Archivage des emails : quelles obligations en France ?

En France, l’archivage des emails privés n’est bien sûr pas obligatoire. Cependant, la situation est différente dans le cas des emails professionnels, notamment lorsqu’ils comportent des éléments contractuels ou des documents fiscaux. Découvrez en plus sur l’obligation d’archivage des emails en France.

L’archivage des emails est-il obligatoire ?

L’email s’est imposé comme le principal canal de communication dans les entreprises. Des documents à valeur juridique sont échangés quotidiennement, souvent sans mesures spécifiques d’archivage. Or, une grande partie de ces messages reste non classée, au lieu d’être conservée selon les normes légales ou sectorielles en vigueur.

Contrairement à certains pays comme l’Allemagne ou les États-Unis, la France ne dispose pas d’une loi unique encadrant spécifiquement l’archivage des emails. Toutefois, plusieurs textes réglementaires exigentpi indirectement cette conservation. La loi du 13 mars 2000 reconnaît la valeur probante d’un écrit électronique, à condition que son auteur puisse être identifié et que son intégrité soit garantie : « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier […] » (article 1316-1 ancien, aujourd’hui intégré dans le Code civil, article 1366).

De plus, un email contenant un contrat, une facture ou tout autre élément lié à une activité professionnelle doit être conservé selon les durées prévues par le Code de commerce ou le Code général des impôts.

L’email représenterait aujourd’hui plus de 80 % des communications écrites dans le monde professionnel, bien devant la lettre ou le fax. Ainsi, archiver les courriels professionnels est devenu aussi crucial que l’archivage des documents papier, tant pour se prémunir juridiquement que pour répondre aux obligations de conformité.

Quels emails faut-il archiver ?

L’archivage n’est pas un processus anodin. Il est essentiel de trier les courriels et documents à conserver en fonction de leur valeur légale, comptable ou administrative. Il convient de conserver notamment :

• les éléments liés à la comptabilité de l’entreprise, y compris les échanges explicatifs ou justificatifs (rapports de gestion, confirmations, etc.)
• les contrats en cours ou signés, ainsi que les courriels qui en attestent ou les complètent
• les lettres commerciales ou courriels engageant juridiquement l’entreprise
• les échanges relatifs aux obligations fiscales et sociales (taxes, impôts, URSSAF, etc.)

Les pièces jointes jouent un rôle tout aussi important que le message lui-même, surtout lorsqu’elles comportent une signature électronique ou qu’elles ont une valeur contractuelle : devis, bons de commande, factures, avoirs, etc. Ces fichiers doivent être archivés dans des espaces sécurisés, soit numériquement (serveur, coffre-fort numérique, solution d’archivage conforme), soit en parallèle dans un classement physique si nécessaire.

En revanche, les emails internes sans valeur juridique ou administrative, ainsi que les spams, publicités ou newsletters, ne nécessitent pas d’archivage obligatoire. Leur conservation peut même poser des problèmes en matière de conformité au RGPD si elle est excessive ou injustifiée.

Combien de temps les emails doivent-ils être archivés ?

La durée de conservation des emails dépend de leur nature. Les emails comptables ou liés à la facturation doivent être archivés pendant 10 ans, comme le stipule le Code de commerce. Les justificatifs fiscaux (déclarations, correspondances avec l’administration) doivent être conservés 6 ans, selon le Code général des impôts. Les emails contractuels ou ayant valeur de preuve doivent être gardés tant que le contrat est en vigueur, et jusqu’à 5 ans après en cas de litige potentiel (délai de prescription). Enfin, les emails RH (bulletins de paie numériques, contrats de travail) doivent être conservés 5 ans minimum, voire plus selon le contexte.

En revanche, les emails sans valeur légale peuvent être supprimés à court terme, voire automatiquement après 30 ou 90 jours, selon la politique interne de l’entreprise.

Comment procéder à l’archivage des emails ?

En plus d’être une obligation légale dans certains cas, archiver ses emails permet d’éviter toute perte de données. Une attaque informatique, une erreur humaine ou une simple panne peuvent entraîner la disparition de mails essentiels ! L’archivage contribue également à désengorger les boîtes mail et à réduire les coûts de stockage sur les serveurs. Il améliore par ailleurs la productivité, en offrant un accès centralisé, rapide et structuré à l’historique des échanges professionnels.

Plusieurs méthodes d’archivage s’offrent aux entreprises :

• Archivage manuel par les collaborateurs : chaque employé est responsable du tri et de la sauvegarde de ses emails sur son poste ou un support dédié. Cette méthode demande une grande confiance et une formation claire, mais présente des limites en termes de sécurité et de cohérence.
• Archivage centralisé via une GED (Gestion électronique des documents) ou un espace de stockage partagé : les emails et pièces jointes sont transférés vers un système structuré, sécurisé, souvent interconnecté avec d’autres outils métiers. Cette solution garantit une meilleure traçabilité.
• Archivage automatique sur serveur de messagerie : il est possible de mettre en place une copie systématique des emails entrants et sortants vers une solution d’archivage dédiée. Cela suppose généralement d’héberger sa propre messagerie ou d’utiliser un service professionnel compatible avec les outils d’archivage (coffre-fort numérique, Cloud sécurisé, etc.).

Veuillez prendre connaissance des mentions légales en vigueur sur cet article.