Les meil­leures ap­pli­ca­tions de gestion de projet

Au­pa­ra­vant, la gestion de projet com­pre­nait prin­ci­pa­le­ment des tableaux, des post-it, des dossiers de projet et surtout beaucoup de confusion dans le bureau. Comme de nombreux domaines de la vie pro­fes­sion­nelle, Internet a con­si­dé­ra­ble­ment modifié ce domaine-ci. Aujourd’hui, vous pouvez choisir parmi un grand nombre de pro­grammes qui fa­ci­li­tent le travail de groupe et la com­mu­ni­ca­tion sur le lieu de travail et les rendent plus clairs. La plupart des pla­te­formes Internet basées sur SaaS/PaaS peuvent être ac­ces­sibles et utilisées depuis presque tous les appareils, ce qui facilite gran­de­ment le travail en commun au bureau ou à distance.

De nom­breuses ap­pli­ca­tions de pla­ni­fi­ca­tion de projet combinent des fonctions de ré­seau­tage social avec des outils de pla­ni­fi­ca­tion et des fils de dis­cus­sion de projet, afin de couvrir le plus de tâches possibles. Souvent, la pla­ni­fi­ca­tion, la com­mu­ni­ca­tion, les dis­cus­sions per­son­nelles, les ca­len­driers, les rendez-vous, les messages, les sondages, les emails et ainsi de suite fonc­tion­nent tous sur une seule pla­te­forme. La plupart des ap­pli­ca­tions con­vien­nent aussi bien aux grandes en­tre­prises qu’aux petites équipes ou même aux in­dé­pen­dants qui sou­hai­tent mieux s’organiser en tant que ges­tion­naires de projets. Alors que certains four­nis­seurs préfèrent garder leurs pla­te­formes claires et ordonnées, d’autres dé­ve­lop­peurs trouvent des solutions in­no­vantes pour leur travail quotidien.

En raison de la diversité des ap­pli­ca­tions de gestion de projet, il est souvent difficile de trouver la bonne pla­te­forme pour soi et son équipe. Il y a aussi des dif­fé­rences de prix. La plupart propose certes des versions gratuites mais ces dernières sont limitées à une certaine période de temps ou bien leurs fonc­tion­na­li­tés sont très réduites. Ainsi, si vous souhaitez mettre en place une pla­te­forme de gestion de projet pour le lieu de travail, vous devez être prêt à payer pour cela. Nous vous pré­sen­tons 5 des ap­pli­ca­tions les plus po­pu­laires pour la pla­ni­fi­ca­tion de projets.

Le grand choix d’ap­pli­ca­tions pour Slack déploie le potentiel de la pla­te­forme. Avant tout, l’in­té­gra­tion d’autres ap­pli­ca­tions de pla­ni­fi­ca­tion de projet telles que Asana et Trello (que nous pré­sen­te­rons également) est utile si, par exemple, vous souhaitez assurer la com­mu­ni­ca­tion entre collègues sur Slack, mais préférez que la gestion de projet concrète soit exécutée via une pla­te­forme dif­fé­rente.

Pour les équipes qui ont prin­ci­pa­le­ment besoin d’une pla­te­forme de chat, Slack est un choix judicieux. En termes de portée et de fonc­tion­na­li­tés pour les groupes de travail et les équipes de projet, les ap­pli­ca­tions que nous pré­sen­te­rons plus tard pour­raient être mieux adaptées. La com­mu­ni­ca­tion passe, en effet, aussi par les autres outils, mais pas aussi élégante et rapide que sur Slack. De plus, Slack est gé­né­ra­le­ment uti­li­sable dans la version gratuite pour les grandes équipes (jusqu’à 10 ap­pli­ca­tions et des sau­ve­gardes jusqu’à 10 000 messages), tandis que les autres ap­pli­ca­tions demandent parfois de l’argent pour fournir de bonnes fonc­tion­na­li­tés ou pour être uti­li­sables. Par con­sé­quent, si vous re­cher­chez une pla­te­forme de com­mu­ni­ca­tion gratuite pour votre équipe, vous êtes entre de bonnes mains avec Slack.

Grâce aux ap­pli­ca­tions mobiles (Android et iOS), vous pouvez aussi accéder à Slack en étant sur la route, même si la vi­si­bi­lité et les fonctions peuvent être quelque peu limitées en raison du plus petit format. Tout comme pour d’autres pla­te­formes de gestion de projet, les ap­pli­ca­tions mobiles ne devraient être utilisées que lorsque vous êtes sur les routes mais jamais en tant que logiciel principal. La plupart des ap­pli­ca­tions de gestion de projet sont op­ti­mi­sées pour le na­vi­ga­teur Web d’un or­di­na­teur.

