Google Workspace pour optimiser le travail d’équipe

Qu’est-ce que Google Workspace ? Google regroupe sous ce nom, un large éventail d’ap­pli­ca­tions dis­po­nibles via une pla­te­forme de com­mu­ni­ca­tion Cloud qui per­met­tent de créer un en­vi­ron­ne­ment de travail virtuel. Google Workspace est un logiciel mul­ti­fonc­tion­nel de col­la­bo­ra­tion fourni sur le Cloud. Google Cloud permet aux équipes d’accéder aux données, ca­len­driers, pla­ni­fi­ca­tions de projets etc. en utilisant sim­ple­ment une connexion Internet et un na­vi­ga­teur. Des fonctions de partage et de syn­chro­ni­sa­tion en temps réel flui­di­fient le travail en équipe.

• Le pack complet avec ses pla­te­formes de stockage de fichiers, de trai­te­ment de texte et outils de com­mu­ni­ca­tion est aussi plus connu sous le nom de Google Apps for Business. En 2016, Google a rebaptisé plusieurs ap­pli­ca­tions sous le nouveau nom Google Workspace et a ajouté de nouvelles fonc­tion­na­li­tés à la série. Le but de la manœuvre pour Google était notamment de mieux con­cur­ren­cer Microsoft. De nombreux com­po­sants de la série sont si­mi­laires aux ap­pli­ca­tions Office et par­ti­cu­liè­re­ment à la solution Cloud Microsoft 365 de Microsoft. Main­te­nant, Google propose ses outils dans un modèle d’abon­ne­ment. Voici les services qui font partie des services payants de Google Workspace :

• Gmail (programme de mes­sa­ge­rie)
• Google Drive (stockage Cloud)
• Google Agenda (ca­len­drier en ligne)
• Google Hangouts (Vi­deo­con­fé­rence et service messenger)
• Outils de trai­te­ment de texte, tableurs, for­mu­laires et pré­sen­ta­tions
• Bloc-notes numérique
• Google Vault et Admin (fonctions d’archivage et de gestion)
• Google Sites (outil de création de sites Web publics et internes)
• App Maker (pla­te­forme de dé­ve­lop­pe­ment)

Bien que de nombreux services in­di­vi­duels tels que le programme de mes­sa­ge­rie élec­tro­nique Gmail ou le ca­len­drier Google soient également dis­po­nibles gra­tui­te­ment pour les uti­li­sa­teurs privés, ils sont souvent dis­po­nibles dans une version allégée. La Google Workspace diffère également d’un compte privé Google à d’autres égards. Par exemple, il n’est possible de créer un compte d’en­tre­prise Gmail et d’utiliser une adresse email d’en­tre­prise que via un compte Google Workspace.

Les versions d’abon­ne­ment s’adressent aux petites et moyennes en­tre­prises, tout comme les plus grands groupes. Elles per­met­tent d’utiliser l’ensemble de la gamme sans res­tric­tion et de bé­né­fi­cier d’outils de gestion sup­plé­men­taires. Les chefs de projet, ad­mi­nis­tra­teurs et su­per­vi­seurs peuvent par exemple définir des options de partage pour des fichiers spé­ci­fiques via un tableau de bord central et mieux relier les dif­fé­rentes ap­pli­ca­tions entre elles. De plus, un support d’aide est dis­po­nible 24h sur 24.

Les versions Business et En­ter­prise offrent aux en­tre­prises un espace de stockage illimité. La com­pa­ti­bi­lité avec les solutions lo­gi­cielles d’autres four­nis­seurs est également améliorée, de sorte que, par exemple, des fonctions d’archivage externes peuvent être intégrées. Si vous attachez une grande im­por­tance à la sécurité des données, vous pouvez bé­né­fi­cier d’options de sécurité sup­plé­men­taires. Par exemple, une procédure d’au­then­ti­fi­ca­tion à plusieurs niveaux pour rendre l’accès par des personnes non au­to­ri­sées plus difficile.

