Al­ter­na­tives à Microsoft Access : 3 pro­grammes équi­va­lents gratuits

Le trai­te­ment de données constitue l’un des aspects im­por­tants de la vie pro­fes­sion­nelle. Qu’il s’agisse d’un registre de clients, d’un ré­per­toire privé, de la comp­ta­bi­lité ou d’un in­ven­taire, nos données sont en plus di­gi­ta­li­sées, et il est essentiel de les organiser et de les gérer de la façon la plus rapide, claire et flexible possible. C’est ce que permet un système de gestion de données, ou DBMS, de l’anglais database ma­na­ge­ment system, conçu pour classer et présenter les données selon des ca­rac­té­ris­tiques précises (par exemple classer des contacts par code postal, ou un stock en fonction d’un code produit)

Microsoft Access, aussi appelé MS Access, est une DBMS largement répandue. Le programme, utilisé tant par des petites à moyennes en­tre­prises que par des par­ti­cu­liers, est adapté pour un trai­te­ment de données à échelle humaine. Il présente un avantage par rapport à d’autres pro­grammes, puisqu’il ne requiert aucune con­nais­sance en pro­gram­ma­tion. Outre MS Access, il existe d’autres pro­grammes de gestion de données testés et approuvés, qui per­met­tent de tra­vail­ler de façon similaire. La plupart d’entre eux sont également com­pa­tibles avec d’autres systèmes d’ex­ploi­ta­tion, comme macOS ou GNU/Linux. Certains sont même des al­ter­na­tives gratuites à Microsoft Access. Nous vous pré­sen­tons ici trois des meil­leures al­ter­na­tives à Microsoft Accès, dis­po­nibles en té­lé­char­ge­ment gratuit.

Pourquoi trouver une al­ter­na­tive à Microsoft Access ? Sa po­pu­la­rité laisse en effet à penser qu’il s’agit d’un DBMS so­phis­ti­qué. Il présente aussi des avantages certains, puisqu’il est adapté tant aux débutants qu’aux uti­li­sa­teurs avancés. Toutefois, c’est un programme payant et dis­po­nible seulement sous Windows.

Le programme est par­ti­cu­liè­re­ment adapté aux débutants en gestion de base de données. Dans la mesure où aucune con­nais­sance en pro­gram­ma­tion n’est né­ces­saire, il est facile de créer des bases de données simples grâce à l’interface graphique. La tâche est facilitée par de nombreux as­sis­tants et modèles, par exemple pour ad­mi­nis­trer les contacts, les actifs et les projets. Il est toutefois possible de définir librement les champs et d’adapter les ca­rac­té­ris­tiques des modèles à des objectifs spé­ci­fiques. MS permet donc de créer, modifier et relier fa­ci­le­ment des rapports de données et des tableaux. Si l’on souhaite l’utiliser pour créer des ap­pli­ca­tions ex­ten­sives, il n’échappe toutefois pas à la pro­gram­ma­tion VBA (de l’anglais Visual Basic for Ap­pli­ca­tions). Là encore, il requiert en général un effort moins important qu’avec d’autres systèmes de gestions de données. Grâce à l’uti­li­sa­tion de macros, il est possible d’au­to­ma­ti­ser de nom­breuses tâches re­la­ti­ve­ment fa­ci­le­ment (une pro­gram­ma­tion « légère » en quelque sorte).

La création et la gestion de suite de données, mais aussi leur analyse, est souvent plus facile qu’avec d’autres systèmes de gestion de bases de données. Grâce à l’aide de nom­breuses fonc­tion­na­li­tés d’as­sis­tance, il est en effet très simple d’analyser des bases déjà exis­tantes, d’extraire des données selon des modalités spé­ci­fiques et de créer des rapports.

