Message au­to­ma­tique de départ définitif : exemples et conseils

Une rupture ou une fin de contrat fait partie du quotidien des en­tre­prises, qu’elles soient privées ou publiques. Pourtant, elle nécessite de prendre certaines dis­po­si­tions. À ce titre, il est très important de préparer un message de réponse au­to­ma­tique en cas de départ définitif. S’il est re­la­ti­ve­ment simple de trans­fé­rer la ligne té­lé­pho­nique d’un employé, l’exercice est beaucoup plus périlleux avec le transfert d’un compte de mes­sa­ge­rie. C’est pourquoi il convient de respecter certaines règles au moment de con­fi­gu­rer et de rédiger un message au­to­ma­tique de départ de l’en­tre­prise. Lisez nos conseils à ce sujet et inspirez-vous de nos exemples afin de créer un message efficace pour votre adresse email per­son­nelle ou pour le compte d’un collègue.

Une bonne partie de notre com­mu­ni­ca­tion pro­fes­sion­nelle se fait aujourd’hui par email. Un compte de mes­sa­ge­rie renferme donc des données relatives à des contacts pro­fes­sion­nels, et ces données ne doivent pas être perdues au terme du contrat de travail. C’est par­ti­cu­liè­re­ment vrai pour les employés qui échangent beaucoup avec les clients, car ces contacts sont très précieux pour l’en­tre­prise.

La plupart du temps, il est facile de rediriger la ligne té­lé­pho­nique d’un employé vers un nouvel in­ter­lo­cu­teur. A contrario, un compte de mes­sa­ge­rie est soumis à la pro­tec­tion des données et les nouveaux emails reçus ne peuvent pas être trans­fé­rés à une autre adresse email aussi sim­ple­ment. Or, sans no­ti­fi­ca­tion d’absence au­to­ma­tique, les emails ris­que­raient de rester sans réponse. Le compte de mes­sa­ge­rie d’un employé ne peut pas non plus être supprimé im­mé­dia­te­ment au terme du contrat de travail. Les clients re­ce­vraient alors un message d’erreur indiquant que leur email n’a pas pu être délivré sans en connaître la raison.

L’intérêt d’un message au­to­ma­tique après un départ de l’en­tre­prise est de pouvoir continuer à recevoir les emails et à y répondre. Si l’in­ter­lo­cu­teur a quitté l’en­tre­prise, il faut indiquer un nouveau contact dans la réponse au­to­ma­tique, en précisant son adresse email et éven­tuel­le­ment son numéro de téléphone. Il doit aussi ressortir clai­re­ment du message que le des­ti­na­taire de l’email ne travaille plus pour l’en­tre­prise et qu’il ne lira pas et ne fera pas suivre cet email. En outre, il est essentiel que le message soit formulé de manière neutre et pro­fes­sion­nelle, dans le style de l’en­tre­prise, pour un message d’absence réussi.

Une rupture ou une fin du contrat de travail peut donner lieu à des com­pli­ca­tions. En général, il est pré­fé­rable de ne pas men­tion­ner le motif de son départ, et surtout de ne pas dire du mal de l’en­tre­prise ou de ses collègues. Si vous rédigez vous-même votre réponse au­to­ma­tique avant de quitter la société, évitez de tenir des propos vin­di­ca­tifs à l’encontre de votre futur ex-employeur.

Il n’est pas conseillé non plus de men­tion­ner son nouvel employeur, sa nouvelle adresse email pro­fes­sion­nelle, ou encore son profil sur un réseau comme Viadeo, à moins que cela ne soit vraiment pertinent et après avoir consulté au préalable son ancien employeur. Il vaut mieux indiquer ses nouvelles coor­don­nées dans un email de départ aux collègues et clients, envoyé sé­lec­ti­ve­ment à la fin de son contrat de travail.

Le message au­to­ma­tique de départ de l’en­tre­prise peut être configuré par le pro­prié­taire du compte de mes­sa­ge­rie lui-même ou par un tiers détenant les droits d’accès au compte de l’ancien employé. Nous vous proposons un exemple pour les deux cas de figure :

Jusqu’à présent, vous avez toujours travaillé et com­mu­ni­qué par voie élec­tro­nique avec votre adresse email pro­fes­sion­nelle ? Avant la fin de votre contrat de travail, choi­sis­sez une solution privée, comme la solution d’adresse email sécurisée de IONOS, pour pouvoir envoyer des can­di­da­tures ou com­mu­ni­quer avec des em­ployeurs po­ten­tiels.

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