Les conférences et réunions ont lieu de plus en plus souvent en ligne et le bon déroulement des visioconférences est déterminant pour toute entreprise. À l’ère du télétravail et des structures organisationnelles mondialisées, les plateformes de réunion en ligne sont devenues incontournables. Dans ce contexte, l’ergonomie des outils et la rapidité d’accès jouent un rôle primordial. Et Google remplit parfaitement ces critères.
Google a lancé en 2013 le service de visioconférence et messagerie instantanée Google Hangouts pour discuter, passer des appels et échanger des messages avec des amis. Mais ce n’est qu’en mars 2017 que la firme américaine l’a doté d’une fonction de visioconférence et rebaptisé Google Meet. Ce qui n’était au départ qu’une application pour 30 participants au maximum permet aujourd’hui de planifier, de tenir et d’enregistrer des réunions virtuelles rassemblant jusqu’à 100 participants (150 avec Google Workspace Essentials et 250 avec Google Workspace Enterprise) sans avoir à télécharger de logiciel spécial.
Google Meet peut aussi être associé à d’autres services Google, du calendrier jusqu’à Gmail en passant par Google Docs. Les fonctions varient entre la version gratuite disponible depuis mai et la version avancée accessible avec un abonnement à Google Workspace (anciennement G Suite).
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ProfessionnelSécuriséAssistance 24/7Vous pouvez démarrer une visioconférence en deux temps trois mouvements, comme organisateur ou simple participant, depuis le site Google Meet ou après avoir téléchargé gratuitement l’application. La seule condition est d’avoir un compte Google. La principale restriction de la version standard par rapport à celle avec l’abonnement à Google Workspace est la durée des conférences, qui est limitée à 60 minutes.
Autres conditions pour utiliser Google Meet :
Systèmes d’exploitation pris en charge
Navigateurs pris en charge
Configuration matérielle et réseau requise
L’appli Google Meet permet de participer à des conférences et de faire des présentations. Nous vous présentons ses principales fonctions afin de faciliter votre prise en main.
Après avoir reçu une invitation, cliquez en haut à droite du site sur « Participer à une réunion » et saisissez le code ou le lien contenu dans l’invitation ou laissez-vous rediriger directement vers la conférence via le lien dans l’invitation. Si vous voulez démarrer vous-même une conférence, cliquez sur le bouton correspondant (« Démarrer une réunion »), puis identifiez-vous à l’aide de votre adresse email. Une fois le micro et la caméra activés, vous pouvez commencer.
Cliquez ensuite sur « Participer ». Vous avez deux moyens d’ajouter des participants :
Dans cette dernière option, vous pouvez accéder à la liste d’adresses de votre compte Google pour sélectionner des participants. En cliquant sur « Envoyer », un message d’invitation est envoyé par email au destinataire, lui signifiant qu’une conférence est en cours.
Le seul moyen par défaut de programmer une réunion à une date future directement dans Google Meet est d’avoir un abonnement à Google Workspace. C’est faisable également avec la version gratuite en utilisant Google Agenda. Il suffit de saisir le rendez-vous, le titre et la date/l’heure et de sélectionner l’option « Ajouter une visioconférence Google Meet ». Envoyez ensuite le lien aux participants pour les inviter.
En cliquant sur « Présenter maintenant », l’organisateur de la conférence a la possibilité de partager l’écran de son bureau au cours de la réunion. Il devient alors facile de partager des diapos, des vidéos et d’autres contenus avec les participants sans le moindre préparatif. Le lien pour accéder à la réunion que vous pouvez copier et transmettre se trouve en bas à gauche. Si des documents ont été joints à Google Agenda, vous pouvez y accéder ici. L’aperçu vidéo et audio vous permet de vérifier comment les participants voient l’organisateur à travers la webcam.
En tant qu’organisateur, vous pouvez également afficher une vue d’ensemble des participants qui ont déjà rejoint l’événement. La mise en page est adaptable, de même que les paramètres d’écran ; les contenus et participants actifs sont automatiquement affichés, ce qui anime l’ambiance de la conférence. Une fonction chat est également présente, et les utilisateurs peuvent même activer les sous-titres générés automatiquement.
À ce jour, la fonction de sous-titrage est disponible dans un nombre limité de langues (allemand, anglais, français, espagnol...).
