E-Pro­cu­re­ment : l’ap­pro­vi­sion­ne­ment élec­tro­nique

L’ap­pro­vi­sion­ne­ment élec­tro­nique, aussi appelé e-pro­cu­re­ment, est un terme issu du milieu de l’achat en en­tre­prise et re­pré­sente une pratique en e-commerce pour le domaine B2B : il ne s'agit donc pas de commander des mar­chan­dises à des clients privés in­di­vi­duels, mais de relations d'af­faires entre en­tre­prises. Avec les achats élec­tro­niques, ce ne sont pas les clients privés qui achètent dans une boutique en ligne, mais les en­tre­prises utilisent une solution numérique pour réguler leurs achats entre elles. L'uti­li­sa­tion des tech­no­lo­gies modernes présente plusieurs avantages : l'au­to­ma­ti­sa­tion se traduit souvent par un gain de temps con­si­dé­rable pour les en­tre­prises con­cer­nées.

Au cours de la nu­mé­ri­sa­tion, de nombreux domaines et flux de travail au sein des en­tre­prises ont changé : en back-office en par­ti­cu­lier, les processus peuvent être conçus plus ef­fi­ca­ce­ment avec des solutions nu­mé­riques. Ceci inclut également les achats. Le fait que l'e-pro­cu­re­ment y joue un rôle de plus en plus important est également dû au fait que certains biens et services, tels que les logiciels ou les services Web, ne peuvent de toute façon être achetés que sous forme numérique.

Dans la plupart des cas, l'ap­pro­vi­sion­ne­ment élec­tro­nique est basé sur des systèmes dits ERP : ces systèmes de pla­ni­fi­ca­tion des res­sources de l'en­tre­prise sont des solutions lo­gi­cielles, spé­cia­le­ment conçues pour les en­tre­prises et leurs besoins, qui sou­tien­nent le contrôle des processus d'af­faires et sim­pli­fient la gestion des mar­chan­dises.

En principe, l’e-pro­cu­re­ment est le trai­te­ment numérique des tran­sac­tions com­mer­ciales. Cela signifie que les bons de commande imprimés, les ca­ta­logues et les listes de prix en papier n'ont pas besoin d'être traités et que la com­mu­ni­ca­tion avec le four­nis­seur est es­sen­tiel­le­ment numérique. En matière d’e-pro­cu­re­ment, les en­tre­prises s'ap­puient sur des logiciels conçus pour rendre leurs processus d'achat plus efficaces. La dé­fi­ni­tion exacte de l’ap­pro­vi­sion­ne­ment élec­tro­nique n'est pas claire : avant même l'avè­ne­ment d'In­ter­net, par exemple, l’in­for­ma­tique était déjà utilisée pour les achats, mais la plupart d'entre eux re­po­saient sur des moyens ana­lo­giques. Il est donc difficile d'établir une dé­mar­ca­tion précise.

En attendant, il est crucial pour l’e-pro­cu­re­ment que les processus soient par­fai­te­ment intégrés. Dans le meilleur des cas, les systèmes des four­nis­seurs et des acheteurs tra­vail­lent ensemble sans problème. L’en­tre­prise vérifie alors im­mé­dia­te­ment si le four­nis­seur concerné a l’article désiré en stock et si la commande suivante a été reçue par l'ap­pa­reil lo­gis­tique du four­nis­seur.

Pour la com­mu­ni­ca­tion, les deux parties s'ap­puient désormais prin­ci­pa­le­ment sur Internet. En raison de la plus grande sécurité des données, certaines en­tre­prises préfèrent également la mise en réseau via leur propre réseau Extranet. Les par­te­naires com­mer­ciaux peuvent alors accéder à l'in­tra­net de l'autre via une connexion VPN, par exemple. Les données sont trans­mises via un tunnel IP sécurisé.

Les systèmes d'ap­pro­vi­sion­ne­ment élec­tro­nique tentent d'offrir une solution numérique pour toutes les étapes de l'achat ou de l'ap­pro­vi­sion­ne­ment. Cependant, les processus d'achat accèdent souvent aussi à d'autres secteurs de l'en­tre­prise, de sorte que l'ap­pro­vi­sion­ne­ment élec­tro­nique peut également être lié aux processus et aux pro­grammes d'autres dé­par­te­ments.

