Qu’est-ce que Nextcloud Workspace et comment cette pla­te­forme facilite-t-elle la col­la­bo­ra­tion ?

Nextcloud Workspace est une pla­te­forme complète pour la col­la­bo­ra­tion numérique qui permet de cen­tra­li­ser fichiers, com­mu­ni­ca­tions et or­ga­ni­sa­tion au sein d’un seul en­vi­ron­ne­ment. Elle aide les en­tre­prises et les équipes à tra­vail­ler ensemble plus ef­fi­ca­ce­ment et constitue une al­ter­na­tive res­pec­tueuse de la pro­tec­tion des données aux services Cloud comme Microsoft 365 ou Google Workspace.

Qu’est-ce que Nextcloud Workspace ?

Nextcloud Workspace est un outil de col­la­bo­ra­tion basé sur Nextcloud qui combine dif­fé­rents modules au sein d’une pla­te­forme centrale. Il permet de stocker, modifier et partager des fichiers, de coor­don­ner des rendez-vous, de gérer des emails, de planifier des tâches et de com­mu­ni­quer en temps réel. Toutes les fonctions sont ac­ces­sibles via une interface uti­li­sa­teur centrale, ce qui évite d’avoir à passer cons­tam­ment d’une ap­pli­ca­tion à l’autre.

Con­trai­re­ment aux services Cloud clas­siques, Nextcloud Workspace est hébergé selon les besoins chez un four­nis­seur de confiance, de sorte que les en­tre­prises con­ser­vent un contrôle étendu sur leurs données. Un hé­ber­ge­ment sur votre propre matériel est également possible en principe. Le système open source permet aux en­tre­prises d’activer les fonctions de manière in­di­vi­duelle, de gérer les droits des uti­li­sa­teurs et d’intégrer leurs propres workflows.

Quels modules comprend Nextcloud Workspace ?

Nextcloud Workspace se compose de plusieurs zones de fonc­tion­na­li­tés couvrant dif­fé­rentes tâches du quotidien pro­fes­sion­nel. L’ensemble forme ainsi un en­vi­ron­ne­ment de travail flexible, qui peut être adapté aux besoins in­di­vi­duels.

Fichiers

Le module Fichiers constitue le cœur de Nextcloud Workspace. Il permet de stocker, syn­chro­ni­ser et partager des fichiers entre dif­fé­rents appareils. Les uti­li­sa­teurs peuvent créer des struc­tures de dossiers, gérer les partages et trans­mettre des documents à des par­te­naires externes. Une gestion fine des droits garantit que seules les personnes au­to­ri­sées ont accès aux données.

Grâce à la fonction de syn­chro­ni­sa­tion de fichiers de Nextcloud, les fichiers locaux sont au­to­ma­ti­que­ment syn­chro­ni­sés avec le serveur Cloud. Les uti­li­sa­teurs peuvent ainsi accéder à tout moment et depuis tous leurs appareils à la version la plus récente de leurs données. La fonction de partage de Nextcloud permet de partager en toute sécurité des fichiers et des dossiers, soit en interne via des comptes uti­li­sa­teurs, soit en externe via des liens protégés par mot de passe.

Il est de plus possible de té­lé­ver­ser en toute sécurité des fichiers sensibles dans un dossier via un lien de dépôt spé­ci­fique. Selon la con­fi­gu­ra­tion retenue, un chif­fre­ment de bout en bout peut être activé pour certains fichiers ou dossiers.

Des fonctions comme la gestion des versions et les com­men­taires fa­ci­li­tent le travail en équipe. L’in­té­gra­tion dans les outils Office et le groupware permet de modifier les documents di­rec­te­ment dans Nextcloud.

Groupware

Le module Groupware comprend dif­fé­rentes ap­pli­ca­tions Nextcloud destinées à l’or­ga­ni­sa­tion et à la coor­di­na­tion des flux de travail :

• Avec Nextcloud Mail, vous gérez vos emails di­rec­te­ment dans Nextcloud, y compris l’in­té­gra­tion IMAP et les boîtes aux lettres partagées.
• Nextcloud Calendar permet une pla­ni­fi­ca­tion simple des rendez-vous et le partage de ca­len­driers au sein de l’équipe.
• Nextcloud Contacts sert à la gestion cen­tra­li­sée des carnets d’adresses.
• Nextcloud Deck propose un tableau kanban flexible pour la pla­ni­fi­ca­tion des tâches, idéal pour le travail d’équipe agile.

Toutes les ap­pli­ca­tions Groupware sont par­fai­te­ment intégrées entre elles et fa­ci­li­tent l’or­ga­ni­sa­tion de projets, de réunions et de tâches d’équipe. Le module Groupware est complété par Nextcloud Notes, une ap­pli­ca­tion per­met­tant de créer et de gérer des notes. Notes est idéale pour consigner des idées, des comptes rendus de réunion ou des pistes de tâches di­rec­te­ment dans le na­vi­ga­teur ou via l’ap­pli­ca­tion mobile. Les notes sont au­to­ma­ti­que­ment syn­chro­ni­sées et peuvent être or­ga­ni­sées à l’aide de mots-clés et de fonctions de recherche.