Qu’offre Google Workspace aux utilisateurs de Google Meet en plus d’une configuration rapide et des fonctions décrites ci-dessus ? Quelle que soit la formule, le nombre de visioconférences est illimité, en revanche le nombre maximal de participants varie (100, 150 ou 250).
L’avantage majeur est la compatibilité avec l’ensemble des outils de Google Workspace : accès à la liste d’adresses, envoi automatique des invitations Meet via Gmail, stockage des enregistrements et fichiers dans Google Drive et accès direct à l’ensemble des documents, vidéos et présentations aussi bien sur ordinateur que sur smartphone. Les versions avec abonnement comprennent des fonctions supplémentaires, que nous détaillons ci-dessous.
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Les fonctions avancées de Google Meet comprennent une durée de visioconférence maximale de 300 heures, la mise à disposition de numéros d’appel nationaux et internationaux pour participer aux conférences par téléphone ainsi qu’un enregistrement et stockage dans Google Drive. Pour les multinationales et les entreprises ayant une clientèle mondiale, c’est un excellent moyen de partager des conférences avec les salariés et clients qui ne peuvent pas y assister ou de rendre accessible des informations sans limite de temps. Qui plus est, les entreprises abonnées à Google Workspace Enterprise peuvent diffuser du contenu en live streaming à un public de 100 000 personnes, de quoi organiser des rassemblements d’envergure mondiale.
Cette solution garantit aussi une qualité sonore optimale : lorsque la suppression des bruits est activée, la puissante intelligence artificielle (IA) filtre automatiquement les bruits de fond, indispensable pour toute réunion professionnelle. Grâce à l’IA, Google Meet peut en outre adapter le flux vidéo à de mauvaises conditions de luminosité et améliorer le rendu visuel.
Dans les visioconférences diffusées à partir d’un compte Google privé, seul l’organisateur peut désactiver le son ou exclure d’autres participants. Dans les versions avec abonnement, c’est possible également pour les autres participants, ce qui peut s’avérer utile en cas d’effet larsen ou de bruits de fond. Pour cela, il faut sélectionner le nom voulu dans l’onglet « Participants » et cliquer sur « Couper le micro ».
La sécurité est un aspect essentiel de toute activité en ligne et Google excelle dans ce domaine. Tous les modules de sécurité de Google Workspace sont activés par défaut, et des mécanismes de protection efficaces ont été mis au point contre les intrus. Ainsi, il est impossible d’assister à une conférence sans invitation personnelle, et l’identifiant de chaque événement n’est activé que 15 minutes avant le début.
Le fait que Google Meet soit basé sur navigateur et ne requière aucun plugin ni outil tiers limite les failles de sécurité potentielles et assure un fonctionnement simple et convivial. De surcroît, Google Workspace prend en charge l’authentification à deux facteurs, et tous les appels dans Google Meet sont chiffrés.
| Google Meet : version gratuite | Google Meet : Google Workspace Essentials | Google Meet : Google Workspace Enterprise | |
|---|---|---|---|
| Durée maximale | 1 heure | 300 heures | 300 heures |
| Nombre maximal de participants | 100 | 150 | 250 |
| Nombre de visioconférences | Illimité | Illimité | Illimité |
| Participation via navigateur | ✔ | ✔ | ✔ |
| Inviter des participants externes | ✔ | ✔ | ✔ |
| Applis mobiles natives | ✔ | ✔ | ✔ |
| Sous-titrage | ✔ | ✔ | ✔ |
| Partage d’écran | ✔ | ✔ | ✔ |
| Mise en page adaptable | ✔ | ✔ | ✔ |
| Numéros d’appel pour participer | ✘ | ✔ | ✔ |
| Live streaming | ✘ | ✘ | 100 000 personnes |
| Enregistrement et stockage des conférences dans Google Drive | ✘ | ✔ | ✔ |
| Suppression intelligente des bruits | ✘ | ✘ | ✔ |
| Support | Aide en ligne et forums communautaires | Support en ligne et forums communautaires 24/7 | Support en ligne et forums communautaires 24/7 |
Google Meet offre une plateforme de visioconférence qui répond aux besoins de discussion en ligne des petites entreprises et des grands groupes. L’intégration aux autres applis Google est un atout indéniable. De nouvelles fonctions sont déjà à l’étude et la technologie va continuer à s’améliorer.
Découvrez également les fonctions et les avantages de Google Chat et Google Hangouts.
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