Dans le domaine des achats, une grande partie du travail consiste à obtenir et à comparer les offres. Les solutions d’ap­pro­vi­sion­ne­ment élec­tro­nique peuvent cen­tra­li­ser ces activités. Toutefois, cela dépend de la con­fi­gu­ra­tion du système utilisé. Parfois, toutes les offres sont di­rec­te­ment intégrées dans le logiciel. Cependant, les ca­ta­logues en ligne peuvent être utilisés à des fins de recherche. Un catalogue géré en interne accélère également les processus.

Dans la plupart des en­tre­prises, des pro­cé­dures d’ap­pro­ba­tion spé­ci­fiques sont requises avant qu’une tran­sac­tion puisse être exécutée, car tous les employés ne sont pas autorisés à exécuter les ordres requis. Les autorités con­cer­nées doivent donner leur ap­pro­ba­tion. Ces processus peuvent être sim­pli­fiés et accélérés par des systèmes d’ap­pro­vi­sion­ne­ment en ligne. Le logiciel peut trans­mettre au­to­ma­ti­que­ment le processus au par­ti­ci­pant suivant dans le processus d’ap­pro­ba­tion. Dans certaines cir­cons­tances, il suffit d’appuyer sur un bouton pour lancer le processus de commande. En outre, les droits peuvent être cédés et révoqués de manière cen­tra­li­sée via le logiciel.

Enfin, le système d’e-pro­cu­re­ment exécute également la commande pro­pre­ment dite. Les données peuvent être trans­fé­rées de dif­fé­rentes manières. Dans certains systèmes, les données peuvent être trans­mises di­rec­te­ment via Internet ou via VPN au serveur du four­nis­seur. C’est un peu plus compliqué si l’in­for­ma­tion doit d'abord être envoyée par courriel à un employé du four­nis­seur pour qu’il puisse entrer les données sur place. Mais même ce processus peut être accéléré si les deux parties utilisent des formats stan­dar­di­sés à travers lesquels les données peuvent être trans­fé­rées fa­ci­le­ment.

Une dis­tinc­tion est faite dans la tran­sac­tion entre les achats struc­tu­rés et non struc­tu­rés :

• Ap­pro­vi­sion­ne­ment structuré : selon le produit requis, les systèmes d’e-pro­cu­re­ment peuvent commander au­to­ma­ti­que­ment des mar­chan­dises. Cette procédure convient, par exemple, pour les articles né­ces­saires à la fa­bri­ca­tion. Le facteur décisif ici est bien sûr qu’il existe des contrats de four­ni­ture fixes. Par exemple, si le système de commande est connecté à un système de gestion des stocks, les commandes peuvent être exécutées au­to­ma­ti­que­ment à partir d'un certain niveau de stock minimum dans le magasin. Cependant, un ordre pé­rio­dique est également con­ce­vable.
   
• Ap­pro­vi­sion­ne­ments non struc­tu­rés : l’ap­pro­vi­sion­ne­ment élec­tro­nique peut également prendre en charge les achats non struc­tu­rés qui sont né­ces­saires à des in­ter­valles ir­ré­gu­liers et ne sont pas liés à un four­nis­seur par­ti­cu­lier (et pour lesquels des processus d’ap­pro­ba­tion plus complexes sont parfois né­ces­saires), car les ap­pro­ba­tions des employés autorisés peuvent souvent être trans­mises plus ra­pi­de­ment par des solutions in­for­ma­tiques que par d'autres moyens.

Même après la livraison réussie d’une commande, l’ap­pro­vi­sion­ne­ment en ligne peut toujours faire partie du processus. S’il est alimenté en temps réel par le four­nis­seur, le système permet de suivre la livraison. Ceci permet de suivre la chaîne d’ap­pro­vi­sion­ne­ment depuis le fabricant ou le dis­tri­bu­teur jusqu’à l'en­tre­prise qui commande. Cette dernière peut être confirmée par l'en­re­gis­tre­ment élec­tro­nique de l'entrée de mar­chan­dises et ainsi achever le processus. Pour un suivi fiable, une bonne com­bi­nai­son de l'e-pro­cu­re­ment avec les solutions nu­mé­riques de lo­gis­tique et de gestion des mar­chan­dises est un avantage.

