Créer un planning d’horaires sous Excel : des­crip­tion

Le planning des horaires ou planning de roulement 3x8 est un ins­tru­ment de la pla­ni­fi­ca­tion du personnel dans les en­tre­prises. Il vise à garantir que le bon nombre d’employés possédant les bonnes qua­li­fi­ca­tions occupent le bon poste au bon moment. Le tableau de service définit le début et la fin des heures de travail. Il donne donc aux tra­vail­leurs un aperçu pratique du moment où ils doivent faire leur travail.

Le planning des horaires lui-même est un document assez simple. Toutefois, afin de fournir une orien­ta­tion au personnel, elle doit sa­tis­faire à certaines exigences formelles (et aussi légales). Bien qu’il existe de nom­breuses solutions lo­gi­cielles pour l’éta­blis­se­ment de listes, beaucoup d’entre elles sont associées à des frais d’abon­ne­ment mensuels. Un programme de grande envergure suffit pour créer soi-même un planning d’horaires pro­fes­sion­nel : Excel.

En tant qu’outil de pla­ni­fi­ca­tion pour les em­ployeurs et d’orien­ta­tion pour les tra­vail­leurs, chaque fichier devrait répondre à certaines exigences formelles :

• Il doit contenir tous les ren­seig­ne­ments es­sen­tiels, y compris le prénom et le nom de famille des employés, les heures de travail et la période de pla­ni­fi­ca­tion à laquelle le planning des horaires s’applique.
• Cela devrait avoir un sens non seulement pour le créateur, mais aussi pour les employés. Le planning d’horaires Excel devrait donc être limité à l’essentiel dans un souci de clarté (veiller également à ce que le texte ne soit pas trop petit) et aussi simple et explicite que possible. En cas de doute, il est conseillé d’ajouter une légende ex­pli­ca­tive.
• Un design vi­suel­le­ment attrayant est également un avantage. Des lignes ou des colonnes vides peuvent donc entraîner un as­sou­plis­se­ment de l’affichage. En outre, dif­fé­rentes couleurs dis­tin­guent les dif­fé­rentes zones les unes des autres.

De plus, certaines exigences légales doivent être res­pec­tées. Il n’y a pas de pres­crip­tions légales en ce qui concerne la con­cep­tion, mais puisque l’employeur exerce son droit d’ins­truc­tion avec le planning de travail Excel, le document est cependant soumis aux ré­gle­men­ta­tions com­mer­ciales.

L’employeur peut dé­ter­mi­ner quand ses employés doivent effectuer leur travail. Toutefois, il se doit de tenir compte des intérêts et des besoins de son personnel. Dans ce contexte, les dis­po­si­tions de la loi sur le temps de travail (Art. L. 3121-1 et Art. L. 3121-2) sont par­ti­cu­liè­re­ment im­por­tantes en ce qui concerne le temps de travail autorisé par jour et des pauses à respecter ainsi que le travail de nuit et par roulement. En outre, il faut également tenir compte des dis­po­si­tions légales relatives à des groupes par­ti­cu­liers de personnes (par exemple sur la pro­tec­tion de l’emploi des jeunes) ainsi que des dis­po­si­tions de droit privé (les con­ven­tions col­lec­tives notamment). D’autres questions sont gé­né­ra­le­ment réglées au sein de l’en­tre­prise (par exemple, par un accord d’en­tre­prise ou des clauses cor­res­pon­dantes dans le contrat de travail).

En outre, d’un point de vue juridique, le planning des horaires doit être considéré comme un document, puisqu’il est également utilisé à des fins de do­cu­men­ta­tion et de calcul de la paie. Cela signifie qu’il est gé­né­ra­le­ment con­traig­nant après la trans­mis­sion ou l’af­fec­ta­tion et que l’employeur ne peut pas sim­ple­ment le modifier ul­té­rieu­re­ment. Si le chan­ge­ment d’horaire est néanmoins in­dis­pen­sable, il doit nor­ma­le­ment être annoncé au moins sept jours à l’avance (ou selon le délai prévu par la con­ven­tion ou l’accord collectif de travail ap­pli­cable à votre en­tre­prise) con­for­mé­ment à l’article L3121-47 du Code du Travail.

Fon­da­men­ta­le­ment, notre exemple du planning 3x8 comprend les trois domaines suivants :

• Une ligne d’en-tête visible en per­ma­nence avec les dif­fé­rents quarts de travail et les heures cor­res­pon­dantes.
• Une barre latérale avec date continue générée au­to­ma­ti­que­ment, sans le dimanche.
• Un tableau dans lequel les noms des employés en service peuvent être entrés et qui calcule également le nombre de quarts de travail effectués pour chaque employé.

