La vi­sio­con­fé­rence fait désormais partie du travail quotidien dans de nom­breuses pro­fes­sions. Le fait de pouvoir com­mu­ni­quer avec son équipe, par visio ou par audio, est non seulement in­dis­pen­sable en té­lé­tra­vail, mais est aussi une solution pratique pour échanger des idées avec des collègues et des clients qui se trouvent sur d’autres sites.

Parmi les solutions les plus po­pu­laires pour l’or­ga­ni­sa­tion de réunions « vir­tuelles », on retrouve Zoom, développé en Ca­li­for­nie, qui est dis­po­nible dans une édition de base gratuite et dans plusieurs variantes payantes avec des fonc­tion­na­li­tés sup­plé­men­taires. Nous vous ex­pli­quons comment vous connecter à ce service, comment créer un meeting Zoom et comment rejoindre une réunion en cours.

Créer une réunion Zoom : étape par étape

Les outils de vi­sio­con­fé­rence et d’au­dio­con­fé­rence s’adressent à un large éventail d’uti­li­sa­teurs : ces logiciels sont de plus en plus utilisés comme moyen de com­mu­ni­ca­tion au bureau, mais aussi dans la vie privée. Zoom et les autres outils de té­lé­con­fé­rence se ca­rac­té­ri­sent par leur facilité d’uti­li­sa­tion. Ainsi, même les débutants peuvent créer ra­pi­de­ment et fa­ci­le­ment leur propre réunion Zoom. Il est également possible de démarrer et gérer un meeting Zoom via le na­vi­ga­teur Web de votre choix, par exemple, ou via les ap­pli­ca­tions natives pour Windows, macOS, Android et iOS. Les pa­ra­graphes suivants vous guident pas à pas dans ce processus.

Étape 1 : créer un compte Zoom

Pour rejoindre un meeting Zoom, vous aurez juste besoin du numéro de réunion ou du lien personnel envoyé par l’or­ga­ni­sa­teur. En revanche, si vous souhaitez créer votre propre réunion Zoom, vous ne pourrez le faire qu’à partir d’un compte Zoom actif, que la réunion virtuelle soit pro­gram­mée via un na­vi­ga­teur ou une ap­pli­ca­tion.

Note

Si vous ne souhaitez pas créer un nouveau compte Zoom, vous pouvez également vous inscrire au service de vi­sio­con­fé­rence avec un compte Facebook ou Google valide.

Commencez la procédure d’ins­crip­tion en vous rendant sur le site Internet de Zoom et en cliquant sur « Inscrivez-vous, c’est gratuit ». Saisissez votre date de naissance, puis sé­lec­tion­nez une adresse email valide pour l’ins­crip­tion. Enfin, appuyez sur « S’inscrire ». Zoom vous enverra alors un email pour activer votre compte.

Image: Site Internet de Zoom: email contenant le lien de confirmation envoyé
Site Internet de Zoom: email contenant le lien de con­fir­ma­tion envoyé.

Une fois que vous aurez cliqué sur le lien « Activer le compte » dans l’email, vous serez redirigé vers le site Internet de Zoom où vous devrez en­re­gis­trer les derniers détails (nom et mot de passe). Vous pouvez ignorer les options « Inviter des amis » et « Réunion Test ».

Étape 2 : se connecter à Zoom

Après vous être inscrit, vous serez di­rec­te­ment connecté à votre compte Zoom, où vous pourrez désormais pro­gram­mer ou lancer di­rec­te­ment vos propres meetings Zoom, ainsi que rejoindre des réunions en cours. Vous pouvez vous connecter à l’aide du bouton « Se Connecter » avec votre adresse email et votre mot de passe à chaque fois que vous souhaitez utiliser Zoom. Si vous préférez té­lé­char­ger l’une des ap­pli­ca­tions Zoom dis­po­nibles, vous pourrez vous y connecter également pour la première fois avec ces données.

Étape 3 : créer une réunion Zoom

Une fois que vous êtes connecté à votre compte, le moyen le plus rapide de créer votre réunion Zoom est d’utiliser la fonction « Réunion Ins­tan­ta­née ».

Dans le na­vi­ga­teur

Dans le na­vi­ga­teur, créez une réunion Zoom ins­tan­ta­née via le bouton « Animer une réunion ». Dans le menu déroulant, vous pouvez choisir d’activer ou de dé­sac­ti­ver votre caméra, ou de seulement partager votre écran.

Image: Compte Zoom dans le navigateur : Bouton « Animer une réunion »
Si vous souhaitez utiliser votre numéro de réunion personnel pour les réunions ins­tan­ta­nées Zoom, vous pouvez activer cette option dans votre compte sous « Nº personnel pour la réunion », sinon l’outil de vi­déo­con­fé­rence générera un numéro de réunion aléatoire.

Après avoir sé­lec­tionné une option, une nouvelle fenêtre s’ouvre. Cliquez alors sur « Lancer la réunion » et « Rejoignez depuis votre na­vi­ga­teur » pour lancer la réunion Zoom.

Image: Zoom dans le navigateur : boîte de dialogue « Lancer la réunion »
Zoom dans le na­vi­ga­teur : boîte de dialogue « Lancer la réunion ».