Le trai­te­ment financier peut être effectué via la solution d’ap­pro­vi­sion­ne­ment élec­tro­nique, à condition qu’il y ait un lien vers le logiciel de comp­ta­bi­lité. Les deux par­ti­ci­pants peuvent bé­né­fi­cier du trai­te­ment numérique : du côté du four­nis­seur, il est possible d’achever l’émission de factures (par­tiel­le­ment au­to­ma­ti­sée) via le système. La facture peut également être transmise di­rec­te­ment via le système, et arrive di­rec­te­ment chez le res­pon­sable.

Toutefois, les factures élec­tro­niques doivent être signées avec une signature élec­tro­nique approuvée. Cette dernière doit donc être intégrée dans le système d'ap­pro­vi­sion­ne­ment élec­tro­nique cor­res­pon­dant pour être valide. Les montants impayés peuvent ensuite être trans­fé­rés di­rec­te­ment après le contrôle des factures.

Étant donné que le système documente tous les processus, créer des rapports est beaucoup plus facile qu'avec l’ap­pro­vi­sion­ne­ment classique, qui repose prin­ci­pa­le­ment sur des documents papier. Les analyses peuvent souvent s’appuyer sur les nom­breuses données stockées dans le système élec­tro­nique : des rapports sur les employés, les dif­fé­rents dé­par­te­ments ou les four­nis­seurs utilisés sont con­ce­vables. Cela nous permet de tirer des con­clu­sions sur l’ef­fi­ca­cité de nos propres employés ainsi que sur la per­for­mance de nos four­nis­seurs.

Pour que l’e-pro­cu­re­ment fonc­tionne de manière optimale, les normes devraient être res­pec­tées, au mieux au niveau in­ter­na­tio­nal. Celles-ci vont bien au-delà des exigences tech­niques évidentes.

• Iden­ti­fi­ca­tion des produits : les dé­tail­lants ont introduit des numéros d’iden­ti­fi­ca­tion nor­ma­li­sés. Le numéro seul vous indique ce qu'est le produit sans avoir à regarder et à comparer les autres spé­ci­fi­ca­tions du produit. Les iden­ti­fi­ca­tions de produits nor­ma­li­sées peuvent également être saisies plus fa­ci­le­ment par la plupart des bases de données. Exemples : EAN, UPC
   
• Clas­si­fi­ca­tion : la clas­si­fi­ca­tion des produits et services n’est pas toujours facile, car il est parfois possible de les classer dans plusieurs ca­té­go­ries. Cependant, des normes uniformes ont du sens pour que les produits puissent être insérés dans les ca­ta­logues et cor­rec­te­ment ca­té­go­ri­sés. De cette façon, le client peut également trouver plus ra­pi­de­ment le produit dans les ré­per­toires cor­res­pon­dants. Une telle norme peut même nor­ma­li­ser la des­crip­tion des articles. Exemples : eCl@ss, ONU/SPSC
   
• Formats : pour s’assurer que toutes les parties con­cer­nées reçoivent l'in­for­ma­tion dont elles ont besoin, il est né­ces­saire d’utiliser des formats de données qui, idéa­le­ment, peuvent être traités par toutes les parties sans con­ver­sion. Exemples : CSV, PRICAT, PRODAT, PRODAT, cXML
   
• Tran­sac­tions : pour exécuter des tran­sac­tions, compléter des commandes et dé­clen­cher des li­vrai­sons aussi ra­pi­de­ment que possible, il est judicieux d'uti­li­ser un format uniforme pour les documents de tran­sac­tion. Ceux-ci peuvent être traités di­rec­te­ment par des machines. Exemples : EDIFACT, cXML
   
• Processus d’affaires : outre les tran­sac­tions in­di­vi­duelles, il est possible de nor­ma­li­ser le mappage de l’ensemble des processus de gestion. Ceci permet de dé­clen­cher plusieurs actions au sein d'un processus avec un seul message. Exemples : ebXML, Biztalk

Il existe dif­fé­rents types de systèmes qui peuvent être dis­tin­gués selon les aspects tech­niques ou selon le par­te­naire com­mer­cial concerné qui détermine les valeurs par défaut du système.

