Macros Po­wer­Point : méthode pour au­to­ma­ti­ser l’uti­li­sa­tion quo­ti­dienne de Po­wer­Point

En principe, vous pouvez choisir n’importe quel éditeur de code pour écrire le code VBA d’une macro Po­wer­Point. Néanmoins, nous vous re­com­man­dons d’utiliser l’éditeur Visual Basic di­rec­te­ment intégré dans l’outil de pré­sen­ta­tion, car c’est une solution simple et con­for­table pour intégrer des macros. Étant donné que l’éditeur fait partie des « Dé­ve­lop­peurs » dé­sac­ti­vés par défaut de la suite Microsoft Office, vous devez commencer par l’activer. Cliquez pour ce faire sur l’onglet « Fichier » afin d’y ouvrir les options relatives au bouton du même nom. Dans les options Po­wer­Point, ouvrez ensuite le menu « Per­son­na­li­ser le ruban » et per­son­na­li­sez à votre guise la barre de menu su­pé­rieure du logiciel de pré­sen­ta­tion.

Dans la fenêtre de menu droite, sé­lec­tion­nez « Onglets prin­ci­paux », cochez la case « Dé­ve­lop­peur » et cliquez sur « OK » pour ajouter l’onglet cor­res­pon­dant à votre ins­tal­la­tion Po­wer­Point :

Dans le ruban, vous devriez également trouver l’onglet « Dé­ve­lop­peur ». Si vous cliquez dessus, vous pouvez ouvrir à tout moment l’éditeur VBA par le bouton « Visual Basic » intégré dans la barre.

Le moyen le plus simple de créer une nouvelle macro Po­wer­Point avec l’éditeur VBA est de sé­lec­tion­ner le bouton « Macros » se trouvant juste à côté du bouton Visual Basic. Cliquez sur ce bouton pour faire ap­pa­raître un menu dans lequel est entré le nom souhaité pour la macro. Sé­lec­tion­nez ensuite sous « Macro dans » le document Po­wer­Point dans lequel la chaîne de commandes créée devra être dis­po­nible. Si vous optez ici pour le point « Toutes les pré­sen­ta­tions ouvertes », la macro peut être utilisée pour tous les projets. Cliquez ensuite sur le bouton « Créer » pour créer une macro Po­wer­Point :

Pour intégrer dé­fi­ni­ti­ve­ment la macro créée à votre ins­tal­la­tion Po­wer­Point, vous pouvez choisir de l’en­re­gis­trer dans le dossier ac­tuel­le­ment ouvert ou dans un dossier créé spé­cia­le­ment à cet effet. Appuyez pour cela sur le symbole En­re­gis­trer dans la barre de menu de l’éditeur VBA ou utilisez en variante la com­bi­nai­son de touches [Ctrl] + [S] (enfoncées si­mul­ta­né­ment).

Po­wer­Point réagit par une boîte de dialogue dans laquelle l’ap­pli­ca­tion indique que vous ne pouvez en­re­gis­trer des macros que dans des documents du type « Modèle Po­wer­Point avec macro » ou « Pré­sen­ta­tion Po­wer­Point avec macro ». Cliquez ainsi sur « Non » pour modifier le type de fichier de votre document actuel ou pour indiquer le lieu d’en­re­gis­tre­ment d’un modèle cor­res­pon­dant :

Sé­lec­tion­nez à présent sous « Type de fichier » le point « Pré­sen­ta­tion Po­wer­Point prenant en charge les macros » ou « Modèle de con­cep­tion Po­wer­Point prenant en charge les macros », ou en variante l’em­pla­ce­ment où votre modèle de macro Po­wer­Point central est en­re­gis­tré (dans la mesure où vous l’aviez créé au préalable), avant de cliquer dans une dernière étape sur « En­re­gis­trer » :

Dès que vous avez en­re­gis­tré la macro dans une pré­sen­ta­tion ou un modèle Po­wer­Point donné, vous pouvez l’exécuter à tout moment. Le moyen le plus simple dans ce cas est de passer ici aussi par le menu Macros dans le ruban de l’onglet « Dé­ve­lop­peur » : sé­lec­tion­nez à cet effet l’onglet cor­res­pon­dant et cliquez sur le bouton « Macros » comme pour la création de la macro :

Vous pouvez ajouter un bouton pour le démarrage rapide d’une macro Po­wer­Point soit à la barre d’outils pour l’accès rapide, soit au ruban d’un onglet quel­conque. La barre d’outils comprend déjà en série quelques boutons pour exécuter ra­pi­de­ment certaines étapes du programme, par exemple pour en­re­gis­trer le document actuel. Si vous voulez ajouter un bouton pour votre macro à cette barre, commencez par ouvrir les options (par l’onglet « Fichier »). Passez ensuite à la rubrique « Barre d’outils Accès rapide » :

