et dans lequel réside l’un des in­con­vé­nients d’un tel système manuel : les données doivent ensuite être analysées ma­nuel­le­ment. Si les col­la­bo­ra­teurs indiquent uni­que­ment les heures d’arrivée et de départ, le supérieur ou le service RH devra calculer les heures tra­vail­lées puis les ad­di­tion­ner. À ceci, s’ajoutent également les dépenses né­ces­saires à l’archivage du système.

La taille de l’en­tre­prise est ainsi dé­ter­mi­nante : plus le nombre de col­la­bo­ra­teurs est faible, moins le travail ultérieur sera con­sé­quent. En revanche, s’il faut traiter les feuilles de temps de douzaines d’employés, l’in­ves­tis­se­ment dans une solution élec­tro­nique peut s’avérer rentable.

Un tel système ouvre également la porte à des fraudes de la part des col­la­bo­ra­teurs : alors que d’autres systèmes de saisie des heures sai­sis­sent les heures de façon au­to­ma­tique et sont donc plus dif­fi­ciles à manipuler, cette solution est en grande partie basée sur la confiance. Même si vous disposez d’un certain « contrôle social » exercé par les collègues, ce système ne peut fonc­tion­ner que si l’employeur fait confiance à ses employés.

Lorsque l’on pense à un appareil de gestion du temps de travail, nombreux sont ceux qui se re­pré­sen­tent en premier lieu une pointeuse tra­di­tion­nelle. En bref, le col­la­bo­ra­teur insère une carte dans un appareil qui tamponne alors l’heure actuelle. Cette procédure est effectuée à l’entrée et à la sortie de l’en­tre­prise. Comme pour la version papier manuelle, cette variante (aujourd’hui dépassée) nécessite également d’ad­di­tion­ner les heures de travail à la main. Cette méthode demande donc également un travail d’archivage sup­plé­men­taire. L’avantage d’une telle machine réside toutefois dans sa sim­pli­cité d’uti­li­sa­tion pour les employés. Par ailleurs, la fraude devient nettement plus com­pli­quée.

Aujourd’hui, le monde de l’en­tre­prise a largement abandonné les poin­teuses clas­siques tout en con­ser­vant les avantages de ce système de saisie des heures. Des solutions ma­té­rielles nu­mé­riques et élec­tro­niques per­met­tent d’obtenir un appareil simple à utiliser, empêchant en grande partie la fraude et formatant les données de façon stan­dar­di­sée. Un tel appareil élimine donc les défauts de la pointeuse manuelle : les nouveaux systèmes ef­fec­tuent au­to­ma­ti­que­ment le calcul des heures et archivent également toutes les données de façon autonome.

Pour dé­clen­cher l’ho­ro­da­tage, les employés s’iden­ti­fient sur l’appareil à l’aide d’un jeton ou d’une carte à puce (sous la forme d’une RFID) voire à l’aide de leur empreinte digitale. Le tampon numérique n’est pas en­re­gis­tré sur la puce du col­la­bo­ra­teur, mais di­rec­te­ment dans l’appareil. Il est ensuite possible de lire les données à l’aide d’un logiciel ou d’une interface Web. Toutes les in­for­ma­tions sont ainsi formatées de façon com­pré­hen­sible et comparées les unes aux autres. Dans de nombreux cas, les employés peuvent également vérifier leur compte de temps de travail ou procéder à d’autres réglages à l’aide d’un écran placé sur le matériel.

Aussi con­for­table que soit ce système de saisie des heures sous forme numérique, il présente néanmoins deux in­con­vé­nients : d’une part, les petites en­tre­prises pourront être rebutées par les coûts d’ac­qui­si­tion po­ten­tiel­le­ment élevés. En effet, il ne faut pas compter uni­que­ment le coût de l’appareil, mais aussi celui des puces cor­res­pon­dantes pour chaque employé, éven­tuel­le­ment le coût d'un autre appareil per­met­tant de pro­gram­mer les puces ou encore le coût d’une licence pour l’uti­li­sa­tion du logiciel. D’autre part, ces poin­teuses nu­mé­riques ne peuvent être utilisées que de façon sta­tion­naire. Par exemple, si un col­la­bo­ra­teur est en dé­pla­ce­ment, il sera dans l’im­pos­si­bi­lité de pointer le jour en question.

Pour permettre aux employés qui font du té­lé­tra­vail ou tra­vail­lent à l’extérieur des locaux de saisir leurs heures, il existe également des solutions mobiles. Via une ap­pli­ca­tion sur un smart­phone, les col­la­bo­ra­teurs disposent toujours du système de saisie des heures à portée de main. Il existe aujourd’hui de nom­breuses ap­pli­ca­tions de pointeuse mobile dans ce domaine qui sont pour la plupart très faciles à utiliser. Les heures d’arrivée et de départ peuvent être saisies en quelques étapes seulement. Un grand nombre d’ap­pli­ca­tions offrent par ailleurs des fonc­tion­na­li­tés pratiques : les col­la­bo­ra­teurs en dé­pla­ce­ment peuvent par exemple indiquer di­rec­te­ment des in­for­ma­tions sup­plé­men­taires con­cer­nant leur mission, telles que le nom du client chez qui ils ont passé la journée de travail.