Avec sa solution cloud, Google Workspace s’est consacrée à l’idée du groupware. Que ce soit au bureau, à la maison ou en voyage d’affaires : tous les employés tra­vail­lent sur un espace de travail numérique dédié, in­dé­pen­dam­ment du temps et de l’espace. Dans tous les cas, les ap­pli­ca­tions sont op­ti­mi­sées pour les appareils mobiles. Grâce au cloud computing, les en­tre­prises peuvent ex­ter­na­li­ser leur in­fras­truc­ture in­for­ma­tique vers le cloud virtuel tout en accédant à une capacité de stockage iné­pui­sable. La seule condition est d’avoir une connexion Internet rapide, car la gamme complète des services ne peut être utilisée qu’en ligne. Il est également possible d’en­re­gis­trer les données sur le PC ou dans votre propre centre de données et de les traiter hors ligne.

Il vaut la peine d’examiner de plus près les outils in­di­vi­duels de la Google Workspace. Ainsi, vous pourrez mieux évaluer si le pack payant fa­ci­li­tera votre travail au quotidien et en quoi chaque ap­pli­ca­tion diffère des outils Microsoft Office et autres ap­pli­ca­tions po­pu­laires.

Le célèbre programme de mes­sa­ge­rie élec­tro­nique est également dis­po­nible en version en­tre­prise et fait partie de la Google Workspace. Après avoir ouvert une session, les salariés d’une en­tre­prise peuvent accéder à leur courriel, peu importe l’appareil auquel ils se con­nec­tent ou depuis quel endroit ils veulent y accéder. Les ad­mi­nis­tra­teurs peuvent également gérer les comptes en un seul endroit. Con­trai­re­ment à un compte privé, il est possible d’utiliser des adresses per­son­na­li­sées et d’insérer le nom de la société dans le domaine. De plus, la version payante est to­ta­le­ment sans publicité.

D’autres fonctions s’avèrent également très pratiques. Par exemple, la boîte de réception dispose d’une fonction de chat. Comme Gmail est également connecté au Hangouts de la Google Workspace, vous pouvez également passer des appels vidéo, par exemple pour discuter avec vos collègues d’e-mails im­por­tants.

Grâce au ca­len­drier numérique, les col­la­bo­ra­teurs peuvent se tenir au courant de leurs rendez-vous clients et de leurs deadlines. Ces derniers peuvent ap­pa­raître sous forme d’alerte en temps utile si né­ces­saire. De même, des équipes entières peuvent utiliser un ca­len­drier partagé pour noter les réunions de groupe ré­gu­lières ou pour faire le suivi des vacances et autres absences. L’outil vérifie au­to­ma­ti­que­ment si un collègue est dis­po­nible pour une réunion à un moment donné. Google Agenda est également com­pa­tible avec d’autres ca­len­driers en ligne, ce qui vous évite de dupliquer des entrées.

Si vous souhaitez informer l’ensemble du dé­par­te­ment ou des en­tre­prises par­te­naires d’évé­ne­ments im­por­tants ou de certaines étapes de travail du projet, une solution est d’intégrer le ca­len­drier dans une page Intranet créée sur Google Sites. Cela permet aux ad­mi­nis­tra­teurs de dé­ter­mi­ner qui a accès au ca­len­drier et quels détails sont con­sul­tables. Une autre ca­rac­té­ris­tique pratique est la fonction de pla­ni­fi­ca­tion des salles de réunions. Vous pouvez intégrer un plan de salles de réunion dis­po­nibles ou demander à l’outil de recherche de salles de con­fé­rence de l’extérieur dis­po­nibles et les réserver via Google Workspace.

Google Drive est au cœur de la Google Workspace. Ce système Cloud vous offre un em­pla­ce­ment central où stocker toutes les données dont vous avez besoin pour tra­vail­ler en col­la­bo­ra­tion. C’est essentiel pour pouvoir partager et col­la­bo­rer sur des données mises à jour en temps réel.

