Instaurer le té­lé­tra­vail : comment bien tra­vail­ler chez soi

La mise en place du té­lé­tra­vail est un véritable défi pour les employés comme pour les em­ployeurs. Cependant, il n’a jamais été aussi facile qu’aujourd’hui de laisser les employés tra­vail­ler chez eux. Si vous souhaitez dès main­te­nant appliquer un règlement pour le té­lé­tra­vail, un peu d’or­ga­ni­sa­tion et de temps vous suffiront. Il est important de bien se préparer et d’avoir de bonnes con­nais­sances sur les ré­gle­men­ta­tions et lois qui doivent être res­pec­tées.

Le té­lé­tra­vail est de plus en plus populaire parmi les employés. Il permet de s’épargner le trajet jusqu’au bureau, de se préparer de vrais repas pendant la pause déjeuner, et il est beaucoup plus facile de concilier travail et famille. Grâce à un meilleur équilibre, on gagne en liberté et par la même occasion en pro­duc­ti­vité.

En principe, il est donc également avan­ta­geux pour l’employeur d’instaurer le té­lé­tra­vail : de nombreux employés sont plus pro­duc­tifs parce qu’ils sont moins distraits, ils peuvent mieux se con­cen­trer et sont aussi moins souvent malades. Les règles du té­lé­tra­vail peuvent avoir un impact très fort sur une en­tre­prise. Les employés qui ont droit au té­lé­tra­vail sont gé­né­ra­le­ment plus sa­tis­faits et plus fidèles à leur employeur.

Tout employeur qui souhaite instaurer le té­lé­tra­vail dans son en­tre­prise doit tenir compte des aspects tech­niques et per­son­nels liés à ce chan­ge­ment de lieu de travail. Les exigences tech­niques peuvent être sa­tis­faites en très peu de temps et peuvent être main­te­nues très fa­ci­le­ment. Les aspects humains, en revanche, re­quiè­rent une attention constante. Tout comme au bureau, il faut re­cher­cher les dis­cus­sions ouvertes avec les employés et les motiver en con­sé­quence.

Les res­pon­sables et patrons doivent s’assurer de résister à la tentation de tout contrôler. Le plus grand in­con­vé­nient pour l’en­tre­prise lorsqu’une partie de ses employés est en té­lé­tra­vail est qu’il n’est pas possible de vérifier exac­te­ment si un employé travaille réel­le­ment sur la tâche qui lui a été assignée et combien de temps cela lui prend. Toutefois, il existe dif­fé­rents outils qui peuvent être utilisés pour mieux suivre les activités des employés. Cela est utile non seulement pour voir dans quelle mesure ils sont pro­duc­tifs en té­lé­tra­vail, mais aussi pour mieux estimer le temps né­ces­saire à leur activité. Si vous savez en détail combien de temps ils prennent pour une tâche, vous pouvez rédiger des offres ou émettre des factures plus précises pour vos clients. En retour, cela évite de sur­char­ger vos employés en travail, ce qui, lorsque les sphères privée et pro­fes­sion­nelle sont mélangées, arrive bien plus ra­pi­de­ment que beaucoup ne le pensent.

En té­lé­tra­vail, on a tout autant besoin des données im­por­tantes à son activité et de documents de toutes sortes. Un moyen efficace d’en­re­gis­trer, partager et sau­ve­gar­der des données est le stockage sur Cloud. Dans le Cloud, tous les employés peuvent accéder aux données stockées et les partager avec leurs collègues - di­rec­te­ment depuis Internet. En outre, une syn­chro­ni­sa­tion au­to­ma­tique des données avec sau­ve­garde Cloud peut être mise en place pour prévenir le risque de perdre des documents es­sen­tiels.

Même si les employés ont la pos­si­bi­lité de faire du té­lé­tra­vail, seuls les appareils ap­par­te­nant à l’en­tre­prise doivent être utilisés. Les or­di­na­teurs privés sont souvent des proies trop faciles pour les malwares et peuvent donc faire l’objet de vols de données.