La lo­ca­li­sa­tion GPS du smart­phone permet également d’intégrer des données de géo­lo­ca­li­sa­tion à la gestion du temps de travail. La tenue d’un carnet de route ainsi que la saisie des heures de mission et de projet peuvent souvent être ef­fec­tuées avec un tel système de saisie des heures. Le supérieur ou le service RH peuvent alors contrôler et analyser toutes les données dans une ap­pli­ca­tion en ligne.

Une ap­pli­ca­tion de pointeuse mobile fonc­tionne donc comme une feuille de temps numérique et présente également une partie de ses avantages et de ses in­con­vé­nients. Ce système repose lui aussi en grande partie sur la confiance, une ca­rac­té­ris­tique qui est malgré tout inhérente à un service sur site. Il est également re­la­ti­ve­ment facile à ap­pré­hen­der. Con­trai­re­ment à une solution ma­té­rielle complète, les ap­pli­ca­tions s’ins­cri­vent gé­né­ra­le­ment dans une four­chette de prix moyenne.

En règle générale, les di­ri­geants peuvent également choisir entre dif­fé­rents packs et sé­lec­tion­ner l’offre qui convient à la taille de leur en­tre­prise. N’oubliez pas toutefois que chaque col­la­bo­ra­teur aura alors besoin d’un smart­phone. Si l’en­tre­prise ne met pas de té­lé­phones pro­fes­sion­nels à dis­po­si­tion, l’ap­pli­ca­tion devra donc être utilisée sur l’appareil personnel de l’employé. C'est la raison pour laquelle vous devriez im­pé­ra­ti­ve­ment vous informer au préalable sur les systèmes d’ex­ploi­ta­tion mobiles pour lesquels l’ap­pli­ca­tion a été dé­ve­lop­pée.

À l’instar des ap­pli­ca­tions de pointeuse mobile pour les smart­phones, il existe des solutions lo­gi­cielles pour PC de bureau. Dans leur structure, ces systèmes de saisie des heures sont gé­né­ra­le­ment si­mi­laires aux ap­pli­ca­tions. L’ad­mi­nis­tra­teur crée tous les employés dans le logiciel et renseigne leurs heures de travail in­di­vi­duelles. Le programme est également installé sur les or­di­na­teurs des employés. Lorsqu’ils com­men­cent leur journée de travail, ils lancent la saisie des heures d’un seul clic. Les pauses et la fin de la journée peuvent être fa­ci­le­ment comp­ta­bi­li­sées.

Les su­pé­rieurs accèdent à toutes les données à l’aide d’une interface ad­mi­nis­tra­teur et vérifient ainsi le compte de temps de travail de chaque col­la­bo­ra­teur. En règle générale, un système de saisie des heures logiciel permet aussi de saisir les jours de congé, de maladie et les jours fériés. Il n’y a donc pas de charge ad­mi­nis­tra­tive a pos­te­riori.

Les in­con­vé­nients de cette solution sont également liés aux coûts (des frais de licence devant être payés ré­gu­liè­re­ment pour ces solutions) ainsi qu’à l’ins­tal­la­tion du logiciel sur le PC : celui-ci doit gé­né­ra­le­ment être démarré chaque matin. Puisque la saisie des heures peut uni­que­ment être lancée avec un clic de souris, le temps de travail peut être mal saisi dans certaines cir­cons­tances. D’autre part, cette solution n’est pratique que dans une mesure limitée en dé­pla­ce­ment et exige dans tous les cas un or­di­na­teur portable.

Si l’on souhaite permettre aux col­la­bo­ra­teurs de saisir leurs heures de travail au bureau, à domicile ou en dé­pla­ce­ment à l’aide de la même ap­pli­ca­tion, un système de saisie des heures en ligne peut s’avérer pertinent. Les employés peuvent ainsi accéder au système via leur na­vi­ga­teur. De façon similaire à un logiciel de bureau, les employés notent leurs heures de travail sur le portail en ligne. Les su­pé­rieurs peuvent à leur tour consulter toutes les heures saisies dans une vue d’ensemble. La plupart du temps, ce type de système permet également de ren­seig­ner des in­for­ma­tions com­plé­men­taires ainsi que des temps et des jours d’absence.

L’ap­pli­ca­tion en ligne étant uti­li­sable à l’aide d’un na­vi­ga­teur normal, les uti­li­sa­teurs sont gé­né­ra­le­ment moins con­fron­tés à des problèmes de com­pa­ti­bi­lité qu’avec une solution lo­gi­cielle. Tant qu’ils utilisent un na­vi­ga­teur actuel, toutes les fonc­tion­na­li­tés devraient être en­tiè­re­ment dis­po­nibles, quels que soient le matériel et le système d’ex­ploi­ta­tion utilisés. Dans l’idéal, l’ap­pli­ca­tion offre également une interface avec d’autres pro­grammes afin de sim­pli­fier la comp­ta­bi­lité salariale par exemple. Pour des raisons de pro­tec­tion des données, il convient également de contrôler l’endroit où les données sont en­re­gis­trées et les personnes ayant accès à ces données.

Le choix de votre système de saisie des heures dépendra fortement de votre en­tre­prise et de ses exigences. Alors que de nom­breuses petites en­tre­prises pourront se contenter de solutions simples et bon marché, les grandes en­tre­prises pré­fé­re­ront investir dans des systèmes plus complexes. Dans certaines si­tua­tions, une com­bi­nai­son de plusieurs systèmes peut s’avérer être la bonne solution. Vous devez veiller à ce que les solutions viennent du même pres­ta­taire ou tout du moins à ce qu’elles soient com­pa­tibles.