Cc mail – envoyer des mails indirectement à des destinataires
En général, lorsque vous travaillez en équipe dans le cadre de projets, vous envoyez des mails à l’ensemble des collègues impliqués. Ceci favorise une répartition claire des tâches, et permet à toute l’équipe d’être au courant de leur avancement. Pourtant, il est rare que ce type de mail concerne véritablement tout le groupe. La plupart du temps, seuls quelques-uns de vos collègues sont directement concernés. Tous les autres reçoivent une copie du mail, appelée Copie carbone (en abrégé : Cc mail) qu’ils liront en tant que destinataires indirects.
Nous allons vous expliquer la signification du champ Cc dans les mails professionnels, et en quoi ce champ diffère des autres champs de destinataires.
Que veut dire cc dans un mail ?
La copie carbone est un champ d’adresse supplémentaire dans l’entête d’un courrier électronique. Les destinataires Cc reçoivent une copie du message. L’appellation copie carbone (cc mail) fait référence au papier carbone utilisé autrefois pour dupliquer un document.
Cc vs. Cci
Lorsque vous rédigez/répondez à un nouveau mail, ou que vous transférez un mail reçu, vous trouverez dans l’entête de votre fenêtre de messagerie jusque trois champs d’adresses différents.
- Le champ A permet de saisir l’adresse des destinataires principaux. Inscrivez-y le nom des contacts à qui votre mail est directement adressé. Ce sont généralement les personnes que vous sollicitez directement dans le corps du message.
- En dessous du champ A se trouve le champ Cc mail. Les contacts dont vous saisissez l’adresse ici liront le message à titre informatif, sans être nécessairement concernés de manière directe. Tous les destinataires du mail verront d’ailleurs apparaître le nom de tous les destinataires Cc de ce courrier électronique.
- La ligne Cc mail est suivie d'une ligne intitulée Cci (copie carbone invisible) dans laquelle sont inscrits les destinataires des copies cachées. Les adresses mail saisies dans le champ Cci sont masquées pour tous les destinataires du mail.
Certains logiciels de messagerie électronique masquent les lignes mail Cc ou Cci dans l’affichage par défaut. Vous devez dans ce cas activer l’affichage plus complet des lignes d’adresses.
La copie d’écran ci-dessous vous montre les trois champs d’adresse de la fenêtre de message du logiciel Microsoft Outlook.
Dans la présentation par défaut, le champ Cci est masqué dans Microsoft Outlook. Dans cet article, nous vous expliquons comment activer cette ligne en quelques clics.
Ce qu’il faut respecter quand vous utilisez le champ Cc mail
La ligne sur laquelle vous devrez saisir un destinataire (ligne A, Cc ou Cci) dépend de la réponse à ces deux questions :
- Le contact est-il le destinataire principal de votre mail ?
- L’adresse peut-elle ou doit-elle être lisible par tous les destinataires ?
Faites une distinction entre destinataire principal et destinataire secondaire
Le champ A doit contenir les adresses de tous les destinataires principaux de votre mail. Indépendamment de l’ordre d’apparition de ces adresses, vous signalez clairement à ces personnes qu’elles sont les destinataires de votre courrier, et que vous attendez éventuellement une réponse de leur part.
Les destinataires saisis dans le champ Cc mail reçoivent aussi le message, mais à titre informatif seulement. Les destinataires en Cc ne sont généralement pas invités à répondre au mail.
Destinataires en Cc oui, mais destinataires visibles
Tous les destinataires d’un mail ont connaissance des adresses des destinataires saisis à la fois dans le champ A et dans le champ Cc mail. C’est la raison pour laquelle vous ne devez utiliser le champ Cc qu’au sein d’un groupe où les différents destinataires se connaissent.
Les mails publicitaires, les newsletters et autres lettres circulaires ne doivent jamais être envoyés, ni à vos clients, ni à vos partenaires commerciaux au moyen de la fonction Cc mail, pour des raisons de respect de la vie privée. Utilisez plutôt la fonction de publipostage de votre logiciel de messagerie ou encore le champ Cci.
Vous trouverez d’autres conseils et astuces pour l’envoi de vos mails commerciaux dans notre article sur les règles du courrier électronique.