Si vous ne souhaitez pas tout stocker dans le centre de données de votre en­tre­prise, vous pouvez en principe tout déplacer vers le Cloud. L’espace de stockage est presque illimité avec 1 To par uti­li­sa­teur. L’abon­ne­ment Basic limite la capacité à 30 Go. Il est important de savoir que les données de tous les outils sont stockées sur Google Drive. Cela signifie que tous les emails gérés via Gmail y sont également stockés et déduits par con­sé­quent du quota de stockage. Si vous souhaitez vous passer d’une in­fras­truc­ture in­for­ma­tique, il faudra cer­tai­ne­ment choisir l’une des versions plus avancées que la version Basic.

Vous souhaitez stocker lo­ca­le­ment des données im­por­tantes et les rendre dis­po­nibles hors ligne sur des or­di­na­teurs de bureau ? C’est également possible : les données sont alors au­to­ma­ti­que­ment syn­chro­ni­sées dans le Cloud. Dif­fé­rents contrôles vous per­met­tent également de définir des options de partage et de gérer l’accès des employés et des services. En outre, une fonction basée sur le machine learning est intégrée ; elle évalue de manière autonome quelles données sont ac­tuel­le­ment per­ti­nentes et les rend visibles pour un accès rapide. L’espace de stockage peut également être divisé pour une meilleure vue d’ensemble. Toute personne ayant déjà utilisé Microsoft Office peut importer ses documents via un plugin dans Google Drive sans avoir à effectuer des opé­ra­tions com­pli­quées.

Avec ces ap­pli­ca­tions, Google Workspace fournit une suite bu­reau­tique complète qui permet de créer des documents texte, de lancer des sondages, de partager des feuilles de calcul ou encore d’organiser des diapo pour une réunion client. Encore une fois, vous bé­né­fi­ciez des grands avantages des solutions basées Cloud. Tous les salariés autorisés peuvent tra­vail­ler sur un document en même temps. Les mo­di­fi­ca­tions sont im­mé­dia­te­ment visibles par tous et peuvent également être annulées. Les fonctions de chat vous évitent les tracas liés à l’envoi de paquets de données vo­lu­mi­neux et la fonction de com­men­taire facilite les demandes de mo­di­fi­ca­tion. Tous les outils peuvent également être utilisés en mode hors ligne, mais uni­que­ment via le na­vi­ga­teur Chrome.

La pré­sen­ta­tion, les fonctions et l’interface uti­li­sa­teur sont très si­mi­laires aux ap­pli­ca­tions Microsoft. Par con­sé­quent, si vous êtes habitué à Microsoft Word, vous n’aurez pas beaucoup de mal à faire la tran­si­tion. Les per­for­mances ne sont toutefois pas iden­tiques. Si vous devez prin­ci­pa­le­ment concevoir des pré­sen­ta­tions gra­phiques so­phis­ti­quées et une variété d’options de formatage, la Google Workspace aura du mal à suivre le produit con­cur­rent Microsoft 365. Il est donc important de bien connaître vos besoins et de vous demander si les autres outils de la Google Workspace pourront l’emporter sur cet in­con­vé­nient. Comme Google Workspace est com­pa­tible avec les ap­pli­ca­tions Office, vous pouvez les utiliser en sup­plé­ment.

