Microsoft Office 2019 vs 2021 : quelles sont les dif­fé­rences ?

Les prin­ci­pales dif­fé­rences entre Office 2019 et Office 2021 con­cer­nent le travail col­la­bo­ra­tif et la syn­chro­ni­sa­tion. Par exemple, Office 2021 offre des in­no­va­tions en matière de syn­chro­ni­sa­tion en temps réel via OneDrive et Sha­re­Point, de création de documents en commun et de fonctions d’an­no­ta­tions faciles à lire pour le travail d’équipe. Notre com­pa­ra­tif précise si la mise à niveau d’Office 2019 vers Office 2021 est justifiée du point de vue du travail col­la­bo­ra­tif.

Aperçu : Office 2021 vs 2019

Office 2019 ou 2021 : dif­fé­rences et points communs

Le grand avantage apporté par Office, tant dans sa version 2019 que 2021 : il s’agit de licences dites « per­pé­tuelles » ou à usage unique sans obli­ga­tion d’abon­ne­ment. Si vous préférez acheter une suite de bureau une fois pour toutes et l’utiliser in­dé­fi­ni­ment, vous recevrez un logiciel de bu­reau­tique complet. Il vous suffit d’acheter la licence 2019 ou 2021 une seule fois et de l’activer en ligne via un compte Microsoft gratuit.

Son in­con­vé­nient par rapport à l’abon­ne­ment Microsoft 365 basé sur le Cloud : la licence à usage unique fournit uni­que­ment une as­sis­tance standard pendant cinq ans et une as­sis­tance étendue sur deux ans. Ceci englobe prin­ci­pa­le­ment des mises à jour de sécurité, mais pas de nouvelles fonc­tion­na­li­tés de contenu. Si vous souhaitez effectuer une mise à niveau, vous devez acheter une nouvelle licence. Microsoft 365, en revanche, offre une uti­li­sa­tion sans res­tric­tion aucune et bénéficie d’une as­sis­tance et de mises à jour de sécurité et de fonc­tion­na­li­tés tant que l’abon­ne­ment est en cours.

Dif­fé­rence fon­da­men­tale : fin de la prise en charge d’Office 2019

La dif­fé­rence majeure entre Office 2019 et Office 2021 : plus la suite Office est ancienne, plus il est probable que la prise en charge de Microsoft prendra fin dé­fi­ni­ti­ve­ment. Microsoft a ainsi annoncé la fin of­fi­cielle du support technique assuré pour Office 2019 en octobre 2023. Avec une as­sis­tance prolongée de deux ans, la prise en charge of­fi­cielle prendra fin en octobre 2025, comme pour Office 2016 et Windows 10. Pour quelqu’un qui possède une licence per­pé­tuelle, c’est ainsi une bonne raison d’envisager la mise à niveau vers Office 2021 ou Microsoft 365. La prise en charge d’Office 2021 est assurée jusqu’en 2026, selon Microsoft. Si vous êtes assujetti à une uti­li­sa­tion com­mer­ciale d’Office à long terme, le passage à Microsoft 365 présente gé­né­ra­le­ment le plus d’avantages.

Tour d’horizon des nou­veau­tés d’Office 2021

À première vue, la com­pa­rai­son des licences met en avant le langage de con­cep­tion modernisé et revisité d’Office 2021. Il est calqué dans les détails sur la version de Windows 11 publiée en parallèle, et offre des coins de fenêtre plus arrondis, une palette de couleurs neutres et des icônes stylisées dans le menu con­tex­tuel res­pec­tant le concept de Fluent Design ou « design fluide » instauré par Microsoft. En fait, Office 2021 semble plus souple et plus élégant que la version pré­cé­dente d’Office 2019.

Plus d’accent sur la col­la­bo­ra­tion

Quelles que soient la date de parution et la fin de l’as­sis­tance technique, une chose est sûre quant aux fonc­tion­na­li­tés des deux licences Office : Office 2019 ou 2021 offrent toutes les ap­pli­ca­tions Microsoft Office es­sen­tielles. Cela comprend, sans s’y limiter :

• Word
• Excel
• Po­wer­Point
• OneNote
• Outlook
• Access
• Publisher
• Sha­re­Point
• Exchange

Con­trai­re­ment à Office 2019, Office 2021 est cependant focalisé sur le travail d’équipe et la col­la­bo­ra­tion. Cela est prouvé par la nouvelle ap­pli­ca­tion Teams, dont on re­gret­tait l’absence dans Office 2019. Grâce à cette fonction, la suite Office prend en charge des com­mu­ni­ca­tions et une or­ga­ni­sa­tion du travail plus flexibles, in­dé­pen­dants du pé­ri­phé­rique et de l’em­pla­ce­ment géo­gra­phique, à l’ère du travail à distance et du té­lé­tra­vail. Cette pos­si­bi­lité impose toutefois aux dif­fé­rents in­ter­lo­cu­teurs d’utiliser également Office 2021 ou Microsoft 365. Les fonc­tion­na­li­tés de col­la­bo­ra­tion ne sont que par­tiel­le­ment prises en charge par les licences Office 2019 ou an­té­rieures.

Autre preuve de col­la­bo­ra­tion accrue dans Office 2021 : le travail col­la­bo­ra­tif sur des documents via Word, Excel ou Po­wer­Point y est largement facilité. Cela permet de partager des documents stockés dans OneDrive avec les personnes de votre choix et de syn­chro­ni­ser les mo­di­fi­ca­tions en temps réel. Bien que OneDrive ne soit pas une ap­pli­ca­tion intégrée à Office 2021, le stockage en ligne OneDrive est au­to­ma­ti­que­ment inclus dans votre compte Microsoft gratuit. Ceci permet à Office 2021 d’offrir la prise en charge de OneDrive.

