Utiliser, créer et modifier des styles Word

Bien qu’il existe des al­ter­na­tives gratuites à Word, le trai­te­ment de texte de Microsoft reste le plus largement utilisé dans le monde. L’une des ca­rac­té­ris­tiques les plus im­por­tantes de Word est l’uti­li­sa­tion de styles. Ils per­met­tent d’uni­for­mi­ser le format du document, comme sa police, la taille des ca­rac­tères et les in­ter­lignes.

De nombreux styles sont déjà pré­dé­fi­nis dans Word. Mais comment les utiliser de manière optimale et les adapter si né­ces­saire ? Et comment puis-je créer de nouveaux styles Word ? Les réponses à ces questions et bien plus encore sont à découvrir dans cet article.

Les dif­fé­rents types de styles Word

Afin de donner à un fichier une apparence uniforme avec un minimum d’effort, Microsoft propose quatre types de styles Word :

• Style de pa­ra­graphes
• Styles de ca­rac­tères
• Styles de tableau
• Styles de listes

Styles de pa­ra­graphes

Ces styles dé­ter­mi­nent l’apparence d’un texte en pa­ra­graphe et vous per­met­tent ainsi de formater de grandes sections de texte. Un style de pa­ra­graphe peut contenir le formatage des ca­rac­tères, mais il spécifie également l’or­ga­ni­sa­tion du pa­ra­graphe. Dans un nouveau document Word, le style de pa­ra­graphe par défaut est gé­né­ra­le­ment prédéfini pour l’ensemble du texte. Les styles de pa­ra­graphe peuvent définir entre autres les attributs suivants :

• Retraits et in­ter­lignes
• Sauts de ligne et de page
• Bordures et trames
• Listes et nu­mé­ro­ta­tion
• Attributs de caractère

Dans Word, les styles définis pour les pa­ra­graphes sont dé­ter­mi­nés par le caractère.

Styles de ca­rac­tères

Ils dé­ter­mi­nent l’apparence d’un texte au niveau des ca­rac­tères et sont prin­ci­pa­le­ment utilisés pour formater de petites parties de texte, par exemple pour mettre en évidence un mot. Les styles de ca­rac­tères, cependant, n’incluent pas la mise en forme qui affecte les ca­rac­té­ris­tiques de l’ensemble du pa­ra­graphe. Les styles de ca­rac­tères peuvent définir entre autres les attributs suivants :

• Police
• Taille de la police
• Couleur de la police
• Marquage comme en gras, italique ou souligné

Styles de tableau

Ces styles dé­ter­mi­nent l’apparence des tableaux et dé­fi­nis­sent entre autres les attributs suivants :

• Lignes titre
• Lignes de grille
• Couleurs ac­cen­tuées

Styles de listes

Ils per­met­tent de dé­ter­mi­ner l’apparence des listes et de définir entre autres les attributs suivants :

• Nu­mé­ro­ta­tion au­to­ma­tique
• Format des puces
• Retraits

Quels sont les avantages des styles Word pour la mise en forme des textes ?

Les styles pré­dé­fi­nis ou créés par l’uti­li­sa­teur fa­ci­li­tent le trai­te­ment d’un document texte. Ceci est par­ti­cu­liè­re­ment visible lors du trai­te­ment de documents complexes, tels que des thèses ou autres travaux de plusieurs pages. Pour les textes courts, formater ma­nuel­le­ment son document est plus simple et rapide. Mais pour des documents con­sé­quents, il est plus efficace d’utiliser des styles Word plutôt que de mettre en forme des sections de texte sé­pa­ré­ment. Les raisons suivantes jus­ti­fient l’uti­li­sa­tion de modèles :

• Con­ti­nuité : un formatage uniforme crée une mise en page cohérente pour le document.
• Ef­fi­ca­cité : une fois le style créé, il peut s’appliquer à toutes les autres sections du document.
• Adap­ta­bi­lité : si un style est utilisé en continu, il sera né­ces­saire de ne modifier que ce style pour que les ajus­te­ments soient appliqués à toutes les sections de texte qu’il définit.
• Na­vi­ga­tion : la fonction de na­vi­ga­tion vous permet de passer ra­pi­de­ment d’une section à l’autre du document. Pour utiliser cette fonction, allez dans l’onglet « Affichage » et cochez « Volet de na­vi­ga­tion » (dans la partie « Afficher »). La section du document dans laquelle vous vous trouvez ac­tuel­le­ment est en sur­bril­lance.
• Au­to­ma­ti­sa­tion : en utilisant des styles Word pour les titres, vous pouvez créer au­to­ma­ti­que­ment une table des matières qu’il est possible de per­son­na­li­ser en quelques clics lorsque des mo­di­fi­ca­tions sont apportées.
• Structure : dans le volet de na­vi­ga­tion, chaque section du document peut être fa­ci­le­ment déplacée. Il vous suffit de faire glisser les titres ou sous-titres listés avec votre souris. Les intitulés sont struc­tu­rés hié­rar­chi­que­ment : si une flèche se trouve devant le titre, alors c’est qu’il existe au moins un autre sous-niveau. Pour une meilleure vue d’ensemble, vous pouvez faire afficher par exemple seulement deux niveaux. Cette vue est très utile pour apporter des cor­rec­tions à la structure et déplacer ra­pi­de­ment des sections de texte dans le document.

Où trouver les styles Word pré­dé­fi­nis ?

Les styles existants dans Word se trouvent sous l’onglet « Accueil » dans le menu « Style ». Pour appliquer un style à partir de ces pro­po­si­tions, sé­lec­tion­nez votre texte puis cliquez sur le style que vous souhaitez. Le style appliqué sur la partie de texte où votre curseur se trouve est marqué par une bordure.

