OX App Suite

Un logiciel de col­la­bo­ra­tion tout droit venu d’Europe : la société allemande Open-Xchange AG propose avec la suite OX App une solution Office basée Cloud à la hauteur de la con­cur­rence telle que Microsoft et Google. Alors que peut faire ce logiciel ?

Tout comme les deux autres solutions Software-as-a-Service bien connues que sont Microsoft 365 de Microsoft et Google Workspace, la OX App suite se compose de dif­fé­rents pro­grammes qui fa­ci­li­tent la vie quo­ti­dienne au bureau : trai­te­ment de texte, mes­sa­ge­rie al­ter­na­tive à Outlook et stockage Cloud en un seul pack.

De plus, la suite OX App a le gros avantage d’offrir une pré­sen­ta­tion sous forme de tableau de bord. Ainsi, toutes les ap­pli­ca­tions sont re­grou­pées et les uti­li­sa­teurs disposent des in­for­ma­tions les plus im­por­tantes en un clin d’œil : nouveaux mails, rendez-vous à venir, tâches en cours, fichiers im­por­tants... Le portail peut être per­son­na­lisé ra­pi­de­ment et fa­ci­le­ment à l’aide de widgets. Chaque uti­li­sa­teur peut placer en évidence les in­for­ma­tions qui sont im­por­tantes pour lui et cacher celles qui sont sans im­por­tance.

L’App Suite est cons­ti­tuée d’un programme de mes­sa­ge­rie : avec l’ap­pli­ca­tion de courrier élec­tro­nique, les uti­li­sa­teurs peuvent ra­pi­de­ment et fa­ci­le­ment recevoir, envoyer et organiser leurs messages. Le grand avantage est que plusieurs comptes uti­li­sa­teurs peuvent être gérés sur la même interface. Les courriels peuvent être triés dans dif­fé­rents dossiers ou marqués comme im­por­tants. La fonction de recherche avancée est de plus d’une grande aide pour les boîtes aux lettres bien remplies.

OX Mail n’est pas fourni avec son propre serveur de mes­sa­ge­rie, comme c’est le cas par exemple avec Gmail. À la place, les uti­li­sa­teurs ou les en­tre­prises ont la pos­si­bi­lité d’intégrer leurs comptes de mes­sa­ge­rie existants.

Open-Xchange E-Mail est également dis­po­nible pendant vos dé­pla­ce­ments. L’interface Web s’adapte bien aux mobiles, même ceux qui ont de petits écrans, mais vous pouvez également utiliser un logiciel ad­di­tion­nel : pour iOS et Android, des ap­pli­ca­tions mobiles sont en effet dis­po­nibles.

Pour qu’un programme de mes­sa­ge­rie élec­tro­nique puisse être utilisé ef­fi­ca­ce­ment, un carnet d’adresses fonc­tion­nel est né­ces­saire. L’App Suite se sert de OX Contacts pour l’envoi des mails et d’autres scénarios d’ap­pli­ca­tion. Le logiciel permet aux uti­li­sa­teurs de créer, modifier et gérer des contacts. Les contacts peuvent également être regroupés par thème et ouverts pour d’autres uti­li­sa­teurs. Grâce à la fonction de syn­chro­ni­sa­tion, les adresses les plus im­por­tantes sont toujours dis­po­nibles sur chaque appareil. Pour faciliter au mieux la création de nouvelles entrées, les données provenant de sources ap­prou­vées peuvent être trans­fé­rées di­rec­te­ment dans le carnet d’adresses.

La suite OX Ca­len­drier met à dis­po­si­tion des ca­len­driers pour bien organiser ses rendez-vous. Le pla­ni­fi­ca­teur permet de plus de gérer dif­fé­rents ca­len­driers en même temps. Par exemple, les rendez-vous privés peuvent être gérés au sein de la même interface que les rendez-vous d’affaires auxquels vos collègues ont par ailleurs accès. Le logiciel permet aussi de planifier sim­ple­ment des réunions et d’inviter des par­ti­ci­pants.

OX Drive fournit aux uti­li­sa­teurs d’Open-Xchange une solution de stockage Cloud facile à utiliser. Les fichiers et dossiers sont trans­fé­rés en toute sim­pli­cité vers le stockage. Ensuite, les fichiers peuvent être déplacés et réor­ga­ni­sés comme à notre habitude sur le disque dur local. Pour favoriser la col­la­bo­ra­tion avec les collègues et par­te­naires com­mer­ciaux, il est possible de partager des fichiers précis ou des dossiers entiers. Les autres uti­li­sa­teurs peuvent accéder aux données et les vi­sua­li­ser, les té­lé­char­ger ou les modifier.