• Google Docs : ce trai­te­ment de texte est très similaire à Microsoft Word. Il dispose de tous les outils de base pour le formatage de texte et sa mise en page. Cependant, les pos­si­bi­li­tés de con­cep­tion sont beaucoup plus limitées. Vous pourrez alors utiliser des addons pour ajouter des polices ou autres éléments. Vous pourrez également fa­ci­le­ment importer de nombreux formats de Microsoft et Adobe ou en­re­gis­trer vos documents dans ces formats.
• Google Sheets : effectuer des calculs, évaluer les données et les vi­sua­li­ser sous forme de diagramme ? Ceci est possible avec les feuilles de calcul de la Google Workspace. Les tableaux Excel peuvent gé­né­ra­le­ment être importés sans problème. Seules les commandes de saisie des formules diffèrent dans une certaine mesure. Excel reste bien sûr un choix de premier ordre pour les tableaux plus complexes.
• Google Forms : utilisez cet outil pour créer ra­pi­de­ment une enquête ou un ques­tion­naire. De nombreux éléments prêts à l’emploi sont dis­po­nibles pour créer dif­fé­rents types de questions. Vous pouvez ajouter des images et intégrer le logo de votre en­tre­prise pour que votre for­mu­laire soit agréable à regarder. Ici aussi, les avantages de la Google Workspace sont évidents : l’outil tableau évalue les réponses en temps réel et affiche les résultats sous forme graphique.
• Google Slides : grâce à cette fonction, chaque col­la­bo­ra­teur peut présenter les avan­ce­ments de son projet, par exemple sous forme de gra­phiques ou en il­lus­trant ses idées par des dessins, des vidéos, des ani­ma­tions etc. En utilisant dif­fé­rents modèles, même les personnes les moins ex­pé­ri­men­tées peuvent mettre en place des contenus visuels très parlants. En termes de variété des modèles et des fonctions de con­cep­tion, cependant, cette ap­pli­ca­tion n’arrive pas à la cheville de Po­wer­Point.
• Google Keep : ne courrez plus le risque de perdre ou d’égarer vos notes, Google Keep permet de noter tout ce qui vous traverse l’esprit. L’ap­pli­ca­tion prend également en charge des fonctions d’or­ga­ni­sa­tion : vous pouvez créer des listes de tâches et con­fi­gu­rer des fonctions de rappel pour vos rendez-vous. Vous pouvez surligner les notes en couleur et ajouter des photos, des dessins et des fichiers audio. Il est également possible d’utiliser la fonction de recherche pour filtrer les an­no­ta­tions par couleur, étiquette et autres ca­té­go­ries.

Avec cette sorte de salle de con­fé­rence virtuelle, vous évitez des frais de dé­pla­ce­ments et un temps précieux. Si l’équipe est répartie sur plusieurs sites ou si certains collègues sont en té­lé­tra­vail, vous pouvez toujours tenir des réunions ou organiser des entrevues. Hangouts comprend des fonctions de vi­déo­con­fé­rence, de mes­sa­ge­rie vocale et de dis­cus­sion par chat. En intégrant d’autres outils Google Workspace, vous pouvez recevoir des rappels des réunions à venir via Google Agenda ou des in­vi­ta­tions via Gmail. Les collègues peuvent se connecter en dé­pla­ce­ment à l’aide d’un numéro d’appel personnel. Les con­nexions sont faciles à mettre en place.

Hangouts disposent de plus de fonc­tion­na­li­tés que le service Microsoft Skype. Cependant, les uti­li­sa­teurs perdent en qualité vidéo.

Même sans con­nais­sances en in­for­ma­tique, vous pouvez mettre très ra­pi­de­ment en place un site Web grâce à de nombreux outils. Avec la Google Workspace, vous pouvez le faire dans le cadre d’une pla­te­forme en réseau à multiples facettes, et vous pouvez intégrer des données en un éclair. Des pages Intranet pour un groupe d’uti­li­sa­teurs clai­re­ment défini tout comme des sites Web ac­ces­sibles de manière publique sont en­vi­sa­geables. Les modèles de mise en page et les in­ter­faces uti­li­sa­teur fa­ci­li­tent la création.

