Utiliser, créer et modifier des styles Word

Bien qu’il existe des al­ter­na­tives gratuites à Word, le trai­te­ment de texte de Microsoft reste le plus largement utilisé dans le monde. L’une des ca­rac­té­ris­tiques les plus im­por­tantes de Word est l’uti­li­sa­tion de styles. Ils per­met­tent d’uni­for­mi­ser le format du document, comme sa police, la taille des ca­rac­tères et les in­ter­lignes.

De nombreux styles sont déjà pré­dé­fi­nis dans Word. Mais comment les utiliser de manière optimale et les adapter si né­ces­saire ? Et comment puis-je créer de nouveaux styles Word ? Les réponses à ces questions et bien plus encore sont à découvrir dans cet article.

Afin de donner à un fichier une apparence uniforme avec un minimum d’effort, Microsoft propose quatre types de styles Word :

• Style de pa­ra­graphes
• Styles de ca­rac­tères
• Styles de tableau
• Styles de listes

Ces styles dé­ter­mi­nent l’apparence d’un texte en pa­ra­graphe et vous per­met­tent ainsi de formater de grandes sections de texte. Un style de pa­ra­graphe peut contenir le formatage des ca­rac­tères, mais il spécifie également l’or­ga­ni­sa­tion du pa­ra­graphe. Dans un nouveau document Word, le style de pa­ra­graphe par défaut est gé­né­ra­le­ment prédéfini pour l’ensemble du texte. Les styles de pa­ra­graphe peuvent définir entre autres les attributs suivants :

• Retraits et in­ter­lignes
• Sauts de ligne et de page
• Bordures et trames
• Listes et nu­mé­ro­ta­tion
• Attributs de caractère

Dans Word, les styles définis pour les pa­ra­graphes sont dé­ter­mi­nés par le caractère.

Ils dé­ter­mi­nent l’apparence d’un texte au niveau des ca­rac­tères et sont prin­ci­pa­le­ment utilisés pour formater de petites parties de texte, par exemple pour mettre en évidence un mot. Les styles de ca­rac­tères, cependant, n’incluent pas la mise en forme qui affecte les ca­rac­té­ris­tiques de l’ensemble du pa­ra­graphe. Les styles de ca­rac­tères peuvent définir entre autres les attributs suivants :

• Police
• Taille de la police
• Couleur de la police
• Marquage comme en gras, italique ou souligné

Ces styles dé­ter­mi­nent l’apparence des tableaux et dé­fi­nis­sent entre autres les attributs suivants :

• Lignes titre
• Lignes de grille
• Couleurs ac­cen­tuées

Ils per­met­tent de dé­ter­mi­ner l’apparence des listes et de définir entre autres les attributs suivants :

• Nu­mé­ro­ta­tion au­to­ma­tique
• Format des puces
• Retraits

Les styles pré­dé­fi­nis ou créés par l’uti­li­sa­teur fa­ci­li­tent le trai­te­ment d’un document texte. Ceci est par­ti­cu­liè­re­ment visible lors du trai­te­ment de documents complexes, tels que des thèses ou autres travaux de plusieurs pages. Pour les textes courts, formater ma­nuel­le­ment son document est plus simple et rapide. Mais pour des documents con­sé­quents, il est plus efficace d’utiliser des styles Word plutôt que de mettre en forme des sections de texte sé­pa­ré­ment. Les raisons suivantes jus­ti­fient l’uti­li­sa­tion de modèles :

• Con­ti­nuité : un formatage uniforme crée une mise en page cohérente pour le document.
• Ef­fi­ca­cité : une fois le style créé, il peut s’appliquer à toutes les autres sections du document.
• Adap­ta­bi­lité : si un style est utilisé en continu, il sera né­ces­saire de ne modifier que ce style pour que les ajus­te­ments soient appliqués à toutes les sections de texte qu’il définit.
• Na­vi­ga­tion : la fonction de na­vi­ga­tion vous permet de passer ra­pi­de­ment d’une section à l’autre du document. Pour utiliser cette fonction, allez dans l’onglet « Affichage » et cochez « Volet de na­vi­ga­tion » (dans la partie « Afficher »). La section du document dans laquelle vous vous trouvez ac­tuel­le­ment est en sur­bril­lance.
• Au­to­ma­ti­sa­tion : en utilisant des styles Word pour les titres, vous pouvez créer au­to­ma­ti­que­ment une table des matières qu’il est possible de per­son­na­li­ser en quelques clics lorsque des mo­di­fi­ca­tions sont apportées.
• Structure : dans le volet de na­vi­ga­tion, chaque section du document peut être fa­ci­le­ment déplacée. Il vous suffit de faire glisser les titres ou sous-titres listés avec votre souris. Les intitulés sont struc­tu­rés hié­rar­chi­que­ment : si une flèche se trouve devant le titre, alors c’est qu’il existe au moins un autre sous-niveau. Pour une meilleure vue d’ensemble, vous pouvez faire afficher par exemple seulement deux niveaux. Cette vue est très utile pour apporter des cor­rec­tions à la structure et déplacer ra­pi­de­ment des sections de texte dans le document.

3. Donnez un nom à votre nouveau style.
4. Spécifiez le type de style. Vous pouvez choisir entre « pa­ra­graphe », « caractère », « lié » (pa­ra­graphe et caractère), « tableau » et « liste ».
5. Si le style doit être basé sur un modèle existant, vous pouvez le spécifier avec « Style basé sur ».
6. Si vous voulez définir un style pour le pa­ra­graphe suivant, vous pouvez le spécifier dans la ligne qui suit.
7. Dé­fi­nis­sez la police, la taille de la police et tout autre formatage souhaité.
8. Après avoir confirmé avec « OK », vous trouverez votre nouveau style Word dans le menu « Styles ».

Vous pouvez également accéder au menu en sé­lec­tion­nant votre texte :

1. Cliquez droit avec votre souris sur le texte sé­lec­tionné.
2. Sé­lec­tion­nez « Styles » dans la mini-barre d’outils qui s’ouvre, puis « Créer un style ».
3. Choi­sis­sez enfin « Modifier ».

3. Dif­fé­rents styles préconçus de votre table des matières Word sont proposés dans « Format ».
4. Si vous souhaitez ajuster le nombre de niveaux affichés dans la table, modifiez « Afficher les niveaux ».
5. Vous pourrez observer les effets de vos mo­di­fi­ca­tions dans les fenêtres « Aperçu » et « Aperçu Web ».
6. Confirmez avec « OK ».

4. Vous pouvez alors modifier toute la mise en forme de votre texte.
5. Si vous sé­lec­tion­nez l’option « Ajouter à la galerie de styles », vous trouverez ce nouveau style di­rec­te­ment dans votre menu pour les pro­chaines fois.
6. Confirmez avec « OK ».

Dans Microsoft Word, les styles existants peuvent également être modifiés selon vos besoins. Les ajus­te­ments sont possibles de deux manières dif­fé­rentes :

• Ajus­te­ment avec le formatage direct d’un texte
• Réglage manuel dans la boîte de dialogue

3. Cochez l’option « Ajouter à la galerie de styles » pour pouvoir y accéder di­rec­te­ment par la suite.