La mise en œuvre technique fait référence à la com­mu­ni­ca­tion entre les en­tre­prises, c’est-à-dire entre les acheteurs et les four­nis­seurs. Celle-ci doit utiliser les normes les plus uniformes possibles, afin que le manque d’in­té­gra­tion ne cause pas plus de problèmes que la nu­mé­ri­sa­tion ne résout. Les anciens systèmes uti­li­saient souvent leurs propres formats de fichiers, que le par­te­naire ne pouvait utiliser que dif­fi­ci­le­ment s’il n'uti­li­sait pas le même système. De nos jours, par con­sé­quent, des formats plus ouverts tels que XML sont gé­né­ra­le­ment utilisés. Ceci permet même à dif­fé­rentes solutions lo­gi­cielles d’échanger des in­for­ma­tions entre elles.

Les systèmes se dis­tin­guent prin­ci­pa­le­ment par leur ouverture :

• Systèmes fermés : dans un système fermé, les four­nis­seurs et les acheteurs sont so­li­de­ment reliés entre eux. Pour ce faire, les deux parties doivent utiliser le même logiciel ou adapter leurs in­ter­faces. Cette dernière peut parfois être très complexe, c’est pourquoi l’ins­tal­la­tion ne vaut la peine que si l’on peut supposer que les deux parties com­mu­ni­quent entre elles de façon per­ma­nente et fréquente.
   
• Systèmes semi-ouverts : ce type de système provient gé­né­ra­le­ment du four­nis­seur, qui dispose d’un réseau autonome et offre un accès à ses clients via une interface. Les en­tre­prises peuvent soit accéder au système via le na­vi­ga­teur et passer des commandes, soit adapter leur propre logiciel à l’interface du four­nis­seur.
   
• Systèmes ouverts : avec un système ouvert, il n’y a pas de connexion directe entre les systèmes des deux parties. À la place, une sorte de catalogue en ligne est ré­gu­liè­re­ment affiché sur Internet par le four­nis­seur, par l’in­ter­mé­diaire duquel les clients peuvent passer des commandes. Ce système est asyn­chrone car le logiciel ne compare pas les commandes et les stocks en temps réel.

La mise en œuvre com­mer­ciale est dif­fé­ren­ciée en fonction de la partie de la tran­sac­tion (four­nis­seur ou acheteur) qui définit les spé­ci­fi­ca­tions du système utilisé. Il s’agit gé­né­ra­le­ment de savoir lequel des deux par­te­naires est fi­nan­ciè­re­ment plus solide et donc plus influent. Par exemple, il y a de grandes en­tre­prises qui em­bauchent de nombreux petits four­nis­seurs, ce qui explique pourquoi elles adhèrent aux spé­ci­fi­ca­tions du client. D’autre part, il existe également des four­nis­seurs influents dont dépendent de nom­breuses en­tre­prises. Dans de tels cas, le four­nis­seur peut souvent établir les spé­ci­fi­ca­tions.

Bien que les trois modèles présentés ci-dessous soient en principe in­dé­pen­dants les uns des autres, il est main­te­nant souvent possible de combiner les dif­fé­rentes solutions en raison de la stan­dar­di­sa­tion crois­sante des formats et des tech­niques.

Dans ce modèle, le four­nis­seur spécifie comment les des­ti­na­taires doivent passer des commandes auprès de lui. Cependant, comme il est dans l’intérêt du four­nis­seur de générer autant de chiffre d’affaires que possible, il veut na­tu­rel­le­ment garantir à ses acheteurs l'accès le plus facile possible. Pour ce faire, le four­nis­seur peut fournir une ap­pli­ca­tion Web facile à utiliser, proposer un logiciel cor­res­pon­dant ou même remettre au client des solutions lo­gi­cielles complètes. Les systèmes de vente sont souvent si­mi­laires à une boutique en ligne, car le client peut voir la gamme de produits du four­nis­seur et passer di­rec­te­ment des commandes. L’in­con­vé­nient pour l'ache­teur (outre la mise en œuvre du système) est qu’il n'a pas la pos­si­bi­lité de comparer les offres.