Cette ap­pli­ca­tion sert d’outil d’ad­mi­nis­tra­tion et facilite de manière sûre l’archivage des fichiers, courriels et autres contenus. Pour ce faire, vous pouvez diviser les données générées par la Google Workspace en dif­fé­rents packs, les organiser clai­re­ment et les exporter. Il est également possible de consulter les his­to­riques et de collecter des données spé­ci­fi­que­ment pour les audits. Par ailleurs, Google Vault est utilisé pour gérer les comptes uti­li­sa­teurs. Vous pouvez définir des périodes de con­ser­va­tion des données pour vous conformer aux po­li­tiques de con­fi­den­tia­lité.

Avec App Maker, vous pouvez créer des ap­pli­ca­tions selon vos propres idées pour avoir une ap­pli­ca­tion utile à portée de main qui, par exemple, facilite la ré­par­ti­tion des tâches au sein des services ou la mise en place d’autres processus de travail. L’outil est conçu comme une pla­te­forme de dé­ve­lop­pe­ment à code faible, ce qui signifie que vous pouvez dé­ve­lop­per votre ap­pli­ca­tion en utilisant divers modèles sans avoir à écrire du code long. Il est également possible de connecter l’ap­pli­ca­tion à d’autres ap­pli­ca­tions Google Workspace.

La Google Workspace basée cloud a de nombreux avantages, mais aussi ses limites. L’im­por­tance des in­con­vé­nients dépend de vos besoins. Chaque en­tre­prise a besoin de dif­fé­rentes solutions lo­gi­cielles en fonction de son secteur d’activité, de sa structure et de sa culture d’en­tre­prise. Il est donc important de se demander si la Google Workspace (an­cien­ne­ment Google Apps for Business) en vaut la peine et si elle simplifie réel­le­ment les processus de travail. Voici une com­pa­rai­son des avantages et des in­con­vé­nients pour vous aider à la décision.

La prin­ci­pale ca­rac­té­ris­tique de la Google Workspace est le transfert complet du stockage et du trai­te­ment des données dans un Cloud. C’est ce qui la distingue d’Microsoft 365, et ce qui en fait la pla­te­forme idéale pour un travail d’équipe in­dé­pen­dant du lieu de travail et un outil de col­la­bo­ra­tion pratique. Les en­tre­prises dont les employés sont souvent en dé­pla­ce­ment pour des réunions clients, des con­fé­rences ou des missions de vente sont tout de même toujours au courant des mises à jour, ils peuvent accéder à toutes les données et par­ti­ci­per à des réunions im­por­tantes malgré leur absence.

Si vous permettez à vos salariés de tra­vail­ler à domicile, il est important de veiller à ce qu’ils puissent connaître les avan­ce­ments des projets. Il en va de même pour les en­tre­prises qui sont réparties sur dif­fé­rents sites ou qui doivent consulter ré­gu­liè­re­ment des par­te­naires externes, des pres­ta­taires de services et des clients. La pla­te­forme de com­mu­ni­ca­tion avec espace de stockage sur le Cloud garantit à chaque uti­li­sa­teur, où qu’il se trouve, un accès simultané, que ce soit avec un or­di­na­teur portable, une tablette ou un smart­phone.

Les startups et les petites en­tre­prises, en par­ti­cu­lier, font des économies en res­sources si elles n’ont pas à installer leur propre matériel et leurs propres logiciels ; le stockage des données et les processus in­for­ma­tiques sont effectués en externe. Cela permet d’éliminer le besoin d’un centre de données interne et de sa main­te­nance. C’est pré­ci­sé­ment pour cette raison que Google Workspace peut également in­té­res­ser les in­dé­pen­dants qui com­mu­ni­quent souvent di­rec­te­ment avec les clients et mettent en place des projets avec des tiers. Google Workspace a donc une longueur d’avance en matière de col­la­bo­ra­tion basée sur le Cloud Computing.

