Créer une liste dé­rou­lante sur Google Sheets : ins­truc­tions simples

Si vous ne souhaitez pas sys­té­ma­ti­que­ment avoir à saisir ma­nuel­le­ment les attributs d’une valeur dans la cellule cor­res­pon­dante d’un tableau Google Sheets, l’idéal est d’utiliser un menu déroulant : cette fonc­tion­na­lité permet de sé­lec­tion­ner des attributs pré­dé­fi­nis. Nous vous ex­pli­quons ici comment créer et modifier une liste dé­rou­lante Google Docs.

En quoi les listes dé­rou­lantes de Google Sheets sont-elles im­por­tantes ?

L’uti­li­sa­tion d’une liste dé­rou­lante dans un tableau Google vous permet de faire votre choix en un seul clic parmi une série de valeurs pré­dé­fi­nies. La valeur sé­lec­tion­née est alors affichée dans la cellule. Cela facilite gran­de­ment la saisie, puisqu’il n’est plus né­ces­saire de l’effectuer à la main. Ces menus dé­rou­lants assurent la cohérence et l’exac­ti­tude des données : si plusieurs uti­li­sa­teurs sont amenés à tra­vail­ler sur un même tableau, les valeurs pré­dé­fi­nies dans les listes dé­rou­lantes assurent que les uti­li­sa­teurs ne puissent pas insérer de valeurs erronées. Cela permet de réduire le risque de fautes de frappe et de gagner un temps con­si­dé­rable : autant de bonnes raisons pour utiliser les listes dé­rou­lantes dans Google Sheets !

Création d’une liste dé­rou­lante Google Sheets : ex­pli­ca­tion étape par étape

Google a veillé à faciliter autant que possible la mise en forme d’un menu déroulant pour une cellule donnée. Pour en créer un, procédez comme suit :

Étape 1 : cliquez droit sur une cellule, puis sé­lec­tion­nez l’option « Menu déroulant » :

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Étape 2 : le menu « Règles de va­li­da­tion de données » s’ouvre alors. Sous Critères, saisissez ma­nuel­le­ment tous les éléments souhaités de la liste dé­rou­lante. Vous pouvez attribuer à chaque élément, en plus d’une dé­sig­na­tion claire, une couleur in­di­vi­duelle. Pour confirmer les valeurs, cliquez sur « OK ».

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Étape 3 : un menu déroulant a main­te­nant été placé dans la cellule que vous avez choisie. Vous le re­con­nais­sez à la flèche pointant vers le bas dans la cellule :

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Étape 4 : en cliquant sur la flèche, le menu déroulant s’ouvre dans la cellule. Vérifiez que les éléments sont listés dans l’ordre que vous souhaitez et qu’ils sont cor­rec­te­ment écrits. Si vous souhaitez effectuer des mo­di­fi­ca­tions, appuyez sur le bouton « Modifier » en bas à droite de la liste.

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Étape 5 : vous pouvez aussi con­fi­gu­rer un aver­tis­se­ment à votre liste dé­rou­lante Google Sheets afin d’avertir les uti­li­sa­teurs d’une mauvaise uti­li­sa­tion du menu. Accédez pour cela aux « Règles de va­li­da­tion des données », puis cliquez sur « Options avancées ». Vous pourrez y sé­lec­tion­ner l’option « Afficher un aver­tis­se­ment ».

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Le résultat d’une saisie erronée se présente alors comme suit :

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