Dif­fé­rents pro­lo­gi­ciels sont dis­po­nibles : la version « standard » de Slack est dis­po­nible pour environ 6 euros par uti­li­sa­teur et par mois. En plus des ap­pli­ca­tions il­li­mi­tées, vous pouvez également activer la fonction de vi­déo­con­fé­rence. La variante « Plus » coûte environ deux fois plus cher et offre une con­for­mité accrue, une meilleure pro­tec­tion des données et un service garanti. Slack En­ter­prise Grid s’adresse aux gros clients et fait de Slack une pla­te­forme d’espace de travail puissante. Le prix doit être négocié di­rec­te­ment avec Slack.

Les fils de dis­cus­sions de projet sont ensuite intégrés dans le ca­len­drier et le tableau de bord et ras­sem­blés avec d’autres. Cela vous donne une bonne vue d’ensemble du projet. En général, le flux de travail d’Asana peut être très bien tracé. Asana fonc­tionne via des comptes, donc les managers et autres membres de l’équipe doivent s’en­re­gis­trer pour pouvoir utiliser l’outil Web ou les ap­pli­ca­tions mobiles. Ensuite, vos membres peuvent rejoindre ou être affectés à des équipes et projets spé­ci­fiques. En outre, les sous-tâches peuvent être liées à des employés spé­ci­fiques.

Asana dispose par ailleurs d’un ca­len­drier dans lequel les projets s’intègrent au­to­ma­ti­que­ment. Asana peut struc­tu­rer une journée de travail de manière efficace.

La phi­lo­so­phie d’Asana est le travail commun et ouvert. Ainsi, chaque membre de l’équipe peut, par défaut, éditer toutes les in­for­ma­tions ainsi que les contenus de projets et tâches. Ici, des règles claires devraient être mises en place à cet effet car la liberté de l’uti­li­sa­teur peut toujours mener à des erreurs telles que la perte de données suite à un manque de com­mu­ni­ca­tion. L’outil est donc idéal pour les équipes moins hié­rar­chi­sées qui tra­vail­lent ensemble ou­ver­te­ment. Les groupes de travail plus tra­di­tion­nels avec des pouvoirs d’at­tri­bu­tion clai­re­ment définis sont plus dif­fi­ciles à gérer avec Asana.

En plus de l’outil Web principal, Asana propose des ap­pli­ca­tions de pla­ni­fi­ca­tion de projet pour Android et iOS qui sont re­la­ti­ve­ment ru­di­men­taires. Avec l’ap­pli­ca­tion mobile, vous pouvez créer et modifier des tâches, recevoir de nouveaux messages per­son­nels, joindre des fichiers et accéder à votre boîte de réception in­di­vi­duelle. Asana est sans aucun doute optimisé pour le na­vi­ga­teur de l’or­di­na­teur. Les uti­li­sa­teurs les plus ex­pé­ri­men­tés peuvent également naviguer dans l’outil avec de nombreux rac­cour­cis clavier pour tra­vail­ler encore plus ef­fi­ca­ce­ment avec Asana.

L’in­té­gra­tion d’outils externes est également à souligner. De nombreux micro-outils dif­fé­rents peuvent être activés ra­pi­de­ment et fa­ci­le­ment sur Asana, y compris les services de cloud les plus po­pu­laires comme Google Drive et Dropbox, les outils de dé­ve­lop­pe­ment comme GitHub, CMS comme WordPress et bien plus encore.

Asana est con­si­dé­rée comme une en­tre­prise sécurisée en ce qui concerne la pro­tec­tion des données. Des sau­ve­gardes ré­gu­lières du serveur doivent empêcher la perte de données, le matériel du serveur doit être au plus haut niveau technique. Des pare-feu sup­plé­men­taires sont destinés à accroître la sécurité des uti­li­sa­teurs. Comme avec la plupart des ap­pli­ca­tions SaaS/PaaS, Asana est conçue pour permettre aux personnes non au­to­ri­sées d’accéder fa­ci­le­ment à vos iden­ti­fiants de n’importe où. L’uti­li­sa­teur reste res­pon­sable au premier chef de la sécurité de ses propres données et de celles de l’en­tre­prise.

Asana ne peut accepter que jusqu’à 15 membres de l’équipe dans la version gratuite, mais offre toutes les fonctions de base. Pour environ 6-10 euros par uti­li­sa­teur et par mois, cette limite est levée et de nom­breuses fonctions comme les tableaux de bord et la fonction de recherche gagnent en im­por­tance. Il existe une autre version pour les gros clients qui permet plus de contrôle de données. Le prix doit être négocié di­rec­te­ment avec Asana.