En ins­tau­rant le té­lé­tra­vail, il est gé­né­ra­le­ment né­ces­saire de traiter un grand nombre de données sensibles et donc de mettre en place un niveau de sécurité élevé pour prévenir la perte de données. Ce qui est le plus important ici est d’im­plé­men­ter le meilleur chif­fre­ment possible pour le disque dur, ce qui, en cas de vol, permet notamment à l’uti­li­sa­teur de ne pas avoir à le signaler aux autorités de pro­tec­tion des données.

Si les employés ont droit au té­lé­tra­vail, une formation intensive sur la pro­tec­tion des données doit être dispensée. Il s’agit notamment d’aider les employés à sécuriser leur réseau privé. La re­com­man­da­tion de pro­cé­dures ou d’outils pour générer un mot de passe sécurisé fort devrait notamment être à l’ordre du jour.

En outre, les employés doivent être informés que les données de l’en­tre­prise ne peuvent pas être stockées sur des supports externes tels que des clés USB ou disques durs. En con­tre­par­tie, une solution sécurisée pour le stockage, l’envoi et la sau­ve­garde des données doit être spécifiée par l’en­tre­prise et mise en place en con­sé­quence.

Des pro­blé­ma­tiques telles que le phishing et le pharming devraient également être abordées : l’in­cer­ti­tude générale qui entoure les mails et les sites suspects peut conduire à un trai­te­ment négligent des in­for­ma­tions sur Internet. Des in­for­ma­tions pour com­prendre ce qu’est un cer­ti­fi­cat SSL peuvent également s’avérer pré­cieuses pour les employés.

L’uti­li­sa­tion d’un VPN (Virtual Private Network) est in­dis­pen­sable dans de nom­breuses en­tre­prises pour pouvoir faire du té­lé­tra­vail. Les réseaux virtuels sont ac­ces­sibles de partout, mais il faut pour cela disposer d’au­to­ri­sa­tions. Internet sert d’extension pour les employés en té­lé­tra­vail pour accéder au réseau VPN interne de l’en­tre­prise. Cela garantit que seuls les employés ou les par­te­naires com­mer­ciaux autorisés ont accès aux fichiers ou aux in­for­ma­tions sur l’Intranet ou sur le serveur de l’en­tre­prise.

Pour les en­tre­prises, l’uti­li­sa­tion d’un Intranet est gé­né­ra­le­ment une bonne idée. Il peut être utilisé pour mettre les fichiers des archives à dis­po­si­tion des employés et aussi pour créer des pages Wiki propres à l’en­tre­prise sur ses processus et méthodes. Intranet favorise l’or­ga­ni­sa­tion et la com­mu­ni­ca­tion, ce qui fait du réseau interne un outil presque in­dis­pen­sable au té­lé­tra­vail.

Grâce à des outils de col­la­bo­ra­tion, il est facile d’organiser une réunion et de trouver les bons moyens de com­mu­ni­quer. Avec des outils tels que Slack, Google Hangouts ou WebEx, vous pouvez organiser et tenir des réunions vir­tuelles, des vi­sio­con­fé­rences ou des pré­sen­ta­tions de bonne tenue. La plupart des solutions lo­gi­cielles peuvent être ins­tal­lées sur or­di­na­teurs portables, tablettes et smart­phones. En outre, vous pouvez aussi passer des appels té­lé­pho­niques clas­siques. Avec un logiciel, il est possible d’utiliser la connexion té­lé­pho­nique de l’or­di­na­teur, de recevoir et de passer des appels via votre numéro habituel.

Si vous avez besoin de recevoir des mises à jour cons­tantes sur vos projets et de poser des jalons, faire des rapports réguliers ne constitue pas forcément la meilleure solution. Avec des outils de gestion de projet, chaque employé peut faire part des nou­veau­tés sur les dif­fé­rents projets, même pendant le té­lé­tra­vail, et ainsi con­tri­buer au bon fonc­tion­ne­ment de l’en­tre­prise depuis son domicile. De nom­breuses solutions pour notamment les petites et grandes en­tre­prises se sont dé­ve­lop­pées, com­por­tant dif­fé­rentes fonctions - certaines d’entre elles étant to­ta­le­ment gratuites.