Vous pouvez inviter d’autres uti­li­sa­teurs à rejoindre le meeting Zoom créée en cliquant sur le bouton « Par­ti­ci­pants ».

Image: Création d’un meeting Zoom dans le navigateur
Création d’un meeting Zoom dans le na­vi­ga­teur.

Sur l’ap­pli­ca­tion

Créer une réunion Zoom via l’ap­pli­ca­tion est tout aussi rapide et facile :

  1. Appuyez sur le bouton « Nouvelle réunion ». Vous pouvez choisir d’activer ou de dé­sac­ti­ver votre caméra. L’option de partage d’écran n’est pas dis­po­nible dans les versions mobiles de Zoom pour iOS et Android.
  2. Si vous souhaitez utiliser votre numéro de réunion personnel, activez l’entrée cor­res­pon­dante.
  3. Créez la réunion Zoom via « Commencer la réunion ».
  4. Ajoutez d’autres uti­li­sa­teurs à la réunion via « Par­ti­ci­pants » -> « Inviter ».
Image: Créer une réunion Zoom sur l’app Zoom pour Android
Créer une réunion Zoom sur l’app Zoom pour Android

Étape 4 : créer une réunion Zoom à partir du ca­len­drier

Il arrive que des vi­déo­con­fé­rences et au­dio­con­fé­rences sur­vien­nent spon­ta­né­ment, mais elles sont gé­né­ra­le­ment pro­gram­mées à l’avance. Grâce à l’option « Pro­gram­mer une réunion », vous n’avez pas attendre l’heure de la réunion pour créer votre lieu de réunion virtuel, mais pouvez pro­gram­mer l’événement à l’avance. De plus, vous avez la pos­si­bi­lité d’envoyer à l’avance une in­vi­ta­tion à la réunion Zoom à tous les par­ti­ci­pants.

Vous disposez d’un grand nombre de paramètre per­son­na­li­sables pour les réunions en ligne pro­gram­mées :

  • Sujet : nom de la réunion Zoom
  • Des­crip­tion : des­crip­tion fa­cul­ta­tive de la réunion
  • Quand : date et heure de début de la vi­sio­con­fé­rence
  • Durée : durée de la réunion
  • Fuseau horaire : fuseau horaire ap­pli­cable à l’heure de la réunion sé­lec­tion­née
  • Réunion pé­rio­dique : activez l’option pour pro­gram­mer des réunions ré­gu­lières (quo­ti­diennes, heb­do­ma­daires ou men­suelles)
  • ID de réunion : numéro de la réunion Zoom pro­gram­mée ; généré aléa­toi­re­ment par défaut, mais vous pouvez aussi sé­lec­tion­ner votre numéro personnel
  • Sécurité : code d’accès à la réunion et fonction op­tion­nelle de salle d’attente où seuls les uti­li­sa­teurs acceptés par l’hôte peuvent rejoindre la réunion
  • Vidéo : activez ou dé­sac­ti­vez la caméra par défaut pour les ani­ma­teurs et les par­ti­ci­pants
  • Options de la réunion : pa­ra­mètres avancés pour couper au­to­ma­ti­que­ment le son des par­ti­ci­pants lorsqu’ils se joignent à la réunion ou pour en­re­gis­trer au­to­ma­ti­que­ment la réunion par exemple

Lorsque vous avez défini tous les pa­ra­mètres souhaités, cliquez sur « En­re­gis­trer » pour créer la réunion Zoom pro­gram­mée.

Image: Application Web Zoom : programmer une réunion
Ap­pli­ca­tion Web Zoom : pro­gram­mer une réunion

Vous pouvez ensuite consulter toutes les réunions pro­gram­mées dans la section « Personnel » sous l’option de menu « Réunions ».

Image: Application Web Zoom : aperçu des meetings Zoom à venir
Ap­pli­ca­tion Web Zoom : aperçu des meetings Zoom à venir
Conseil

De nos jours, les vi­sio­con­fé­rences en­ri­chis­sent gran­de­ment les journées de travail. Toutefois, la tenue régulière de réunions vir­tuelles peut entraîner une certaine fatigue pour toutes les personnes con­cer­nées. Le phénomène de Zoom fatigue est tout aussi per­cep­tible lors de l’uti­li­sa­tion d’al­ter­na­tives à Zoom. Il constitue un défi à surmonter au quotidien dans le cadre du travail numérique.

Étape 5 : assister à un meeting Zoom

En utilisant votre compte Zoom, vous pouvez bien sûr rejoindre les réunions Zoom créées par d’autres uti­li­sa­teurs. Pour cela, appuyez sur le bouton « Se joindre à une réunion » ou « Rejoindre » (app), saisissez le numéro de la réunion ou le nom du lien personnel que vous avez reçu de la part de l’or­ga­ni­sa­teur, puis appuyez sur « Rejoindre ».

Image: Application Web Zoom : rejoindre une réunion
Ap­pli­ca­tion Web Zoom : rejoindre une réunion

Comme déjà mentionné, vous pouvez rejoindre un meeting Zoom à tout moment sans avoir votre propre compte Zoom. La procédure est la même que celle décrite ci-dessus.

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