Comment ajouter une boîte aux lettres Outlook ?

Les emails font partie in­té­grante de la com­mu­ni­ca­tion dans de nom­breuses en­tre­prises. Si vous recevez un nombre trop con­sé­quent de messages et que vous ne parvenez plus à inspecter et traiter les dif­fé­rents emails, il peut être in­té­res­sant d’autoriser l’accès à votre boîte aux lettres, par exemple à certains de vos collègues. Ils pourront alors intégrer votre boîte aux lettres dans leur propre compte de mes­sa­ge­rie et ainsi consulter les emails entrants et les traiter si vous leur avez fourni les au­to­ri­sa­tions cor­res­pon­dantes.

Guide rapide : ajouter une boîte aux lettres dans Outlook

1. Ouvrez Outlook et cliquez sur « Fichier ». Sous « In­for­ma­tions sur le compte », cliquez sur « Ajouter un compte » et saisissez l’adresse email que vous souhaitez partager.
2. Optionnel : sé­lec­tion­nez le protocole d’email IMAP, saisissez le mot de passe de votre compte email et cliquez sur « Connexion ».
3. Une fois la con­fi­gu­ra­tion réussie, cliquez sur « Procédure terminée ».

Ajouter une boîte aux lettres dans Outlook, comment ça marche ?

Dans Outlook, l’uti­li­sa­tion partagée de la boîte aux lettres fonc­tionne pour tous les comptes hébergés sur un serveur Exchange commun. Pour que vous puissiez intégrer la boîte aux lettres d’un autre compte Outlook dans votre propre compte, il faut d’abord la partager. Pour cela, il est possible de partager l’ensemble de la boîte aux lettres ou seulement certains dossiers. Cette dernière option est utile si vous ne souhaitez partager que les messages d’une adresse donnée. Il est d’autre part possible d’accorder uni­que­ment un droit de lecture ou de donner la pos­si­bi­lité de trier les emails, d’y répondre ou de les supprimer de façon autonome. Après la va­li­da­tion, la boîte aux lettres Outlook peut être ajoutée et gérée dans le cadre des droits accordés.

Partager une boîte aux lettres dans Outlook

Le partage de la boîte aux lettres Outlook (ou d’un sous-dossier) avec d’autres uti­li­sa­teurs sur le serveur Exchange s’effectue en quelques étapes. Tout d’abord, il faut sé­lec­tion­ner la boîte de réception par un clic droit et choisir dans le menu qui s’affiche l’option « Pro­prié­tés » (Outlook sur le Web : « Au­to­ri­sa­tions »).

Si vous préférez ne partager que certains sous-dossiers plutôt que toute la boîte de réception, vous pouvez sé­lec­tion­ner in­di­vi­duel­le­ment ceux de votre choix en accédant aux « Pro­prié­tés » des dossiers en question.

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Sé­lec­tion­nez l’onglet « Au­to­ri­sa­tion d’accès » et cliquez sur le bouton « Ajouter… ». Vous pouvez ensuite re­cher­cher dans la liste globale des adresses le compte auquel la boîte aux lettres Outlook doit être ajoutée.

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Enfin, dé­fi­nis­sez les au­to­ri­sa­tions d’uti­li­sa­teur pour la boîte aux lettres partagée. Avec le niveau d’au­to­ri­sa­tion « Pro­prié­taire », il est possible de lire tous les emails, d’y répondre et même de les supprimer. De plus, il est également possible de créer de nouveaux dossiers et sous-dossiers. Cliquez sur « OK » pour accepter les pa­ra­mètres définis.

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Ajouter une boîte aux lettres dans Outlook (ap­pli­ca­tion de bureau)

Pour ajouter une boîte aux lettres partagée dans Outlook, ouvrez l’onglet « Fichier » et cliquez deux fois sur le bouton « Pa­ra­mètres du compte ».

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Dans la liste, cliquez sur le compte Outlook que vous souhaitez associer à la boîte aux lettres partagée, puis appuyez sur « Modifier… ». Vous pouvez aussi lancer les pa­ra­mètres du compte Exchange en double-cliquant sur le compte concerné.

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Dans le menu suivant, cliquez sur « Pa­ra­mètres sup­plé­men­taires » et allez dans l’onglet « Avancé ». Appuyez sur « Ajouter… », saisissez le nom de la boîte aux lettres partagée et confirmez l’im­por­ta­tion en cliquant sur « OK ».

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La boîte aux lettres devrait main­te­nant être affichée dans la liste des boîtes aux lettres sup­plé­men­taires à ouvrir. Si c’est le cas, en­re­gis­trez les mo­di­fi­ca­tions en cliquant sur « Accepter ». Pour finir, cliquez sur « OK », puis sur « Suivant ». Outlook vous informe alors que votre compte a été mis à jour avec succès !

Dans la zone des dossiers, vous pouvez désormais voir la boîte aux lettres Outlook ajoutée. Si vous la sé­lec­tion­nez, le client vous liste les messages qu’elle contient di­rec­te­ment dans votre propre compte.

Ajouter une boîte aux lettres dans Outlook Web

Dans la version Web d’Outlook, vous pouvez également ajouter des boîtes aux lettres que d’autres uti­li­sa­teurs ont partagées avec vous au­pa­ra­vant. Pour ce faire, connectez-vous dans un premier temps à votre compte dans l’ap­pli­ca­tion Web Outlook.

Dans la zone de na­vi­ga­tion de gauche, cliquez avec le bouton droit de la souris sur les trois points de l’onglet « Dossier » de la boîte aux lettres prin­ci­pale. Ensuite, sé­lec­tion­nez « Ajouter un dossier partagé ». Si vous avez intégré plusieurs comptes email à votre compte Outlook, vous devez d’abord sé­lec­tion­ner le compte email pour lequel la boîte aux lettres a été partagée.

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Saisissez le nom ou l’adresse email de la personne dont vous souhaitez intégrer la boîte aux lettres Outlook et cliquez sur « Ajouter ».

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Dans l’aperçu des dossiers, vous devriez main­te­nant voir (sous les dossiers de votre propre boîte aux lettres) une entrée pour la boîte aux lettres Outlook ajoutée.

Pourquoi ajouter ou partager une boîte aux lettres Outlook ?

Il peut être utile ou né­ces­saire, pour diverses raisons, d’ajouter à son propre compte dans Outlook une boîte aux lettres qui ap­par­tient à quelqu’un d’autre. Un scénario fréquent est qu’un manager ait besoin d’as­sis­tance pour la gestion de sa boîte aux lettres et accorde ainsi à son assistant les au­to­ri­sa­tions né­ces­saires. Un autre cas d’ap­pli­ca­tion est la gestion commune d’un compte de support email : en intégrant plusieurs uti­li­sa­teurs à la boîte aux lettres Outlook ap­par­te­nant au compte d’as­sis­tance de l’en­tre­prise, le trai­te­ment des demandes de support peut être réparti sans problème sur plusieurs épaules.

Enfin, il est en­vi­sa­geable que les boîtes aux lettres d’anciens col­la­bo­ra­teurs soient intégrées, gé­né­ra­le­ment de manière tem­po­raire, dans les comptes Outlook de personnes qui tra­vail­lent encore dans l’en­tre­prise. Cela peut par exemple être utile pour consulter les emails échangés avec des clients après le départ d’un col­la­bo­ra­teur, afin de faciliter la tran­si­tion.