Voici comment con­fi­gu­rer un message d’absence sur Outlook

Une fois que vous avez créé votre message d’absence, vous souhaitez gé­né­ra­le­ment l’activer comme réponse au­to­ma­tique sur votre programme de mes­sa­ge­rie élec­tro­nique. Avec Outlook, vous pouvez définir qui reçoit votre message d’absence et établir des règles pour que les emails de certains contacts pré­dé­fi­nis reçoivent une réponse dif­fé­rente de celle des autres contacts. Nous vous ex­pli­quons comment con­fi­gu­rer un message d’absence sur Outlook en fonction de vos besoins.

Con­fi­gu­rer un message d’absence Outlook comme réponse au­to­ma­tique

Cliquez sur « Fichier » dans le coin supérieur gauche d’Outlook. Une fenêtre de menu s’ouvre alors avec les in­for­ma­tions de votre compte et quelques options.

Cliquez ensuite sur le bouton « Réponses au­to­ma­tiques ». Une nouvelle fenêtre s’ouvre.

Utilisez cette fenêtre pour activer la réponse au­to­ma­tique et définir une période pendant laquelle Outlook doit envoyer au­to­ma­ti­que­ment votre message d’absence. Vous pouvez cocher la case « Envoyer uni­que­ment pendant ce laps de temps » si vous n’êtes pas dis­po­nible pendant une période précise.

Au-dessus de la zone de texte, vous trouverez deux onglets dans lesquels vous pouvez créer deux messages d’absence : « Au sein de mon or­ga­ni­sa­tion » signifie que les contacts avec la même partie de domaine (après le « @ ») reçoivent ce message d’absence lorsqu’ils vous écrivent.

Si vous le souhaitez, tous les autres contacts peuvent recevoir le message d’absence que vous saisissez dans l’onglet de droite. Dans de nombreux cas, les deux no­ti­fi­ca­tions peuvent être iden­tiques, ce qui signifie qu’il suffit de copier et coller la première no­ti­fi­ca­tion. Cependant, vous voulez parfois formuler des messages d’absence dif­fé­rents : par exemple, un message plutôt drôle pour vos collègues et un message plus pro­fes­sion­nel pour les clients. Vous pouvez également spécifier que seules les personnes de votre carnet d’adresses reçoivent une réponse au­to­ma­tique.

Lorsque vous avez terminé la con­fi­gu­ra­tion de vos messages d’absence, cliquez sur « OK ». Votre réponse au­to­ma­tique, y compris le message d’absence, est alors activée dans Outlook.

Définir des règles pour votre message d’absence Outlook

Vous êtes en vacances et ne voulez pas lire les emails de collègues ou de clients pendant cette période, mais vous voulez être dis­po­nible pour votre res­pon­sable en cas d’urgence ? Vous attendez avec im­pa­tience la réponse d’un par­te­naire com­mer­cial et aimeriez pouvoir la lire, même pendant vos vacances ? Vous voulez être joignable au moins pour votre dé­par­te­ment ? Ces cas par­ti­cu­liers peuvent être définis dans Outlook dans la catégorie « Règles de réponse au­to­ma­tique ». Cliquez sim­ple­ment sur « Règles… » en bas à gauche de la fenêtre « Réponses au­to­ma­tiques ».

En cliquant sur « Ajouter une règle… », vous pouvez créer pro­gres­si­ve­ment des règles d’exception pour certains contacts ou emails.

De haut en bas, vous pouvez spécifier les ca­rac­té­ris­tiques suivantes pour con­fi­gu­rer vos règles :

• De… : ici, vous pouvez sé­lec­tion­ner des contacts spé­ci­fiques. Outlook répond ensuite aux emails de ces contacts selon les règles que vous avez établies. Vous pouvez également cliquer sur le bouton pour choisir dans le carnet d’adresses.
• Envoyé à… : cette option vous permet de dé­ter­mi­ner les emails dont vous êtes l’un des des­ti­na­taires, par exemple une liste de diffusion. Vous pouvez également spécifier si seuls les emails qui vous sont envoyés di­rec­te­ment sont couverts par les règles spéciales et/ou les copies des emails qui vous sont envoyées.
• Objet : si l’objet contient certains mots (par exemple « Important »), le mail cor­res­pon­dant est traité selon votre règle spéciale.
• Texte du message : vous pouvez également spécifier une règle spéciale pour les cas où le texte du message contient certaines séquences de mots (par exemple, « réponse urgente » ou le nom d’un projet par­ti­cu­liè­re­ment important).