Les offres des four­nis­seurs peuvent être intégrées dans ces systèmes de dif­fé­rentes manières : par exemple, il est possible pour les four­nis­seurs d’envoyer leurs in­for­ma­tions par e-mail de la manière tra­di­tion­nelle (et dans l’en­tre­prise elle-même, ces in­for­ma­tions sont ensuite saisies ma­nuel­le­ment dans le système). La syn­chro­ni­sa­tion des données peut également avoir lieu au­to­ma­ti­que­ment si le système de l'ache­teur demande des données au système du four­nis­seur à in­ter­valles réguliers et les saisit ensuite au­to­ma­ti­que­ment.

Si les en­tre­prises ou les fusions d'en­tre­prises disposent d'un pouvoir sur le marché suffisant, elles sont en mesure d’imposer leur système aux four­nis­seurs. Les four­nis­seurs doivent ensuite adapter leurs solutions au système de l'en­tre­prise concernée. Ceci offre de nom­breuses options à l'en­tre­prise et facilite la per­son­na­li­sa­tion des processus (par exemple, la dis­tri­bu­tion des droits et la sim­pli­fi­ca­tion de la comp­ta­bi­lité), ce qui serait plus lourd avec une solution de vente.

Les en­tre­prises mettent souvent en place de telles struc­tures sous la forme de systèmes d’achat de bureau (DPS) : chaque col­la­bo­ra­teur disposant des droits cor­res­pon­dants peut alors traiter toutes les commandes à partir de son poste de travail. Ces solutions n'ont pas besoin d’être dé­ve­lop­pées ou main­te­nues par l'en­tre­prise elle-même : les four­nis­seurs de services d’ap­pro­vi­sion­ne­ment offrent souvent des forfaits complets où l’entretien est effectué par des spé­cia­listes externes.

Un marché est fourni par un tiers. Dans ce système, la position de départ pour les four­nis­seurs et les acheteurs est la même : les deux parties doivent adapter leurs processus aux spé­ci­fi­ca­tions de l’opérateur, qui perçoit des re­de­vances pour la four­ni­ture du système. Il est également con­ce­vable qu’un groupe de clients et de four­nis­seurs puisse offrir et gérer con­join­te­ment un tel marché. L’avantage pour les en­tre­prises ache­teuses est que, con­trai­re­ment au modèle de vente, plusieurs four­nis­seurs se réu­nis­sent sur un tel marché. Cependant, ces solutions ne peuvent pas être fa­ci­le­ment intégrées dans le système ERP de l’acheteur. Pour remédier à cette situation, certaines places de marché offrent des services sup­plé­men­taires qui fa­ci­li­tent l'uti­li­sa­tion du système.

L’ap­pro­vi­sion­ne­ment élec­tro­nique peut présenter des avantages con­si­dé­rables tant pour les en­tre­prises ache­teuses que pour les four­nis­seurs concernés. Cependant, un tel système d’e-pro­cu­re­ment doit d’abord être mis en œuvre, et ceci ne s'ap­plique pas seulement à la mise en œuvre technique : les flux de travail au sein de l’en­tre­prise doivent être adaptés au nouveau système, les tâches peuvent devoir être re­dis­tri­buées et tous les employés doivent être formés aux achats élec­tro­niques.

Une fois ces premiers défis surmontés, l’e-pro­cu­re­ment offre les avantages suivants :

• Au­to­ma­tismes : dans les achats tra­di­tion­nels non nu­mé­riques, les services des achats et les services connexes passent beaucoup de temps à effectuer des tâches rou­ti­nières encore et encore. La demande de ca­ta­logues de four­nis­seurs prend du temps, un processus qui peut être au­to­ma­tisé ou bien encore devenir com­plè­te­ment superflu grâce à l’ap­pro­vi­sion­ne­ment élec­tro­nique.
   
• Temps d’ap­pro­vi­sion­ne­ment : même sans effets d’au­to­ma­ti­sa­tion, l’e-pro­cu­re­ment économise le temps de travail des employés impliqués et réduit le temps d'ap­pro­vi­sion­ne­ment. Ceci peut s’expliquer par le fait que la vitesse de trans­mis­sion des données nu­mé­riques est plus élevée que celle des in­for­ma­tions imprimées. Avec DPS, toutes les parties im­pli­quées dans le processus peuvent également recevoir toutes les in­for­ma­tions en temps réel. Et grâce à une interface fonc­tion­nelle avec le four­nis­seur, les données de commande sont im­mé­dia­te­ment intégrées dans le système du four­nis­seur. Ceci permet de gagner du temps dans le trai­te­ment des commandes.
   
