Pour beaucoup d’entre nous, l’anglais fait partie du quotidien pro­fes­sion­nel. Si, à l’oral, les petites erreurs et ap­proxi­ma­tions se re­mar­quent à peine, ce n’est pas le cas à l’écrit. Découvrez dans cet article ce à quoi vous devez faire attention lorsque vous rédigez un mail en anglais, les formules d’appel et de politesse à utiliser et un exemple de mail en anglais.

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Les bases d’un mail en anglais

Tout d’abord, les mes­sa­ge­ries élec­tro­niques fonc­tion­nent de la même manière partout dans le monde. Cela signifie que vous n’avez pas besoin d’appliquer des règles struc­tu­relles par­ti­cu­lières lorsque vous écrivez un message en anglais. En plus du champ pour le ou les des­ti­na­taires, vous avez la pos­si­bi­lité d’ajouter des personnes en CC ou Cci. Il vous suffit ensuite de rédiger un objet pertinent et le contenu du mail.

L’objet et le contenu en anglais suivent les mêmes règles et éti­quettes qu’en français. Dans la ligne « Objet », pri­vi­lé­giez un titre court et concis résumant le contenu de votre message, puis rédigez le corps du mail en incluant des formules d’appel et de politesse ap­pro­priées, ainsi qu’une for­mu­la­tion com­pré­hen­sible de votre demande.

Choisir la bonne formule d’appel

Pour la formule d’appel, il existe la même dis­tinc­tion qu’en français entre le registre formel (pro­fes­sion­nel) et informel (privé). Si vous con­nais­sez bien le des­ti­na­taire du message, une formule d’appel in­for­melle peut également être utilisée dans un contexte pro­fes­sion­nel, mais opter pour une formule formelle permet de minimiser les risques. Il existe plusieurs façons de commencer un mail en anglais :

Formule d’appel Ex­pli­ca­tion
Dear Sir or Madam Anglais bri­tan­nique, pour un des­ti­na­taire inconnu, cor­res­pond au « Madame, Monsieur » français.
Dear Ladies and Gentlemen Anglais américain, pour un des­ti­na­taire inconnu, cor­res­pond au « Madame, Monsieur » français.
To whom it may concern Tra­duc­tion libre : « À qui de droit », très formel et utilisé, à l’heure actuelle, uni­que­ment pour s’adresser aux autorités.
Dear Mr / Mrs / Ms Pour un des­ti­na­taire connu, cor­res­pond à « Cher/Chère Monsieur/Madame »Attention : « Ms » est la forme pri­vi­lé­giée pour s’adresser aux femmes aussi bien mariées que cé­li­ba­taires. La forme « Mrs » est réservée aux femmes mariées.
Dear Sir / Sirs / Madam Anglais bri­tan­nique pour (plusieurs) des­ti­na­taire(s) masculin(s) ou féminin(s), formel
Dear Gentlemen / Ladies Anglais américain pour (plusieurs) des­ti­na­taire(s) masculin(s) ou féminin(s), formel
Hi / Hello Formule d’appel in­for­melle en cas de contact personnel.
Conseil

In­dé­pen­dam­ment de la langue, vous pouvez également adresser vos sa­lu­ta­tions di­rec­te­ment à votre in­ter­lo­cu­teur. En par­ti­cu­lier en Amérique, le contact devient très vite personnel et une sa­lu­ta­tion formelle avec nom de famille peut vite devenir un « Hi David ». Dans ce cas, optez également pour une formule d’appel également plus directe (et moins formelle).

Comment bien finir un mail en anglais ?

