Créer un pu­bli­pos­tage ? Dans Word, rien de plus facile !

Word peut extraire les in­for­ma­tions né­ces­saires à la création d’un pu­bli­pos­tage à partir de plusieurs sources : Vous pouvez importer des tableaux Excel, utiliser votre ré­per­toire Outlook ou saisir di­rec­te­ment les in­for­ma­tions voulues dans Word.

Si vous préférez utiliser le ré­per­toire d’Outlook, sé­lec­tion­nez la fonction « Sé­lec­tion­ner des contacts dans Outlook… ». Utilisez dif­fé­rents dossiers pour trier vos contacts dans le programme de mes­sa­ge­rie élec­tro­nique. Vous pourrez ainsi sé­lec­tion­ner vos adresses de manière ciblée.

Si vous ne souhaitez utiliser ni un tableau Excel ni votre ré­per­toire Outlook, vous pouvez également saisir di­rec­te­ment vos données dans Word. Pour cela, sé­lec­tion­nez la fonction « Saisir une nouvelle liste... ». Word prépare ins­tan­ta­né­ment plusieurs colonnes per­ti­nentes pour la saisie d’adresses. Cliquez sur le champ cor­res­pon­dant et saisissez les données. Lorsque vous avez saisi une entrée, vous pouvez passer à la ligne suivante en appuyant sur le bouton « Nouvelle entrée ».

Il est très probable que vous n’ayez pas besoin de toutes les colonnes proposées par Word ou que vous ayez besoin d’ajouter vos propres ca­té­go­ries. Cliquez sur « Ajuster les colonnes... » dans Word pour ajouter, supprimer ou renommer des colonnes. Lorsque vous aurez saisi toutes les in­for­ma­tions et confirmé la saisie, Word vous invitera à les en­re­gis­trer dans une nouvelle base de données. Vous aurez ainsi la pos­si­bi­lité de les utiliser dans d’autres documents Word. Cette ma­ni­pu­la­tion n’aura pas besoin d’être répétée à chaque envoi.

Une fois les coor­don­nées des des­ti­na­taires en­re­gis­trées, vous pouvez rédiger votre lettre. Ce faisant, vous tra­vail­lez dans un premier temps avec du texte normal, comme vous en avez l’habitude dans Word, puis avec des blocs de textes spéciaux. L’important pour chaque tâche de pu­bli­pos­tage est le bloc d’adresse. Lorsque vous cliquez sur le bouton cor­res­pon­dant, une fenêtre de con­fi­gu­ra­tion des ca­rac­tères de rem­pla­ce­ment s’ouvre. Vous pouvez y définir l’agen­ce­ment du bloc d’adresse. Lorsque vous utilisez un tableau externe, Word essaye de dériver les champs né­ces­saires de vos dé­sig­na­tions de colonnes. Si le programme n’arrive pas à ordonner vos éti­quettes, vous pouvez utiliser le bouton « Définir la cor­res­pon­dance des champs... » pour affecter cor­rec­te­ment les ca­té­go­ries.

À l’aide d’une ligne de sa­lu­ta­tion, vous pouvez insérer une sa­lu­ta­tion per­son­na­li­sée à vos envois en pu­bli­pos­tage. Plutôt que de vous adresser à vos des­ti­na­taires par un simple « Mesdames, Messieurs, », vous pouvez importer et afficher leur nom dans Word. Le cas échéant, dé­fi­nis­sez le format de cette ligne. Choi­sis­sez, par exemple d’afficher le prénom ou le nom, voire les deux.

Vous pouvez, en outre, laisser Word insérer la mention d’in­tro­duc­tion de la sa­lu­ta­tion ou la formater vous-même. Le logiciel de trai­te­ment de texte vous propose la formule générique « Cher/Chère » suivie du nom du des­ti­na­taire. Sé­lec­tion­nez l’option « (sans) » pour écrire votre sa­lu­ta­tion au format texte et uni­que­ment insérer le nom du des­ti­na­taire dans le champ de pu­bli­pos­tage. Le fait que Word (sans doute du fait de sa pro­gram­ma­tion en anglais) ne propose pas de sa­lu­ta­tion adaptée au genre du des­ti­na­taire est quelque peu pro­blé­ma­tique. Cependant, quelques minutes de votre temps et quelques ajus­te­ments vous per­met­tent de créer une ligne de sa­lu­ta­tion sans in­tro­duc­tion.

Cliquez ensuite sur le bloc du bouton droit de la souris et sé­lec­tion­nez « Activer/dé­sac­ti­ver les fonctions du champ ». Le code du champ de pu­bli­pos­tage s’affiche alors. Vous devez encore appliquer vos règles. Ces fonctions vous per­met­tent de pro­gram­mer plus en détail vos champs de pu­bli­pos­tage. Pour ce qui est de la sa­lu­ta­tion, vous devez appliquer une formule « Si - Alors - Sinon ». En outre, un champ indiquant le genre du des­ti­na­taire doit être ajouté à votre source de données.

Déplacez le curseur jusqu’à la fonction du champ, après « _BEFORE_  » (y compris l’espace suivant le tiret de sou­lig­ne­ment), puis cliquez sur la formule « Si - Alors - Sinon ». Sé­lec­tion­nez-y le titre du champ dans lequel est noté le sexe du des­ti­na­taire et indiquez, par exemple, « féminin » ou « femme ». Saisissez ensuite la mention à insérer par Word lorsque la formule est « Vraie » (par exemple « Chère ») et, à l’inverse, ce qu’il doit insérer lorsque les in­for­ma­tions ne con­cor­dent pas (par exemple « Cher »). La ligne de sa­lu­ta­tion est alors pré­ci­sé­ment adressée à votre des­ti­na­taire.

Avant l’im­pres­sion en série dans Word, vous pouvez afficher vos lettres grâce à la fonction d’Aperçu avant l’im­pres­sion. Ce faisant, Word remplace les ca­rac­tères de rem­pla­ce­ment par vos données. Vous pouvez consulter chacune de vos lettres et en contrôler l’absence d’erreur. La fonction « Terminer et fusionner » lance ensuite l’im­pres­sion des lettres. Word vous propose plusieurs options :

• Éditer des documents in­di­vi­duels... : Word génère un nouveau document, dans lequel, toutes les versions d’une même lettre sont re­grou­pées l’une à la suite de l’autre. Vous pouvez toujours procéder à des mo­di­fi­ca­tions en certains endroits.
• Imprimer les documents... : Word imprime di­rec­te­ment chaque lettre l’une après l’autre.
• Envoyer par e-mail… : Word envoie le document par email. Pour cela, sé­lec­tion­nez le champ « Adresses e-mail » en­re­gis­tré dans votre source de données et saisissez un objet.