Créer des règles Gmail et utiliser spé­ci­fi­que­ment les filtres Gmail

Gardez une vue d’ensemble de votre boîte de réception : filtrez les emails entrants en fonction de l’ex­pé­di­teur, du sujet, de la taille et d’autres critères, et dé­fi­nis­sez des règles au­to­ma­tiques dans Gmail (an­cien­ne­ment Google Mail) qui précisent ce qu’il convient de faire de ces emails filtrés. Lisez ce qui suit pour savoir comment créer, modifier et supprimer les règles et filtres Gmail.

1. Dans votre boîte de réception, ouvrez le menu à côté du champ de recherche.
2. Saisissez un ou plusieurs critère(s) de recherche et cliquez sur « Créer un filtre ».
3. Indiquez ce qui doit arriver aux emails filtrés.
4. Confirmez la sélection en cliquant sur « Créer un filtre ».

Les règles dans Gmail fonc­tion­nent de la même manière que les règles dans d’autres pro­grammes de mes­sa­ge­rie connus, par exemple Outlook : spécifiez un ou plusieurs critères selon lesquels les emails doivent être sé­lec­tion­nés ou filtrés, puis dé­fi­nis­sez ce qui doit être fait avec cette sélection. Vous pouvez également sé­lec­tion­ner un email qui sert de modèle pour un filtre. Nous vous ex­pli­quons ci-après les deux façons de procéder.

Ces filtres et règles Gmail peuvent s’avérer utiles, notamment lorsque le volume d’emails est très élevé, car les emails du système ou les news­let­ters moins im­por­tants, par exemple, sont au­to­ma­ti­que­ment triés dans des sous-dossiers (ou libellés Gmail). Les règles de Gmail sont ap­pli­quées non seulement aux nouveaux objets, mais aussi aux objets existants dans la boîte de réception, de sorte que vous pouvez toujours mettre de l’ordre dans votre boîte de réception par la suite.

Étape 4 : le menu avec les options de recherche décrites ci-dessus dans la première ins­truc­tion (étape 2), s’ouvre. L’ex­pé­di­teur du message est défini comme filtre (précédé de l’opérateur de recherche Gmail « De »).

Étape 5 : confirmez ce paramètre et/ou sé­lec­tion­nez d’autres critères de filtrage avant de confirmer la sélection via « Créer un filtre ». Cette étape et les autres sont décrites dans les ins­truc­tions pré­cé­dentes à partir de l’Étape 3.

Con­trai­re­ment à Outlook et à de nombreux autres pro­grammes de mes­sa­ge­rie, Gmail ne dispose pas de dossiers per­met­tant de trier les emails, mais des libellés. Vous pouvez attribuer autant de libellés et de sous-libellés que vous le souhaitez (ce qui crée une sorte de structure de dossiers) et les affecter aux emails. Il est également possible d’attribuer plusieurs libellés à un même email.

La dif­fé­rence la plus im­por­tante entre un dossier et un libellé est que les libellés ne du­pli­quent pas le contenu. Cela signifie que même si vous attribuez plusieurs libellés, le courriel n’est présent qu’une seule fois dans votre boîte de réception. Si vous supprimez un email, il est également com­plè­te­ment supprimé de toutes les libellés. Cela peut (mais ne doit pas) être différent des struc­tures de dossiers clas­siques : dans ce cas, une copie distincte de l’email peut être stockée dans chaque dossier.