Comment importer des contacts dans Outlook ?

Même à l’époque de Facebook et de WhatsApp, les emails restent un moyen de com­mu­ni­ca­tion central, en par­ti­cu­lier dans les en­tre­prises. Microsoft Outlook est un client email par­ti­cu­liè­re­ment adapté aux uti­li­sa­teurs fréquents en raison de ses pos­si­bi­li­tés flexibles de gestion des contacts. Grâce à l’assistant d’im­por­ta­tion/ex­por­ta­tion intégré, les données de contact exis­tantes peuvent être fa­ci­le­ment importées dans Outlook. Découvrez comment importer vos contacts dans Outlook afin d’avoir un carnet d’adresses à jour.

Guide rapide : importer des contacts dans Outlook

1. Dans Outlook, allez dans « Fichier » > « Ouvrir et exporter » > « Importer/Exporter ».
2. Dans l’assistant d’im­por­ta­tion/ex­por­ta­tion, sé­lec­tion­nez « Importer à partir d’un autre programme ou fichier » > « Suivant ».
3. Sé­lec­tion­nez « Valeurs séparées par des virgules » > « Suivant », cliquez sur « Parcourir » pour sé­lec­tion­ner le fichier CSV et la variante d’im­por­ta­tion, puis sé­lec­tion­nez à nouveau « Suivant ».
4. Cliquez sur le dossier cible « Contacts » > « Suivant » > « Terminer ».

Importer des contacts Outlook : les prérequis

Il existe dif­fé­rents scénarios dans lesquels il est utile ou né­ces­saire d’importer des contacts dans Outlook : des listes externes de contacts pro­fes­sion­nels ou des contacts privés que vous souhaitez ajouter à votre carnet d’adresses Outlook. Mais il est également possible que vous sou­hai­tiez importer des contacts que vous avez pré­cé­dem­ment exportés d’Outlook, que ce soit pour créer une sau­ve­garde ou parce que vous changez de version d’Outlook. Dans ce dernier cas, la liste de contacts est déjà dis­po­nible dans le format d’im­por­ta­tion CSV requis. Si vous avez votre propre liste de contacts, par exemple sous la forme d’un tableau Excel, vous devez d’abord l’en­re­gis­trer au format CSV avant de pouvoir l’importer dans votre carnet d’adresses Outlook.

Comment en­re­gis­trer vos documents de tableau au format CSV ?

Tous les tableurs courants tels que Microsoft Excel, Ope­nOf­fice ou encore Li­breOf­fice Calc offrent la pos­si­bi­lité d’en­re­gis­trer les classeurs sous forme de fichier CSV. Pour les uti­li­sa­teurs d’Excel, par exemple, cela fonc­tionne comme suit :

1. Dans un premier temps, cliquez sur la feuille de calcul qui contient les données de contact que vous souhaitez importer dans le carnet d’adresses Outlook. Ensuite, ouvrez l’onglet « Fichier » et sé­lec­tion­nez « En­re­gis­trer sous ».

2. Cliquez sur « Parcourir » et choi­sis­sez l’endroit où vous souhaitez en­re­gis­trer le fichier. Déroulez ensuite le menu dans le champ « Type de fichier » en cliquant sur le petit symbole en forme de triangle orienté vers le bas.

3. Cherchez l’entrée « CSV (sé­pa­ra­teur : point-virgule) » et sé­lec­tion­nez-la. Pour terminer, appuyez sur « En­re­gis­trer ». Excel vous informe que certaines fonc­tion­na­li­tés du classeur seront perdues (con­sé­quence du passage au format CSV), ce que vous acceptez en cliquant sur « OK ».

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Importer des contacts dans Outlook étape par étape

Si vous disposez des contacts souhaités au format CSV, vous pouvez im­mé­dia­te­ment commencer à les importer dans le carnet d’adresses Outlook. Vous n’avez pas besoin de logiciel sup­plé­men­taire pour cela : l’assistant d’im­por­ta­tion/ex­por­ta­tion de Microsoft Outlook est intégré par défaut. Selon que vous tra­vail­lez avec le client de bureau ou le client Web, la procédure diffère lé­gè­re­ment. Nous avons résumé pour vous ci-dessous la procédure d’im­por­ta­tion dans les dif­fé­rentes éditions d’Outlook.

Comment importer des contacts dans l’ap­pli­ca­tion de bureau Outlook ?

Les uti­li­sa­teurs des nouvelles versions d’Outlook re­trou­ve­ront l’assistant d’im­por­ta­tion/ex­por­ta­tion dans le menu « Fichier ». Vous l’ouvrez via l’onglet du même nom :

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Dans la barre de menu à gauche, cliquez main­te­nant vers « Ouvrir et exporter », où vous lancez l’assistant en cliquant sur « Importer/Exporter ».

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Dans le menu de démarrage de l’assistant d’im­por­ta­tion/ex­por­ta­tion, il est possible de sé­lec­tion­ner dif­fé­rentes actions. Pour importer votre carnet d’adresse Outlook, vous devez cliquer sur « Importer à partir d’un autre programme ou fichier ».

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Dans la boîte de dialogue suivante, sé­lec­tion­nez « Valeurs séparées par une virgule » et passez au menu suivant en cliquant sur « Suivant ». Grâce à la fonction « Parcourir », vous pouvez y indiquer l’em­pla­ce­ment du fichier à importer.

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Avant de cliquer sur « Suivant », vous avez la pos­si­bi­lité de choisir l’une des trois variantes d’im­por­ta­tion :

1. Remplacer les doublons par des éléments importés : si un contact existe déjà dans Outlook, les in­for­ma­tions ré­per­to­riées pour ce contact sont rem­pla­cées par les in­for­ma­tions du fichier d’im­por­ta­tion.
2. Autoriser la création de doublons (option sé­lec­tion­née par défaut) : si un contact existe déjà dans Outlook, l’assistant d’im­por­ta­tion/ex­por­ta­tion crée un doublon de ce contact. Plus tard, vous pourrez combiner les in­for­ma­tions dans le carnet d’adresses ou supprimer la version souhaitée.
3. Ne pas importer de doublons : si un contact existe déjà dans Outlook, les in­for­ma­tions le con­cer­nant ne sont pas importées.

Quelle que soit la sélection effectuée, vous serez invité à indiquer le dossier de des­ti­na­tion dans le menu qui suit. Cherchez l’entrée « Contacts » et cliquez sur « Suivant ».

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Après un dernier clic sur « Terminer », Outlook commence le processus d’im­por­ta­tion.

Importer des contacts dans Outlook sur le Web

Dans Outlook sur le Web, vous pouvez également importer de nouveaux contacts dans votre carnet d’adresses. Pour ce faire, connectez-vous à l’ap­pli­ca­tion Web et cliquez ensuite sur l’icône en forme de portrait qui se trouve sur le menu latéral gauche.

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Dans l’étape suivante, allez sur le bouton « Gérer les contacts » et sé­lec­tion­nez l’entrée « Importer des contacts ».

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Le menu d’im­por­ta­tion s’ouvre alors. Cliquez sur « Parcourir », sé­lec­tion­nez votre fichier CSV, puis cliquez sur « Ouvrir » et « Importer ».