Cependant, vous ne pouvez activer qu’un seul power-up dans la version gratuite de Trello. Cela limite con­si­dé­ra­ble­ment la fonc­tion­na­lité de l’outil Web. Pour supprimer cette limite, une mise à niveau vers « Trello Business Class » est né­ces­saire pour environ 10 euros par uti­li­sa­teur et par mois. De plus, cette version promeut vos données avec une sécurité accrue et une vue d’ensemble améliorée si vous êtes membre de plusieurs tableaux.

Basecamp se présente comme une solution globale pour les en­tre­prises. Ainsi, l’interface uti­li­sa­teur intuitive et soignée ressemble à celle de Trello. Les fonctions in­di­vi­duelles sont cependant beaucoup plus ap­pro­fon­dies. Basecamp se destine aussi bien aux petites que grandes équipes. En raison du large éventail de fonctions, une certaine formation avec la pla­te­forme est né­ces­saire afin de l’utiliser ef­fi­ca­ce­ment. Toutefois, cela en vaut la peine : Basecamp est une ap­pli­ca­tion de gestion de projet puissante. Cependant, vous devez être prêt à payer tôt ou tard, car vous ne pouvez utiliser Basecamp que pendant 30 jours gra­tui­te­ment.

A partir d’une page d’équipe, vous accédez à toutes les fonctions es­sen­tielles et à un flux quotidien per­son­na­lisé et déroulant qui résume les nouvelles et les tâches les plus im­por­tantes de la journée pour l’équipe. Les fonc­tion­na­li­tés com­pren­nent des chats de dis­cus­sion conçus pour une com­mu­ni­ca­tion rapide, des forums pour partager plus de contenu, des listes de choses à faire et un ca­len­drier pour un travail structuré, un centre de médias et des ar­chi­vages au­to­ma­tiques. Les pages de projet sont presque iden­tiques aux pages d’équipe.

Vous pouvez utiliser la barre de na­vi­ga­tion su­pé­rieure pour envoyer de courts messages aux membres (« pings »). En outre, vous disposez d’un bouton de no­ti­fi­ca­tion (« Hey ! ») similaire aux réseaux sociaux, qui peut également être configuré in­di­vi­duel­le­ment, par exemple, vous pouvez dé­sac­ti­ver com­plè­te­ment les no­ti­fi­ca­tions pendant votre temps libre. « Activity » résume clai­re­ment et chro­no­lo­gi­que­ment toutes les activités passées dans le Basecamp. C’est la meilleure façon d’être au courant de ce qui s’est passé pendant votre absence.

Basecamp peut seulement être testé un mois gra­tui­te­ment, ensuite, cela coûte dans les 100 euros par mois donc environ 1000 euros pour une année (pour une équipe complète). Cependant, ce modèle est très simple : il suffit d’activer Basecamp et vous pouvez créer autant de projets et d’équipes que vous le souhaitez et ajouter autant de membres à votre Basecamp que vous le souhaitez.

Des fonctions de chats manquent toutefois sur Wrike ainsi qu’une com­mu­ni­ca­tion rapide entre les personnes privées. Dans sa forme actuelle, l’appli est adaptée au ma­na­ge­ment de projet. Toutefois, une amé­lio­ra­tion de la structure de com­mu­ni­ca­tion du programme serait bénéfique.

Pour Wrike, des ap­pli­ca­tions de pla­ni­fi­ca­tion de projet mobiles (Android et iOS) sont dis­po­nibles et couvrent toutes les fonctions im­por­tantes, mais sont encore plus complexes à utiliser que l’outil Web principal. Il en va de même ici : vous ne devez utiliser les ap­pli­ca­tions mobiles qu’en com­plé­ment et non en premier lieu.

Dans la version gratuite, Wrike n’est uti­li­sable que pendant 14 jours. Il est douteux que cette période soit suf­fi­sante pour tester l’outil de manière ex­haus­tive. Le prix de Wrike dépend de la taille de l’équipe : une équipe de 15 employés peut utiliser l’ap­pli­ca­tion pour environ 350 euros par mois, pour une équipe de 15 à 50 employés, vous devez acheter la version Business plus chère. Les coûts pour une en­tre­prise de 30 personnes s’élèvent alors à environ 740 euros par mois. Si vous avez 50 membres ou plus, vous avez besoin de la version complète En­ter­prise, dont les coûts doivent être clarifiés avec Wrike.

Par rapport à la con­cur­rence, Wrike est une pla­te­forme coûteuse, tant pour les petites équipes que pour les moyennes en­tre­prises. Les petites équipes jusqu’à 10 personnes ont tendance à trouver au sein de la con­cur­rence des ap­pli­ca­tions moins chères qui sont également moins complexes. Après tout, de nom­breuses fonc­tion­na­li­tés de Wrike, telles que les outils d’analyse et la gestion du flux de travail, ne de­vien­nent vraiment im­por­tantes qu’à partir d’une certaine taille d’en­tre­prise.