Webinaire : définition, bases et champs d’application

En général, les webinaires se déroulent en temps réel, mais l’on peut parfois avoir recours à des enregistrements. Dans tous les cas, on communique à l’avance une heure de début et une heure de fin. L'organisateur a la possibilité de présenter du matériel (contenu média, diapositives de présentation, écran personnel, etc.) et de s’adresser aux participants en VoIP (Voix sur IP). Grâce à la mise en réseau via Internet, les participants peuvent se trouver dans des lieux différents de l'instructeur : il leur suffit en effet de disposer d’une connexion Internet et des codes d'accès communiqués par l’organisateur. Si celui-ci souhaite faire intervenir les participants, ils pourront également s’exprimer en direct au cours de la discussion. Les webinaires, également appelés séminaires en ligne, conférences Web, webdiffusions en direct ou interviews sur le Web, peuvent également prendre diverses formes d’interaction, notamment avec les chats, les enquêtes et le partage ou le téléchargement de fichiers.

Avant qu'un séminaire en ligne puisse avoir lieu, le conférencier doit d'abord fixer un rendez-vous et en informer les personnes qu’il souhaite y voir participer. Le nombre de participants étant généralement limité, la plupart des personnes participant au webinaire doivent s'inscrire. L’organisateur envoie ensuite à tous les utilisateurs sélectionnés un email de confirmation contenant l’ensemble des instructions supplémentaires, ainsi que les données de connexion ou le lien d'accès nécessaire. Il est également courant d'envoyer un message de rappel juste avant le début de la conférence Web. Lorsque le webinaire commence, les participants se connectent à la conférence Web, dans la plupart des cas grâce à un navigateur Internet standard. Quelquefois, il peut être nécessaire d'installer une application client spécifique et de l'utiliser pour la session de webinaire, mais c’est relativement rare.

En principe, il est possible de participer à un séminaire en ligne avec tous les appareils munis d’un accès à Internet. Toutefois, en raison de l’importance des vidéos et des images dans le contenu, il est nécessaire de disposer d’une bande passante suffisante pour la transmission. Les appareils mobiles tels que les smartphones ou les tablettes peuvent ne pas être compatibles, ce qui nécessite d’utiliser un ordinateur de bureau. Comme nous l'avons déjà mentionné, la connexion est établie via un navigateur Web standard ou un logiciel client spécial qui, le cas échéant, doit être identifié et fourni par l'organisateur. Il administre le transfert de données et le webinaire en utilisant l'application appropriée.

Pour pouvoir suivre le webinaire, les participants n'ont en général besoin que d'un haut-parleur, un casque ou des écouteurs pour le son. Si vous souhaitez communiquer directement avec le conférencier et les autres participants, vous aurez également besoin d'un micro ou d'une webcam. Dans certains cas, il est possible de participer par téléphone et d'écouter la présentation de cette façon.

Voici un résumé des particularités des conférences en lignes, et de ce qui en fait des outils intéressants tant pour les organisateurs que pour les participants :

• Communication orale en temps réel grâce à VoIP ;

• Communication écrite en direct grâce à un chat ;

• Présentation facile pour des diapositives ou des partages d’écrans

• Streaming vidéo ;

• Mise à disposition et téléchargement de matériel supplémentaire ;

• Possibilité d'enregistrer des conférences en entier et de les diffuser ou de les visionner par la suite ;

• Création et diffusion d'enquêtes et de questionnaires.

Même si le contenu peut, en théorie, être exactement le même, les séminaires en ligne diffèrent des séminaires traditionnels. Ils présentent certains avantages, mais également des inconvénients par rapport aux cours classiques. L’un des atouts essentiels du webinaire repose sur son format même, qui ne dépend d’aucun lieu physique. Ceci permet aux instructeurs et aux participants d'économiser du temps et de l'argent pour se rendre sur le lieu du séminaire. En fonction du cadre dans lequel le webinaire a lieu, il est souvent possible de participer de façon anonyme, en renseignant seulement une adresse email valide.

D'un autre côté, le webinaire est dépendant d’une technologie performante, à l’inverse des séminaires en présentiel. Si les participants rencontrent un problème technique, comme une panne matérielle ou une mauvaise connexion Internet, il leur sera difficile de prendre part au webinaire. Si des problèmes techniques surviennent du côté de l'organisateur, la rencontre ne peut tout simplement pas avoir lieu.

Le tableau ci-dessous récapitule les avantages et inconvénients du webinaire :

D'une part, les webinaires ne se distinguent en aucune façon des séminaires en face-à-face classiques : les deux formats constituent un cadre adapté pour fournir du contenu d'enseignement à un grand nombre de personnes en très peu de temps. Il n'est donc guère surprenant que les séminaires en ligne jouent un rôle important dans l'e-learning. Les universités, les écoles supérieures ou les écoles de langues proposent des webinaires dans une grande variété de matières, soulageant ainsi les enseignants comme les étudiants. Les séminaires et conférences en ligne constituent une base idéale pour des études réussies, en particulier dans les cours à distance. Cependant, l'enseignement n’est pas l’unique champ d'application dans lequel les séminaires en lignes sont utiles. Les webinaires présentent également des avantages dans les domaines suivants :

• Présentation de produits ;

• Conférences de presse ;

• Réunions ;

• Interview et entretiens d’embauche à distance, à deux ou à plus ;

• Formations à des logiciels ;

• Génération de leads