Pour tous les documents textes, Open-Xchange propose trois ap­pli­ca­tions dif­fé­rentes qui couvrent les fonctions que l’on connaît des autres four­nis­seurs. Avec OX Text, vous pouvez écrire et formater vos lettres ou autres textes. OX Pre­sen­ta­tion sert à créer des pré­sen­ta­tions agréables, comme on peut le faire avec Po­wer­Point. Enfin OX Spread­sheet est un tableur qui fournit toutes les fonctions né­ces­saires aux calculs et à la création de tableaux.

Les uti­li­sa­teurs peuvent ainsi tra­vail­ler avec dif­fé­rents formats. Si vous recevez des fichiers créés avec Microsoft Office, vous pouvez également ouvrir et modifier ces documents. Comme la OX App Suite est une série de pro­grammes pour la col­la­bo­ra­tion, OX Documents offre de nom­breuses pos­si­bi­li­tés pour tra­vail­ler en équipe. Vous pouvez partager les documents avec d’autres uti­li­sa­teurs et ensuite tra­vail­ler ensemble sur le contenu.

La suite Open-Xchange offre quasiment la même gamme de fonctions que les autres solutions de col­la­bo­ra­tion bien connues. Cependant, ses avantages résident prin­ci­pa­le­ment sur la con­cep­tion ouverte du logiciel. Plusieurs dé­ve­lop­peurs ont travaillé sur la suite OX App Suite - parmi eux, certains pro­gram­meurs qui ont déjà développé Ope­nOf­fice.

Cette approche open-source est la plus per­cep­tible dans OX Documents. Con­trai­re­ment à d’autres four­nis­seurs, ce logiciel n’a pas de format de fichier propre. En revanche, les fichiers Microsoft Office, Ope­nOf­fice et Li­breOf­fice peuvent s’ouvrir fa­ci­le­ment et être édités, et ce sans détruire le formatage des documents. En même temps, il est possible de tra­vail­ler avec d’autres personnes sur un document, même si ces derniers n’utilisent pas OX Documents.

Un autre avantage qui a aussi à voir avec la com­mu­nauté open source, tout du moins in­di­rec­te­ment : la pro­tec­tion des données. Les offres de Microsoft et de Google en par­ti­cu­lier sont ré­gu­liè­re­ment blâmées de ne pas protéger suf­fi­sam­ment les données des uti­li­sa­teurs. La suite OX App est en revanche conçue pour répondre aux exigences du RGPD. Si les uti­li­sa­teurs accèdent aux pro­grammes d’ap­pli­ca­tion à partir d’un hébergeur de l’Union eu­ro­péenne, ils peuvent compter sur une solution conforme à la pro­tec­tion des données.

Les in­con­vé­nients peuvent provenir toutefois de l’approche basée Cloud. La suite n’est pas destinée à être installée sur un PC personnel. Les uti­li­sa­teurs les moins ex­pé­ri­men­tés d’un point de vue technique sont plutôt con­seil­lés de choisir une solution déjà installée sur un serveur. Même pour les petites et moyennes en­tre­prises (PME), la mise en place du réseau local et son uti­li­sa­tion peuvent être trop lourds. Par con­sé­quent, il est né­ces­saire d’avoir recours à l’offre d’un four­nis­seur d’hé­ber­ge­ment. Néanmoins, les grands groupes peuvent aussi proposer la suite OX App de leurs employés grâce à leur propre centre de données.

Tout comme les autres al­ter­na­tives à Microsoft Office, la suite OX App s’adresse aux en­tre­prises de toutes tailles : des en­tre­pre­neurs in­dé­pen­dants aux grands groupes in­ter­na­tio­naux, tout type d’uti­li­sa­teurs peut tra­vail­ler avec la suite OX App. Les fonctions de la suite sont par­ti­cu­liè­re­ment utiles si vous souhaitez trans­fé­rer des données de votre en­tre­prise vers le Cloud. Ainsi, vous pouvez d’une part accéder aux fichiers et aux in­for­ma­tions depuis n’importe quel endroit, et d’autre part, vous pouvez col­la­bo­rer avec d’autres personnes de manière très simple. Comme les documents, ré­per­toires d’adresses et autres données sont en­re­gis­trées sur le Cloud, les fichiers peuvent être ra­pi­de­ment partagés avec d’autres uti­li­sa­teurs.

L’aspect Software as a Service est également un avantage pour les groupes d’uti­li­sa­teurs : il n’est pas né­ces­saire de con­fi­gu­rer le PC ou l’or­di­na­teur portable de chaque employé, d’installer le logiciel et de faire des mises à jour ré­gu­lières. Il suffit d’avoir un appareil avec un na­vi­ga­teur à jour et une simple connexion Internet stable. Même si l’on change d’or­di­na­teur, il n’est au­cu­ne­ment né­ces­saire d’effectuer de nouvelles ins­tal­la­tions : avec un en­re­gis­tre­ment sur le Cloud, toutes les données sont à nouveau dis­po­nibles im­mé­dia­te­ment. Vous éco­no­mi­sez du temps et de l’argent.