Comparé à la Google Workspace, Microsoft 365 est presque une solution ru­di­men­taire de Cloud computing. Alors que Google Workspace syn­chro­nise tous les processus de trai­te­ment en temps réel, l’homologue de Microsoft ne travaille gé­né­ra­le­ment qu’avec des étapes in­ter­mé­diaires, ou tout du moins pas encore au­to­ma­ti­que­ment. En principe, Office sau­ve­garde d’abord lo­ca­le­ment. Ce n’est que lorsque vous ajustez le document sur le système de gestion de contenu Sha­re­Point, sur le Cloud OneDrive ou que vous activez les fonctions Cloud qu’il devient alors visible et mo­di­fiable pour les autres. Microsoft 365 offre donc également une interface Cloud et dispose de fonctions de groupware, mais la mise en réseau n’est pas com­plè­te­ment au­to­ma­tique.

En revanche, les personnes qui optent pour une solution hybride et qui veulent stocker sur disque dur n’ont plus à se préoc­cu­per des in­con­vé­nients d’Office. Cependant, la com­po­sante de coo­pé­ra­tion est plus poussée dans Google Workspace.

Une solution complète de Cloud computing vous rend moins in­dé­pen­dant. La Google Workspace exige cons­tam­ment une connexion Internet rapide. Le modèle atteint ses limites en par­ti­cu­lier avec l’uti­li­sa­tion d’appareils mobiles. Si la connexion est coupée, cependant, de nom­breuses fonctions offrent la pos­si­bi­lité de passer en mode hors ligne et de syn­chro­ni­ser les fichiers ul­té­rieu­re­ment.

Si vous ne faites pas de copies locales, vos documents ne seront sau­ve­gar­dés que par un four­nis­seur externe, en l’oc­cur­rence les serveurs de Google. Google emploie des experts en sécurité et, en tant que géant de la Silicon Valley, dispose d’une in­fras­truc­ture so­phis­ti­quée pour prévenir la perte de données. Cependant, même le meilleur système n’est pas com­plè­te­ment à l’abri des pannes tech­niques, des temps d’arrêt tem­po­raires de serveur, de vol de données et des attaques de hacker. Dans le pire des scénarios, Google se réserve également le droit de bloquer le compte pour certaines raisons.

En tant qu’uti­li­sa­teur de la Google Workspace, vous placez également des données sensibles entre les mains de Google et vous devez vous assurer qu’elles sont protégées contre tout accès non autorisé. Il est plus difficile de faire exercer son droit complet de contrôle. Il faut également com­prendre que vos données at­ter­ris­sent sur des serveurs de pays où les ré­gle­men­ta­tions sont gé­né­ra­le­ment dif­fé­rentes des vôtres. Les cer­ti­fi­ca­tions de sécurité telles que ISO 27001, qui certifie la con­for­mité de Google aux normes in­ter­na­tio­nales de sécurité in­for­ma­tique, sont conçues pour répondre à ces préoc­cu­pa­tions. Néanmoins, les ré­vé­la­tions d’Edward Snowden en par­ti­cu­lier, ont montré que les services secrets peuvent avoir accès à des données protégées.

En outre, la politique de con­fi­den­tia­lité de Google n’est pas to­ta­le­ment trans­pa­rente. Cela donne à penser que le Groupe souhaite conserver certaines libertés ; après tout, le trai­te­ment des données des uti­li­sa­teurs est le plus grand pilier com­mer­cial de Google. Des experts en matière de pro­tec­tion des données sont ré­gu­liè­re­ment sol­li­ci­tés.

