En­re­gis­trer un Po­wer­Point en PDF

Depuis sa première version en 1989, le logiciel de pré­sen­ta­tion Po­wer­Point est l’un des com­po­sants, développé en continu, du progiciel de bu­reau­tique Microsoft Office. Selon une analyse de marché de 2010, Microsoft Office occupait une position dominante dans ce segment avec une part de marché de 72 %. Cependant, Po­wer­Point lui-même existe depuis 1984, et a été transféré à Microsoft en 1987. On estime qu’il est utilisé pour 95 % des pré­sen­ta­tions.

La lecture des pré­sen­ta­tions Po­wer­Point est facile si vous avez le programme. Si vous n’avez pas accès à ce module d’Office, vous pouvez exporter une pré­sen­ta­tion vers divers autres formats de fichiers. Pour la plupart des uti­li­sa­teurs, le plus ac­ces­sible est le format PDF (Portable Document Format). Le lecteur Acrobat Reader per­met­tant de vi­sua­li­ser ces documents est dis­po­nible gra­tui­te­ment et largement utilisé. Aujourd’hui, même les na­vi­ga­teurs Web sont capables d’afficher des PDF. Et il existe également de nombreux lecteurs de PDF al­ter­na­tifs.

Voici les ins­truc­tions pas à pas pour en­re­gis­trer un fichier Po­wer­Point en PDF.

Cette fenêtre permet de sé­lec­tion­ner l’em­pla­ce­ment souhaité pour en­re­gis­trer le fichier Po­wer­Point en PDF. Avant la pu­bli­ca­tion, vous pouvez utiliser le bouton « Options » pour préciser les détails du fichier PDF à exporter.

Le menu « Options » offre d’autres pos­si­bi­li­tés pour spécifier la con­ver­sion du Po­wer­Point en PDF. Pour obtenir la version complète de la pré­sen­ta­tion en PDF, il faut cliquer sur le bouton « Tous » (1) et dans le menu de sélection « Dia­po­si­tives » (2). L’option « Com­pa­tible PDF/A » (3) est per­ti­nente si le document est destiné à être conservé à long terme. Cette norme minimale garantit l’affichage sur les futurs appareils. Les autres cases à cocher sont pré­dé­fi­nies. Assurez-vous que la case à cocher sous-jacente « Texte de bitmap quand les polices ne peuvent pas être in­cor­po­rées » est activée. Ceci garantit que la pré­sen­ta­tion est affichée sur un autre or­di­na­teur avec la police originale, même si elle n’y est pas installée. En cliquant sur OK (4), vous confirmez les réglages dans cette fenêtre, qui se referme.

Avant la con­ver­sion, cochez la case « Ouvrir le fichier après la pu­bli­ca­tion » (5). Ceci évite de devoir re­cher­cher le fichier dans l’ex­plo­ra­teur Windows, car il est im­mé­dia­te­ment affiché dans le programme PDF dis­po­nible. Avec « Optimiser pour : Standard » (6), le fichier converti est préparé pour l’im­pres­sion. Si vous sé­lec­tion­nez « Taille minimale », Po­wer­Point optimise l’affichage pour la pu­bli­ca­tion en ligne avec la plus petite taille de fichier : il ne faut choisir cette option que s’il est certain que la pré­sen­ta­tion ne sera pas imprimée. Si tous les pa­ra­mètres sont corrects, cliquez sur « Publier » (7).

Si vous avez activé l’option « Ouvrir le fichier après pu­bli­ca­tion », la pré­sen­ta­tion convertie ap­pa­raî­tra sur le lecteur PDF défini par défaut sur votre PC. Sinon, vous trouverez le fichier Po­wer­Point exporté en PDF dans le dossier sé­lec­tionné sur votre support de stockage local. L’extension de fichier ppt ou pptx a été convertie en pdf.

Sous macOS, le principe est sen­si­ble­ment le même. Vous disposez de deux options :

• Variante 1 : Fichier -> En­re­gis­trer sous, PDF
• Variante 2 : Fichier -> Exporter, PDF

Les mêmes étapes sont ef­fec­tuées pour les deux variantes. Les options Windows « Inclure les com­men­taires », « Inclure les notes ma­nus­crites », « Inclure les dia­po­si­tives masquées », ainsi que les mo­di­fi­ca­tions de la taille du fichier ne sont pas dis­po­nibles sous macOS. Dans les versions plus récentes, à partir de 2011, il est possible de régler la qualité d’im­pres­sion d’un PDF à un niveau supérieur ou inférieur pour en­re­gis­trer un fichier Po­wer­Point en PDF.

Avec l’ap­pli­ca­tion Web de Po­wer­Point, le logiciel de pré­sen­ta­tion fonc­tionne dans le Cloud du four­nis­seur. Le programme y dispose des mêmes fonc­tion­na­li­tés, mais l’avantage est que l’uti­li­sa­teur dispose toujours de la version la plus récente (et la plus sûre) pour tra­vail­ler.

Une fenêtre s’ouvre dans laquelle le processus est lancé avec « Té­lé­char­ger en PDF ». Une barre d’état ap­pa­raî­tra indiquant que le fichier est prêt à être en­re­gis­tré sur votre disque local. Avec « En­re­gis­trer sous », vous dé­ter­mi­nez où vous en­re­gis­trez le Po­wer­Point désormais converti en PDF.