Le corps du message est gé­né­ra­le­ment suivi d’une phrase de con­clu­sion, un résumé et/ou un appel à l’action, une formule qui demande une réponse dans un court délai. Pour finir, une formule de politesse est intégrée. Il existe également dif­fé­rentes formules de politesse en fonction du des­ti­na­taire et de la relation à celui-ci :

Formule de politesse Ex­pli­ca­tion
Yours fai­th­fully Pour un des­ti­na­taire inconnu, équi­valent de « Cor­dia­le­ment »
Yours sincerely, Pour un des­ti­na­taire connu, équi­valent de « Cor­dia­le­ment »
Kind regards Version in­for­melle de « Cor­dia­le­ment »
Best regards Poli, mais déjà plus personnel, proche de « Meil­leures sa­lu­ta­tions »On peut également utiliser « Regards » seul, mais il s’agit d’une for­mu­la­tion beaucoup plus formelle.
Best wishes Plutôt dans un contexte privé, plus informel que « Best regards », pourrait se traduire par « Tout le meilleur ».
All the best Sig­ni­fi­ca­tion similaire à « Best wishes », utilisé uni­que­ment dans les mails informels/privés.
Yours Peut se traduire par « Bien à vous/à toi », s’utilise uni­que­ment dans les mails privés.
Note

Pour les formules de politesse, les Bri­tan­niques sont également plus formels que leurs collègues amé­ri­cains. En anglais américain, la dis­tinc­tion entre des­ti­na­taire connu/inconnu n’est pas prise très au sérieux. Autre dif­fé­rence : en anglais bri­tan­nique, la formule de politesse n’est pas suivie d’une virgule con­trai­re­ment à l’anglais américain.

Abré­via­tions anglaises dans les mails

Depuis quelques années, dans certains secteurs, les abré­via­tions se sont mul­ti­pliées dans les mails et la plupart sont d’origine anglaise. Une raison de plus d’ex­pli­ci­ter les abré­via­tions les plus courantes :

Abré­via­tions Ex­pli­ca­tion
FYI « For your in­for­ma­tion » qui signifie « Pour votre in­for­ma­tion ».
TBD / TBA « To Be Discussed »/« To Be Advised » qui signifie « À discuter »/« À dé­ter­mi­ner ».
ASAP « As Soon As Possible » qui signifie « Aussi vite que possible ».
RSVP Celle-ci vient du français et signifie « répondez s’il vous plaît ».
TIA « Thanks In Advance » qui signifie « Merci d’avance ».
PFA « Please Find Attached » qui signifie « Veuillez trouver en pièce jointe ».
RE « Reply » qui signifie « Réponse » (à l’e-mail précédent).
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Dates et heures : les pièges à éviter

La façon d’écrire les dates et les horaires en anglais mène souvent à des con­fu­sions lors de la rédaction de mails en anglais.

Pour vous faciliter la tâche pour les horaires et éviter les con­fu­sions, optez pour une notation numérique : les notations 13:45 et 20:15 sont également comprises en Grande-Bretagne et sur le continent américain.

Il est cependant d’usage d’utiliser les ex­pres­sions « am » et « pm ». « am » vient du latin « ante meridiem », qui signifie « avant midi », et « pm » signifie « post meridiem », donc « après-midi ». Dans ce cas de figure, les heures ne sont comptées que jusqu’à 12. Pour préciser s’il s’agit du matin ou de l’après-midi, la mention « am » ou « pm » est apposée derrière l’heure : par exemple, on écrira 4 pm pour 16 h (4 heures de l’après-midi). Il n’y a pas de consensus sur la nécessité d’un espace entre le chiffre et l’abré­via­tion.

Pour la date, il existe des dif­fé­rences entre le format américain et le format bri­tan­nique. En Grande-Bretagne, la date s’écrit comme en France, « 24 December 2021 » ou « 24th of December 2021 » ou bien encore « 24/12/2021 ». En anglais américain, les mois et les jours sont inversés : « December 24, 2021 » Il est par­ti­cu­liè­re­ment important d’avoir cette dif­fé­rence en tête lorsque vous utilisez le format de date numérique, afin d’éviter tout ma­len­tendu : « 4/12/2021 » peut être à la fois le 4 décembre ou le 12 avril 2021.

Exemple de mail en anglais

Voici un exemple de mail en anglais avec formule de politesse et d’appel qui contient tous les éléments im­por­tants, une bonne structure et peut vous donner une idée du bon usage des for­mu­la­tions :

Dear Mr. Jones,

Thank you for your e-mail about the upcoming project. I would like to arrange a meeting with you to discuss the details and next steps. How about this upcoming Monday, the 27th of June, at 12pm in your office?

I hope that suits you – if not, feel free to suggest another date.

Best regards,

Lisa Smith

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