Pour afficher d’autres styles Word, utilisez la flèche à droite du menu ou ouvrez-le en cliquant sur le carré fléché en bas à droite de la rubrique Style.

Comment créer soi-même un nouveau style Word ?

Si vous voulez des options de formatage qui ne sont pas dis­po­nibles dans les styles Word pré­dé­fi­nis, vous pouvez fa­ci­le­ment les créer vous-même et les ajouter à votre galerie :

1. Sous « Accueil » dans le menu « Style », cliquez sur le petit carré fléché en bas à droite.
2. Cliquez sur l’icône « Nouveau style » re­pré­sen­tée par deux A et un soleil.

3. Donnez un nom à votre nouveau style.
4. Spécifiez le type de style. Vous pouvez choisir entre « pa­ra­graphe », « caractère », « lié » (pa­ra­graphe et caractère), « tableau » et « liste ».
5. Si le style doit être basé sur un modèle existant, vous pouvez le spécifier avec « Style basé sur ».
6. Si vous voulez définir un style pour le pa­ra­graphe suivant, vous pouvez le spécifier dans la ligne qui suit.
7. Dé­fi­nis­sez la police, la taille de la police et tout autre formatage souhaité.
8. Après avoir confirmé avec « OK », vous trouverez votre nouveau style Word dans le menu « Styles ».

Vous pouvez également accéder au menu en sé­lec­tion­nant votre texte :

1. Cliquez droit avec votre souris sur le texte sé­lec­tionné.
2. Sé­lec­tion­nez « Styles » dans la mini-barre d’outils qui s’ouvre, puis « Créer un style ».
3. Choi­sis­sez enfin « Modifier ».

Table des matières avec les styles Word

Le grand avantage quand on applique des styles aux titres est que ces derniers per­met­tent de créer au­to­ma­ti­que­ment une table des matières. Pour créer votre sommaire, allez dans l’onglet « Ré­fé­rences » et sé­lec­tion­nez un modèle au­to­ma­tique dans le menu « Table des matières ». Vous verrez ainsi ap­pa­raître une table des matières qui associe chaque titre à son numéro de page dans le document. Si vous modifiez la structure du texte par la suite, vous pourrez mettre à jour la table des matières très sim­ple­ment en mettant votre curseur dans cette table et en sé­lec­tion­nant l’option qui apparaît alors : « Mettre à jour la table des matières ».

Per­son­na­li­ser la mise en page de la table des matières

Vous pouvez également per­son­na­li­ser la mise en page des tables des matières Word ainsi que le format de son texte :

1. Ouvrez le menu déroulant « Table des matières » dans l’onglet « Ré­fé­rences » et cliquez sur l’option « Table des matières per­son­na­li­sée… ».
2. Dans la boîte de dialogue Table des matières qui s’ouvre, apportez les mo­di­fi­ca­tions de votre choix.

3. Dif­fé­rents styles préconçus de votre table des matières Word sont proposés dans « Format ».
4. Si vous souhaitez ajuster le nombre de niveaux affichés dans la table, modifiez « Afficher les niveaux ».
5. Vous pourrez observer les effets de vos mo­di­fi­ca­tions dans les fenêtres « Aperçu » et « Aperçu Web ».
6. Confirmez avec « OK ».

Ajuster le texte de la table des matières

La pré­sen­ta­tion du texte dans la table des matières peut également être adaptée à l’aide d’un style Word :

1. Ouvrez la boîte de dialogue « Table des matières per­son­na­li­sée » comme décrit ci-dessus.
2. Sé­lec­tion­nez le format « depuis modèle » puis cliquez sur « Modifier… ».

3. Choi­sis­sez dans la liste « Styles » le niveau que vous souhaitez ajuster puis cliquez sur « Modifier ».

4. Vous pouvez alors modifier toute la mise en forme de votre texte.
5. Si vous sé­lec­tion­nez l’option « Ajouter à la galerie de styles », vous trouverez ce nouveau style di­rec­te­ment dans votre menu pour les pro­chaines fois.
6. Confirmez avec « OK ».

Comment puis-je modifier les styles Word existants ?

Dans Microsoft Word, les styles existants peuvent également être modifiés selon vos besoins. Les ajus­te­ments sont possibles de deux manières dif­fé­rentes :

• Ajus­te­ment avec le formatage direct d’un texte
• Réglage manuel dans la boîte de dialogue

Ajus­te­ment avec le formatage d’un document

Si un style Word a déjà été appliqué au texte, vous pouvez l’adapter et inclure ce modèle modifié dans la galerie :

1. Sé­lec­tion­nez le texte auquel le style à modifier a été appliqué, par exemple « Titre 2 ». Vous pouvez voir quel modèle a été utilisé sur un texte grâce au menu « Styles » qui l’affiche en sur­bril­lance.
2. Formater le texte selon vos pré­fé­rences. Par exemple, modifiez la couleur de la police.

3. Surlignez bien avec votre souris le titre modifié. Dans le menu « Styles », cliquez droit sur le style initial en question puis choi­sis­sez « Mettre à jour [Titre 2] pour cor­res­pondre à la sélection ».

Réglage manuel dans la boîte de dialogue

Un style Word de la galerie peut également être modifié ma­nuel­le­ment. Ce processus est possible in­dé­pen­dam­ment de la mise en forme du texte du document.

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un style Word et sé­lec­tion­nez l’option « Modifier ».
2. Effectuez les réglages souhaités dans le menu « Changer de style ». Par exemple, modifiez la police et la taille de la police.

3. Cochez l’option « Ajouter à la galerie de styles » pour pouvoir y accéder di­rec­te­ment par la suite.