Par ailleurs, il est important que vous prêtiez attention à la sécurité des données au sein même de votre en­tre­prise. Une connexion unique est pratique, mais ne constitue pas un obstacle majeur pour empêcher les hackers de nuire. Si le mot de passe est piraté ou tombe ac­ci­den­tel­le­ment entre de mauvaises mains, beaucoup de données seront alors visibles car elles sont fi­na­le­ment toutes re­grou­pées dans la Google Workspace. Pour augmenter la sécurité, Google propose une au­then­ti­fi­ca­tion mul­ti­ni­veaux et d’autres fonctions de sécurité. Le compte ad­mi­nis­tra­teur vous permet aussi de modifier les in­for­ma­tions d’accès à tout moment. La gestion des appareils mobiles permet la sau­ve­garde de données des appareils mobiles en cas de perte. Dans certains cas, Google Workspace inclut également des outils de sécurité externes. Ceci s’applique, par exemple, à Gmail, où vous pouvez également utiliser vos propres cer­ti­fi­cats pour un cryptage S/MIME des échanges par mail.

En interne, il est gé­né­ra­le­ment né­ces­saire de préserver la con­fi­den­tia­lité entre les dif­fé­rents dé­par­te­ments ou niveaux hié­rar­chiques et de protéger les données par­ti­cu­liè­re­ment sensibles, comme celles relatives aux clients et employés. Par con­sé­quent, vous pouvez alors définir des droits d’accès in­di­vi­duels pour chaque uti­li­sa­teur afin que tout le monde ne puisse pas vi­sua­li­ser, modifier et té­lé­char­ger tous les documents.

La Google Workspace offre de nom­breuses options aux ad­mi­nis­tra­teurs, ce qui peut leur permettre de répondre aux exigences de l’UE en matière de pro­tec­tion des données. Néanmoins, il est conseillé de faire vérifier par un juriste si votre uti­li­sa­tion de la pla­te­forme est bien conforme aux règles de base de la RGPD. Certaines en­tre­prises ont d’ailleurs convenu de leurs propres clauses con­trac­tuelles avec Google con­cer­nant le trai­te­ment des données.

Une pla­te­forme de travail en Cloud qui regroupe dif­fé­rentes ap­pli­ca­tions assure un meilleur flux de travail.

• Meilleure vue d’ensemble : Google Workspace facilite la coor­di­na­tion de tous les processus de travail et le suivi des réunions, des deadlines et de l’avan­ce­ment des travaux. Dans les cas surtout des grandes équipes et lorsque des parties externes sont im­pli­quées, cela permet de gagner beaucoup de temps. Une pla­te­forme qui réunit dif­fé­rentes ap­pli­ca­tions coor­don­nées garantit que tous les employés ont accès aux dernières in­for­ma­tions. Les fonctions de recherche per­met­tent de filtrer ra­pi­de­ment les in­for­ma­tions utiles de la multitude de données stockées dans le Cloud.
• Facile à gérer : les ad­mi­nis­tra­teurs gèrent tout depuis un em­pla­ce­ment central. Comme tout fonc­tionne sur un Cloud, ils n’ont pas besoin de gérer des comptes et des licences pour plusieurs ap­pli­ca­tions réparties sur plusieurs serveurs. Il existe également dif­fé­rentes options pour évaluer, contrôler et gérer les droits d’accès.
• Uti­li­sa­tion simple : une seule connexion suffit pour accéder à tous les outils et documents de Google Workspace. Les mises à jour en temps réel éliminent le besoin d’ac­tua­li­ser plusieurs fichiers avant de les partager avec des collègues. Etant donné que la plupart des ap­pli­ca­tions comme les fonctions de mes­sa­ge­rie ins­tan­ta­née et de trai­te­ment de texte sont si­mi­laires aux ap­pli­ca­tions Microsoft et étant donné que le compte Gmail est largement utilisé, il est gé­né­ra­le­ment facile de déployer Google Workspace dans son en­tre­prise. Dans la plupart des cas, il n’est pas né­ces­saire de former les employés à l’uti­li­sa­tion de Google Workspace. De plus, il existe de nom­breuses options pour trans­fé­rer les données générées par d’autres services vers la pla­te­forme Google.
• Intégrer des outils externes : que vous migriez des données ou que vous étendiez des fonc­tion­na­li­tés, Google Workspace est com­pa­tible avec une large gamme de services externes. Il peut s’agir de systèmes CRM tout comme de pro­grammes de comp­ta­bi­lité. Pour une liste des pro­grammes in­té­grables, rendez-vous sur la Google Workspace Mar­ket­place. De plus, la Google Workspace est com­pa­tible avec toutes les ap­pli­ca­tions Office. Un texte créé avec Google Docs peut fa­ci­le­ment être sau­ve­gardé en tant que document Word, ce qui peut venir pallier certains in­con­vé­nients. Si la gamme fonc­tion­nelle des ap­pli­ca­tions Office vous manque, la question est de savoir si Microsoft 365 à lui seul est pré­fé­rable à votre en­tre­prise qu’une solution intégrée dans Google Workspace Google Workspace.