• Ré­par­ti­tion des droits : un système d’ap­pro­vi­sion­ne­ment en ligne aide également les uti­li­sa­teurs à optimiser l’at­tri­bu­tion et le respect des droits de partage. Cette tech­no­lo­gie peut être utilisée pour s’assurer que personne n’exécute les commandes sans les droits ap­pro­priés avant qu’elles n'aient été ap­prou­vées par un employé res­pon­sable. Les droits cor­res­pon­dants peuvent être attribués ra­pi­de­ment par le biais d'une solution in­for­ma­tique et peuvent également être retirés ra­pi­de­ment.
   
• Coûts : les processus d’ap­pro­vi­sion­ne­ment sont souvent coûteux : l’im­pres­sion et le papier coûtent cher à eux seuls. L’ins­tal­la­tion de systèmes d'e-pro­cu­re­ment est également coûteuse, mais à long terme, il est rentable d’acheter et d’intégrer des solutions nu­mé­riques. L’ap­pro­vi­sion­ne­ment élec­tro­nique peut également réduire les coûts de stockage. Comme les commandes sont traitées plus ra­pi­de­ment, les temps de stockage sont également réduits.
   
• Flexi­bi­lité : grâce à l'e-pro­cu­re­ment et à l’uti­li­sa­tion d’Internet et des médias nu­mé­riques, la com­pa­rai­son et la recherche d’offres sont beaucoup plus faciles à réaliser. De plus, la con­fi­gu­ra­tion de la commande via un catalogue en ligne est également plus flexible que ne le per­met­tent les ca­ta­logues tra­di­tion­nels.
   
• Qualité : l’uti­li­sa­tion crois­sante de l’ap­pro­vi­sion­ne­ment élec­tro­nique est prin­ci­pa­le­ment liée à la qualité, crois­sante elle aussi, de l'in­for­ma­tion. Comme toutes les in­for­ma­tions (comme les données sur les produits) sont trans­mises par voie élec­tro­nique, l’ap­pro­vi­sion­ne­ment en ligne réduit le nombre d'erreurs de saisie de données : les employés ne peuvent pas radier des in­for­ma­tions in­cor­rectes. De plus, la pu­bli­ca­tion numérique fournit aux four­nis­seurs beaucoup plus d’in­for­ma­tions sur les mar­chan­dises, qui peuvent à leur tour être filtrées selon les besoins. Cela signifie que chaque acheteur peut afficher avec exac­ti­tude les données im­por­tantes pour lui. De plus, l'in­for­ma­tion sur les produits ou services peut être améliorée par un contenu mul­ti­mé­dia de haute qualité (images, son, vidéo).

Lors de l'achat pro­fes­sion­nel de services et de biens, l’in­for­ma­tion es­sen­tielle à l’en­tre­prise circule d’un côté de la tran­sac­tion à l’autre. Il est donc essentiel que la trans­mis­sion soit sûre et fiable.

• Sécurité des données : avec l’e-pro­cu­re­ment, il faut s’assurer que les données trans­mises ne peuvent pas être lues ou ac­ces­sibles par des tiers. Afin de fournir aux criminels le moins de points d’attaque possible, la trans­mis­sion de données n’est au mieux pas effectuée via l'In­ter­net public. Au lieu de cela, les abonnés éta­blis­sent une connexion VPN sécurisée et cryptée.
   
• Fiabilité de la trans­mis­sion : Il est également important que toutes les in­for­ma­tions par­vien­nent au par­te­naire sans perte. Cela est gé­né­ra­le­ment plus facile à réaliser avec l'e-pro­cu­re­ment qu’avec les achats tra­di­tion­nels.
   
• Données obli­ga­toires : dans le domaine de l’ap­pro­vi­sion­ne­ment élec­tro­nique, les systèmes trans­met­tent les contrats et autres documents ju­ri­diques. Des mesures ap­pro­priées sont né­ces­saires pour s’assurer que les deux parties peuvent être sûres que les en­ga­ge­ments sont respectés. Dans certains cas, par exemple, un mot de passe peut suffire à fournir une con­fir­ma­tion con­traig­nante ; dans d'autres cas, une signature numérique ju­ri­di­que­ment con­traig­nante est requise.