Dans cette section, nous allons vous montrer comment formater les colonnes et les lignes du planning de travail Excel et fixer l’en-tête en haut de l’écran. Nous vous donnons également des conseils sur l’uti­li­sa­tion des rac­cour­cis Excel :

1. Pour ajuster la largeur des colonnes de votre exemple de planning 3x8, vous pouvez sim­ple­ment cliquer (maintenir enfoncé) sur la limite de la colonne et la faire glisser à la largeur désirée (la largeur actuelle est affichée dans une petite fenêtre au-dessus du pointeur de la souris).
2. Vous pouvez également cliquer sur une colonne et entrer la valeur souhaitée dans l’onglet « Accueil » sous « Format » à «Largeur de colonne ».
3. Avec le bouton « Re­pro­duire la mise en forme » situé dans le coin supérieur gauche de l’onglet « Accueil »), vous pouvez même accélérer votre travail : pour ce faire, cliquez d’abord sur une colonne déjà formatée, puis sur ledit bouton et enfin, sur la colonne à formater. Cela vous évite d’avoir à ajuster ma­nuel­le­ment toutes les colonnes de la table.
4. Dans notre exemple, la colonne A (« décembre 2019 ») a une largeur de 35 ; les colonnes C, E, G ont une valeur de 20 ; les colonnes vides B, D, F, H et J, qui sont destinées à aérer le tableau, ont chacune seulement 40 pixels de largeur (ce qui cor­res­pond à une valeur de 5). Vous pouvez définir les colonnes K et L comme vous le souhaitez, en fonction de l’espace dont vous disposez encore.
5. Vous voulez savoir comment nous avons formaté les cellules pour les dif­fé­rentes couches ? Tapez sim­ple­ment « Equipe du matin » (ou du midi, de l’après-midi ou de nuit) et utilisez le raccourci Excel [ALT]+[ENTER] pour casser ma­nuel­le­ment une ligne. Entrez main­te­nant l'heure « 6:00-10:00 ». En double-cliquant sur la cellule en dernier, vous pouvez ajuster la taille de police du nom du calque et de l'heure et ajouter des ca­rac­tères gras.
6. Enfin, fixez l'en-tête en haut de l'écran pour qu'il soit toujours visible lorsque vous faites défiler la liste. Pour ce faire, accédez à l'onglet « Affichage » et cliquez sur « Figer la ligne su­pé­rieure » sous « Figer les volets ».

Ici vous pouvez voir un tutoriel vidéo sur l’uti­li­sa­tion correcte de la fonction « Re­pro­duire la mise en forme » d’Excel :

Dans cette section, vous ap­pren­drez comment fixer une date sé­quen­tielle pour votre tableau de service tout en évitant les dimanches qui ne sont pas ha­bi­tuel­le­ment tra­vail­lés :

1. Tapez dans la cellule A2 (colonne A, ligne 2) la première date du mois qui ne tombe pas un dimanche (par exemple, le 2 décembre 2019).

2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la cellule et cliquez sur « Format de cellules » dans le menu déroulant qui s'ouvre.

3. Sé­lec­tion­nez l’onglet « Nombre » dans le menu con­tex­tuel suivant et cliquez sur le type « Mercredi 14 mars 2012 » dans la catégorie « Date » pour afficher la date avec le jour de la semaine (vous pouvez bien sûr choisir une autre méthode d'af­fi­chage).

4. Cliquez sur la cellule A3 ci-dessous et copiez la formule suivante pour exclure tous les dimanches des dates con­sé­cu­tives : =SI(SEMAINE JOUR(A2;2)=6;A2+2;A2+1)

5. Formatez également cette cellule selon le type « Mercredi 14 mars 2012 ». Au lieu d'une séquence cryptique de chiffres, la deuxième date du mois devrait main­te­nant être affichée, sauf si elle tombe sur un dimanche (qui est omis).

6. Sé­lec­tion­ner la cellule A3. Cliquez sur le petit carré dans le coin inférieur droit de la cellule et faites-le glisser vers le bas jusqu'à la dernière date du mois. Relâchez ensuite le pointeur de la souris. Excel ajoute main­te­nant au­to­ma­ti­que­ment toutes les dates sans les dimanches.