L’ap­pli­ca­tion Nextcloud Forms constitue aussi une extension utile du module Groupware. Elle permet de créer des sondages, des ques­tion­naires et des for­mu­laires afin de re­cueil­lir des retours d’équipe, organiser des votes ou collecter des données de manière struc­tu­rée.

Talk

Nextcloud Talk est la pla­te­forme de com­mu­ni­ca­tion intégrée pour les chats ainsi que les con­fé­rences audio et vidéo. Elle permet une com­mu­ni­ca­tion sécurisée en temps réel au sein de l’en­tre­prise, sans devoir recourir à des pres­ta­taires externes comme Zoom ou Teams.

Talk prend en charge les salles de groupe, le partage d’écran et les accès invités. Pour certains appels, un chif­fre­ment de bout en bout est dis­po­nible, aussi bien via le Web que via le client dédié. Grâce à l’in­té­gra­tion avec Fichiers et Office, les équipes peuvent tra­vail­ler di­rec­te­ment sur des documents pendant un appel, ce qui permet des flux de travail fluides.

Office

Le module Office de Nextcloud permet l’édition si­mul­ta­née de documents texte, de feuilles de calcul et de pré­sen­ta­tions di­rec­te­ment dans le na­vi­ga­teur. Plusieurs personnes peuvent modifier un document en parallèle grâce à l’éditeur WYSIWYG, suivre les mo­di­fi­ca­tions et ajouter des com­men­taires. L’envoi de pièces jointes par email devient ainsi superflu. Nextcloud Office rend la col­la­bo­ra­tion en temps réel pro­duc­tive et trans­pa­rente et se compose de dif­fé­rentes ap­pli­ca­tions dont les fonc­tion­na­li­tés rap­pel­lent les suites Office clas­siques :

• Nextcloud Write : un éditeur de texte en ligne qui permet de créer et modifier des documents de manière col­la­bo­ra­tive.
• Nextcloud Spread­sheet : un outil de tableur per­met­tant de tra­vail­ler ensemble sur des feuilles de calcul et des données di­rec­te­ment dans le na­vi­ga­teur.
• Nextcloud Present : une ap­pli­ca­tion de pré­sen­ta­tion qui permet de créer, modifier et présenter des dia­po­si­tives en col­la­bo­ra­tion.
• Nextcloud Draw : un outil de dessin et de création de dia­grammes pour réaliser en équipe des croquis, des or­ga­ni­grammes ou des notes visuelles.

Assistant

Le module Assistant de Nextcloud Workspace repose sur l’in­tel­li­gence ar­ti­fi­cielle et vise à rendre les processus de travail quo­ti­diens plus efficaces. L’assistant peut résumer au­to­ma­ti­que­ment des textes, générer des contenus, proposer des sug­ges­tions de recherche in­tel­li­gentes et aider à organiser ou analyser plus ra­pi­de­ment les in­for­ma­tions. La solution d’IA s’intègre de manière trans­pa­rente dans dif­fé­rentes ap­pli­ca­tions Nextcloud comme Chat, Mail ou Fichiers et y fournit des re­com­man­da­tions ou réponses con­tex­tuelles.

L’assistant IA prend en charge plusieurs Large Language Models (LLM) selon la con­fi­gu­ra­tion choisie, avec la pos­si­bi­lité d’utiliser des modèles locaux dans certaines in­fras­truc­tures. Les uti­li­sa­teurs peuvent ainsi exploiter toute la puissance de l’IA moderne sans faire de compromis sur la pro­tec­tion des données. Selon l’ar­chi­tec­ture mise en place, le trai­te­ment peut avoir lieu au sein de l’in­fras­truc­ture de l’en­tre­prise, ce qui permet de mieux maîtriser la cir­cu­la­tion des in­for­ma­tions sensibles.

Flow

Le module Nextcloud Flow étend Nextcloud Workspace avec des fonc­tion­na­li­tés d’au­to­ma­ti­sa­tion avancées. Flow permet de définir des processus ré­cur­rents exécutés au­to­ma­ti­que­ment, comme des no­ti­fi­ca­tions, des actions sur des fichiers ou des workflows de partage. Le système repose sur des règles simples du type « Si-alors » et permet ainsi de créer des processus au­to­ma­ti­sés même sans con­nais­sances en pro­gram­ma­tion.

Les dé­ve­lop­peurs disposent d’une API complète per­met­tant d’intégrer des ap­pli­ca­tions externes ou des scripts per­son­na­li­sés. Les en­tre­prises peuvent ainsi mettre en place des workflows spé­ci­fiques ou connecter Nextcloud à des systèmes existants. Nextcloud peut également intégrer Windmill, une pla­te­forme per­met­tant de créer des au­to­ma­ti­sa­tions basées sur du code et de les connecter à l’en­vi­ron­ne­ment Nextcloud

Un autre outil puissant est Nextcloud Tables, par­ti­cu­liè­re­ment adapté à la collecte struc­tu­rée de données. À l’image d’une base de données, Tables permet de saisir, filtrer et vi­sua­li­ser des in­for­ma­tions di­rec­te­ment dans Nextcloud.

