Bureau sans papier : vers le tout digital ?

Un bureau sans papier est synonyme de gain d’espace, mais il arrive encore bien souvent que votre espace de travail soit saturé par des contrats, factures ou autres feuilles de missions. Même en in­ves­tis­sant un temps con­sé­quent dans le rangement et le tri de ces documents, ceux-ci s’ac­cu­mu­lent iné­luc­ta­ble­ment dans les archives de manière à ce que la recherche d’in­for­ma­tions dans les documents les moins récents devienne une activité très chro­no­phage. La solution qui s’offre à vous est celle du bureau sans papier. Avec l’archivage numérique, vous pourrez sen­si­ble­ment améliorer la gestion de votre processus de travail. En effet, le transfert de vos documents ana­lo­giques en documents nu­mé­riques vous permettra d’effectuer des économies d’échelle im­por­tantes.

Pour évaluer s’il est utile pour vous de passer à un bureau sans papier, posez-vous la question suivante : combien de temps les salariés perdent-ils en cherchant leurs documents ? Les employés peuvent passer plusieurs dizaines de minutes par jour dans les archives, en­traî­nant une ac­cu­mu­la­tion de plusieurs heures par semaine. Ce temps perdu peut être optimisé en di­gi­ta­li­sant vos documents. Mais il est important de ne pas sous-estimer l’ampleur de la tâche qui vous attend, car les étapes vers un bureau sans papier citées pré­cé­dem­ment ne s’ef­fec­tuent pas du jour au lendemain. Il est également essentiel d’anticiper les dépenses qui vous attendent car vous aurez à investir dans du matériel in­for­ma­tique et sans doute dans un logiciel pour un bureau sans papier. 

Ainsi, vous aurez à prendre en con­si­dé­ra­tion les points suivants :

• Les capacités de stockage et du serveur : peu importe la solution pour laquelle vous penchez, le principal est que vous puissiez vous assurer de disposer des capacités de stockage né­ces­saires pour les documents déjà existants et ceux à venir. Vous pouvez assurer leur sau­ve­garde sur un serveur local avec une base de données incluse. Il est également utile de planifier une stratégie de sau­ve­garde de vos données efficace. Les ap­pli­ca­tions fonc­tion­nant avec le Cloud sont également une bonne al­ter­na­tive, avec des solutions telles que Dropbox ou Evernote. Néanmoins, vous laissez l’hé­ber­ge­ment et la sécurité de vos données entre les mains de tiers en choi­sis­sant ce mode de stockage.

• Scanners : l’archivage digital des documents est au cœur de tout bureau sans papier. Le spectre des fonctions des scanners est très vaste et il convient, devant l’ampleur de la tâche, d’en choisir un qui se démarque par sa rapidité et une ex­cel­lente ré­so­lu­tion, tout en étant com­pa­tible avec les dif­fé­rents formats et l'épais­seur de papiers.

• Gestion élec­tro­nique des documents (GED) : pour que les documents scannés soient triés de manière efficace et afin de garder un bon aperçu, il est re­com­mandé d’utiliser un logiciel de bureau sans papier. Il existe de nombreux logiciels de gestion élec­tro­nique des documents, comme par exemple Alfresco, dis­po­nible en open source ou encore les pro­grammes ELOoffice et BSCW. Avec iDocument, vous avez la pos­si­bi­lité de gérer votre bureau sans papier avec un Mac.

• Sig­na­tures élec­tro­niques valides : la signature numérique d'un document a la même valeur légale en France qu'une signature ma­nus­crite. Un dis­po­si­tif de sécurité per­met­tant la création de sig­na­tures élec­tro­niques doit être certifié conforme.

Un bureau sans papier améliore la rapidité du flux de travail. Les documents digitaux sont toujours à portée de main et dis­po­nibles tout le temps. De plus, vous pouvez faire des économies en papier et ainsi protéger l’en­vi­ron­ne­ment.

Mais il est tout de même important de garder en mémoire que l’archivage numérique re­pré­sente aussi des risques. La cen­tra­li­sa­tion et l’en­re­gis­tre­ment de tous les documents, souvent sur le Cloud, augmente les chances des hackers ou des tiers non autorisés à avoir accès à vos données. Veillez donc à prendre des mesures de sécurité con­sé­quentes pour protéger ces données, que ce soit par vous-même ou à l’aide de votre four­nis­seur d’hé­ber­ge­ment. De plus, le système de gestion des documents utilisés doit proposer un système de gestion d’accès très développé, afin que seuls les employés qui y sont autorisés puissent avoir accès aux in­for­ma­tions qui les con­cer­nent.

Veillez aux points énoncés pré­cé­dem­ment et ne craignez pas la charge de travail qui vous attend. Car un bureau sans papier vous permettra d’optimiser votre temps de travail par la suite, tout en évitant les piles de documents qui s’ac­cu­mu­lent.