7. Si vous voulez laisser de côté tout le week-end, c'est encore plus simple : entrez la première date du mois et faites glisser le petit carré vers le bas jusqu'à ce que le mois entier soit listé. Cliquez main­te­nant sur le SmartTag « Rem­plis­sage ins­tan­tané » dans le coin inférieur droit de la zone marquée et sé­lec­tion­nez « Remplir avec les jours de la semaine ». Excel supprime main­te­nant tous les samedis et dimanches de la liste.

La vidéo suivante explique la procédure de base pour remplir au­to­ma­ti­que­ment les dates dans Excel :

La dernière section explique comment demander à Excel de calculer les quarts de travail de vos employés et d'ef­fec­tuer les rap­pro­che­ments finaux. Nous vous donnerons également quelques conseils au sujet des macros :

1. À n’importe quel poste de votre tableau de service, inscrivez le nom de tous vos employés. Vous écrivez le nom de chaque employé dans une cellule séparée. Dans notre exemple, Matthieu S. est affecté à la cellule L9.

2. Entrez la formule suivante dans la cellule adjacente M9 : =NOMBRE SI(C2:I29 ; « Matthieu S. »)

3. Dans notre exemple, le tableau C2:I29 re­pré­sente la totalité des cellules dans les­quelles les employés peuvent être inscrits et comptés dans leurs quarts de travail res­pec­tifs.

4. Excel compte main­te­nant au­to­ma­ti­que­ment toutes les entrées Matthieu S. dans la liste et affiche le total dans la cellule M9. Si vous saisissez des couches sup­plé­men­taires pour Matthieu S., la valeur numérique est mise à jour au­to­ma­ti­que­ment.

5. Le formatage de la mise en page de votre tableau de service se fait de pré­fé­rence à la toute fin. Vous pouvez utiliser le bouton « Rem­plis­sage de couleur » de l’onglet « Accueil » pour colorier dif­fé­rem­ment les lignes, les colonnes ou les cellules in­di­vi­duelles afin de les mettre en évidence. N’oubliez pas, cependant, d’expliquer le schéma de couleurs au moyen d’une légende pour vos employés.

6. N’oubliez pas d'activer les lignes de bordure avec le bouton du même nom. C’est la seule façon de séparer clai­re­ment les cellules in­di­vi­duelles de votre tableau de service.

7. Enfin, vous pouvez protéger votre liste contre toute mo­di­fi­ca­tion par d’autres personnes en activant la pro­tec­tion en écriture dans l’onglet « Révision ».

La vidéo suivante explique comment utiliser la fonction = NB.SI dans la pratique :

Vous pouvez main­te­nant utiliser votre planning de travail Excel fini pour tous les mois à venir. Il vous suffit de créer une nouvelle feuille de calcul Excel pour chaque mois (cliquez sur le petit signe « + » en bas à gauche de la fenêtre) et d’y copier votre exemple de planning 3x8 (com­bi­nai­son de touches [CTRL]+[C] et [CTRL]+[V]). Vous pouvez ensuite cliquer avec le bouton droit de la souris et « Renommer » la feuille de calcul avec le mois courant et ajouter une « Couleur d’onglet » pour mieux dis­tin­guer les feuilles de calcul les unes des autres.

Toutefois, vous re­mar­que­rez que les largeurs de colonne du modèle ne sont pas copiées pendant le processus de copie. Microsoft suggère une certaine procédure pour ce di­dac­ti­ciel qui ne fonc­tionne pas en pratique. Suivez plutôt les étapes suivantes :

1. Sé­lec­tion­nez ma­nuel­le­ment le modèle de tableau de service en faisant glisser avec la souris une zone qui couvre toutes les cellules per­ti­nentes.
2. Copiez le tableau dans votre nouvelle feuille de travail.
3. Cliquez sur le SmartTag « (Ctrl) », dans le coin inférieur droit du tableau inséré. Un menu con­tex­tuel s’ouvre.

Sous « Insérer », cliquez sur le bouton « Conserver la largeur du tableau original (B) ». La largeur de colonne correcte est main­te­nant rétablie.

Vous souhaitez saisir plusieurs salariés dans une équipe ? Procédez de la manière suivante : cliquez avec le bouton droit de la souris sur la cellule située sous le calque, cliquez sur « Insérer cellule », puis sur « Colonne entière ». Avec l’option « Supprimer», vous pouvez également les supprimer à tout moment.

Une fois que vous avez réparti tous vos employés en équipe, il ne vous reste plus qu’à sau­ve­gar­der votre tableau de service, de pré­fé­rence sous forme de fichier PDF. Vous pouvez ensuite l’imprimer et l’utiliser comme avis ou l’envoyer di­rec­te­ment à votre personnel par courriel ou via l’intranet.

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