L’en­re­gis­tre­ment de la base de MS Access sur un seul et même fichier permet de la partager avec d’autres uti­li­sa­teurs ou de la stocker sur d’autres supports fa­ci­le­ment. Si vous souhaitez utiliser la base de données dans un autre DBMS ou ouvrir d’autres fichiers dans MS Access, il est possible d’utiliser dif­fé­rentes in­ter­faces. Outre les dif­fé­rents formats MS Office (comme Excel par exemple), Il est en effet possible d’importer et d’exporter divers formats de fichiers, notamment des bases de données ODBC (MySQL, Microsoft SQL Server, Post­greSQL etc.), ainsi que des documents HTML et XML. Il est donc très simple de trans­fé­rer des fichiers d’un programme à l’autre.

La sim­pli­cité du programme a toutefois un prix. Le système de base de données de MS Access est bien moins puissant que celui d’une base de serveur : MS Access est plus adapté à la mise en œuvre de bases de données légères, ne com­pre­nant pas des centaines de milliers d’entrées (pour les­quelles il vaut mieux utiliser un serveur DMBS). Le trai­te­ment d’une grande quantité de données est assez long avec MS Access, notamment au niveau du temps de char­ge­ment. C’est l’in­con­vé­nient d’un système reposant sur un seul et unique fichier, puisqu’à chaque ouverture de la base de données, il faut charger le fichier entier : plus il est long, plus le temps d’attente est important. Le programme est également limité en ce qui concerne l’espace de la base de données, puisque le fichier ne peut pas dépasser 2 GB. Toutefois, si l’on n’utilise pas une grande quantité d’images ou d’autres fichiers lourds, cette limite ne devrait en pratique pas poser de problème. La palette de fonc­tion­na­li­tés est aussi con­si­dé­ra­ble­ment réduite par rapport à un serveur DBMS. De même, le programme présente des manques par rapport à des DBMS basés sur SQL. Tout d’abord, le SQL standard fonc­tionne avec des concepts d’au­to­ri­sa­tions très dif­fé­rents de ceux de MS Access. Par ailleurs, le programme de Microsoft présente quelques problèmes de lenteur en cas d’uti­li­sa­tion si­mul­ta­née par plusieurs personnes : il suffit de quelques uti­li­sa­teurs seulement pour rendre le programme sig­ni­fi­ca­ti­ve­ment plus lent, et il atteint ses limites à partir de dix uti­li­sa­teurs si­mul­ta­nés. MS Access n’est dis­po­nible que pour les systèmes fonc­tion­nant sous Windows, et faisait jadis partie de la suite Microsoft Office. Avec le lancement d’une version cloud de la suite Office, il fait main­te­nant partie de plusieurs packs Microsoft 365. De plus, il est aussi possible d’acheter uni­que­ment le programme. Les uti­li­sa­teurs qui ont installé une version classique de MS Office sur leur or­di­na­teur Windows (et non la version Cloud d’Microsoft 365) ont de la chance : dans la mesure où Microsoft n’a apporté aucun chan­ge­ment majeur au programme depuis longtemps, à part la version récente de 2016, les versions 2010 et 2013 sont par­fai­te­ment adaptées à un trai­te­ment de base de données classique.

En tant que DBMS de bureau, Microsoft Access n’offre évi­dem­ment pas les mêmes op­por­tu­ni­tés qu’un système de gestion de bases de données fonc­tion­nant avec un serveur. Mais MS Access ne cherche pas à con­cur­ren­cer ce type de programme, d’abord parce que les DBMS pour serveurs cor­res­pon­dent à une gamme bien spé­ci­fique de produits sur l’échelle des systèmes de gestion de bases de données, et s’adressent à un public différent, puisque l’ins­tal­la­tion et l’uti­li­sa­tion, de même que le serveur connecté, re­quiè­rent une maitrise de SQL. Par ailleurs, Microsoft propose également sa propre version de système de gestion de base de données sur serveur, avec MS SQL Server : MS Access est donc conçu comme un outil destiné à des uti­li­sa­teurs moins che­vron­nés.
Pour trouver une al­ter­na­tive à MS Access, il est né­ces­saire de comparer le programme à d’autres DBMS de bureau. FileMaker est l’un des pro­grammes al­ter­na­tifs les plus utilisés, fonc­tion­nant sous Windows, macOS et même iOS. Filemaker est toutefois payant ; il ne s’agit donc pas d’une al­ter­na­tive gratuite à MS Access. Nous vous pré­sen­tons ici trois pro­grammes non seulement gratuits, mais qui peuvent également être utilisés sans con­nais­sance en SQL. C’est ce qui les distingue de systèmes open-source tels que MySQL, MariaDB ou Post­greSQL. Tout comme MS Access, ces logiciels ne sont pas conçus pour être utilisés avec un large volume de données, car la base de données n’est également stockée sur un seul et même fichier.