Quels sont les avantages de Nextcloud Workspace ?

Nextcloud Workspace offre de nombreux avantages pour les en­tre­prises et or­ga­ni­sa­tions qui accordent de l’im­por­tance à la sécurité, à la flexi­bi­lité et à l’in­dé­pen­dance. L’un des prin­ci­paux atouts de cet outil de col­la­bo­ra­tion réside dans le contrôle étendu des données, puisque les in­for­ma­tions restent sur vos propres serveurs ou chez des par­te­naires d’hé­ber­ge­ment conformes au RGPD.

Grâce à sa structure de pla­te­forme intégrée, il n’est plus né­ces­saire de passer d’un outil à l’autre. Les fichiers, emails, rendez-vous et chats sont reliés de manière cen­tra­li­sée, ce qui fait gagner du temps et accélère les processus de travail. En tant que solution open source, Nextcloud est trans­pa­rente et per­son­na­li­sable. Selon le mode de dé­ploie­ment ou le four­nis­seur choisi, des coûts d’ex­ploi­ta­tion, d’hé­ber­ge­ment ou d’abon­ne­ment peuvent toutefois s’appliquer.

Parmi les autres atouts figurent l’ar­chi­tec­ture évolutive, adaptée aussi bien aux petites équipes qu’aux grandes en­tre­prises, ainsi qu’une com­mu­nauté active qui développe ré­gu­liè­re­ment de nouvelles fonc­tion­na­li­tés. De plus, Nextcloud Workspace se distingue par une ar­chi­tec­ture de sécurité solide com­pre­nant, selon la con­fi­gu­ra­tion, des fonctions de chif­fre­ment, l’au­then­ti­fi­ca­tion à deux facteurs et des journaux d’audit complets.

Nextcloud Workspace

L'al­ter­na­tive eu­ro­péenne à Microsoft 365

• Hé­ber­ge­ment souverain dans des data centers européens
• Travail d'équipe sécurisé avec email, Office, chat et IA
• Solution conforme au RGPD & certifiée ISO

Voir l'offre

Pour qui Nextcloud Workspace est-il adapté ?

Nextcloud Workspace est une solution très po­ly­va­lente qui s’adresse aux en­tre­prises, éta­blis­se­ments d’en­seig­ne­ment, ad­mi­nis­tra­tions et or­ga­ni­sa­tions sou­hai­tant col­la­bo­rer de manière efficace tout en res­pec­tant les exigences en matière de pro­tec­tion des données. Grâce à sa structure modulaire, la pla­te­forme peut être adaptée à des besoins très variés.

En­tre­prises et or­ga­ni­sa­tions

Pour les en­tre­prises, Nextcloud Workspace constitue une pla­te­forme centrale et sécurisée pour la com­mu­ni­ca­tion interne, la gestion do­cu­men­taire et le travail en mode projet. Les équipes peuvent col­la­bo­rer à distance sans dépendre de services Cloud externes. Nextcloud est par­ti­cu­liè­re­ment adapté aux en­tre­prises ayant des exigences élevées en matière de pro­tec­tion des données, grâce à son in­dé­pen­dance vis-à-vis des grands four­nis­seurs de Cloud.

Éta­blis­se­ments d’en­seig­ne­ment

Les écoles, éta­blis­se­ments d’en­seig­ne­ment supérieur et uni­ver­si­tés utilisent Nextcloud Workspace pour partager des supports pé­da­go­giques, organiser des cours et gérer des salles de classe vir­tuelles. Les en­seig­nants et les étudiants bé­né­fi­cient d’une uti­li­sa­tion simple et d’un en­vi­ron­ne­ment de données sécurisé, conforme aux exigences eu­ro­péennes en matière de pro­tec­tion des données.

Ad­mi­nis­tra­tions publiques

Les autorités et or­ga­nismes publics utilisent également Nextcloud Workspace pour stocker en toute sécurité des données con­fi­den­tielles et améliorer la col­la­bo­ra­tion numérique entre les services. Grâce aux options d’auto-hé­ber­ge­ment ou d’hé­ber­ge­ment via un par­te­naire, le contrôle sur les in­for­ma­tions sensibles reste en­tiè­re­ment garanti.

Pres­ta­taires et agences

Les agences et les pres­ta­taires de services in­for­ma­tiques utilisent Nextcloud Workspace pour planifier des projets avec leurs clients, échanger des fichiers et cen­tra­li­ser les canaux de com­mu­ni­ca­tion. Grâce à l’in­té­gra­tion d’uti­li­sa­teurs externes, il est possible de mettre en place des workflows efficaces sans com­pro­mettre la sécurité.