Sé­lec­tion­nez sous « Choisir les commandes » (fenêtre gauche) l’entrée « Macros » et cliquez ensuite sur la macro créée par un clic gauche ou droit. Si vous appuyez ensuite sur le bouton Ajouter, Po­wer­Point ré­per­to­rie alors également la macro dans la fenêtre de menu droite :

Si vous appuyez sur l’entrée de la macro dans la fenêtre de menu droite et que vous sé­lec­tion­nez ensuite « Modifier », vous avez alors la pos­si­bi­lité de per­son­na­li­ser le nom et l’icône du bouton. Pour terminer, confirmez le nouveau bouton de la barre d’outils Accès rapide avec « OK ».

L’ajout d’un bouton Macro au ruban d’un onglet donné fonc­tionne en principe de la même manière que l’ajout à la barre d’outils Accès rapide. Il faut néanmoins une étape sup­plé­men­taire : con­trai­re­ment à la barre pour le démarrage rapide, le bouton ne peut être intégré qu’après la création préalable d’un groupe défini par l’uti­li­sa­teur.

Dans ce cas, commencez par ouvrir les options Po­wer­Point (« Fichier » « Options »). Naviguez ensuite dans la rubrique « Per­son­na­li­ser le ruban » et double-cliquez dans la fenêtre de menu droite sur l’onglet dans lequel vous souhaitez intégrer le bouton Macros. Appuyez ensuite sur « Nouveau groupe » pour ajouter à cet onglet le groupe mentionné défini par l’uti­li­sa­teur :

Cliquez sur « Renommer » pour entrer encore un nom pertinent pour le nouveau groupe créé avant de sé­lec­tion­ner le point « Macros » dans la fenêtre de menu gauche sous « Choisir les commandes ». Cliquez sur la macro devant recevoir un bouton Ruban et classez-la dans le groupe avec « Ajouter » :

Comme avec le bouton Macro pour la barre d’outils Accès rapide, vous pouvez enfin attribuer une icône in­di­vi­duelle à votre macro Po­wer­Point en la sé­lec­tion­nant dans la fenêtre de menu droite et en cliquant sur « Renommer ». Si vous fermez à présent les options en cliquant sur « OK », vous trouverez le nouveau bouton dans le groupe de ruban créé de l’onglet sé­lec­tionné :

Si Po­wer­Point exécute ce code VBA, plusieurs in­for­ma­tions sont ouvertes si­mul­ta­né­ment : à côté du nom du système d’ex­ploi­ta­tion sur lequel vous exécutez ac­tuel­le­ment Po­wer­Point, par exemple des in­for­ma­tions sur le ré­per­toire dans lequel l’ap­pli­ca­tion est en­re­gis­trée ainsi que sur le nom et le numéro de version de l’ins­tal­la­tion Po­wer­Point. L’ap­pli­ca­tion Microsoft présente ensuite les résultats du contrôle dans une boîte de messages dénommée « Program info ! » :

Pour exploiter les pos­si­bi­li­tés de cette macro en­re­gis­trée dans les deux variantes « Ré­per­toi­re­San­sHy­per­lien » et « Ré­per­toi­reA­ve­cHy­per­lien » dans l’ins­tal­la­tion Po­wer­Point, seules les dia­po­si­tives devant être énumérées dans le ré­per­toire sont sé­lec­tion­nées. Il faut ici que toutes les dia­po­si­tives sou­hai­tées soient sé­lec­tion­nées au démarrage de la macro Po­wer­Point. Maintenez à cet effet la touche [Ctrl] enfoncée et faites suc­ces­si­ve­ment un clic gauche sur chacune des dia­po­si­tives con­cer­nées. L’ordre que vous respectez ici est décisif pour la table des matières : la macro présente en effet les dif­fé­rentes entrées du ré­per­toire dans l’ordre stric­te­ment inverse à votre sélection pré­cé­dente.

Après le démarrage de la macro, il faut ensuite commencer par répondre à deux questions :

1. AVANT quelle dia­po­si­tive l’agenda doit-il être inséré ?
2. Quel titre la dia­po­si­tive de la table des matières doit-elle avoir ?

Si les deux entrées ont été faites et con­fir­mées par un clic sur « OK », la macro Po­wer­Point crée une dia­po­si­tive avec une table des matières à l’em­pla­ce­ment souhaité, s’il est sé­lec­tionné, y compris des hy­per­liens vers les dif­fé­rentes dia­po­si­tives :