Ce qui est par­ti­cu­liè­re­ment important quand on instaure le té­lé­tra­vail, c’est de veiller à la mo­ti­va­tion des employés. Tout le monde ne veut pas et ne peut pas faire du té­lé­tra­vail. Toutefois, en tant que res­pon­sable, vous pouvez utiliser certaines méthodes pour un meilleur moral dans les équipes et plus de pro­duc­ti­vité.

Quand on ne se rencontre pas ré­gu­liè­re­ment, il est difficile de savoir si son travail est bien fait. Les en­tre­tiens suivis et les feedbacks sont très im­por­tants pour les personnes en té­lé­tra­vail. Echanger de manière régulière permet de fixer des objectifs et de connaître l’état d’avan­ce­ment des projets et des employés.

De nom­breuses en­tre­prises font des stand-up meetings le matin pour donner de brefs aperçus des avan­ce­ments des projets. Tous les employés et cadres com­mu­ni­quent entre eux de sorte que le travail se poursuive à la normale même si tous ne se situent pas au même endroit.

Des con­fe­rence calls heb­do­ma­daires peuvent être organisés pour donner un feedback général à l’équipe, par exemple pour l’informer de ce qui a été réalisé pendant la semaine. Vous pouvez également utiliser ces appels pour partager vos ex­pé­riences per­son­nelles depuis votre bureau à domicile. Ainsi, les employés peuvent se donner des conseils et se motiver mu­tuel­le­ment. Cela renforce l’esprit d’équipe malgré les longues distances.

En fixant en amont les heures de travail pour les­quelles les employés doivent im­pé­ra­ti­ve­ment se montrer dis­po­nibles et en cla­ri­fiant la ré­gle­men­ta­tion sur les pauses, vous offrez de la structure à vos employés, même en té­lé­tra­vail. Cela peut sembler in­sig­ni­fiant à première vue, mais cela a un très grand impact psy­cho­lo­gique sur les employés. Un ca­len­drier structuré permet de planifier plus fa­ci­le­ment sa journée à la maison.

Avant d’instaurer le té­lé­tra­vail, il faut vérifier que les employés disposent de tout le matériel né­ces­saire. Une chaise er­go­no­mique et un bon équi­pe­ment technique sont non seulement im­por­tants pour bien faire son travail, mais cela aide aussi à la mo­ti­va­tion. L’idéal est que l’employé dispose d’une pièce séparée pour son travail, avec un bureau et une chaise. Si vous avez la pos­si­bi­lité d’avoir un aperçu de la con­fi­gu­ra­tion du bureau de vos employés en té­lé­tra­vail, vous pourrez ra­pi­de­ment estimer si des équi­pe­ments sup­plé­men­taires sont né­ces­saires.

La com­mu­ni­ca­tion entre collègues est im­por­tante pour le moral et pour maintenir un bon esprit d’équipe. Chez soi, on ne peut plus faire de petites pauses pour discuter à la machine à café et beaucoup de gens se sentent ra­pi­de­ment isolés. En tant que res­pon­sable, il est important d’établir et de pro­mou­voir la com­mu­ni­ca­tion entre collègues par le biais de pro­grammes de chat autres que Skype. Grâce à de courtes con­ver­sa­tions et à l’échange d’in­for­ma­tions, les employés en té­lé­tra­vail vont se sentir plus à l’aise et, fi­na­le­ment, tra­vail­ler de manière plus pro­duc­tive.

Toute personne qui fait du té­lé­tra­vail pour la première fois peut se sentir perdue au début. Il est alors par­ti­cu­liè­re­ment important de struc­tu­rer ses tâches. Les to-do lists aident énor­mé­ment à établir les priorités et à maintenir des processus normaux chez soi.