Nouvelles fonc­tion­na­li­tés pour les ap­pli­ca­tions Office

Bien que le pilier des ap­pli­ca­tions Microsoft soit identique pour les deux licences, un examen plus détaillé révèle l’existence de nom­breuses nouvelles fonc­tion­na­li­tés dans les ap­pli­ca­tions Office 2021. Nous pré­sen­tons ici les fonc­tion­na­li­tés majeures selon les ap­pli­ca­tions.

Excel :

• Nouvelle fonction XLOOKUP/RE­CHER­CHEX : recherche ciblée de plusieurs variables et mots-clés ou d’une or­ga­ni­sa­tion d’éléments sé­lec­tion­nés dans des feuilles de calcul Excel
• Nouvelle fonction XMATCH/EQUIVX : recherche ciblée de position de mots-clés et de variables dans une plage de lignes sé­lec­tion­née
• Nouvelle fonction LET : affecte des noms aux résultats spé­ci­fiques d’un calcul
• Nouvelles fonc­tion­na­li­tés avec prise en charge des tableaux dy­na­miques
• Prise en charge d’Open­Do­cu­ment 1.3

Word :

• Prise en charge d’Open­Do­cu­ment 1.3

Po­wer­Point :

• En­re­gis­tre­ment vidéo des dia­po­ra­mas d’in­ter­ve­nants, des pointeurs laser et des mou­ve­ments d’entrée ma­nus­crite
• Op­ti­mi­sa­tion des pré­sen­ta­tions pour les lecteurs d’écran
• Fonction de dessin « style croquis » pour les dessins dans les pré­sen­ta­tions pour plus de légèreté et de clarté
• En­re­gis­tre­ment et lecture d’il­lus­tra­tions réalisées dans Po­wer­Point
• Ex­por­ta­tion de pré­sen­ta­tions au format vidéo à des fins de réu­ti­li­sa­tion ou de mise à dis­po­si­tion en ligne

Outlook :

• Recherche ins­tan­ta­née avec de meil­leures options de filtre
• Fonction de tra­duc­tion (pour plus de 70 langues)
• Dessin à main levée avec fonction d’encrage

Office 2021 en mode sombre

Le mode sombre (dark mode) optimisé et complet d’Office 2021 va plus loin qu’une simple barre d’outils assombrie ru­di­men­taire. Pour une apparence agréa­ble­ment assombrie, des arrière-plans foncés avec une police claire sont désormais également utilisés. La licence 2021 suit ainsi la tendance tournée vers le mode sombre. Le mode nuit offre un affichage discret, agréable et surtout sou­la­geant les yeux, en par­ti­cu­lier dans les salles de pré­sen­ta­tion sombres, en dé­pla­ce­ment ou lors des longues heures passées devant l’écran.

Licence per­pé­tuelle Office vs abon­ne­ment Office : avantages et in­con­vé­nients

Avant d’opter pour une licence Office par­ti­cu­lière, la question suivante se pose : voulez-vous acheter une licence per­pé­tuelle une seule fois ou toujours utiliser la dernière version d’Office offrant les dernières fonc­tion­na­li­tés ? Les avantages d’une licence à usage unique sont associés à la dimension abordable des in­ves­tis­se­ments et à l’in­dé­pen­dance. Vous achetez le logiciel Office une seule fois et pouvez l’utiliser in­dé­fi­ni­ment, du moins en théorie. Une période limitée est toutefois in­di­rec­te­ment imposée au travers du support technique qui prendra fin un jour ou l’autre. Ensuite, vous pouvez continuer à utiliser le logiciel, mais vous ne recevrez plus de mises à jour im­por­tantes pour bé­né­fi­cier d’une sécurité et de per­for­mances optimales.

L’abon­ne­ment Microsoft 365 inclut toujours la dernière version de chaque ap­pli­ca­tion Microsoft, y compris les dernières fonc­tion­na­li­tés de sécurité. Pour en bé­né­fi­cier, vous devez re­nou­ve­ler votre abon­ne­ment et le payer ré­gu­liè­re­ment. Si vous ne con­nais­sez pas la version Office que vous utilisez, vous pouvez l’iden­ti­fier sous « Fichier », « Compte » puis « In­for­ma­tions ».

En résumé : Office 2019, 2021, voire Microsoft 365 ?

En com­pa­rai­son directe, il est évident qu’Office 2021 offre de meil­leures fonctions qu’Office 2019, en par­ti­cu­lier pour les en­tre­prises et une uti­li­sa­tion dans le cadre pro­fes­sion­nel. Cela concerne notamment l’in­té­gra­tion de Microsoft Teams, de la syn­chro­ni­sa­tion de documents en temps réel, des an­no­ta­tions amé­lio­rées et de l’in­té­gra­tion de OneDrive. En ce qui concerne le pilier des ap­pli­ca­tions bu­reau­tiques telles que Word, Excel et Po­wer­Point, les deux licences sont adaptées à une uti­li­sa­tion privée. Il convient cependant de noter ici qu’Office 2019 ne bé­né­fi­ciera plus du support technique officiel à compter d’octobre 2025. Office 2021 sera encore pris en charge jusqu’en octobre 2026.

Les en­tre­prises qui re­quiè­rent Office sur de nombreux appareils et pour de nombreux uti­li­sa­teurs en même temps devraient opter sans hésiter pour un modèle d’abon­ne­ment de Microsoft 365 basé sur le principe SaaS. Microsoft 365 offre les meil­leures fonctions de travail col­la­bo­ra­tif, d’uti­li­sa­tion du Cloud avec la syn­chro­ni­sa­tion au­to­ma­tique, ainsi que les dernières versions et fonc­tion­na­li­tés de sécurité des ap­pli­ca­tions Microsoft.