Les abonnés peuvent ont le choix de trois modèles. Ces derniers se dis­tin­guent par l’étendue des services. Plus les fonctions sont nom­breuses et plus le prix augmente. Pour autant, une version allégée pourra peut-être répondre à vos exigences. Dans tous les cas, il vaut la peine de comparer les versions entre elles.

• Google Workspace Basic : la version Basic coûte ac­tuel­le­ment 4 euros par uti­li­sa­teur et par mois (données relevées en mars 2019). Elle inclut toutes les ap­pli­ca­tions majeures telles que les pro­grammes de trai­te­ment de texte ou de vi­sio­con­fé­rence. Vous disposez en revanche de moins de fonctions pour des fins d’ad­mi­nis­tra­tion. De plus, l’espace de stockage Cloud est limité à 30 Go.
• Google Workspace Business : cette édition coûte 8 euros par mois par uti­li­sa­teur. Son grand avantage réside dans l’espace de stockage quasi illimité. Si moins de 5 uti­li­sa­teurs sont inscrits à votre compte, ces derniers dis­po­se­ront chacun d’un maximum de 1 To. Des outils d’archivage et de suivi d’activité ainsi qu’une pla­te­forme à faible code pour le dé­ve­lop­pe­ment de vos propres ap­pli­ca­tions font partie des fonc­tion­na­li­tés sup­plé­men­taires.
• Google Workspace En­ter­prise : cette version premium coûte 23 euros par mois et par uti­li­sa­teur. Elle convient surtout aux en­tre­prises qui ont besoin de fonctions spéciales pour la sécurité de leurs données et leur gestion. Dans ces domaines, bien plus d’options sont dis­po­nibles que dans la version Business.

Les coûts de la Google Workspace sont lé­gè­re­ment réduits si vous choi­sis­sez un tarif annuel. Cependant, cela signifie que vous vous engagez à utiliser Google Workspace pendant un an, même si vous effectuez des ver­se­ments mensuels. Si la taille d’une équipe est réduite, vous ne pourrez pas réduire le nombre d’uti­li­sa­teurs avant l’ex­pi­ra­tion de votre abon­ne­ment annuel. Par con­sé­quent, ce modèle tarifaire convient mieux aux en­tre­prises ayant un nombre d’employés constant. Un tarif flexible vous donne plus de marge de manœuvre, vous per­met­tant d’ajouter ou de supprimer des uti­li­sa­teurs comme vous le souhaitez et donc de ne facturer que le nombre effectif d’uti­li­sa­teurs. Ce modèle de fac­tu­ra­tion est le choix le plus simple, surtout pour les en­tre­prises au turnover élevé. Vous pouvez également résilier à tout moment.

Les or­ga­ni­sa­tions à but non lucratif peuvent accéder gra­tui­te­ment à la pla­te­forme tandis que pour les éta­blis­se­ments d’en­seig­ne­ment, les coûts sont con­si­dé­ra­ble­ment réduits. Vous pouvez en savoir plus sur les con­di­tions de Google Workspace pour les as­so­cia­tions et sur Google Workspace En­ter­prise for Education sur les pages d’aide dédiées.