Les options suivantes sont dis­po­nibles sous forme d’actions :

• Alerter avec : utilisez cette option pour spécifier que certains de vos messages de réponse soient dotés d’une note sup­plé­men­taire. Il est également possible d’activer un effet sonore.
• Supprimer : les emails qui répondent à vos critères pré­cé­dem­ment définis sont sim­ple­ment supprimés lorsque vous sé­lec­tion­nez cette action.
• Déplacer vers : permet de déplacer tous les emails vers un autre dossier. Ceci est utile si vous voulez stocker certains emails.
• Copier vers : une copie de l’email en question est stockée dans un dossier préa­la­ble­ment défini. Cependant, le courrier élec­tro­nique reste dans la boîte de réception normale.
• Trans­fé­rer : les emails cor­res­pon­dants sont transmis à une autre adresse, par exemple votre adresse per­son­nelle. Sous « Méthode », vous pouvez choisir parmi trois options d’affichage (standard, original, pièce jointe).
• Répondre avec : cela vous permet de con­fi­gu­rer un message in­di­vi­duel d’absence pour certains emails. À cet effet, vous créez le texte comme un email dans une nouvelle fenêtre.
• Action per­son­na­lisé : permet de charger des modèles spé­cia­le­ment im­plé­men­tés. Cette option est plutôt destinée aux experts.

Dans le coin supérieur droit, sous « Options avancées… », vous trouverez davantage de règles spéciales.

Ces fonctions avancées vous per­met­tent d’effectuer les réglages suivants :

• Taille : vous permet de filtrer les emails par taille de fichier. Cela vous permet, par exemple, d’éviter de recevoir des emails trop vo­lu­mi­neux. Par exemple, si vous ne chargez vos emails que via le réseau mobile durant la période donnée.
• Reçu : vous dé­fi­nis­sez ici une période. Les emails cor­res­pon­dant à cette période sont triés.
• Vous pouvez également définir des pa­ra­mètres d’im­por­tance et des critères de diffusion.
• Vous pouvez définir des règles spéciales pour les emails non lus et ceux avec pièces jointes.
• Si vous cochez « Seulement les éléments ne répondant pas à ces critères », vous pouvez inverser com­plè­te­ment vos con­di­tions. Par exemple, si vous sé­lec­tion­nez d’abord un contact sous « De… » et activez cette fonction, la règle générale s’applique à tous les contacts, à l’exception de la personne sé­lec­tion­née. -Vous pouvez également afficher les pro­prié­tés des for­mu­laires et documents sau­ve­gar­dés. Cette option est également destinée aux experts.

Une fois que vous avez défini votre règle, elle apparaît dans la synthèse.

Via cette liste, vous pouvez fa­ci­le­ment activer et dé­sac­ti­ver les règles, et les modifier. Dans l’exemple ci-dessus, nous avons créé une règle spéciale pour filtrer les messages de notre res­pon­sable. Ses messages doivent être transmis à un compte de mes­sa­ge­rie privé afin que nous puissions être joig­nables pour lui en cas d’urgence. Tous les autres contacts reçoivent un des deux messages d’absence, selon qu’ils sont des collègues de la même en­tre­prise ou des contacts externes. Une fois toutes les règles définies, cliquez sur « OK » pour les en­re­gis­trer.

Con­fi­gu­rer un message d’absence Outlook : trois modèles

Si vous souhaitez con­fi­gu­rer un message d’absence Outlook, vous devez bien sûr le formuler cor­rec­te­ment. Il faut parfois utiliser un discours formel, mais à d’autres fins, un message per­son­na­lisé est plus approprié. Les trois modèles suivants vous sont fournis à titre d’ins­pi­ra­tion pour vos messages d’absence sur Outlook.

Message d’absence universel

Bonjour,

Je regrette de ne pas pouvoir répondre à votre email im­mé­dia­te­ment. Je serai de retour le JJ/MM/AA. Pendant mon absence, vous pouvez contacter [NOM (ADRESSE EMAIL)], qui pourra vous aider à résoudre votre problème ou répondre à vos questions.

Cor­dia­le­ment,

NOM

Message d’absence général formel

Madame, Monsieur,

Merci pour votre message ! Je suis ac­tuel­le­ment en vacances et serai de nouveau joignable à compter du JJ/MM/AA.

Pour des raisons de con­fi­den­tia­lité, votre message ne sera pas transmis. En cas d’urgence, veuillez contacter mon/ma collègue [NOM DU COLLÈGUE] à cette adresse : [ADRESSE EMAIL].

Cor­dia­le­ment,

NOM

Message d’absence pour maladie

Madame, Monsieur,

Je suis ac­tuel­le­ment absent(e) pour des raisons per­son­nelles et serai à nouveau joignable le JJ/MM/AA. Je vous con­tac­te­rai alors di­rec­te­ment. Si votre demande est urgente et ne peut pas attendre mon retour, veuillez vous adresser à ma/mon collègue [NOM DU COLLÈGUE] à l’adresse suivante : [ADRESSE EMAIL].

Cor­dia­le­ment,

NOM