Excel : comment l’IA peut-elle servir ?

L’in­tel­li­gence ar­ti­fi­cielle (IA) peut prendre en charge dif­fé­rentes étapes de travail dans Excel, que ce soit lors de la création d’un tableau ou de son analyse. L’uti­li­sa­tion d’outils IA pour Excel, ou de fonctions basées sur l’in­tel­li­gence ar­ti­fi­cielle, permet de minimiser les erreurs et d’au­to­ma­ti­ser des étapes de travail fas­ti­dieuses.

Qu’est-ce qu’une IA pour Excel ?

Une IA pour Excel est une fonction ou un outil qui utilise les pos­si­bi­li­tés de l’in­tel­li­gence ar­ti­fi­cielle pour faciliter et améliorer le travail avec Excel. Les dif­fé­rentes solutions adoptent également des approches dif­fé­rentes pour aider les uti­li­sa­teurs dans leur travail. Alors que certains outils d’IA génèrent des formules Excel ou aident à la création de tableaux vo­lu­mi­neux, d’autres au­to­ma­ti­sent l’analyse des données de tableaux déjà créés. Quelle que soit l’option choisie, il s’agit avant tout de sim­pli­fier le travail quotidien avec les tableaux et de réduire les erreurs.

Quelles sont les IA exis­tantes pour Excel ?

Bien qu’il existe plusieurs outils d’IA pour Excel, certains sont encore en dé­ve­lop­pe­ment et peuvent manquer de fiabilité pour des tâches de grande envergure sur des tableaux. Les IA Excel suivantes sont toutefois re­com­man­dées et couvrent un large éventail de fonctions dif­fé­rentes.

Formula Bot

Comme son nom l’indique, Formula Bot est une IA pour les formules dans Excel, Google Sheets et d’autres ap­pli­ca­tions. L’outil est très simple à utiliser : les uti­li­sa­teurs sai­sis­sent des demandes en anglais et l’outil trans­forme ces demandes en formules dans la langue parfois complexe des tableurs. Comme les formules peuvent différer d’un tableur à l’autre, l’uti­li­sa­tion de cet outil fait baisser con­si­dé­ra­ble­ment l’effort d’ap­pren­tis­sage et le risque d’erreur. Même si vous ne comprenez pas les formules utilisées, Formula Bot y remédie en vous les ex­pli­quant. Une autre fonction im­por­tante de l’outil est l’option de gé­né­ra­tion d’ins­truc­tions. Le programme vous guide ainsi pas à pas à travers une tâche.

Cet outil d’IA pour Excel est gratuit pour jusqu’à 10 demandes par mois. Pour un usage plus fréquent, un abon­ne­ment est requis à partir de 17 € par mois. Contre un paiement unique, il existe aussi une extension prête à l’emploi qui vous permet d’intégrer le bot di­rec­te­ment dans Excel.

Analyse de données dans Microsoft Excel

Microsoft Excel utilise également l’IA pour dif­fé­rentes fonctions. Une option très utile du programme est l’analyse de données (an­cien­ne­ment appelée « Idées »). Il suffit pour cela de sé­lec­tion­ner les zones sou­hai­tées dans votre tableau et de laisser l’IA d’Excel les analyser. Il est ainsi possible non seulement d’avoir ra­pi­de­ment une vue d’ensemble de certains modèles et par­ti­cu­la­ri­tés, mais aussi de les vi­sua­li­ser sous forme de dia­grammes, gra­phiques, etc. De cette manière, la com­pré­hen­sion et le partage des données peuvent être nettement améliorés.

La base de cette fonction IA d’Excel est Microsoft 365 Copilot. Cet assistant basé sur l’in­tel­li­gence ar­ti­fi­cielle comprend le langage naturel et se base sur des modèles lin­guis­tiques avancés tels que GPT-4 d’OpenAI. C’est pourquoi il est en mesure de traiter de grandes quantités de données, de re­con­naître des modèles et de les présenter sous une forme com­pré­hen­sible.

Rows IA

Rows IA permet une analyse de données étendue avec une approche simple basée sur des questions-réponses. Celui-ci utilise l’IA sur Excel afin d’analyser et de résumer les données sous dif­fé­rents aspects, sous le principe de questions-réponses. Son uti­li­sa­tion est intuitive et ne nécessite guère de con­nais­sances préa­lables. Le programme peut également être utilisé pour la trans­for­ma­tion des données et des entrées cor­res­pon­dantes. Un autre aspect central de Rows IA est le nettoyage des données. Grâce à l’IA, les données non struc­tu­rées ou erronées peuvent être au­to­ma­ti­que­ment corrigées et stan­dar­di­sées, ce qui améliore con­si­dé­ra­ble­ment la qualité des analyses.

GPT Excel

GPT Excel utilise l’IA pour générer des formules et créer des tableaux complexes, en s’appuyant sur un modèle GPT optimisé pour Excel. Cet outil utilise lui aussi des questions simples, en anglais, et les trans­forme en code recherché. GPT Excel est déjà capable de répondre à un grand nombre de demandes et continue à se dé­ve­lop­per. Cet outil IA pour Excel, qui est également com­pa­tible avec Google Sheets, prend en charge un grand nombre de requêtes et est en constante évolution.

Les avantages de la création de tableaux avec l’IA :

• Gain de temps : même les tableaux complexes sont créés en quelques minutes.
• Flexi­bi­lité : l’IA s’adapte à vos besoins spé­ci­fiques.
• Facile à utiliser : des con­nais­sances tech­niques ap­pro­fon­dies ne sont pas né­ces­saires. Dans la mesure où l’IA connaît la formule ou la fonction ap­pro­priée, elle fournira le résultat cor­res­pon­dant.

Créer un tableau Excel avec l’IA

Il est d’ores et déjà possible de créer un tableau Excel avec une IA. Des outils comme ChatGPT peuvent analyser des textes ou des ensembles de données et générer des ins­truc­tions ou des tableaux simples à utiliser dans Excel. Pour cela, seulement quelques étapes sont né­ces­saires. Celles-ci sont si­mi­laires pour la plupart des pro­grammes. Dans notre exemple, nous utilisons ChatGPT.

1. Allez sur le site Web de ChatGPT.
2. Connectez-vous avec votre compte ChatGPT. Si vous n’avez pas encore de compte, il vous suffit d’en créer un.
3. Donnez à l’outil l’ins­truc­tion souhaitée. Pour cela, vous pouvez utiliser une for­mu­la­tion telle que « Crée-moi un tableau avec… ». Indiquez ensuite le nombre de colonnes et de lignes sou­hai­tées ainsi que les ca­té­go­ries cor­res­pon­dantes.
4. Vous pouvez aussi demander à ChatGPT de trans­for­mer un texte ou un en­re­gis­tre­ment spé­ci­fique en tableau. De manière générale, plus vos ins­truc­tions sont précises, plus le résultat final sera proche de vos attentes.
5. Lorsque le tableau a été créé con­for­mé­ment à ce que vous souhaitez, copiez et collez-le dans le document Excel de votre choix. Pour une meilleure pré­sen­ta­tion, vous pouvez ensuite procéder à des ajus­te­ments di­rec­te­ment dans Excel.