En fin de compte, il n’existe pour la gestion de bases de données qu’une seule réelle al­ter­na­tive gratuite à Microsoft Access, qui offre quasiment les mêmes pos­si­bi­li­tés : Li­breOf­fice/Ope­nOf­fice Base. Comparé à MS Access, il faut toutefois prendre en compte un certain nombre de li­mi­ta­tions, en par­ti­cu­lier en ce qui concerne les pos­si­bi­li­tés de recherche dans la base de données, et la diversité des fonc­tion­na­li­tés d’une manière générale. Par ailleurs, MS Access est un programme com­pa­ra­ti­ve­ment stable et fiable, qui ne plante et ne nécessite des ré­pa­ra­tions que très rarement.

Glom, et dans une certaine mesure Kexi, sont plus tournés vers une approche de base de données frontend, qui requiert en outre l’ins­tal­la­tion d’un système de gestion de données avec lequel coopérer. Ceci est utile dans la mesure où cela permet de résoudre des problèmes propres à un système gestion des bases de données de bureau classique, et procure un outil stable et adapté au travail en équipe. Toutefois, ces deux pro­grammes pré­sen­tent des fonc­tion­na­li­tés et des pos­si­bi­li­tés si réduites qu’ils sont plus adaptés à un nombre réduit de tâches.

MS Access présente, entre autres, un avantage certain par rapport aux systèmes de gestion de données gratuits et basés sur un fichier : il a fait l’objet d’une longue période de dé­ve­lop­pe­ment en raison de son ap­par­te­nance passée à la suite Office. Même si seulement peu de fonc­tion­na­li­tés ont été ajoutées dans les versions récentes, le programme a été largement amélioré et dé­bar­rassé des erreurs depuis son lancement au début des années 90. FileMaker, également payant, est le seul système de bureau pour la gestion de données qui a bénéficié d’une période de dé­ve­lop­pe­ment plus longue. Pour les uti­li­sa­teurs re­cher­chant un DBMS de bureau parvenu à maturité et pré­sen­tant de nom­breuses fonc­tion­na­li­tés, il est in­té­res­sant d’investir dans un programme tel que MS Access (ou FileMaker pour les uti­li­sa­teurs de MacOS).

Toutefois, en fonctions de vos besoins et de votre système d’ex­ploi­ta­tion, les pro­grammes présentés ci-dessus peuvent être par­fai­te­ment adaptés. Parmi les al­ter­na­tives gratuites à Microsoft Access, c’est Base, de Li­breOf­fice et Ope­nOf­fice qui propose la plus vaste gamme de fonc­tion­na­li­tés, suivie par Kexi. À l’inverse, en raison de sa mise en page réduite, Glom présente l’interface la plus claire et constitue le programme le plus simple à utiliser. Par ailleurs, le fait que le programme soit com­pa­tible avec d’autres systèmes de gestion ou qu’il présente une fonc­tion­na­lité complète pour un travail en équipe peut être décisif dans le choix final. Notre aperçu ré­ca­pi­tule les ca­rac­té­ris­tiques des trois systèmes de gestion de bases de données présentés ici.