Récupérer un fichier Excel

Dans les versions antérieures d’Excel, une copie de sauvegarde était automatiquement créée à l’enregistrement du fichier. Cette copie de sauvegarde protégeait contre les modifications accidentelles car on pouvait restaurer le dernier état du fichier Excel en cas de besoin. Cette fonction existe toujours dans les versions Excel actuelles, mais elle est bien cachée. Il faut désormais définir pour chaque fichier si une copie de sauvegarde doit être créée ou non à l’enregistrement. Vous pouvez modifier ce paramètre comme suit :

1. Allez dans l’onglet « Fichier », puis cliquez sur « Enregistrer sous ».
2. Dans la fenêtre qui s’ouvre, choisissez « Parcourir » et le dossier dans lequel vous voulez enregistrer le fichier.
3. Dans la boîte de dialogue « Enregistrer sous », cliquez d’abord sur « Outils », puis sur « Options générales ».
4. Dans la nouvelle fenêtre, cochez la case « Créer une copie de sauvegarde » et confirmez par « OK ».

À partir de maintenant, quand vous enregistrerez le fichier, une copie de sauvegarde (avec l’extension XLK) sera automatiquement créée à chaque fois.

Il existe deux manières de restaurer une copie de sauvegarde : vous pouvez remplacer l’extension du fichier de sauvegarde par XLSX et l’ouvrir comme d’habitude. Autrement, allez dans l’onglet « Fichier », cliquez sur « Ouvrir » puis sur le bouton « Parcourir » et naviguez jusqu’au dossier où se trouve le fichier.

Dans la boîte de dialogue, choisissez « Fichiers de sauvegarde » en bas à droite à la place de « Tous les fichiers Excel ». Tous les fichiers de sauvegarde présents dans ce dossier apparaissent. Vous pouvez les ouvrir, les éditer et les ré-enregistrer au format Excel.

Lorsque vous enregistrez vos fichiers Excel sur OneDrive afin de pouvoir les partager avec des collègues, collaborer dessus ou bien les utiliser sur plusieurs appareils, sachez que les dernières versions enregistrées font l’objet d’une sauvegarde automatique. OneDrive utilise un système simple de gestion des versions qui vous permet de consulter à tout moment les derniers états de sauvegarde de tous les fichiers. Pour cela, procédez simplement comme suit :

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier voulu dans le dossier OneDrive (dans l’explorateur).
2. Dans le menu contextuel, sélectionnez « Historique des versions ». Vous y trouverez les dernières sauvegardes du fichier.
3. Cliquez sur le symbole des trois points à droite de la version voulue. Là, vous pouvez restaurer ou télécharger le fichier Excel sous son nom d’origine et l’enregistrer sous un autre nom afin de comparer les deux versions.

Si Excel cesse de fonctionner pendant que vous travaillez dessus ou si vous subissez une panne de courant, le fichier que vous venez d’éditer n’est probablement pas perdu. En général, il est encore possible de le sauver, même lorsqu’il n’a pas été enregistré avant.

En effet, tous les programmes Microsoft Office incluent une sauvegarde automatique. Si Excel ne répond pas ou cesse de fonctionner, le programme offre la possibilité au redémarrage de récupérer le fichier Excel depuis la sauvegarde automatique si le programme ne s’est pas arrêté normalement la dernière fois.

Pour récupérer un fichier Excel via la fenêtre d’accueil, procédez comme suit :

1. Cliquez sur « Afficher les fichiers récupérés » pour faire apparaître la liste de tous les fichiers récemment ouverts et mal enregistrés avec la dernière date d’enregistrement.
2. Vous pouvez récupérer le fichier voulu d’un clic.
3. Pensez impérativement à enregistrer le fichier récupéré, car la récupération automatique ne s’exécutera pas si vous quittez Excel normalement.

Vous pouvez aussi récupérer un document Excel non enregistré à une date ultérieure :

1. Pour cela, cliquez sur « Fichier » dans le ruban, puis sur « Gérer le classeur » dans la rubrique « Informations ».
2. Dans « Récupérer des classeurs non enregistrés », vous trouverez les fichiers Excel non enregistrés et pourrez les récupérer. Excel range les modifications non enregistrées dans le dossier « C:\Users\\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles ». Vous avez également accès aux fichiers dedans.

Excel recourt à un système de sauvegarde de données qui lui est propre et qui enregistre automatiquement l’état provisoire de vos fichiers à intervalles réguliers. Néanmoins, vous devez l’activer :

1. À cet effet, ouvrez l’onglet « Fichier » puis cliquez sur « Options ».
2. Dans la fenêtre qui suit, sélectionnez « Enregistrement » et cochez la case « Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les... ».
3. Saisissez l’intervalle de temps voulu auquel Excel doit sauvegarder les données.
4. Activez l’option « Conserver la dernière version récupérée automatiquement si je ferme sans enregistrer ». Il sera alors plus facile de récupérer le dernier fichier Excel utilisé si le programme cesse de fonctionner de manière inattendue.